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Procore

Wie vervollständigt Procore automatisch Beträge auf einer Debitorenrechnung?

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Hintergrund

Bei der Erstellung einer Debitorenrechnung kann Procore die in anderen Procore-Tools eingegebenen Daten übernehmen und die entsprechenden Felder auf der Rechnung automatisch für Sie ausfüllen. Dazu gehören:

Antwort

Nachdem Sie eine Debitorenrechnung erstellt haben, werden Sie in einer Bestätigungsabfrage gefragt, ob Sie möchten, dass Procore die Felder in der Rechnung automatisch mit den Beträgen ausfüllt, die in den Nachträgen, den direkten Kosten und den Kreditorenrechnungen Ihres Projekts eingegeben wurden.

 Wichtig

Um sicherzustellen, dass Procore die beabsichtigten Dollarwerte auf der Debitorenrechnung ausweist, müssen die folgenden Einzelpositionen genau mit dem Fachbereich oder dem Kostenschlüssel auf der Einzelposition eines Vertrags oder einer Finanzierung übereinstimmen:

  • Der Kostenschlüssel und die Kostenart auf der Rechnung müssen genau mit dem Kostenschlüssel und der Kostenart auf einer Einzelposition im Leistungsverzeichnis des Vertrags oder der Finanzierung übereinstimmen.  Damit Procore die Rechnung automatisch mit einer bestimmten Sparte und einem Kostenschlüssel (01–100) vervollständigt, muss der Kostenschlüssel genau mit einer Einzelposition (01–100) des Leistungsverzeichnis übereinstimmen.
  • Der Kostenschlüssel und die Kostenart auf jeder Kosteneinzelposition müssen genau mit dem Kostenschlüssel und der Kostenart auf dem Vertrag oder der Finanzierung übereinstimmen.  
Beispiel

Das folgende Beispiel zeigt die Eingabeaufforderung für das automatische Ausfüllen einer Debitorenrechnung. In diesem Beispiel bezieht sich die Nachricht auf eine Debitorenrechnung, die mit dem Primärverträge-Tool erstellt wurde. 

prefill-owner-invoice.png

Wenn Sie auf diese Nachricht antworten, haben Sie folgende Möglichkeiten:

 
 
  • Abbrechen. Schließt das Fenster.
  • Nein, danke. Erlaubt Procore NICHT, die Rechnung automatisch auszufüllen.
  • Ja. Ermöglicht Procore, die Beträge auf der Rechnung automatisch zu vervollständigen. Procore verwendet nur Beträge für den aktuellen Abrechnungszeitraum. Die Rechnung ist so konzipiert, dass sie nach „Abteilung“ und „Kostenschlüssel“ ausgestellt wird. Sie enthält auch automatisch Daten aus den Spalten „Arbeit abgeschlossen“ und „Derzeit gelagerte Materialien“.

Wenn Sie in der Bestätigungsmeldung auf Ja klicken, werden die entsprechenden PDFs und alle Rechnungs- und Direktkosten-PDF-Anhänge aus dem ausgewählten Kreditorenvertragsabrechnungszeitraum in einer einzigen PDF-Datei zusammengefasst und automatisch an Ihre neue Debitorenrechnung unter dem Feld Anhänge angehängt.

So verwendet Procore Ihre Daten, um die Rechnung automatisch auszufüllen

Damit Procore eine Rechnung mit den Beträgen aus Ihrer Rechnung und den direkten Kosten für den Abrechnungszeitraum eines Sekundärvertrags ordnungsgemäß ausfüllen kann, muss Folgendes zutreffen:

Für direkte Kostenbeträge

  • Direkte Kostenbeträge müssen den Status Genehmigt haben.
  • Das Empfangsdatum auf den direkten Kosten (siehe Direkte Kosten erstellen) muss zwischen dem Start- und Enddatum des Abrechnungszeitraums einer Rechnung liegen.Siehe Automatische Abrechnungszeiträume erstellen und Manuelle Abrechnungszeiträume erstellen. 
  • Nur die direkten Kosten aus dem Direkte Kosten-Tool des Projekts werden automatisch eingefügt. 
     Wichtig
    • Benutzer können in Zusammenarbeit mit ihrem Procore point of contact beantragen, dass das ERP-Team von Procore eine Einstellung im hh2 Synchronisationsclient konfiguriert, um das „Buchhaltungsdatum“ oder „Transaktionsdatum“ aus dem Sage 300 CRE® Vertrag als „Datum des Eingangs der direkten Kosten“ in Procore festzulegen. Auf diese Weise können die Projektkostentransaktionen aus Ihrem ERP-System automatisch die Rechnung an Auftraggeber in Procore für den entsprechenden Abrechnungszeitraum ausfüllen. 
    • For customers using ERP Integrations, direct costs can only be pre-filled on an owner invoice when using the Procore + Sage 300 CRE®, Viewpoint® Vista™ Integration by Ryvit, or Procore + Acumatica Cloud ERP integrations. 

