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Procore

Einstellungen konfigurieren: Rechnungsstellung

Ziel

So konfigurieren Sie die erweiterten Einstellungen für das Rechnungsstellungs-Tool des Projekts.

Hintergrund

Wenn Ihr Projektteam plant, das Rechnungsstellungs-Tool von Procore zu verwenden, dann sollten Sie die Einstellungen des Tools konfigurieren, bevor Ihr Team damit beginnt, Rechnungen für das Projekt zu erstellen. Zu den auf Projektebene gesteuerten Rechnungseinstellungen gehören:

  • Standard-Abrechnungszeitraum. Mit den Einstellungen in diesem Abschnitt können Sie den standardmäßigen Abrechnungszeitraum für das Rechnungsstellungs-Tool definieren. Durch das Ausfüllen dieser Informationen kann Procore die Datumsfelder in dem Fenster, das angezeigt wird, wenn Benutzer auf die Schaltfläche „+ Abrechnungszeitraum erstellen“ klicken, automatisch ausfüllen. 
  • E-Mails. Mit den Einstellungen in diesem Abschnitt können Sie den Text einer ausgehenden Nachricht zu Ihren Einladungen und Erinnerungshinweisen hinzufügen. 
  • Andere. Mit den Einstellungen in diesem Abschnitt können Sie festlegen, ob Ihre Rechnungen eine Fußzeile enthalten sollen, ob die von den Subunternehmern geforderten Beträge ein- oder ausgeblendet werden sollen und ob es den Subunternehmern gestattet sein soll, zu viel zu berechnen. 

Wichtige Hinweise

  • Erforderliche Benutzerberechtigungen:
    • „Admin“-Berechtigungen für das Tool Sekundärverträge des Projekts.
       Hinweise
      • Benutzerberechtigungen werden NICHT im Rechnungstellungs-Tool des Projekts verwaltet. Stattdessen ist das Rechnungsstellungs-Tool für Benutzer mit Berechtigungen auf „Admin“-Ebene für das Primärverträge- und/oder Sekundärverträge-Tool konzipiert.
      • Wenn Sie Projektmitarbeiter sind (z. B. ein Rechnungskontakt für ein Subunternehmerunternehmen, das Arbeiten für einen Generalunternehmer ausführt, der Ihren Vertrag in Procore verwaltet), wird Ihre Fähigkeit, rechnungsbezogene Aufgaben auszuführen, von dem Projektteam bestimmt, das diese Einstellungen für Ihr Procore-Benutzerkonto festlegt: 
        • Die Berechtigungen Ihres Benutzerkontos für das Tool „Sekundärverträge“ und/oder „Primärverträge“ des Projekts.
        • Ihre Mitgliedschaft in der „privaten“ Liste eines bestimmten Primärvertrags, einer Bestellung oder eines Unterauftrags.
        • Ihre Bezeichnung als „Rechnungskontakt“ bei einem Primärvertrag, einer Bestellung oder einem Sekundärvertrag.
      • Weitere Informationen zu Berechtigungen für bestimmte Aufgaben, die mit dem Rechnungstellungs-Tool ausgeführt werden können, finden Sie unter Berechtigungen: Rechnungsstellung.

Schritte

  1. Navigieren Sie zum Rechnungsstellungs-Tool des Projekts.
  2. Klicken Sie auf das Symbol Einstellungen konfigurieren icons-settings-gear.png.
  3. Legen Sie unter Einstellungen die Standardeinstellungen für die Abrechnungszeiträume und Rechnungen Ihres Projekts wie folgt fest:

