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Procore

Einstellungen konfigurieren: Rechnungsstellung

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Ziel

So konfigurieren Sie die erweiterten Einstellungen für das Rechnungsstellungs-Tool des Projekts.

Hintergrund

Wenn Ihr Projektteam plant, das Rechnungsstellungs-Tool von Procore zu verwenden, dann sollten Sie die Einstellungen des Tools konfigurieren, bevor Ihr Team damit beginnt, Rechnungen für das Projekt zu erstellen. Zu den auf Projektebene gesteuerten Rechnungseinstellungen gehören:

  • Standard-Abrechnungszeitraum. Mit den Einstellungen in diesem Abschnitt können Sie den standardmäßigen Abrechnungszeitraum für das Rechnungsstellungs-Tool definieren. Durch das Ausfüllen dieser Informationen kann Procore die Datumsfelder in dem Fenster, das angezeigt wird, wenn Benutzer auf die Schaltfläche „+ Abrechnungszeitraum erstellen“ klicken, automatisch ausfüllen. 
  • E-Mails. Mit den Einstellungen in diesem Abschnitt können Sie den Text einer ausgehenden Nachricht zu Ihren Einladungen und Erinnerungshinweisen hinzufügen. 
  • Andere. Mit den Einstellungen in diesem Abschnitt können Sie festlegen, ob Ihre Rechnungen eine Fußzeile enthalten sollen, ob die von den Subunternehmern geforderten Beträge ein- oder ausgeblendet werden sollen und ob es den Subunternehmern gestattet sein soll, zu viel zu berechnen. 

Wichtige Hinweise

Schritte

  1. Navigieren Sie zum Rechnungen-Tool des Projekts.
  2. Klicken Sie auf das Symbol Einstellungen konfigurieren icons-settings-gear.png.
  3. Unter Einstellungen haben Sie folgende Auswahlmöglichkeiten:

Konfigurieren des Standard-Abrechnungszeitraums

Verwenden Sie die Datumseinstellungen im Abschnitt Standard-Abrechnungszeitraum,um die Datumsfelder in der Eingabeaufforderung "Abrechnungszeitraum einrichten" automatisch auszufüllen, die angezeigt wird, wenn Benutzer manuelle Abrechnungszeiträume erstellen .

 Tipp
Sind Sie es leid, jedes Mal neue Daten festzulegen, wenn Sie einen manuellen Abrechnungszeitraum erstellen? Ein Rechnungsadministrator kann die Standarddaten des Abrechnungszeitraums so konfigurieren, dass die Daten in den Feldern "Von", "An" und " Fälligkeitsdatum" in der Eingabeaufforderung "Abrechnungszeitraum einrichten " voreingestellt sind. Siehe Manuelle Abrechnung erstellen Zeiten. Wenn Sie diese Konfiguration nicht abschließen, werden keine voreingestellten Daten angezeigt. Stattdessen sehen Sie: mm/ tt/jjjj
  1. Konfigurieren Sie unter "Standard-Abrechnungszeitraum" die folgenden Daten:
    default-billing-period.png
    • Startdatum
      Akzeptieren Sie das Standard-Startdatum "1. des Monats" oder wählen Sie ein anderes Datum. Dadurch wird das Datum "von" in die Eingabeaufforderung Abrechnungszeitraum einrichten (manuell) eingetragen. 
    • Enddatum
      Akzeptieren Sie das Standard-Enddatum "31. des Monats" oder wählen Sie ein anderes Datum. Dadurch wird das Datum "Bis" in der manuellen Eingabeaufforderung Abrechnungszeitraum einrichten (manuell) ausgefüllt.
    • Fälligkeitstermin
      Akzeptieren Sie das Standard-Fälligkeitsdatum "25. des Monats" oder wählen Sie ein anderes Datum. Dadurch wird das Feld "Fälligkeitsdatum" in der manuellen Eingabeaufforderung Abrechnungszeitraum einrichten (manuell) ausgefüllt.  
      Beispiel
      Dieses Beispiel zeigt die Eingabeaufforderung Abrechnungszeitraum einrichten (manuell) mit den Standarddaten des Abrechnungszeitraums. 
      set-up-billing-period-manual.png
  2. Klicken Sie auf Aktualisieren.

Konfigurieren der E-Mail-Optionen für Rechnungen

Legen Sie im Abschnitt E-Mails die optionalen Standardeinstellungen für die E-Mail-Benachrichtigungen des Rechnungsstellungs-Tools fest. Klicken Sie immer auf die Schaltfläche Aktualisieren , wenn Sie Ihre Änderungen in Kraft setzen möchten.