Für Kreditorenrechnungsbeträge

Zu den Kreditorenrechnungen gehören sowohl Subunternehmerrechnungen als auch Auftragnehmerrechnungen, die mit dem Kreditorenvertrags-Tool auf Projektebene erstellt wurden.

  • Die Kreditorenrechnung muss mit dem ausgewählten Kreditorenvertragsabrechnungszeitraum verknüpft sein.
  • Die nachgelagerte Rechnung muss den Status Genehmigt, Zur Kenntnis genommen oder Zur Genehmigung durch den Eigentümer ausstehend haben.
  • Die Kreditorenrechnung muss mindestens eine (1) Position enthalten.
  • Die Einzelpositionen der Kreditorenrechnung müssen eine der folgenden Bedingungen erfüllen: 
    • Der Kostenschlüssel und die Kostenart auf der Einzelposition müssen mit dem Kostenschlüssel und der Kostenart auf der Debitorenrechnung und/oder der Einzelposition für direkte Kosten übereinstimmen.
      ODER
    • Der Kostenschlüssel auf der Einzelposition muss zu einer Abteilung gehören.Nehmen wir beispielsweise an, dass es auf einer Kreditorenrechnung eine Einzelposition für den Kostenschlüssel 03-300 und eine separate Einzelposition für die Abteilung 03 gibt. In diesem Szenario wird der Betrag auf der Einzelposition für den Kostenschlüssel 03-300 in der Einzelposition für Fachbereich 03 kopiert.
       Achtung

      Wenn eine Kreditorenrechnung mehrere Positionen auf einer subcontractor invoice- und/oder Direktkosteneinzelposition enthält, die denselben Kostenschlüssel und dieselbe Kostenart haben, ist zu beachten, dass Procore den Betrag auf BEIDEN Positionen in der vorgelagerten Rechnung dupliziert und damit den Betrag auf der Rechnung verdoppelt.  Um dieses Verhalten zu vermeiden, sollten Sie sicherstellen, dass Sie nur eine Einzelposition pro Kostenschlüssel/Kostenart-Kombination haben.  

  • Wenn Sie sich dafür entscheiden, eine Sicherungskopie der Rechnung zu erstellen, fügt Procore die erstellte Sicherungskopie an die Kreditorenrechnung an.Wenn die DocuSign© Integration verwendet wird, enthält das Backup auch alle PDFs. 

Für direkte Kosten und Kreditorenrechnungsbeträge

  • Nachdem eine Debitorenrechnung erstellt wurde, können Sie zu einem späteren Zeitpunkt nicht automatisch Werte aus Kreditorenrechnungen oder direkte Kosten in die Debitorenrechnung kopieren. Stattdessen müssen Sie die Beträge manuell eingeben.
  • Es werden nur Kreditorenrechnungen und Direktkostenbeträge kopiert. Wenn die kopierte Kreditorenrechnung und die direkten Kosten nach Abschluss des Kopiervorgangs geändert werden, wird die Debitorenrechnung nicht mit den geänderten Beträgen aktualisiert.
  • Wenn die Abrechnungsmethode eines Kreditorenvertrags stückmengenbasiert ist, wird nur der Wert übertragen.Die Menge wird NICHT in der Debitorenrechnung ausgewiesen.Siehe Wie lege ich die Abrechnungsmethode für einen Vertrag oder eine Finanzierung fest?

Zusätzliche Informationen

  • Die Beträge, die für Änderungsaufträge in Rechnung gestellt werden, werden automatisch vervollständigt, indem die Werte aus der nachgelagerten Rechnung in die vorgelagerte Rechnung übernommen werden, wenn die Positionen Folgendes aufweisen:
    • Der Vertrag oder der Nachtrag zur Finanzierung und der zugehörige Nachtrag zum Kreditorenvertrag müssen dieselbe Einzelposition aufweisen wie das Änderungsereignis, in dem die Elemente erstellt wurden. Beachten Sie, dass in Ihren Projekten das Änderungsereignisse-Tool aktiviert sein muss.
    • Die Einzelpositionen haben Änderungsaufträge, die nach Einzelpositionen aufgeschlüsselt sind. Standardmäßig ist diese Funktion automatisch aktiviert, es sei denn, Ihr Procore-Projekt wurde vor dem 29. März 2018 erstellt. 
  • Beim automatischen Vervollständigen von Daten werden diese Daten aus den Kreditorenrechnungen (oder direkten Kosten) kopiert und in die Registerkarte „Detail“ Ihrer Debitorenrechnung eingetragen:
    • Beträge aus der Spalte „Abgeschlossene Arbeiten (dieser Zeitraum)“ auf Kreditorenrechnungen und direkte Kosten werden in die Spalte „Abgeschlossene Arbeiten (dieser Zeitraum)“ Ihrer Debitorenrechnung kopiert.
    • Die Beträge aus der Spalte „Derzeit gelagerte Materialien“ auf Kreditorenrechnung werden in die Spalte „Derzeit gelagerte Materialien“ Ihrer vorgelagerten Rechnung kopiert.