Informationen zu gelagerten Materialien auf Rechnungen
Inhaltsverzeichnis
Übersicht
Überlegungen
Einstellungen konfigurieren
Um gelagerte Materialien in Rechnung zu stellen , konfigurieren Sie diese Einstellungen:
- Wählen Sie die Abrechnungsmethode für den Vertrag
- Konfigurieren Sie die Einstellungen für gelagerte Materialien für einen Kreditorenvertrag
- Konfigurieren Sie die Einstellungen für gelagerte Materialien im Rechnungsstellungs-Tool
Wählen Sie die Abrechnungsmethode für den Vertrag
Konfigurieren Sie die Abrechnungsmethode für einen neuen Primärvertrag, um gelagerte Materialien auf einer Rechnung abzurechnen. Sie können auch die Abrechnungsmethode für Bestellungen und Unteraufträge konfigurieren, die mit dem Kreditorenvertrags-Tool auf Projektebene erstellt wurden. Procore wendet die von Ihnen gewählte Einstellung auf den Vertrag und alle mit dem Vertrag zusammenhängenden Rechnungen an. Folgende Optionen stehen zur Auswahl:
- Betragsabhängig. Geben Sie den Pauschale für Einzelposten im Leistungsverzeichnis des Vertrags und in den Rechnungen des Vertrags ein.
- Stück-/mengenbasiert. Geben Sie eine Menge und einen Stückpreis für Einzelposten im Leistungsverzeichnis des Vertrags und in den Rechnungen des Vertrags ein .
Tipp
Verwalten Sie Angebote in Procore? Sie können die Abrechnungsmethode für das Ausschreibungs-Tool auf Projektebene festlegen. Weitere Informationen finden Sie unter Wie lege ich die Abrechnungsmethode für Angebote fest?Beispiele
Diese Beispiele zeigen Ihnen, wie Sie die Abrechnungsmethode für Bestellungen und Unteraufträge im Sekundärverträge-Tool des Projekts und in einem neuen Primärvertrag für ein Projekt auswählen. Weitere Informationen finden Sie unter Wie lege ich die Abrechnungsmethode für einen Vertrag fest?
Kreditorenverträge
Ein Benutzer mit Berechtigungen auf Administratorebene für das Kreditorenvertrags-Tool konfiguriert die Einstellungen "Standard-Abrechnungsmethode für Bestellungen" und "Standard-Abrechnungsmethode für Unteraufträge" unter "Standardvertragseinstellungen" auf der Seite "Einstellungen konfigurieren" des Tools. Einmal festgelegt, verwenden alle Sekundärverträge für das Projekt die konfigurierte Methode. Weitere Informationen finden Sie unter Erweiterte Einstellungen konfigurieren: Kreditorenverträge.
Hauptverträge
Ein Benutzer, der einen Debitorenvertrag erstellt, muss seine Standard-Abrechnungsmethode konfigurieren, bevor er Einzelpositionen zu seinem Leistungsverzeichnis hinzufügt. Sobald Einzelposten hinzugefügt wurden, können Sie die Abrechnungsmethode nicht mehr ändern. In Procore ist die Standard-Abrechnungsmethode betragsbasierte Verträge. Um zur stück-/mengenbasierten Methode zu wechseln, klicken Sie auf die Schaltfläche im Banner oben im Leistungsverzeichnis eines Debitorenvertrags . Weitere Informationen finden Sie unter Debitorenverträgeerstellen .
Konfigurieren Sie die Einstellungen für gelagerte Materialien für einen Kreditorenvertrag
Um die Abrechnung für gelagerte Materialien in einem Sekundärvertrag zu aktivieren, kann ein Teammitglied mit Berechtigungen auf Administratorebene für das Sekundärverträge-Tool die Einstellung "Separate Abrechnung für gelagerte Materialien aktivieren" auf der Registerkarte "Erweiterte Einstellungen" eines Sekundärvertrags markieren.
Beispiel
Dies ist ein Beispiel für die Einstellung "Eingelagerte Materialien" in einem Vertrag. Diese Einstellung ist im Sekundärverträge-Tool verfügbar. Um die Option zu aktivieren, markieren Sie das Kontrollkästchen "Rechnungen aktivieren" und dann das Kontrollkästchen "Separate Abrechnung für gelagerte Materialien aktivieren".
Wenn in Ihren Rechnungen ein Einbehalt ausgewiesen werden muss, hat Ihr Team auch die Möglichkeit, das Kontrollkästchen "Einbehalt für gelagertes Material aktivieren" zu aktivieren. Informationen zum Konfigurieren von Subunternehmerrechnungen für die Eingabe von Einbehalten finden Sie unter Einbehalt in einer Bestellung oder einem Unterauftrag aktivieren.
Einstellungen für gelagerte Materialien für das Rechnungsstellungs-Tool konfigurieren
Ein Teammitglied mit Berechtigungen auf Administratorebene für das Rechnungsstellungs-Tool kann die Einstellungen für gelagerte Materialien im Rechnungsstellungs-Tool auf Projektebene aktualisieren. Wenn diese Option aktiviert ist, verschiebt Procore automatisch den Betrag, der in der Spalte "Derzeit gelagerte Materialien" des Leistungsverzeichnisses der vorherigen Rechnung eingegeben wurde, in die Spalte "Abgeschlossene Arbeiten aus vorheriger Anwendung" auf der nächsten Rechnung.
Hinweis
Um optimale Ergebnisse zu erzielen, empfiehlt Procore, diese Einstellung zu konfigurieren, bevor Ihr Team Rechnungen für ein Projekt erstellt. Sie können diese Einstellung jedoch mitten im Projekt ändern, wie in diesem Beispiel gezeigt.Beispiel
Dies ist ein Beispiel für die Einstellung "Eingelagerte Materialien" im Rechnungsstellungs-Tool auf Projektebene.
Wenn Sie diese Einstellung mitten im Projekt aktivieren, werden Sie in einer Informationsmeldung darüber informiert, wie sich die Änderung der Einstellung auf Ihre bestehenden Verträge auswirkt. Der Benutzer, der die Änderung vornimmt, muss auf Aktualisieren klicken, um die Eingabeaufforderung zu bestätigen.
Betragsbasierte Dateneingabe
In diesem Beispiel erfahren Sie, wie Sie gelagerte Materialien auf Rechnungen fakturieren können, wenn ein Vertrag für die Verwendung der Abrechnungsmethode "betragsbasiert" konfiguriert ist.
Dateneingabe auf der ersten betragsabhängigen Rechnung
Für die erste Rechnung des Vertrags ist der Wert in der Spalte Neue gespeicherte Materialien standardmäßig immer auf 0,00 $ festgelegt. Da der Subunternehmer in diesem Abrechnungszeitraum Materialien vor Ort erhalten hat, trägt der Rechnungskontakt 2.000,00 $ in die Spalte Neue gelagerte Materialien ein (siehe 1). Dies stellt den Währungsbetrag der erhaltenen Materialien dar. Nach der Eingabe aktualisiert Procore diese Werte automatisch in der Einzelposition (siehe 2):
- Gesamtzahl Abgeschlossen und Eingelagert bis zum (%).Procore wandelt den Eintrag in einen Prozentwert um (16 %), um den Gesamtfortschritt anzuzeigen.
- Zurzeit gelagerte Materialien. Procore aktualisiert diese Spalte mit dem Betrag in der Spalte Neue gelagerte Materialien ($2.000,00).
- Gesamtzahl Abgeschlossen und Gespeichert bis ($). Procore fügt den Eintrag von 2.000,00 $ zu dieser Spalte hinzu (siehe 2). Anmerkung: In dieser Spalte wird die kumulierte Summe der Werte in der Spalte Abgeschlossene Arbeiten in diesem Zeitraum, Neue gelagerte Materialien und Derzeit gelagerte Materialien angezeigt.
- Saldo bis zum Abschluss. Diese Spalte ist nur für den/die Rechnungsadministrator(en) sichtbar. Procore nimmt den Planwert und subtrahiert den Betrag für neue gelagerte Materialien, um den Saldo bis zum Abschluss zu berechnen. Anmerkung: In den nachfolgenden Rechnungen wird in dieser Spalte der kumulierte Rückgang gegenüber dem vertraglich vereinbarten Betrag für die betreffende Einzelposition angegeben.
Dateneingabe auf der zweiten betragsabhängigen Rechnung
Für den nächsten Abrechnungszeitraum erstellt der Rechnungskontakt seine zweite Rechnung. In allen neuen Rechnungen ist die Spalte Neuegespeicherte Materialien standardmäßig immer auf $0,00 gesetzt (siehe 1). Procore verschiebt jedoch automatisch den Wert aus der Spalte Neue gespeicherte Materialien auf der vorherigen Rechnung in die Spalte Vorherige gespeicherte Materialien auf der aktuellen Rechnung (siehe 1 bis 2). Bevor Sie weitere Dateneinträge vornehmen , stellen Sie sicher, dass die hervorgehobenen Werte (siehe 3) mit der ersten Rechnung (oben) übereinstimmen.
Als Nächstes führen Sie einige zusätzliche Dateneinträge für die Einzelposition durch.
Für diesen Beitrag erhielt der Subunternehmer zusätzliche 2.500,00 $ an neuen Materialien, die nun auf der Baustelle (oder in einer Lagereinrichtung) gelagert werden. Der Rechnungskontakt trägt $2.500,00 in die Spalte Neue gespeicherte Materialien ein (siehe 1). Nach der Eingabe aktualisiert Procore diese Werte automatisch (siehe 2).
- Gesamtzahl Abgeschlossen und Eingelagert bis zum (%).Procore aktualisiert diesen Wert von 16 % auf 36 %.
- Zurzeit gelagerte Materialien.Procore aktualisiert diesen Wert von 2.000,00 $ auf 4.500,00 $.
- Gesamtzahl Abgeschlossen und Gespeichert bis zum (&).Procore aktualisiert diesen Wert von 2.000,00 $ auf 4.500,00 $.
- Saldo bis zum Abschluss. Procore subtrahiert die Summe des Wertes "Neue eingelagerte Materialien " und des Wertes "Vorheriges eingelagertes Material" von dem Wert "Geplanter Wert". Dies zeigt den kumulativen Rückgang des vertraglich vereinbarten Betrags.
Anmerkung: Der Wert Abgeschlossene Arbeiten aus früherer Anwendung (%) bleibt unverändert (siehe 3).
Anschließend wurde die Hälfte der auf der ersten Rechnung eingelagerten neuen Materialien während des laufenden Abrechnungszeitraums auf der Baustelle installiert. Um dies zu beheben, entnimmt der Rechnungskontakt 1.000,00 $ aus der Spalte Vorherige gelagerte Materialien (siehe 1) und verschiebt diese 1.000,00 $ in die Spalte In diesem Zeitraum abgeschlossene Arbeiten (siehe 2).
Hinweis
Nachdem Sie den Eintrag in der Spalte Vorherige gelagerte Materialien geändert haben, springt der Systemfokus des Systems in die Spalte Arbeitseinbehalt in diesem Zeitraum ($). Dies tritt auf, wenn der Rechnungsadministrator die Einstellung Einbehalt für den Sekundärvertrag aktiviert. Um dem Zweck der Abrechnung von gelagerten Materialien gerecht zu werden, ist die Dateneingabe zum Einbehalt in diesem Beispiel nicht enthalten. Es ist jedoch eine Dokumentation zum Einbehalt verfügbar:
- Wie Sie einen Einbehalt für einen Kreditorenvertrag aktivieren können, erfahren Sie unter Einbehalt für eine Bestellung oder einen Unterauftrag aktivieren.
- Wie Sie einen Einbehalt auf einer Rechnung festlegen und freigeben können, erfahren Sie unter Einbehalt auf einer Subunternehmerrechnungfestlegen oder freigeben.
Nach dem Verschieben des Betrages Frühere gelagerte Materialien in die Spalte Abgeschlossene Arbeiten in diesem Zeitraum berücksichtigt Procore die Einträge zur Berechnung dieser Werte:
- Gesamtzahl Abgeschlossen und Eingelagert bis zum (%).Procore hält den Wert bei 36 %.
- Zurzeit gelagerte Materialien. Procore hält den Wert bei 3.500,00 $.
