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Procore

Erstellen einer Subunternehmerrechnung zur Freigabe des Einbehalts im Rechnungstool

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Ziel

Erstellen einer Subunternehmerrechnung für die Freigabe von Einbehalt als Abschlusszahlung.

Hintergrund

In Procore bezieht sich der Begriff Einbehalt auf die Praxis der Einbehaltung eines Teils der Vertragssumme, bis die Arbeit als zufriedenstellend abgeschlossen gilt. Der einbehaltene Betrag wird in einer Vereinbarung zwischen dem Auftraggeber (der Partei, die für die Arbeit bezahlt) und einem Auftragnehmer (der Person oder dem Unternehmen, das die Arbeit ausführt) festgelegt. Üblich ist es, 5–10 % des Gesamtwerts eines Auftrags einzubehalten, bis ein Meilenstein erreicht ist. Dann kann der einbehaltene Betrag als Abschlagszahlung freigegeben werden. Wenn die Arbeiten im Wesentlichen abgeschlossen sind, kann der einbehaltene Betrag als Abschlusszahlung freigegeben werden.

Wichtige Hinweise

  • Erforderliche Benutzerberechtigungen:
    • So legen Sie einen Einbehalt fest und geben ihn frei, wenn Sie die letzte Rechnung vor, während oder nach dem Fälligkeitsdatum des Abrechnungszeitraums bearbeiten:
    • So geben Sie den Einbehalt frei, wenn Sie die letzte Rechnung während des aktuellen Abrechnungszeitraums bearbeiten:
      • Sie müssen über die Berechtigung "Standard" für das Kreditorenvertrags-Tool auf Projektebene verfügen. 
        UND
      • Sie müssen in die Dropdown-Liste "Privat" des Sekundärvertrags aufgenommen werden. 
    • Lesen Sie mehr über die erforderlichen Benutzerberechtigungen für Downstream-Mitarbeiter: Einblenden/Ausblenden  
      • Einige Procore-Kunden entscheiden sich dafür, ihren Downstream-Projektmitarbeitern Zugriff auf das Kreditorenvertrags-Tool auf Projektebene zu gewähren:
        • So ändern Sie die Einbehaltungsbeträge auf der letzten Rechnung vor dem Fälligkeitsdatum des Abrechnungszeitraums:
          • Sie müssen ein Rechnungskontakt für den Kreditorenvertrag sein.   
            UND
          • Sie müssen über die Berechtigung "Schreibgeschützt" für das Kreditorenvertrags-Tool auf Projektebene verfügen. 
  • Zusätzliche Informationen:
    • Wenn es mehrere Rechnungen für einen Abrechnungszeitraum gibt, können Sie nur die in Rechnung gestellten Beträge der letzten Rechnung bearbeiten.
    • Wenn Sie einen Zahlungsplan hinzufügen, nachdem die Rechnung genehmigt wurde, geben Sie den Betrag für die Arbeiten, die Sie in diesem Zeitraum geltend machen, in der Spalte "Vorgeschlagener Betrag" der Rechnungsdetails ein. Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen eines Zahlungsplans. 
    • Sie können den Einbehalt auch mit der Sliding-Scale-Einbehaltungsfunktion verwalten. Weitere Informationen finden Sie unter Was ist ein Sliding Scale Retention?

Schritte

  1. Navigieren Sie zum Rechnungen-Tool des Projekts.
  2. Klicken Sie auf die Registerkarte Subunternehmer.
  3. Wählen Sie auf der Registerkarte Subunternehmer eine der folgenden Optionen aus:
    • Um eine vorhandene Rechnung zu ändern, suchen Sie den zu ändernden Rechnungsentwurf und klicken Sie auf den  Link Rechnung #, um ihn zu öffnen. 
      ODER
    • Um eine neue Rechnung zu erstellen, suchen Sie den richtigen  Link Vertrag, um den Vertrag zu öffnen. Klicken Sie dann auf Erstellen > Rechnung erstellen. Procore erstellt eine neue Rechnung im Status "Entwurf".
  4. Scrollen Sie auf der Registerkarte Allgemein der Rechnung zum  Leistungsverzeichnis. 
  5. Suchen Sie im Leistungsverzeichnis die zu ändernde(n) Einzelposition, und scrollen Sie nach rechts auf der Seite, um die Einbehaltungsspalten anzuzeigen.
  6. Geben Sie den freizugebenden Betrag in der  Spalte Freigegebene Einbehalte insgesamt ein.
    Beispiel

    Vor Dateneintrag wird der kumulierte Gesamtbetrag, der für jeden Einzelposition einbehalten wurde, in der Spalte Gesamteinbehalt angezeigt. In Einzelposition 1 beträgt der Gesamteinbehalt 2.500,00 USD. In Einzelposition 2 sind es 1.250,00 $. 

    retainage-before-data-entry.png

    Geben Sie den Betrag des freizugebenden Einbehalts ein:

    • Um den gesamten einbehaltenen Betrag freizugeben, geben Sie 100 % des Gesamteinbehaltswerts ein. Geben Sie in Einzelposition 1 2.500,00 $ ein, um den gesamten Betrag freizugeben. 
    • Um die Hälfte des einbehaltenen Betrags freizugeben, geben Sie 50 % des Gesamteinbehaltswerts ein. Geben Sie in Einzelposition 2 625,00 $ ein, um 50 % des Betrags von 1250,00 $ freizugeben. 

    Nach der Dateneintrag reduziert Procore den Gesamteinbehalt um den Betrag Ihrer Dateneintrag:

    retainage-after-data-entry.png

  7. Aktualisieren Sie bei Bedarf den Betrag des Einbehalts, der in jeder Einzelposition auf der Rechnung freigegeben werden soll. 
  8. Klicken Sie auf Speichern.
    Procore speichert die Rechnung in ihrem aktuellen Zustand. Oben auf dem Bildschirm wird ein Banner angezeigt, das den Gesamtbetrag des Einbehalts anzeigt, der auf der Rechnung freigegeben wird. 
    Beispiel

    Dies ist ein Beispiel für das Banner, das den Gesamtbetrag des auf der Rechnung freigegebenen Einbehalts anzuzeigen scheint. 

    banner-retainage-relesed.png

     Tipps