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Procore

Automatische Abrechnungszeiträume erstellen

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Ziel

Erstellen automatischer Abrechnungszeiträume für Rechnungen des Subunternehmers eines Projekts. 

Hintergrund

Ein Abrechnungszeitraum definiert den Abrechnungszyklus, der von den Projektteams und Rechnungskontakten auf den Procore-Rechnungen für Bauherr und Subunternehmer verwendet wird. Ein Abrechnungszeitraum definiert nicht nur die Häufigkeit des Abrechnungszyklus (z. B. monatlich oder wöchentlich), sondern auch das Start-/Enddatum des Abrechnungszyklus und das Fälligkeitsdatum einer Rechnung. 

Beispiele

Häufig verwendete Abrechnungszeiträume sind:

  • Monatlich
    Nachfolgend finden Sie Beispiele für häufig verwendete monatliche Abrechnungszeiträume:
    • Beginnt am 1. eines Monats und endet am 30. desselben Monats.
    • Beginnt am 15. eines Monats und endet am 14. des Folgemonats.
  • Wöchentlich
    Nachfolgend finden Sie Beispiele für häufig verwendete wöchentliche Abrechnungszeiträume:
    • Beginnt am Sonntag dieser Woche und endet am Samstag dieser Woche.

Wichtige Hinweise

  • Erforderliche Benutzerberechtigungen:
    • „Admin“-Berechtigungen für das Sekundärverträge-Tool des Projekts
       Hinweise
      • Die Zugriffsberechtigungen für die Tools „Rechnungsstellung & Teilabrechnungen“ richten sich nach den Berechtigungen, die für die Tools „Kreditorenverträge“ und/oder „Kundenverträge“, „Finanzierung“ oder „Primärverträge“ festgelegt wurden. Die Namen der Procore-Tools variieren je nach der in Procore konfigurierten Sprache oder dem Point-of-View-Wörterbuch. Siehe Welche Wörterbücher und Sprachen sind in der Procore-Webanwendung verfügbar?
      • Wenn Sie ein Projektmitarbeiter sind (z. B. ein Rechnungskontakt, der bei einem Unternehmen beschäftigt ist, das an einem in Procore verwalteten Projekt arbeitet, wird Ihre Fähigkeit, rechnungsbezogene Aufgaben auszuführen, vom Procore-Unternehmenskontoinhaber festgelegt. Zu den Berechtigungen, die der Kontoinhaber Ihnen zur Verfügung stellen kann, gehören:
        • Ein Procore-Benutzerkonto
        • Zugriffsberechtigung auf das Tool „Kreditorenverträge“ und/oder „Kundenverträge“, „Finanzierung“ oder „Primärverträge“ des Projekts.
        • Mitgliedschaft in der Liste „Privat“ eines bestimmten Vertrags oder einer bestimmten Finanzierung
        • Offizieller Rechnungskontakt für den Vertrag oder die Finanzierung
    Weitere Informationen: 
    • Sie können Abrechnungszeiträume nur im Rechnungsstellungs-Tool des Projekts erstellen. Auf Unternehmensebene können Sie keine Abrechnungszeiträume erstellen. 
    • Sie können jeweils nur einen (1) Abrechnungszeitraum im Status „Offen“ haben. 
    • Wenn Sie einen neuen Abrechnungszeitraum anlegen, setzt Procore seinen Status automatisch auf „Offen“. Der Status des vorherigen Abrechnungszeitraums wird automatisch auf „Abgeschlossen“ gesetzt. 
    • Bei Projekten, die das Direktkosten-Tool verwenden, bestimmt ein Abrechnungszeitraum auch, welche direkten Kosten in eine Rechnung aufgenommen werden sollen. 
    • Um das Erstellen von Rechnungssicherungen erfolgreich auszuführen, müssen die Rechnungsperiode(n), die der/den ausgewählten Rechnung(en) entsprechen, existieren. Weitere Informationen finden Sie unter Automatische Abrechnungsperioden erstellen und Manuelle Abrechnungsperioden erstellen.

Schritte

  1. Rufen Sie das Projekt-Tool Rechnungsstellung oder Teilabrechnung auf. 
     Hinweis
    Der Name des Procore-Tools in Ihrer Umgebung hängt von der in Procore konfigurierten Sprache oder dem Point-of-View-Wörterbuch ab. Siehe Welche Wörterbücher und Sprachen sind in der Procore-Webanwendung verfügbar?
  2. Optional: Klicken Sie auf die Registerkarte Abrechnungszeiträume.
  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Abrechnungszeitraum erstellen.
    start-new-billing-period.png
  4. Klicken Sie im Dialogfeld „Abrechnungszeitraum einrichten“ auf Automatisch.
  5. Konfigurieren Sie unter „Automatisch“ die Einstellungen für den Abrechnungszeitraum wie folgt:
    set-up-automatic-billing-period.png
    • Häufigkeit
      • Monatlich. Wählen Sie diese Option und dann das Datum, an dem der Abrechnungszeitraum beginnen soll. 
      • Wöchentlich. Wählen Sie diese Option und dann das Datum, an dem der Abrechnungszeitraum beginnen soll. 
      • Nie. Wählen Sie diese Option, um nie einen automatischen Abrechnungszeitraum zu erstellen. 
         Tipp
        Wann sollte ich die Option „Nie“ wählen? Wenn Sie Procore zuvor so konfiguriert haben, dass es automatisch neue Abrechnungszeiträume erstellt, können Sie diesen Vorgang zu einem späteren Zeitpunkt abbrechen, indem Sie auf Abrechnungszeitraum erstellen klicken und die Option „Nie“ auf der Registerkarte Automatisch wie oben beschrieben auswählen. Dadurch werden die vorherigen Einstellungen des Tools zur Erstellung von Abrechnungszeiträumen aufgehoben und Procore legt keine neuen mehr an. 
    • Startdatum. Wählen Sie das Datum jedes Monats aus, an dem der Abrechnungszeitraum beginnen soll. 
       Hinweis
      • Um automatische Abrechnungszeiträume zu erstellen, die nach Ihrem ausgewählten „Startdatum“ erfolgen, müssen Sie den ersten Abrechnungszeitraum für Ihr Projekt manuell mit dem Rechnungen-Tool erstellen. Siehe Manuelle Abrechnungszeiträume erstellen.
      • Beachten Sie, dass Procore automatische Abrechnungszeiträume für zukünftige Zeiträume am Startdatum der zukünftigen Zeiträume erstellt. Wenn Sie beispielsweise automatisch Abrechnungszeiträume erstellen möchten, die am Ersten des Monats beginnen, erstellt Procore automatisch den neuen Abrechnungszeitraum am Ersten jedes Monats. 
    • Enddatum. Wählen Sie das Datum jedes Monats aus, an dem der Abrechnungszeitraum enden soll.
    • Fälligkeitstermin. Wählen Sie das Datum jedes Monats, an dem die Rechnung fällig sein soll. 
  6. Klicken Sie auf Speichern.
     Tipp

    Was ist der nächste Schritt? Nachdem Sie einen Abrechnungszeitraum erstellt haben, wählen Sie eine der folgenden Optionen, um eine Rechnung zu erstellen: