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Procore

Überprüfen Sie eine Rechnung des Subunternehmers als Admin

Ziel

Zum Genehmigen oder Ablehnen der Einzelposten auf einer Rechnung des Subunternehmers mit dem Sekundärverträge-Tool des Projekts. 

Hintergrund

Wenn Sie für die korrekte Verwaltung der Subunternehmerrechnungen Ihres Projekts verantwortlich sind, können Sie einzelne Einzelposten auf der Rechnung genehmigen oder ablehnen. Um als Rechnungsadministrator eine Prüfung durchführen zu können, müssen Ihrem Procore-Benutzerkonto die unten beschriebenen erforderlichen Benutzerberechtigungen zugewiesen werden. Nachdem diese Berechtigungen zugewiesen wurden, können Sie entweder mit dem Sekundärverträge-Tool des Projekts oder dem Rechnungs-Tool des Projekts zur Rechnung navigieren. In dieser Anleitung erfahren Sie, wie Sie die Rechnungen Ihres Projekts mit dem Sekundärverträge-Tool überprüfen. 

Wichtige Hinweise

  • Erforderliche Benutzerberechtigungen:
    • Um eine Subunternehmerrechnung als Rechnungsadministrator über das Sekundärverträge-Tool zu überprüfen, Berechtigungen auf Admin-Ebene im Sekundärverträge-Tool des Projekts. 
  • Zusätzliche Informationen:

Schritte

  1. Navigieren Sie zum Sekundärverträge-Tool des Projekts.
  2. Klicken Sie auf die Registerkarte Verträge
  3. Suchen Sie die Bestellung oder den Unterauftrag mit der Rechnung in der Vertragstabelle. Klicken Sie dann auf den Link Nummer, um sie/ihn zu öffnen.
  4. Klicken Sie in der Bestellung oder im Unterauftrag auf die Registerkarte Rechnungen.
  5. Suchen Sie in der Tabelle „Rechnungen (Zahlungsanforderungen)“ die zu prüfende Rechnung. Klicken Sie dann auf Anzeige.
  6. Klicken Sie auf die Registerkarte Detail.
  7. Klicken Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten .
  8. Genehmigen oder lehnen Sie in der Tabelle Einzelposten jeden Einzelposten auf der Rechnung wie folgt ab:
    • Um einen Einzelposten zu genehmigen, klicken Sie auf das GRÜNE Häkchen, so dass es in einem Kreis icon-inspections-pass.png erscheint. Dies zeigt an, dass Sie den Einzelposten genehmigt haben. 
    • Um einen Einzelposten abzulehnen:
      • Klicken Sie auf das ROTE „x“, so dass er in einem Kreis erscheint icon-inspections-fail.png
      • Geben Sie einen Grund in das Feld Grund für die Ablehnung ein.
        invoice-detail-leave-a-reason-why.png
         Wichtig
        • Kommentare, die in das Feld „Grund für die Ablehnung“ eingegeben werden, sind NICHT in der automatischen E-Mail enthalten, die an den Rechnungskontakt gesendet wird. Sie können jedoch eine PDF-Datei exportieren, die eine Tabelle mit dem Titel „Gründe für Abweichungen“ enthält, in der die eingegebenen Kommentare aufgeführt sind. Siehe Exportieren einer Rechnung an den Bauherrn als PDF, CSV oder PDF mit Anhängen.
      • Drücken Sie ENTER, um Ihre Erklärung für die Ablehnung des Einzelpostens abzugeben. 
         Hinweis
        • Wenn Sie die Option „Von Subunternehmern vorgeschlagene Beträge aktivieren“ in den Sekundärvertragseinstellungen aktiviert haben, wird die Spalte „Subunternehmer hat diesen Zeitraum beansprucht“ angezeigt. Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen eines Zahlungsplans.
        • Die Spalte „Subunternehmer hat diesen Zeitraum beansprucht“ kann widerspiegeln, was ein Rechnungskontakt eingereicht hat. Ein Benutzer mit „Admin“-Berechtigungen kann die Spalten „In diesem Zeitraum abgeschlossene Arbeiten“ und „Derzeit gelagerte Materialien“ separat anpassen, um die entsprechenden Beträge festzulegen.
  9. Klicken Sie auf Speichern
  10. Aktualisieren Sie im Popup-Fenster Überprüfung beenden den Status nach Bedarf und fügen Sie im Feld Gesamtkommentar weitere Informationen hinzu.

    finish-review-popup.png
  11. Klicken Sie auf Aktualisieren, um die Überprüfung abzuschließen.
     Hinweise
    • Wenn Sie einen der Einzelposten abgelehnt haben, setzt Procore den Status automatisch auf Überarbeitung und Wiedervorlage.
    • Wenn Sie alle Einzelposten genehmigt haben, setzt Procore den Status automatisch auf Wird überprüft

 

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