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Procore

Einstellungen konfigurieren: Rechnungsstellung

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Ziel

So konfigurieren Sie die erweiterten Einstellungen für das Rechnungsstellungs-Tool des Projekts.

Hintergrund

Wenn Ihr Projektteam plant, das Rechnungsstellungs-Tool von Procore zu verwenden, dann sollten Sie die Einstellungen des Tools konfigurieren, bevor Ihr Team damit beginnt, Rechnungen für das Projekt zu erstellen. Zu den auf Projektebene gesteuerten Rechnungseinstellungen gehören:

  • Standard-Abrechnungszeitraum. Mit den Einstellungen in diesem Abschnitt können Sie den standardmäßigen Abrechnungszeitraum für das Rechnungsstellungs-Tool definieren. Durch das Ausfüllen dieser Informationen kann Procore die Datumsfelder in dem Fenster, das angezeigt wird, wenn Benutzer auf die Schaltfläche „+ Abrechnungszeitraum erstellen“ klicken, automatisch ausfüllen. 
  • E-Mails. Mit den Einstellungen in diesem Abschnitt können Sie den Text einer ausgehenden Nachricht zu Ihren Einladungen und Erinnerungshinweisen hinzufügen. 
  • Andere. Mit den Einstellungen in diesem Abschnitt können Sie festlegen, ob Ihre Rechnungen eine Fußzeile enthalten sollen, ob die von den Subunternehmern geforderten Beträge ein- oder ausgeblendet werden sollen und ob es den Subunternehmern gestattet sein soll, zu viel zu berechnen. 

Wichtige Hinweise

  • Erforderliche Benutzerberechtigungen:
    • „Admin“-Berechtigungen für das Sekundärverträge-Tool des Projekts.
       Hinweise
      • Die Zugriffsberechtigungen für die Tools „Rechnungsstellung & Teilabrechnungen“ richten sich nach den Berechtigungen, die für die Tools „Kreditorenverträge“ und/oder „Kundenverträge“, „Finanzierung“ oder „Primärverträge“ festgelegt wurden. Die Namen der Procore-Tools variieren je nach der in Procore konfigurierten Sprache oder dem Point-of-View-Wörterbuch. Siehe Welche Wörterbücher und Sprachen sind in der Procore-Webanwendung verfügbar?
      • Wenn Sie ein Projektmitarbeiter sind (z. B. ein Rechnungskontakt, der bei einem Unternehmen beschäftigt ist, das an einem in Procore verwalteten Projekt arbeitet, wird Ihre Fähigkeit, rechnungsbezogene Aufgaben auszuführen, vom Procore-Unternehmenskontoinhaber festgelegt. Zu den Berechtigungen, die der Kontoinhaber Ihnen zur Verfügung stellen kann, gehören:
        • Ein Procore-Benutzerkonto
        • Zugriffsberechtigung auf das Tool „Kreditorenverträge“ und/oder „Kundenverträge“, „Finanzierung“ oder „Primärverträge“ des Projekts.
        • Mitgliedschaft in der Liste „Privat“ eines bestimmten Vertrags oder einer bestimmten Finanzierung
        • Offizieller Rechnungskontakt für den Vertrag oder die Finanzierung

Schritte

  1. Navigieren Sie zum Rechnungen-Tool des Projekts.
  2. Klicken Sie auf das Symbol Einstellungen konfigurieren icons-settings-gear.png.
  3. Unter Einstellungen haben Sie folgende Auswahlmöglichkeiten:

Konfigurieren des Standard-Abrechnungszeitraums

Legen Sie im Abschnitt Standard-Abrechnungszeitraum den Standard-Datumsbereich und das Fälligkeitsdatum fest, die Procore bei der automatischen Erstellung neuer Abrechnungszeiträume verwenden soll. Klicken Sie immer auf die Schaltfläche Aktualisieren , wenn Sie Ihre Änderungen in Kraft setzen möchten.

