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Procore

Einstellungen konfigurieren: Rechnungsstellung

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 Für Procore-Kunden in den Vereinigten Staaten

flag-us.png  Wenn Ihr Unternehmen das Point-of-View-Wörterbuch "Owners English" oder "Specialty Contractors English" anwendet, werden Sie in der Benutzeroberfläche unterschiedliche Toolnamen und Begriffsänderungen sehen. Erfahren Sie, wie Sie die Wörterbuchoptionen anwenden. 

  • So lernen Sie die Unterschiede kennen: Anzeigen/Ausblenden      

    • Diese Tabelle zeigt die Unterschiede bei den Tool-Namen (fett) und Begriffen in den Point-of-View-Wörterbüchern für Projektfinanzen. Diese Wörterbücher sind nur in US-Englisch verfügbar. Das Standardwörterbuch ist für Generalunternehmer konzipiert, was bedeutet, dass Sie mit Ihrem Procore-Administrator in Ihrem Unternehmen und Ihrem Procore-Ansprechpartner zusammenarbeiten müssen, um auf die anderen Wörterbuchoptionen zugreifen zu können. 

      Generalunternehmer

      Englisch (Vereinigte Staaten) - Standard

      Besitzer

      Englisch (Owner Terminology V2)

      Fachunternehmer

      Englisch (Spezialauftragnehmerterminologie)
      Rechnungsstellung Rechnungsstellung Fortschritts-Abrechnungen
      Owner Finanzierung Owner
      Bauherr/Kunde Bauherr/Kunde GU/Kunde
      Änderungsauftrag für Primärvertrag Änderungsauftrag zur Finanzierung Änderungsauftrag zum Kundenvertrag
      Hauptverträge Finanzierung Kundenverträge
      Einnahmen Finanzierung Einnahmen
      Unterauftrag Vertrag Unterauftrag
      Subunternehmer Auftragnehmer Subunternehmer
      Subunternehmer-Leistungsverzeichnis (Sub-LV) Leistungsverzeichnis für Auftragnehmer (CSOV) Subunternehmer-Leistungsverzeichnis (Sub-LV)

Ziel

So konfigurieren Sie die erweiterten Einstellungen für das Rechnungsstellungstool auf Projektebene als Rechnungsadministrator .

Hintergrund

Ein Rechnungsadministrator sollte die Einstellungen des Rechnungsstellungs-Tools konfigurieren,bevor Ihre Teammitglieder Rechnungen für ein Procore-Projekt erstellen. 

Schritte

  1. Navigieren Sie zum Rechnungen-Tool des Projekts.
  2. Klicken Sie auf das Symbol Einstellungen konfigurieren icons-settings-gear.png.
  3. Konfigurieren Sie unter Einstellungen die Optionen.

Standard-Abrechnungszeitraum

Diese Einstellungen füllen die Datumsfelder in der Eingabeaufforderung "Abrechnungszeitraum einrichten" aus, wenn Benutzer Erstellen Sie manuelle Abrechnungszeiträume mit dem Rechnungsstellungs-Tool. 

 Tipp
Sind Sie es leid, jedes Mal neue Daten festzulegen, wenn Sie ein manuelles Abrechnungszeitraum erstellen? Ein Rechnungsadministrator kann Standard-Abrechnungszeitraum-Daten so konfigurieren, dass die Daten in den Feldern  "Von"," Bis" und " Fälligkeitsdatum " in der Eingabeaufforderung "Abrechnungszeitraum einrichten " voreingestellt sind. Siehe Manuelle Abrechnung Perioden mit dem Rechnungsstellungs-Tool. Wenn Sie diese Konfiguration nicht abschließen, werden keine voreingestellten Daten angezeigt. Stattdessen sehen Sie: mm/ tt/jjjj

So konfigurieren Sie die Standardeinstellungen für den Abrechnungszeitraum :

  1. Wählen Sie diese Daten:
    • Startdatum. Akzeptieren Sie die Standard Startdatum "1. des Monats" oder wählen Sie ein anderes Datum. Dadurch wird das Datum "Von" in die Eingabeaufforderung eingetragen.
    • Enddatum. Akzeptieren Sie die Standard-Enddatum "31. des Monats" oder wählen Sie ein anderes Datum. Dadurch wird das Datum "Bis" in die Eingabeaufforderung eingetragen.
    • Fälligkeitsdatum. Akzeptieren Sie die Standard Fälligkeitstermin "25. des Monats" oder wählen Sie ein anderes Datum. Dadurch wird das Feld "Fälligkeitsdatum" in der Eingabeaufforderung ausgefüllt.
      default-billing-period.png
  2. Klicken Sie auf Aktualisieren.

Verzicht auf Pfandrechte

Diese Einstellungen sind nur mit Procore Pay verfügbar. Für Anweisungen:

E-Mails

Verwenden Sie diese Einstellungen, um die E-Mail-Nachrichten des Rechnungsstellungs-Tools anzupassen. 

So konfigurieren Sie die E-Mail-Einstellungen : 

  1. Geben Sie eine Nachricht für Ihre Rechnungskontakte in das Feld Benutzerdefinierte Einladungs- und Erinnerungsnachricht ein.

    invoicing-settings-emails.png
     Tipp
    Wo wird dieser Text verwendet? Procore nimmt diesen Text in die "Einladung zur Rechnungsstellung" und in die automatischen Erinnerungs-E-Mails auf. Siehe Senden Sie eine 'Einladung zur Rechnungsstellung' an einen Rechnungskontakt.
  2. Bewegen Sie den Schalter nach rechts, um eine Option einzuschalten. Bewegen Sie es nach links, um es auszuschalten. Die Standardeinstellung für diese Optionen ist AUS:
    • Erinnern Sie Subunternehmer an die Rechnungsstellung. Mit dieser Option können Sie eine automatische Erinnerungs-E-Mail an Ihre Rechnungskontakte senden. Legen Sie dann den Rhythmus dieser E-Mails fest, indem Sie Täglich, Alle 2 Tage oder Alle 3 Tage aus der Dropdown-Liste Häufigkeit auswählen. Nach Ablauf des Fälligkeitsdatums auf einer Rechnung sendet Procore automatisch keine Erinnerungsnachrichten mehr. 
    • Senden Sie eine Zusammenfassung der zu prüfenden Rechnungen. Schalten Sie diese Option ein und wählen Sie Wöchentlich aus dem Dropdown-Liste Häufigkeit, um jeden Montag eine wöchentliche Zusammenfassung der Zusammenfassung zu senden. Rechnungen für den aktuellen Abrechnungszeitraum werden in diese Übersichtsnachricht aufgenommen, wenn sie sich im Status Entwurf, Wird überprüft oder Überarbeiten und erneut einreichen befinden. Auszugsnachrichten werden an Mitglieder des Dropdown-Liste "Rechnungsverteilung" gesendet, der sich im Abschnitt "Standardverteilungen" der Seite "Einstellungen konfigurieren" im Kreditorenvertrags-Tool befindet. Siehe Einstellungen konfigurieren: Verbindlichkeiten. 
    • Subunternehmer benachrichtigen, wenn Rechnungen genehmigt werdend. Schalten Sie diese Option EIN, um automatisch eine Benachrichtigungs-E-Mail an Ihre Rechnungskontakt zu senden, wenn der Status einer Rechnung auf Genehmigt  oder Genehmigt als von einem Rechnungsadministrator vermerkt geändert wird. Siehe Überprüfen Sie eine Subunternehmerrechnung als Rechnungsadministrator.
  3. Klicken Sie auf Aktualisieren.

Sonstiges

Verwenden Sie diese Einstellungen, um das Verhalten des Systems für Subunternehmerrechnungen zu konfigurieren:

So konfigurieren Sie die anderen Einstellungen:

  1. Optional: PDF-Fußzeilentext für Unterrechnung. Geben Sie einen beliebigen Text ein, der in der Fußzeile einer PDF-Rechnung erscheinen soll, die von einem Benutzer mit Berechtigungen auf Administratorebene für das Kreditorenvertrags-Tool erstellt wurde. Siehe Exportieren einer Subunternehmerrechnung. Dieses Feld ist nützlich, um eine Aussage zu lokalen Vorschriften Konformität hinzuzufügen.

