Eine Rechnung des Subunternehmers für die Freigabe des Einbehalts erstellen
Ziel
Erstellen einer Subunternehmerrechnung für die Freigabe von Einbehalt als Abschlusszahlung.
Hintergrund
Wichtige Hinweise
- Erforderliche Benutzerberechtigungen:
- Um den Einbehalt bei der Bearbeitung einer Rechnung vor, während oder nach dem aktuellen Abrechnungszeitraum festzulegen und freizugeben, müssen Sie über die Berechtigungen der Stufe „Admin“ für das Kreditorenvertrags-Tool des Projekts verfügen.ODER
- Um den Einbehalt bei der Bearbeitung einer Rechnung während des aktuellen Abrechnungszeitraums freizugeben, benötigen Sie nur Standard-Berechtigungen für das Kreditorenvertrags-Tool des Projekts und Sie müssen der designierte Rechnungskontakt auf dem Vertrag sein.Die Rechnungskontakte werden automatisch in die Dropdown-Liste „Privat“ des Vertrags aufgenommen.Wenn Sie über diese Berechtigungen verfügen, lesen Sie diese Anleitungen: Senden einer Rechnungseinladung an einen Rechnungskontakt und Einreichen einer neuen Rechnung als Rechnungskontakt.
ODER - Um den Einbehalt bei der Bearbeitung einer Rechnung während des aktuellen Abrechnungszeitraums freizugeben, benötigen Sie nur Standard-Berechtigungen für das Kreditorenvertrags-Tool des Projekts und Sie müssen zur Dropdown-Liste „Privat“ des Vertrags hinzugefügt werden.
ODER - Informieren Sie sich über die alternativen Genehmigungsmöglichkeiten: Anzeigen/Ausblenden
- Einige Procore-Kunden entscheiden sich dafür, externen Benutzern Zugriffsrechte auf das Kreditorenvertrags-Tool des Projekts zu gewähren, um ihnen die Erstellung von Rechnungen zu ermöglichen. Die folgenden Optionen sind verfügbar, werden aber NICHT empfohlen:
- Nur-Lese-Berechtigung für das Kreditorenvertrags-Tool des Projekts und als Rechnungskontakt auf der Bestellung oder dem Untervertrag ausgewiesen.Wenn Benutzer diese Berechtigungen erhalten, sind sie berechtigt, den Einbehaltungsbetrag zu ändern, der auf einer Rechnung vor dem Fälligkeitsdatum eines Abrechnungszeitraums freigegeben werden soll.
- Einige Procore-Kunden entscheiden sich dafür, externen Benutzern Zugriffsrechte auf das Kreditorenvertrags-Tool des Projekts zu gewähren, um ihnen die Erstellung von Rechnungen zu ermöglichen. Die folgenden Optionen sind verfügbar, werden aber NICHT empfohlen:
- Zusätzliche Informationen:
- Sie können Rechnungen für Bestellungen und Unteraufträge erstellen.
- Wenn Sie Rechnungskontakt des „Auftragsunternehmens“ bei einer Bestellung oder einem Unterauftrag sind, haben Sie folgende Möglichkeiten, eine Rechnung zu übermitteln:
- Bitten Sie jemanden mit ausreichender Zugriffsberechtigung für Procore, die Rechnung in Ihrem Namen zu erstellen.
ODER - Folgen Sie den Schritten unter Neue Rechnung als Rechnungskontakt einreichen.
- Bitten Sie jemanden mit ausreichender Zugriffsberechtigung für Procore, die Rechnung in Ihrem Namen zu erstellen.
- Liegen mehrere Rechnungen für einen einzelnen Abrechnungszeitraum vor, können Sie nur die Rechnungsbeträge der zuletzt erstellten Rechnung bearbeiten.
- Wenn der Auftragnehmer nach Genehmigung der Rechnung einen Zahlungsplan erstellt, geben Sie die Beträge für die Arbeiten, die Sie in diesem Zeitraum geltend machen, in der Spalte „Vorgeschlagener Betrag“ der Rechnungsdetails ein. Damit diese Spalte angezeigt wird, muss die Funktion „Zahlungsplan“ in den Konfigurationseinstellungen des Rechnungsstellungs-Tools aktiviert sein. Siehe Einstellungen konfigurieren: Rechnungsstellung.