invoicing-default-billing-period.png

  • Startdatum
    Wählen Sie das Kalenderdatum des Monats, in dem der Abrechnungszeitraum beginnen soll. Procore verwendet diese Einstellung, um:
    • Das Datum „von“ automatisch auszufüllen, wenn Sie einen manuellen Abrechnungszeitraum erstellen. Siehe Manuelle Abrechnungsperioden erstellen. Die Benutzer können dieses Datum bei der Erstellung eines Abrechnungszeitraums ändern.
    • Das Startdatum automatisch auszufüllen, wenn Procore einen automatischen Abrechnungszeitraum erstellt. Siehe Automatische Abrechnungszeiträume erstellen.
    • Das Standard-Startdatum von Procore ist der 1. Tag des Monats. Sie können diese Einstellung auf jedes beliebige Datum ändern. 
  • Enddatum
    Wählen Sie das Kalenderdatum des Monats, in dem der Abrechnungszeitraum enden soll. Procore verwendet diese Einstellung, um:
    • Das Datum „bis“ in einem manuellen Abrechnungszeitraum automatisch auszufüllen. Siehe Manuelle Abrechnungsperioden erstellen. Die Benutzer können dieses Datum bei der Erstellung eines Abrechnungszeitraums ändern.
    • Das Startdatum automatisch auszufüllen, wenn Sie einen automatischen Abrechnungszeitraum erstellen. Siehe Automatische Abrechnungszeiträume erstellen.
    • Das Standard-Enddatum ist der 31. Tag des Monats. Sie können diese Einstellung auf jedes beliebige Datum ändern. 
  • Fälligkeitsdatum
    Wählen Sie das Kalenderdatum des Monats aus, um das Datum anzugeben, an dem die Rechnung bei dem Unternehmen eingereicht werden soll, das die in der Rechnung aufgeführten Arbeiten bezahlt. Procore verwendet diese Einstellung, um:
    • Das Fälligkeitsdatum in einem manuellen Abrechnungszeitraum automatisch auszufüllen. Siehe Manuelle Abrechnungsperioden erstellen. Die Benutzer können dieses Datum bei der Erstellung eines Abrechnungszeitraums ändern.
    • Das Fälligkeitsdatum in einem automatischen Abrechnungszeitraum automatisch auszufüllen. Siehe Automatische Abrechnungszeiträume erstellen.
    • Das Standarddatum ist der 25. Tag des Monats". 
       Wichtig

      Nach Ablauf des Fälligkeitsdatums sollten Sie Folgendes bedenken:

Konfigurieren der E-Mail-Optionen für Rechnungen

Legen Sie im Abschnitt E-Mails die optionalen Standardeinstellungen für die E-Mail-Benachrichtigungen des Rechnungsstellungs-Tools fest. Klicken Sie immer auf die Schaltfläche Aktualisieren , wenn Sie Ihre Änderungen in Kraft setzen möchten.

invoicing-email-settings.png

  • Optional: Individuelle Einladungs- und Erinnerungsnachricht
    Geben Sie in dieses Feld eine Nachricht ein. Dieser Text wird sowohl in die „Einladung zur Rechnung“ als auch in die automatischen Erinnerungs-E-Mails eingefügt, die Procore an Ihre Rechnungskontakte sendet. Weitere Informationen finden Sie unter Eine „Einladung zur Rechnung“ an einen Rechnungskontakt senden.
  • Optional: Subunternehmer an die Rechnungsstellung erinnern
    Schalten Sie diese Option ein, um eine automatische Erinnerungs-E-Mail an Ihre Rechnungskontakte zu senden. Die Standardeinstellung ist AUS. Legen Sie dann die Häufigkeit dieser E-Mails fest, indem Sie Täglich, Alle 2 Tage oder Alle 3 Tage aus der Dropdown-Liste Häufigkeit auswählen. Nach Ablauf des Fälligkeitsdatums auf einer Rechnung sendet Procore automatisch keine Erinnerungsnachrichten mehr. 
  • Optional: Auszug der Rechnungenin Püfung senden
    Schalten Sie diese Option EIN und wählen Sie Wöchentlich aus der Dropdown-Liste „Häufigkeit“, um jeden Montag einen wöchentlichen Auszug zu senden. Die Standardeinstellung ist AUS. Rechnungen für den aktuellen Abrechnungszeitraum werden in diese Übersichtsnachricht aufgenommen, wenn sie sich im Status Entwurf, Wird überprüft oder Überarbeiten und erneut senden befinden. Auszugsnachrichten werden an Mitglieder der Dropdown-Liste „Rechnungsverteilung“ gesendet, die sich im Abschnitt „Standardverteilungen“ der Seite „Einstellungen konfigurieren“ im Kreditorenvertrags-Tool befindet. Siehe Erweiterte Einstellungen konfigurieren: Kreditorenverträge. 
  • Optional: Subunternehmer benachrichtigen, wenn Rechnungen genehmigt werden
    Schalten Sie diese Option EIN, um automatisch eine Benachrichtigungs-E-Mail an Ihre Rechnungskontakte zu senden, wenn der Status einer Rechnung auf Genehmigt oder Genehmigt als vermerkt durch einen Rechnungsadministrator geändert wird. Die Standardeinstellung ist AUS. Siehe Überprüfung einer Subunternehmerrechnung als Admin.

