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Procore

Von Legacy-Workflows zu neuen Workflows: Leitfaden für den Übergang

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Inhaltsverzeichnis

Übersicht

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Sind Sie bereit, Ihr Unternehmen auf das neue Workflows-Tool auf Unternehmensebene von Procore umzustellen? Lesen Sie diesen Leitfaden, um Ihrem Unternehmen beim Umstieg von den alten Workflows von Procore auf das verbesserte Workflows-Tool zu helfen. 

Dieser Leitfaden:

  • Vergleicht und kontrastiert die wichtigsten Unterschiede zwischen dem neuen und dem alten Workflow.
  • Hebt wichtige Überlegungen hervor, bevor Sie den Wechsel vornehmen.
  • Bietet leicht verständliche Anweisungen für einen reibungslosen Übergangsprozess.
  • Bietet zusätzliche Ressourcen für weitere Informationen und Unterstützung.

 

Vergleich

Hier ist ein Blick auf die Unterschiede zwischen den Workflows-Tools von Procore, der Benutzeraktionen zusammenfasst und Procore-Tools auflistet, die beide Erfahrungen unterstützen. 

Hauptunterschiede

Diese Tabelle fasst die wichtigsten Unterschiede zwischen dem neuen Workflows-Tool und der alten Version in Procore zusammen.

Feature-Kategorie Neues Workflows-Tool Veraltetes Workflows-Tool
Kreation & Verwaltung Unternehmen erstellen und verwalten ihre Workflow-Vorlagen im Workflows-Tool

Autorisierte Benutzer erstellen und bearbeiten ihre Workflows		 Procore Custom Solutions erstellt und verwaltet Workflows für Ihr Unternehmen

Workflows können nicht von Procore-Benutzern erstellt oder bearbeitet werden
Workflow-Schritte Anzeigen des detaillierten Workflow-Verlaufs für ein Element

Benutzerdefinierte Antworten verfügbar

Bedingungsschritte für Workflows

Rückkehr zu einem beliebigen vorherigen Workflow

Mehrere Beauftragte zu einem Workflow oder Workflow-Schritt hinzufügen

Manueller Neustart eines Workflows		 Eingeschränkte Entscheidungstypen für mehrere Responder

Nur mit Unterstützung von Procore zu den vorherigen Schritten zurückkehren
Kompatibilität Kompatibel mit modernisierten Kreditorenverträgen, Debitorenverträgen und Rechnungsstellungs-Tools Nicht kompatibel mit modernisierten Kreditorenverträgen, Debitorenverträgen und Rechnungsstellungs-Tools
Support & Zugang Der Procore-Kundensupport kann den Status des Workflows außer Kraft setzen.

Admin-Benutzer können im Namen der Beauftragten handeln

Erweiterter API-Zugriff		 Der Procore-Kundensupport kann den Status des Workflows nicht außer Kraft setzen

Admin-Benutzer können nicht im Namen von Beauftragten handeln 
Einschränkungen Nur ein (1) Standard-Workflow pro Tool für jedes Procore-Projekt Nur ein (1) Standard-Workflow pro Tool für jedes Procore-Projekt

Tool-Unterstützung

Das  Workflows-Tool von Procore arbeitet mit diesen Procore-Tools zusammen.

Tools auf Unternehmensebene

Benutzer können Workflows für diese Tools auf Unternehmensebene erstellen und verwalten . Anweisungen finden Sie unter Erstellen einer Workflow-Vorlage.

Unternehmenstool Workflow-Element(e) Hinweise
Zahlungen Zahlung  

Tools auf Projektebene

Benutzer können Workflow-Vorlagen für diese Procore-Tools im Workflows-Tool auf Unternehmensebene erstellen und verwalten. Wie das geht, erfahren Sie unter Erstellen einer Workflow-Vorlage.

 Hinweis
Benutzer können auch benutzerdefinierte Workflow-Vorlagen für Elemente in einem Tool auf Projektebene erstellen und verwalten . Procore speichert diese Vorlagen auf Projektebene, wodurch sie sich von Ihren Workflow-Vorlagen auf Unternehmensebene unterscheiden. Informationen zum Aktivieren dieser Funktion finden Sie unter Aktivieren von Workflow-Vorlagen auf Projektebene.
Projekt-Tool Workflow-Element(e) Hinweise
Budget Budgetanpassungen  

Sekundärverträge 

 Unterauftrag  
Bestellung  
Sekundärvertragsänderungsauftrag - einstufig  
Nachtrag zum Kreditorenvertrag - zwei- oder dreistufig Mehrstufige Workflows werden in 360 Reporting nicht unterstützt . 
Potenzieller Nachtrag zu Sekundärvertrag  
Korrespondenz/benutzerdefinierte Tools

 		 Typ der Korrespondenz/benutzerdefinierten Tools Bei diesem Tool müssen Benutzer beim Hinzufügen einer Workflow-Vorlage einen bestimmten Korrespondenz-/benutzerdefinierten Tool-Typ aus einer Dropdown-Liste auswählen. 
Dokumenten-Management Dokument Dieses Dokumentenmanagement-Tool ist nur in ausgewählten Regionen verfügbar und als Auswahl im Tool-Menü des Workflow Builders sichtbar , wenn es im Procore-Konto Ihres Unternehmens aktiviert ist. 
Rechnungsstellung Rechnung des Subunternehmers  
Debitorenverträge 

Rechnung an Bauherr

  
Primärvertrag  

Nachtrag zum Debitorenvertrag - Einstufig

  
Nachtrag zum Debitorenvertrag - Zwei- oder dreistufig Mehrstufige Workflows werden in 360 Reporting nicht unterstützt . 
Potenzieller Nachtrag zum Primärvertrag (Prime Contract Potential Change Order)  

 

 

Überlegungen

Entdecken Sie das neue Workflows-Tool, das sich mit verschiedenen Procore-Tools verbinden lässt und anpassbare Automatisierung und detaillierte Berechtigungen bietet. