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Procore

Eine Rechnung des Subunternehmers für die Freigabe des Einbehalts erstellen

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Ziel

Erstellen einer Subunternehmerrechnung für die Freigabe von Einbehalt als Abschlusszahlung.

Hintergrund

In Procore bezieht sich der Begriff Einbehalt auf die Praxis der Einbehaltung eines Teils der Vertragssumme, bis die Arbeit als zufriedenstellend abgeschlossen gilt. Der einbehaltene Betrag wird in einer Vereinbarung zwischen dem Auftraggeber (der Partei, die für die Arbeit bezahlt) und einem Auftragnehmer (der Person oder dem Unternehmen, das die Arbeit ausführt) festgelegt. Üblich ist es, 5–10 % des Gesamtwerts eines Auftrags einzubehalten, bis ein Meilenstein erreicht ist. Dann kann der einbehaltene Betrag als Abschlagszahlung freigegeben werden. Wenn die Arbeiten im Wesentlichen abgeschlossen sind, kann der einbehaltene Betrag als Abschlusszahlung freigegeben werden.

Wichtige Hinweise

 Hinweise
  • Die Zugriffsberechtigungen für die Tools „Rechnungsstellung & Teilabrechnungen“ richten sich nach den Berechtigungen, die für die Tools „Kreditorenverträge“ und/oder „Kundenverträge“, „Finanzierung“ oder „Primärverträge“ festgelegt wurden. Die Namen der Procore-Tools variieren je nach der in Procore konfigurierten Sprache oder dem Point-of-View-Wörterbuch. Siehe Welche Wörterbücher und Sprachen sind in der Procore-Webanwendung verfügbar?
  • Wenn Sie ein Projektmitarbeiter sind (z. B. ein Rechnungskontakt, der bei einem Unternehmen beschäftigt ist, das an einem in Procore verwalteten Projekt arbeitet, wird Ihre Fähigkeit, rechnungsbezogene Aufgaben auszuführen, vom Procore-Unternehmenskontoinhaber festgelegt. Zu den Berechtigungen, die der Kontoinhaber Ihnen zur Verfügung stellen kann, gehören:
    • Ein Procore-Benutzerkonto
    • Zugriffsberechtigung auf das Tool „Kreditorenverträge“ und/oder „Kundenverträge“, „Finanzierung“ oder „Primärverträge“ des Projekts.
    • Mitgliedschaft in der Liste „Privat“ eines bestimmten Vertrags oder einer bestimmten Finanzierung
    • Offizieller Rechnungskontakt für den Vertrag oder die Finanzierung
  • Erforderliche Benutzerberechtigungen:
    • Um den Einbehalt bei der Bearbeitung einer Rechnung vor, während oder nach dem aktuellen Abrechnungszeitraum festzulegen und freizugeben, müssen Sie über die Berechtigungen der Stufe „Admin“ für das Kreditorenvertrags-Tool des Projekts verfügen.ODER
    • Um den Einbehalt bei der Bearbeitung einer Rechnung während des aktuellen Abrechnungszeitraums freizugeben, benötigen Sie nur Standard-Berechtigungen für das Kreditorenvertrags-Tool des Projekts und Sie müssen der designierte Rechnungskontakt auf dem Vertrag sein.Die Rechnungskontakte werden automatisch in die Dropdown-Liste „Privat“ des Vertrags aufgenommen.Wenn Sie über diese Berechtigungen verfügen, lesen Sie diese Anleitungen: Senden einer Rechnungseinladung an einen Rechnungskontakt und Einreichen einer neuen Rechnung als Rechnungskontakt. 
      ODER
    • Um den Einbehalt bei der Bearbeitung einer Rechnung während des aktuellen Abrechnungszeitraums freizugeben, benötigen Sie nur Standard-Berechtigungen für das Kreditorenvertrags-Tool des Projekts und Sie müssen zur Dropdown-Liste „Privat“ des Vertrags hinzugefügt werden.
      ODER
    • Informieren Sie sich über die alternativen Genehmigungsmöglichkeiten: Anzeigen/Ausblenden  
      • Einige Procore-Kunden entscheiden sich dafür, externen Benutzern Zugriffsrechte auf das Kreditorenvertrags-Tool des Projekts zu gewähren, um ihnen die Erstellung von Rechnungen zu ermöglichen. Die folgenden Optionen sind verfügbar, werden aber NICHT empfohlen: 
        • Nur-Lese-Berechtigung für das Kreditorenvertrags-Tool des Projekts und als Rechnungskontakt ​​​​​​auf der Bestellung oder dem Untervertrag ausgewiesen.Wenn Benutzer diese Berechtigungen erhalten, sind sie berechtigt, den Einbehaltungsbetrag zu ändern, der auf einer Rechnung vor dem Fälligkeitsdatum eines Abrechnungszeitraums freigegeben werden soll. 
  • Zusätzliche Informationen:
    • Sie können Rechnungen für Bestellungen und Unteraufträge erstellen.  
    • Wenn Sie Rechnungskontakt des „Auftragsunternehmens“ bei einer Bestellung oder einem Unterauftrag sind, haben Sie folgende Möglichkeiten, eine Rechnung zu übermitteln:
    • Liegen mehrere Rechnungen für einen einzelnen Abrechnungszeitraum vor, können Sie nur die Rechnungsbeträge der zuletzt erstellten Rechnung bearbeiten.
    • Wenn der Auftragnehmer nach Genehmigung der Rechnung einen Zahlungsplan erstellt, geben Sie die Beträge für die Arbeiten, die Sie in diesem Zeitraum geltend machen, in der Spalte „Vorgeschlagener Betrag“ der Rechnungsdetails ein. Damit diese Spalte angezeigt wird, muss die Funktion „Zahlungsplan“ in den Konfigurationseinstellungen des Rechnungsstellungs-Tools aktiviert sein. Siehe Einstellungen konfigurieren: Rechnungsstellung.