Voraussetzungen
Schritte
- Navigieren Sie zum Rechnungen-Tool des Projekts.
- Klicken Sie auf die Registerkarte Subunternehmer.
- Suchen Sie in der Tabelle die zu aktualisierende Subunternehmerrechnung. Klicken Sie dann auf den Link Rechnungsnummer, um sie zu öffnen.
Dadurch wird die Rechnung im Kreditorenvertrags-Tool des Projekts geöffnet.Hinweise
- Wenn Sie vom Rechnungsstellungs-Tool aus zu einer Rechnung navigieren, muss Ihr Benutzerkonto über die oben beschriebenen erforderlichen Benutzerrechte verfügen, um die Rechnung anzeigen und darauf zugreifen zu können.
- Klicken Sie in der Rechnung auf die Registerkarte Allgemein. Die Registerkarte „Allgemein“ ist standardmäßig aktiv, wenn Sie eine Rechnung öffnen.
- Blättern Sie nach unten zu Leistungsverzeichnis.
- Optional: Wenn der Auftragnehmer nach Genehmigung der Rechnung einen Zahlungsplan erstellt, geben Sie in der Spalte „Vorgeschlagener Betrag“ die Beträge für die Arbeiten ein, die Sie in diesem Zeitraum geltend machen.
Hinweis: Damit die Spalte „Vorgeschlagener Betrag“ angezeigt wird, muss die Funktion „Zahlungsplan“ in den Konfigurationseinstellungen des Rechnungsstellungs-Tools aktiviert sein. Siehe Einstellungen konfigurieren: Rechnungsstellung. - Klicken Sie auf Speichern.
- Optional. Wenn der Rechnungsadministrator verlangt, dass Sie eine unterschriebene Kopie der PDF-Datei beifügen, führen Sie die folgenden Schritte aus:
- Wählen Sie Exportieren > PDF .
- Unterschreiben Sie die PDF.
Tipp
Wie fügt man einer PDF eine Unterschrift hinzu? Abhängig von Ihren spezifischen Geschäftsanforderungen gibt es verschiedene Optionen, die Sie bewerten können, um die beste Option für Sie zu ermitteln:
- Handschriftliche Unterzeichnung. Sie können die exportierte PDF-Datei ausdrucken und eine physische Unterschrift hinzufügen. Verwenden Sie dann einen Scanner oder eine Kamera, um das unterschriebene Dokument zu erfassen und Ihrer Rechnung als Anhang beizufügen.
- Elektronische Unterschrift. Sie können der Rechnung eine digitale oder elektronische Unterschrift hinzufügen. Es gibt eine Vielzahl von Software-Drittanbietern wie DocuSign© und Adobe® Acrobat™, die Unterschriftfunktionen für PDF-Dateien bereitstellen. Nachdem Sie das Dokument unterschrieben haben, fügen Sie es Ihrer Rechnung als Anhang hinzu.
- Klicken Sie auf die Registerkarte Zusammenfassung.
- Klicken Sie auf Bearbeiten.
- Laden Sie im Abschnitt Anhänge alle erforderlichen Sicherungsdokumente hoch, z. B. Pfandsrechtsverzicht und die unterschriebene Export-PDF.
- Wählen Sie aus den folgenden Optionen:
- Wenn Sie bereit sind, die Rechnung an den Auftragnehmer zu senden, klicken Sie auf Zur Überprüfung einreichen. Dadurch ändert sich der Rechnungsstatus in In Prüfung.
- Wenn Sie NICHT bereit sind, die Rechnung einzureichen, klicken Sie auf Speichern. Dadurch wird der Rechnungsstatus auf Entwurf gesetzt.
Hinweis: Nachdem Sie die Rechnung an den Auftragnehmer gesendet haben, können Sie sie nicht mehr bearbeiten, es sei denn, der Auftragnehmer ändert den Status auf Überarbeiten und erneut einreichen.