Konfigurieren der Einstellungen „Andere“

Unter dem Abschnitt Andere haben Sie die folgenden Möglichkeiten. Klicken Sie immer auf die Schaltfläche Aktualisieren , wenn Sie Ihre Änderungen in Kraft setzen möchten.

invoicing-other-settings.png

  • Optional: PDF-Fußzeilentext der Sub-Rechnung
    Geben Sie einen beliebigen Text ein, der in der Fußzeile einer Rechnungs-PDF angezeigt werden soll, die von einem Benutzer mit Berechtigungen auf „Admin“-Ebene im Sekundärverträge-Tool erstellt wurde. Weitere Informationen finden Sie unter Eine Rechnung des Subunternehmers exportieren. Dieses Feld ist nützlich, um eine Erklärung zur Einhaltung lokaler Vorschriften hinzuzufügen.
     Wichtig
    Der Text „PDF-Fußzeile der Sub-Rechnung“ wird nur angezeigt, wenn ein Benutzer mit Berechtigungen auf „Admin“-Ebene im Sekundärverträge-Tool des Projekts die PDF-Datei generiert. Er erscheint NICHT in PDFs, die von einem Benutzer mit Berechtigungen auf der Ebene „Nur Lesen“ oder „Standard“ im Sekundärverträge-Tool erstellt wurden.
  • Optional: Beträge anzeigen, die Subunternehmer beanspruchen​​​​​​​. Wenn Sie diese Einstellung aktivieren, können Generalunternehmer unterscheiden, was ein Subunternehmer beansprucht und was der Generalunternehmer genehmigt.
     Hinweis
    flag-australia.png In Australien und Neuseeland können Generalunternehmer durch Aktivieren der Einstellung „Beträge anzeigen, die Subunternehmer beanspruchen“ auch einen Zahlungsplan im PDF-Format als Antwort auf die Rechnung erstellen. Siehe Überprüfen einer Rechnung des Subunternehmers als Admin.  Informationen zum Erstellen eines Zahlungsplans finden Sie unter Erstellen eines Zahlungsplans.
    • Geforderter Gesamtbetrag
             Dieser Betrag spiegelt die Spalte „Vorgeschlagener Betrag“ auf der Registerkarte „Details“ der Rechnung wider. Dieser Wert schließt den Einbehalt aus. 
    • Genehmigter Gesamtbetrag
      Dieser Betrag spiegelt „In diesem Zeitraum abgeschlossene Arbeiten“ und „Zur Zeit gelagerte Materialien“ in der Details-Registerkarte der Rechnung wider. Dieser Wert schließt auch den Einbehalt aus.
      • Zeile für Zeile beanspruchte und genehmigte Beträge in der Detailtabelle.
      • Der Gesamtkommentar zur Rechnung.
    • Gründe für Differenz
      Diese Tabelle enthält Kommentare zu Einzelposten, bei denen eine Differenz zwischen den beanspruchten und genehmigten Beträgen bestand. Informationen zum Hinzufügen von Kommentaren finden Sie unter Überprüfen einer Rechnung des Subunternehmers als Admin.
  • Subunternehmern Überrechnung ermöglichen. Schalten Sie diese Option EIN, damit Procore-Benutzer eine Rechnung einreichen können, wenn eine Rechnung Einzelposten enthält, die 100 % des budgetierten Betrags übersteigen. Beträge, die 100 % des budgetierten Betrags übersteigen, werden in das PDF der Rechnung aufgenommen. Weitere Informationen finden Sie unter Überhöhte Rechnungen auf einer Subunternehmerrechnung zulassen oder verhindern.