    invoicing-settings-other.png
     Hinweis
    Der Text „PDF-Fußzeile der Sub-Rechnung“ wird nur angezeigt, wenn ein Benutzer mit Berechtigungen auf „Admin“-Ebene im Sekundärverträge-Tool des Projekts die PDF-Datei generiert. Er erscheint NICHT in PDFs, die von einem Benutzer mit Berechtigungen auf der Ebene „Nur Lesen“ oder „Standard“ im Sekundärverträge-Tool erstellt wurden.
  2. Optional: Zeigen Sie die Beträge an, die von Subunternehmern gefordert werden. Wenn Sie diese Einstellung aktivieren, können Generalunternehmer unterscheiden zwischen dem, was ein Subunternehmer behauptet, und dem, was der Generalunternehmer genehmigt.
     Hinweis
     In Australien und Neuseeland können Generalunternehmer durch Aktivieren der Einstellung "Beträge anzeigen, die Subunternehmer beanspruchen" auch einen Zahlungsplan im PDF-Format als Antwort auf die Rechnung erstellen. Siehe Überprüfen einer Subunternehmerrechnung als Administrator.  Informationen zum Erstellen eines Zahlungsplans finden Sie unter Erstellen eines Zahlungsplan.
    • Geforderter Gesamtbetrag. Dieser Betrag spiegelt die Spalte "Vorgeschlagener Betrag" auf der Registerkarte "Details" der Rechnung wider. Dieser Wert schließt den Einbehalt aus. 
    • Genehmigter Gesamtbetrag. Dieser Betrag spiegelt die "In diesem Zeitraum abgeschlossenen Arbeiten" plus "Derzeit gelagerte Materialien" auf der Registerkarte "Detail" der Rechnung wider. Dieser Wert schließt auch den Einbehalt aus.  
    • Gründe für den Unterschied. Diese Tabelle enthält Anmerkungen zu einzelnen Einzelpositionen, bei denen eine Differenz zwischen den beantragten und genehmigten Beträgen bestand. Weitere Informationen zum Hinzufügen von Kommentaren finden Sie unter Überprüfen Sie eine Subunternehmerrechnung als Rechnungsadministrator.
  3. Erlauben Sie Subunternehmern, zu hohe Rechnungen zu stellen. Wählen Sie die entsprechende Option:
     Tipps
    • Wie funktioniert diese Einstellung? Siehe Wie verhindere oder erlaube ich Überfakturierung auf einem Subunternehmerrechnung?
    • Möchten Sie Überfakturierung bei allen Procore-Projekten Ihres Unternehmens verhindern? Ein Procore-Administrator kann die Einstellung "Überfakturierung bei allen Projekten verhindern" im Admin-Tool des Unternehmens aktivieren. Dadurch wird verhindert, dass Benutzer eine Rechnung speichern, wenn eine der Einzelposten der Rechnung 100 % des budgetierten Betrags im Sekundärvertrag für alle Procore-Projekte Ihres Unternehmens überschreitet. Siehe Legen Sie die Standardeinstellungen für Ihre Projekte fest. Wenn diese Option aktiviert ist, können Benutzer die Einstellung "Subunternehmern Überabrechnung erlauben" für ein Projekt nicht ändern.
    • Um Überabrechnungen zu verhindern. Bewegen Sie den Schalter nach links, um die Option auszuschalten. Dadurch wird verhindert, dass Benutzer eine Rechnung speichern, wenn eine der Einzelposten der Rechnung 100 % des budgetierten Betrags im Sekundärvertrag für dieses Procore-Projekt überschreitet.
      ODER
    • Um eine Überabrechnung zu ermöglichen. Bewegen Sie den Schalter nach rechts, so dass der Schalter die Funktion einschaltet. Dies ist die Standardeinstellung. Diese Einstellung verhindert, dass Benutzer eine Rechnung speichern können, wenn eine der Einzelposten der Rechnung 100 % des budgetierten Betrags im Sekundärvertrag für alle Procore-Projekte Ihres Unternehmens überschreitet.
  4. Klicken Sie auf Aktualisieren.

Beta  Workflow-Einstellungen für Subunternehmer

Diese Einstellungen sind nur verfügbar, wenn Ihr Unternehmen das Workflows Tool aktiviert und dem Projekt eine workflow Vorlage zugewiesen ist. Siehe Zuweisen einer benutzerdefinierten Workflow-Vorlage zu einem Projekt. Informationen zum Konfigurieren der Einstellungen finden Sie unter Konfigurieren einer benutzerdefinierten Workflow-Vorlage für Subunternehmerrechnungen in einem Projekt.

Beta  Einstellungen für den Workflow für die Rechnungsstellung an Auftraggeber

Diese Einstellungen sind nur verfügbar, wenn Ihr Unternehmen das Workflows Tool aktiviert und dem Projekt eine workflow Vorlage zugewiesen ist. Siehe Zuweisen einer benutzerdefinierten Workflow-Vorlage zu einem Projekt. Wie Sie die Einstellungen konfigurieren können, erfahren Sie unter Konfigurieren einer benutzerdefinierten Workflow-Vorlage für Eigentümerrechnungen in einem Projekt.