- Gesamtzahl Abgeschlossen und Gespeichert bis zum (&).Procore hält den Wert bei 4.500,00 $.
- Saldo bis Abschluss.Procore subtrahiert die Summe des Wertes „Neue eingelagerte Materialien“ und des Wertes „Vorheriges eingelagertes Material“ von dem Wert „Geplanter Wert“.Dies zeigt den kumulativen Rückgang des vertraglich vereinbarten Betrags.
Hinweis: Der Wert Abgeschlossene Arbeiten aus früherer Anwendung (%) bleibt unverändert.
Dateneingabe auf der dritten betragsabhängigen Rechnung
Für den nächsten Abrechnungszeitraum erhält der Subunternehmer zusätzliche Materialien, die zuvor gelagerten Materialien wurden eingebaut. Der Rechnungskontakt erstellt seine dritte Rechnung.
Auf der dritten Rechnung:
- Procore verschiebt den Betrag aus der Spalte Neue eingelagerte Materialien auf der zweiten Rechnung und addiert ihn zu dem Betrag in der Spalte Vorherige eingelagerte Materialien (siehe 1).
- Der Rechnungskontakt nimmt 3.000,00 $ aus der Spalte Vorherige eingelagerte Materialien auf der zweiten Rechnung und verschiebt sie in die Spalte Abgeschlossene Arbeiten in diesem Zeitraum (siehe 1) Damit bleiben 500,00 $ in der Spalte Vorherige eingelagerte Materialien (siehe 2).
- Der Rechnungskontakt trägt auch 2.000,00 $ in die Spalte Neue gespeicherte Materialien ein (siehe 1). Dies stellt die neuen Materialien dar, die während des aktuellen Abrechnungszeitraums eingegangen sind und nun gelagert werden. Procore addiert den Wert "Derzeit gelagerte Materialien" zu dem Wert "Vorherige gelagerte Materialien" (siehe 2), um den Wert "Derzeit gelagerte Materialien" (siehe 3) zu berechnen.
- Procore aktualisiert außerdem automatisch die folgenden Werte in der Einzelposition:
- Gesamtzahl Abgeschlossen und Eingelagert bis zum (%).Procore berechnet den Wert mit 52 %.
- Gesamtzahl Abgeschlossen und Gespeichert bis zum (&).Procore berechnet den Wert auf 6.500,00 $
- Saldo bis Abschluss.Procore subtrahiert die Summe des Wertes „Neue eingelagerte Materialien“ und des Wertes „Vorheriges eingelagertes Material“ von dem Wert „Geplanter Wert“.Dies zeigt den kumulativen Rückgang des vertraglich vereinbarten Betrags.
Sie können so lange Rechnungen erstellen und neue Positionen eingeben, bis der Saldo bis Abschluss Wert für eine Position 0,00 $ erreicht.
mengenbasierte Datenerfassung
Erfahren Sie, wie Sie gelagerte Materialien auf Rechnungen fakturieren können, wenn ein Vertrag für die Verwendung der Abrechnungsmethode "Einheiten-/Mengenbasiert" konfiguriert ist.
Dateneingabe auf der ersten stück-/mengenbezogenen Rechnung
Vor der Dateneingabe wird die Menge in der Spalte Neue Menge auf der ersten Rechnung standardmäßig auf 0 gesetzt.
In diesem Abrechnungszeitraum installierte der Subunternehmer 100 Einheiten. Ein Rechnungskontakt gibt 100 in die Spalte Neue Menge ein (siehe 1). Nach der Eingabe aktualisiert Procore automatisch die hervorgehobenen Werte in der Einzelposition (siehe 2):
- Neuer Wert. Procore berechnet diesen Wert, indem es den Betrag der neuen Menge mit dem Stückpreis multipliziert .
- Gesamtbetrag Bisher abgeschlossen und gelagert ($). Procore aktualisiert diesen Wert von 0,00 % auf 12.500,00 $.
- Gesamtzahl Abgeschlossen und Eingelagert bis zum (%). Procore wandelt den Eintrag in einen Prozentwert um (20 %), um den Gesamtfortschritt anzuzeigen .