    invoicing-settings.png

  4. Legen Sie im Abschnitt Standard-Abrechnungszeitraum den standardmäßigen Datumsbereich und den Fälligkeitstermin fest, die beim Erstellen neuer Abrechnungszeiträume verwendet werden sollen: 
    • Startdatum
      Wählen Sie den Kalendertag des Monats aus, an dem der Abrechnungszeitraum beginnen soll. Diese Einstellung wird verwendet, um das standardmäßige „Ab“-Datum in einem manuellen Abrechnungszeitraum (weitere Informationen finden Sie unter Manuelle Abrechnungszeiträume erstellen) und das „Startdatum“ in einem automatischen Abrechnungszeitraum automatisch auszufüllen. Weitere Informationen finden Sie unter Automatische Abrechnungszeiträume erstellen. Benutzer können dieses Datum beim Erstellen eines Abrechnungszeitraums ändern.
    • Enddatum
      Wählen Sie den Kalendertag des Monats aus, an dem der Abrechnungszeitraum enden soll. Diese Einstellung wird verwendet, um das standardmäßige „Bis“-Datum in einem manuellen Abrechnungszeitraum (Weitere Informationen finden Sie unter Manuelle Abrechnungszeiträume erstellen) und das „Startdatum“ in einem automatischen Abrechnungszeitraum automatisch auszufüllen. Weitere Informationen finden Sie unter Automatische Abrechnungszeiträume erstellen. Benutzer können dieses Datum beim Erstellen eines Abrechnungszeitraums ändern.
    • Fälligkeitstermin
      Wählen Sie den Kalendertag des Monats aus, um den „Fälligkeitstermin“ anzugeben, der standardmäßig angezeigt wird, wenn ein automatischer oder manueller Abrechnungszeitraum erstellt wird. Nach Ablauf dieses Datums können Rechnungskontakte die Schritte unter Neue Rechnung als Rechnungskontakt senden nicht mehr ausführen. Der Rechnungskontakt kann jedoch eine Rechnung nach Ablauf des Fälligkeitstermins bearbeiten, wenn sich die Rechnung im Status Entwurf oder Überarbeiten und erneut übermitteln befindet. Darüber hinaus kann ein Rechnungsadministrator Eine Rechnung im Namen eines Rechnungskontakts erstellen, nachdem der „Fälligkeitstermin“ abgelaufen ist.
  5. Legen Sie im Abschnitt E-Mails die Standardeinstellungen für die Nachrichten des Rechnungsstellungs-Tools fest:
    • Optional: Individuelle Einladungs- und Erinnerungsnachricht
      Geben Sie in dieses Feld eine Nachricht ein. Dieser Text wird sowohl in die „Einladung zur Rechnung“ als auch in die automatischen Erinnerungs-E-Mails eingefügt, die Procore an Ihre Rechnungskontakte sendet. Weitere Informationen finden Sie unter Eine „Einladung zur Rechnung“ an einen Rechnungskontakt senden.
    • Optional: Subunternehmer an Rechnung erinnern
      Schalten Sie diese Option ein, um eine automatische Erinnerungs-E-Mail an Ihre Rechnungskontakte zu senden. Legen Sie dann die Häufigkeit dieser E-Mails fest, indem Sie in der Dropdown-Liste Häufigkeit die Option Jeden Tag, Alle 2 Tage oder Alle 3 Tage auswählen. Nachdem der „Fälligkeitstermin“ einer Rechnung verstrichen ist, stoppt Procore automatisch das Senden von Erinnerungsnachrichten. 
    • Optional: Eine Zusammenfassung der zu prüfenden Rechnungen senden
      Schalten Sie diese Option ein und wählen Sie Wöchentlich aus der Dropdown-Liste „Häufigkeit“, um jeden Montag eine wöchentliche Zusammenfassung zu senden. Rechnungen für den aktuellen Abrechnungszeitraum sind in dieser Übersichtsnachricht enthalten, wenn sie sich im Status Entwurf, Wird überprüft oder Überarbeiten und erneut übermitteln befinden. Zusammenfassungsnachrichten werden an Mitglieder der Dropdown-Liste „Rechnungsverteilung“ gesendet, die sich im Abschnitt „Standardverteilungen“ der Seite „Einstellungen konfigurieren“ im Sekundärverträge-Tool befindet. Weitere Informationen finden Sie unter Erweiterte Einstellungen konfigurieren: Sekundärverträge.
    • Optional: Subunternehmer benachrichtigen, wenn Rechnungen genehmigt wurden
      Schalten Sie diese Option ein, um automatisch eine Benachrichtigungs-E-Mail an Ihre Rechnungskontakte zu senden, wenn der Status einer Rechnung von einem Rechnungsadministrator in Genehmigt oder Genehmigt wie notiert geändert wird. Weitere Informationen finden Sie unter Überprüfen einer Rechnung des Subunternehmers als Admin.
  6. Gehen Sie im Abschnitt Andere wie folgt vor:
    • Optional: PDF-Fußzeilentext der Sub-Rechnung
      Geben Sie einen beliebigen Text ein, der in der Fußzeile einer Rechnungs-PDF angezeigt werden soll, die von einem Benutzer mit Berechtigungen auf „Admin“-Ebene im Sekundärverträge-Tool erstellt wurde. Weitere Informationen finden Sie unter Eine Rechnung des Subunternehmers exportieren. Dieses Feld ist nützlich, um eine Erklärung zur Einhaltung lokaler Vorschriften hinzuzufügen.
       Wichtig
      Der Text „PDF-Fußzeile der Sub-Rechnung“ wird nur angezeigt, wenn ein Benutzer mit Berechtigungen auf „Admin“-Ebene im Sekundärverträge-Tool des Projekts die PDF-Datei generiert. Er erscheint NICHT in PDFs, die von einem Benutzer mit Berechtigungen auf der Ebene „Nur Lesen“ oder „Standard“ im Sekundärverträge-Tool erstellt wurden.
    • Optional: Beträge anzeigen, die Subunternehmer beanspruchen​​​​​​​. Wenn Sie diese Einstellung aktivieren, können Generalunternehmer unterscheiden, was ein Subunternehmer beansprucht und was der Generalunternehmer genehmigt.
       Hinweis
      flag-australia.png In Australien und Neuseeland können Generalunternehmer durch Aktivieren der Einstellung „Beträge anzeigen, die Subunternehmer beanspruchen“ auch einen Zahlungsplan im PDF-Format als Antwort auf die Rechnung erstellen. Siehe Überprüfen einer Rechnung des Subunternehmers als Admin. Informationen zum Erstellen eines Zahlungsplans finden Sie unter Erstellen eines Zahlungsplans.
      • Geforderter Gesamtbetrag
        Dieser Betrag spiegelt die Spalte „Subunternehmer hat diesen Zeitraum beansprucht“ auf der Registerkarte „Details“ der Rechnung wider. Dieser Wert schließt den Einbehalt aus.
      • Genehmigter Gesamtbetrag
        Dieser Betrag spiegelt „In diesem Zeitraum abgeschlossene Arbeiten“ und „Zur Zeit gelagerte Materialien“ in der Details-Registerkarte der Rechnung wider. Dieser Wert schließt auch den Einbehalt aus.
        • Zeile für Zeile beanspruchte und genehmigte Beträge in der Detailtabelle.
        • Der Gesamtkommentar zur Rechnung.
      • Gründe für Differenz
        Diese Tabelle enthält Kommentare zu Einzelposten, bei denen eine Differenz zwischen den beanspruchten und genehmigten Beträgen bestand. Informationen zum Hinzufügen von Kommentaren finden Sie unter Überprüfen einer Rechnung des Subunternehmers als Admin.
    • Überfrakturierung für Subunternehmern aktivieren. Aktivieren Sie diese Option, damit ein Rechnungskontakt eine Rechnung für über 100 % einreichen kann. Dies ist in der PDF enthalten.
  7. Klicken Sie auf Aktualisieren.