Schritte

  1. Navigieren Sie zum Rechnungen-Tool des Projekts.
  2. Klicken Sie auf die Registerkarte Subunternehmer.
  3. Suchen Sie in der Tabelle die zu aktualisierende Subunternehmerrechnung. Klicken Sie dann auf den Link Rechnungsnummer, um sie zu öffnen.
    Dadurch wird die Rechnung im Kreditorenvertrags-Tool des Projekts geöffnet. 
     Hinweise
    • Wenn Sie vom Rechnungsstellungs-Tool aus zu einer Rechnung navigieren, muss Ihr Benutzerkonto über die oben beschriebenen erforderlichen Benutzerrechte verfügen, um die Rechnung anzeigen und darauf zugreifen zu können.
  4. Klicken Sie in der Rechnung auf die Registerkarte Allgemein. Die Registerkarte „Allgemein“ ist standardmäßig aktiv, wenn Sie eine Rechnung öffnen.  
  5. Blättern Sie nach unten zu Leistungsverzeichnis. 

  6. Wenn Sie einen Einbehalt für die Einzelposten im Leistungsverzeichnis festlegen und freigeben möchten, gehen Sie wie folgt vor:

    1. Wählen Sie aus diesen Optionen, um die Einzelpositionen auszuwählen:
      • Um alle Einzelpositionen in der SOV auszuwählen, klicken Sie auf das Kontrollkästchen in der Kopfzeile „Positionsnummer“ der Datentabelle. 
        ODER
      • Um einzelne Positionen auszuwählen, markieren Sie das/die Kästchen in der Spalte „Positionsnummer“ für die gewünschte(n) Position(en). 
    2. Klicken Sie im Leistungsverzeichnis auf die Schaltfläche Bearbeiten . 
    3. Optional: Wenn Sie ein Rechnungsadministrator sind, der den Einbehalt für die Rechnung festlegen möchte, gehen Sie wie folgt vor: 
      • Markieren Sie eines oder mehrere der Kontrollkästchen Element Nummer. Klicken Sie dann auf das Bleistiftsymbol oberhalb der Datentabelle im Leistungsverzeichnis. 
        Dadurch wird der Bereich Bearbeiten auf der rechten Seite der Seite geöffnet. 
      • Geben Sie die Einbehaltungswerte ein, die für die ausgewählten Belegpositionen gelten sollen:
        • Arbeitseinbehalt in diesem Zeitraum (%). Geben Sie einen prozentualen Betrag ein, um den Prozentsatz des Arbeitseinbehalts anzugeben, der in diesem Abrechnungszeitraum freigegeben werden soll. 
        • Freigegebener Einbehalt. Geben Sie einen prozentualen Betrag ein, um den Prozentsatz des freigegebenen Einbehalts anzugeben.
        • Materialeinbehalt (%). Geben Sie einen prozentualen Betrag ein, um den Prozentsatz des Arbeitseinbehalts anzugeben, der in diesem Abrechnungszeitraum freigegeben werden soll. 
      • Klicken Sie auf Übernehmen. 
    4. Wählen Sie aus diesen Optionen für die Eingabe von Einbehalt für Arbeit:
      • Einbehalt für Arbeit in diesem Zeitraum ($). Zeigt den Währungsbetrag für den Arbeitseinbehalt in diesem Zeitraum an. Der Wert, der hier erscheint, basiert auf Ihrem Eintrag in der Spalte „In diesem Zeitraum abgeschlossene Arbeiten“. Ein Eintrag in dieser Zelle lässt Procore automatisch den prozentualen Wert in der Spalte „Arbeitseinbehalt in diesem Zeitraum (%)“ berechnen. 
        ODER
      • Einbehalt für Arbeit in diesem Zeitraum (%). Geben Sie einen prozentualen Betrag für den Arbeitseinbehalt ein, dessen Freigabe Sie für diesen Zeitraum beantragen. Ein Eintrag in dieser Zelle lässt Procore automatisch den Währungswert in der Spalte „Arbeitseinbehalt in diesem Zeitraum ($)“ berechnen. 
    5. Geben Sie in der Spalte Insgesamt freigegebener Einbehalt den Gesamtbetrag des Arbeitseinbehalts ein, dessen Freigabe für die Einzelposition beantragt wird. 
    6. Wählen Sie aus diesen Optionen für die Eingabe von Materialeinbehalt: 