invoicing-email-settings.png

  • Optional: Individuelle Einladungs- und Erinnerungsnachricht
    Geben Sie in dieses Feld eine Nachricht ein. Dieser Text wird sowohl in die „Einladung zur Rechnung“ als auch in die automatischen Erinnerungs-E-Mails eingefügt, die Procore an Ihre Rechnungskontakte sendet. Weitere Informationen finden Sie unter Eine „Einladung zur Rechnung“ an einen Rechnungskontakt senden.
  • Optional: Subunternehmer an die Rechnungsstellung erinnern
    Schalten Sie diese Option ein, um eine automatische Erinnerungs-E-Mail an Ihre Rechnungskontakte zu senden. Die Standardeinstellung ist AUS. Legen Sie dann die Häufigkeit dieser E-Mails fest, indem Sie Täglich, Alle 2 Tage oder Alle 3 Tage aus der Dropdown-Liste Häufigkeit auswählen. Nach Ablauf des Fälligkeitsdatums auf einer Rechnung sendet Procore automatisch keine Erinnerungsnachrichten mehr. 
  • Optional: Auszug der Rechnungenin Püfung senden
    Schalten Sie diese Option EIN und wählen Sie Wöchentlich aus der Dropdown-Liste „Häufigkeit“, um jeden Montag einen wöchentlichen Auszug zu senden. Die Standardeinstellung ist AUS. Rechnungen für den aktuellen Abrechnungszeitraum werden in diese Übersichtsnachricht aufgenommen, wenn sie sich im Status Entwurf, Wird überprüft oder Überarbeiten und erneut senden befinden. Auszugsnachrichten werden an Mitglieder der Dropdown-Liste „Rechnungsverteilung“ gesendet, die sich im Abschnitt „Standardverteilungen“ der Seite „Einstellungen konfigurieren“ im Kreditorenvertrags-Tool befindet. Siehe Erweiterte Einstellungen konfigurieren: Kreditorenverträge. 
  • Optional: Subunternehmer benachrichtigen, wenn Rechnungen genehmigt werden
    Schalten Sie diese Option EIN, um automatisch eine Benachrichtigungs-E-Mail an Ihre Rechnungskontakte zu senden, wenn der Status einer Rechnung auf Genehmigt oder Genehmigt als vermerkt durch einen Rechnungsadministrator geändert wird. Die Standardeinstellung ist AUS. Siehe Überprüfung einer Subunternehmerrechnung als Admin.

Konfigurieren der Einstellungen „Andere“

Unter dem Abschnitt Andere haben Sie die folgenden Möglichkeiten. Klicken Sie immer auf die Schaltfläche Aktualisieren , wenn Sie Ihre Änderungen in Kraft setzen möchten.

invoicing-other-settings.png

  • Optional: PDF-Fußzeilentext der Sub-Rechnung
    Geben Sie einen beliebigen Text ein, der in der Fußzeile einer Rechnungs-PDF angezeigt werden soll, die von einem Benutzer mit Berechtigungen auf „Admin“-Ebene im Sekundärverträge-Tool erstellt wurde. Weitere Informationen finden Sie unter Eine Rechnung des Subunternehmers exportieren. Dieses Feld ist nützlich, um eine Erklärung zur Einhaltung lokaler Vorschriften hinzuzufügen.
     Wichtig
    Der Text „PDF-Fußzeile der Sub-Rechnung“ wird nur angezeigt, wenn ein Benutzer mit Berechtigungen auf „Admin“-Ebene im Sekundärverträge-Tool des Projekts die PDF-Datei generiert. Er erscheint NICHT in PDFs, die von einem Benutzer mit Berechtigungen auf der Ebene „Nur Lesen“ oder „Standard“ im Sekundärverträge-Tool erstellt wurden.
  • Optional: Beträge anzeigen, die Subunternehmer beanspruchen​​​​​​​. Wenn Sie diese Einstellung aktivieren, können Generalunternehmer unterscheiden, was ein Subunternehmer beansprucht und was der Generalunternehmer genehmigt.
     Hinweis
    flag-australia.png In Australien und Neuseeland können Generalunternehmer durch Aktivieren der Einstellung „Beträge anzeigen, die Subunternehmer beanspruchen“ auch einen Zahlungsplan im PDF-Format als Antwort auf die Rechnung erstellen. Siehe Überprüfen einer Rechnung des Subunternehmers als Admin.  Informationen zum Erstellen eines Zahlungsplans finden Sie unter Erstellen eines Zahlungsplans.
    • Geforderter Gesamtbetrag
             Dieser Betrag spiegelt die Spalte „Vorgeschlagener Betrag“ auf der Registerkarte „Details“ der Rechnung wider. Dieser Wert schließt den Einbehalt aus. 
    • Genehmigter Gesamtbetrag
      Dieser Betrag spiegelt „In diesem Zeitraum abgeschlossene Arbeiten“ und „Zur Zeit gelagerte Materialien“ in der Details-Registerkarte der Rechnung wider. Dieser Wert schließt auch den Einbehalt aus.
      • Zeile für Zeile beanspruchte und genehmigte Beträge in der Detailtabelle.
      • Der Gesamtkommentar zur Rechnung.
    • Gründe für Differenz
      Diese Tabelle enthält Kommentare zu Einzelposten, bei denen eine Differenz zwischen den beanspruchten und genehmigten Beträgen bestand. Informationen zum Hinzufügen von Kommentaren finden Sie unter Überprüfen einer Rechnung des Subunternehmers als Admin.
  • Subunternehmern Überrechnung ermöglichen. Schalten Sie diese Option EIN, damit Procore-Benutzer eine Rechnung einreichen können, wenn eine Rechnung Einzelposten enthält, die 100 % des budgetierten Betrags übersteigen. Beträge, die 100 % des budgetierten Betrags übersteigen, werden in das PDF der Rechnung aufgenommen. Weitere Informationen finden Sie unter Überhöhte Rechnungen auf einer Subunternehmerrechnung zulassen oder verhindern.