 

 Hinweise
  • Benutzerberechtigungen werden NICHT im Rechnungstellungs-Tool des Projekts verwaltet. Stattdessen ist das Rechnungsstellungs-Tool für Benutzer mit Berechtigungen auf „Admin“-Ebene für das Primärverträge- und/oder Sekundärverträge-Tool konzipiert.
  • Wenn Sie Projektmitarbeiter sind (z. B. ein Rechnungskontakt für ein Subunternehmerunternehmen, das Arbeiten für einen Generalunternehmer ausführt, der Ihren Vertrag in Procore verwaltet), wird Ihre Fähigkeit, rechnungsbezogene Aufgaben auszuführen, von dem Projektteam bestimmt, das diese Einstellungen für Ihr Procore-Benutzerkonto festlegt: 
    • Die Berechtigungen Ihres Benutzerkontos für das Tool „Sekundärverträge“ und/oder „Primärverträge“ des Projekts.
    • Ihre Mitgliedschaft in der „privaten“ Liste eines bestimmten Primärvertrags, einer Bestellung oder eines Unterauftrags.
    • Ihre Bezeichnung als „Rechnungskontakt“ bei einem Primärvertrag, einer Bestellung oder einem Sekundärvertrag.
  • Weitere Informationen zu Berechtigungen für bestimmte Aufgaben, die mit dem Rechnungstellungs-Tool ausgeführt werden können, finden Sie unter Berechtigungen: Rechnungsstellung.
 Hinweise
  • Benutzerberechtigungen werden NICHT im Rechnungstellungs-Tool des Projekts verwaltet. Stattdessen ist das Rechnungsstellungs-Tool für Benutzer mit Berechtigungen auf „Admin“-Ebene für das Primärverträge- und/oder Sekundärverträge-Tool konzipiert.
  • Wenn Sie Projektmitarbeiter sind (z. B. ein Rechnungskontakt für ein Subunternehmerunternehmen, das Arbeiten für einen Generalunternehmer ausführt, der Ihren Vertrag in Procore verwaltet), wird Ihre Fähigkeit, rechnungsbezogene Aufgaben auszuführen, von dem Projektteam bestimmt, das diese Einstellungen für Ihr Procore-Benutzerkonto festlegt: 
    • Die Berechtigungen Ihres Benutzerkontos für das Tool „Sekundärverträge“ und/oder „Primärverträge“ des Projekts.
    • Ihre Mitgliedschaft in der „privaten“ Liste eines bestimmten Primärvertrags, einer Bestellung oder eines Unterauftrags.
    • Ihre Bezeichnung als „Rechnungskontakt“ bei einem Primärvertrag, einer Bestellung oder einem Sekundärvertrag.
  • Weitere Informationen zu Berechtigungen für bestimmte Aufgaben, die mit dem Rechnungstellungs-Tool ausgeführt werden können, finden Sie unter Berechtigungen: Rechnungsstellung.