- Saldo bis zum Abschluss. Procore subtrahiert die Summe des neuen Wertes ($12,5000.00) vom geplanten Wert (62.500,00 USD). Der Saldo von 50.000,00 USD zum Abschluss zeigt den kumulativen Rückgang des vertraglich vereinbarten Betrags.
Als Nächstes wird die Menge in der Spalte Neue gelagerte Materialien (Menge) auf der ersten Rechnung standardmäßig auf 0 gesetzt. In diesem Abrechnungszeitraum wurden 50 Einheiten auf der Baustelle gelagert. Ein Rechnungskontakt gibt 50 in die Spalte Neue gespeicherte Materialien (Menge) ein. Dies ist die Menge der Materialien, die vor Ort empfangen und gelagert werden. Nach der Eingabe aktualisiert Procore automatisch die hervorgehobenen Werte in der Einzelposition (siehe 2):
- Neue gelagerte Materialien ($). Procore berechnet den Eintrag Neue gelagerte Materialien (Menge) anhand des Stückpreises aus dem Unterauftrag.
- Zurzeit gelagerte Materialien (Menge). Procore aktualisiert diese Menge von 0 auf 50.
- Zurzeit gelagerte Materialien ($). Procore rechnet die Menge (50) in einen Währungsbetrag (6.250,00 $) um .
- Gesamtbetrag Bisher abgeschlossen und gelagert ($). Procore addiert 6.250,00 $ zu 12.500,00 $ und zeigt 18.750,00 $ an.
- Gesamtzahl Abgeschlossen und Eingelagert bis zum (%). Procore wandelt den Eintrag in einen Prozentwert um (30 %).
- Saldo bis zum Abschluss. Procore subtrahiert die Summe des neuen Wertes ($12.5000,00) und der neuen gelagerten Materialien ($) ($6.250,00) vom geplanten Wert (62.500,00 USD) Menge. 43.750,00 $ zeigt den kumulativen Rückgang des Vertragsbetrags .
Dateneingabe auf der zweiten Stück-/Mengenrechnung
Für den nächsten Abrechnungszeitraum erstellt der Rechnungskontakt seine zweite Rechnung. In allen neuen Rechnungen ist die neue Menge standardmäßig 0 (siehe 1). Die vorherige Menge zeigt die "neue Menge", die auf der ersten Rechnung eingereicht wurde (siehe 2), und die vorherige gelagerte Menge zeigt die "neue gelagerte Menge (Menge )" aus der vorherigen Rechnung (siehe 3).
Als Nächstes führen Sie einige zusätzliche Dateneinträge für die Einzelposition durch.
In diesem Beispiel hat der Subunternehmer die 50 Einheiten installiert, die zuvor auf der vorherigen Rechnung gelagert wurden. Der Rechnungskontakt aktualisiert den Eintrag Vorherige gelagerte Materialien (Menge) auf 0 und verschiebt diese Menge (50) in die Spalte Neue Menge (siehe 1). Der Subunternehmer erhielt außerdem 100 zusätzliche Einheiten, die er alle einlagerte . Der Rechnungskontakt trägt 100 in die Spalte Neue gelagerte Materialien (Menge) ein (siehe 2).
Nach der Eingabe aktualisiert Procore automatisch die hervorgehobenen Werte in der Einzelposition (siehe 3):
- Neuer Wert. Procore berechnet diesen Wert, indem es den Betrag der neuen Menge mit dem Stückpreis multipliziert .
- Vorherige gelagerte Materialien ($). Procore berechnet diesen Wert, indem es den Betrag der zuvor gelagerten Materialien (Menge) mit dem Stückpreis multipliziert.
- Neue gelagerte Materialien ($). Procore berechnet den Eintrag Neue gelagerte Materialien (Menge) anhand des Stückpreises aus dem Unterauftrag.
- Zurzeit gelagerte Materialien (Menge). Procore zeigt die Menge der derzeit gelagerten Materialien an. Procore zeigt die neuen gelagerten Materialien (Menge) an, da alle auf der vorherigen Rechnung gelagerten Materialien installiert wurden.
- Zurzeit gelagerte Materialien ($). Procore rechnet die Menge (100) in einen Währungsbetrag ($12.500,00) um .