      • Materialeinbehalt ($). Geben Sie einen Währungsbetrag für den Materialeinbehalt ein, dessen Freigabe Sie für diesen Zeitraum beantragen. Der Wert, der hier erscheint, basiert auf Ihren Eingaben in den Spalten „Neue gelagerte Materialien“ und „Vorherige gelagerte Materialien“. Ein Eintrag in dieser Zelle lässt Procore automatisch den prozentualen Wert in der Spalte „Materialeinbehalt in diesem Zeitraum (%)“ berechnen. 
        ODER
      • Materialeinbehalt (%). Geben Sie einen prozentualen Betrag für den Materialeinbehalt ein, dessen Freigabe Sie für diesen Zeitraum beantragen. Der Wert, der hier erscheint, basiert auf Ihren Eingaben in den Spalten „Neue gelagerte Materialien“ und „Vorherige gelagerte Materialien“.Ein Eintrag in dieser Zelle lässt Procore automatisch den prozentualen Wert in der Spalte „Materialeinbehalt in diesem Zeitraum (%)“ berechnen. 
    7. In der Spalte Einbehalt gesamt berechnet Procore die Summe des Betrags „Arbeitseinbehalt in diesem Zeitram ($)“ plus den Betrag „Materialeinbehalt ($)“, um den Gesamteinbehalt auf der Rechnung darzustellen. 
  7. Optional: Wenn der Auftragnehmer nach Genehmigung der Rechnung einen Zahlungsplan erstellt, geben Sie in der Spalte „Vorgeschlagener Betrag“ die Beträge für die Arbeiten ein, die Sie in diesem Zeitraum geltend machen.
    Hinweis: Damit die Spalte „Vorgeschlagener Betrag“ angezeigt wird, muss die Funktion „Zahlungsplan“ in den Konfigurationseinstellungen des Rechnungsstellungs-Tools aktiviert sein. Siehe Einstellungen konfigurieren: Rechnungsstellung.
  8. Klicken Sie auf Speichern.
  9. Optional. Wenn der Rechnungsadministrator verlangt, dass Sie eine unterschriebene Kopie der PDF-Datei beifügen, führen Sie die folgenden Schritte aus:
    1. Wählen Sie Exportieren > PDF .
    2. Unterschreiben Sie die PDF.
       Tipp

      Wie fügt man einer PDF eine Unterschrift hinzu? Abhängig von Ihren spezifischen Geschäftsanforderungen gibt es verschiedene Optionen, die Sie bewerten können, um die beste Option für Sie zu ermitteln:

      • Handschriftliche Unterzeichnung. Sie können die exportierte PDF-Datei ausdrucken und eine physische Unterschrift hinzufügen. Verwenden Sie dann einen Scanner oder eine Kamera, um das unterschriebene Dokument zu erfassen und Ihrer Rechnung als Anhang beizufügen.
      • Elektronische Unterschrift. Sie können der Rechnung eine digitale oder elektronische Unterschrift hinzufügen. Es gibt eine Vielzahl von Software-Drittanbietern wie DocuSign© und Adobe® Acrobat™, die Unterschriftfunktionen für PDF-Dateien bereitstellen. Nachdem Sie das Dokument unterschrieben haben, fügen Sie es Ihrer Rechnung als Anhang hinzu.
  10. Klicken Sie auf die Registerkarte Zusammenfassung.
  11. Klicken Sie auf Bearbeiten.
  12. Laden Sie im Abschnitt Anhänge alle erforderlichen Sicherungsdokumente hoch, z. B. Pfandsrechtsverzicht und die unterschriebene Export-PDF.
  13. Wählen Sie aus den folgenden Optionen:
    • Wenn Sie bereit sind, die Rechnung an den Auftragnehmer zu senden, klicken Sie auf Zur Überprüfung einreichen. Dadurch ändert sich der Rechnungsstatus in In Prüfung.
    • Wenn Sie NICHT bereit sind, die Rechnung einzureichen, klicken Sie auf Speichern. Dadurch wird der Rechnungsstatus auf Entwurf gesetzt.
      Hinweis: Nachdem Sie die Rechnung an den Auftragnehmer gesendet haben, können Sie sie nicht mehr bearbeiten, es sei denn, der Auftragnehmer ändert den Status auf Überarbeiten und erneut einreichen.