- Gesamtbetrag Bisher abgeschlossen und gelagert ($). Procore fügt den neuen Wert hinzu (6.250,00 $) von der neuen Rechnung subtrahiert die zuvor gelagerten Materialien ($6.250,00) aus der vorherigen Rechnung und addiert dann die neue gelagerte Materialmenge (18.750,00$), um die Gesamtsumme von 31.250,00 $ zu berechnen .
- Gesamtzahl Abgeschlossen und Eingelagert bis zum (%). Procore wandelt die Gesamtzahl Abgeschlossen und Gelagert bis zum ($) in einen Prozentwert um (50,00 %).
- Saldo bis zum Abschluss. Procore subtrahiert die Summe des neuen Wertes (6.250,00 $) und die neuen gelagerten Materialien ($) ($12.500,00) vom geplanten Wert (62.500,00 USD) Menge. 31.250,00 $ Zeigt den kumulativen Rückgang der Vertragssumme an.
Datenerfassung auf der dritten Stück-/Mengenrechnung
Für den nächsten Abrechnungszeitraum erstellt der Rechnungskontakt seine zweite Rechnung. In allen neuen Rechnungen ist die neue Menge standardmäßig 0 (siehe 1). Die vorherige Menge zeigt die "Neue Menge" an , die auf der vorherigen Rechnung eingereicht wurde (siehe 2), und die vorherige gelagerte Menge zeigt die "Neue gelagerte Menge (Menge )" aus der vorherigen Rechnung (siehe 3).
Als Nächstes führen Sie einige zusätzliche Dateneinträge für die Einzelposition durch.
In diesem Beispiel hat der Subunternehmer 50 der Einheiten installiert , die zuvor auf der vorherigen Rechnung gespeichert waren. Der Rechnungskontakt aktualisiert den Eintrag Vorherige gelagerte Materialien (Menge) von 100 auf 50 und verschiebt die Menge (50) in die Spalte Neue Menge (siehe 1). Der Subunternehmer erhielt außerdem 50 zusätzliche Einheiten, die alle eingelagert wurden. Der Rechnungskontakt trägt 50 in die Spalte Neue gespeicherte Materialien (Menge) ein (siehe 2).
Nach der Eingabe aktualisiert Procore automatisch die hervorgehobenen Werte in der Einzelposition (siehe 3):
- Neuer Wert. Procore berechnet diesen Wert, indem es den Betrag der neuen Menge mit dem Stückpreis multipliziert .
- Vorherige gelagerte Materialien ($). Procore berechnet diesen Wert, indem es den Betrag der zuvor gelagerten Materialien (Menge) mit dem Stückpreis multipliziert.
- Neue gelagerte Materialien ($). Procore berechnet den Eintrag Neue gelagerte Materialien (Menge) anhand des Stückpreises aus dem Unterauftrag.
- Zurzeit gelagerte Materialien (Menge). Procore zeigt die Menge der derzeit gelagerten Materialien an. Procore zeigt die neuen gelagerten Materialien (Menge) an, da alle auf der vorherigen Rechnung gelagerten Materialien installiert wurden.
- Zurzeit gelagerte Materialien ($). Procore rechnet die Menge (100) in einen Währungsbetrag ($12.500,00) um .
- Gesamtbetrag Bisher abgeschlossen und gelagert ($). Procore fügt den neuen Wert hinzu (6.250,00 $) von der neuen Rechnung subtrahiert die Vorherige gelagerte Materialien ($) ($6.250,00) aus der vorherigen Rechnung und addiert dann die neuen gelagerten Materialien (Menge)(6.2500,00 $), um die Gesamtsumme von 37.500,00 $ zu berechnen .
- Gesamtzahl Abgeschlossen und Eingelagert bis zum (%). Procore wandelt die Gesamtzahl Abgeschlossen und Gelagert bis zum ($) in einen Prozentwert um (60,00 %).
- Saldo bis zum Abschluss. Procore subtrahiert die Summe des neuen Wertes (6.250,00 $) und die neuen gelagerten Materialien ($) ($6.250,00) vom geplanten Wert (62.500,00 USD) Menge. 25.000,00 $ zeigt den kumulativen Rückgang der Vertragssumme .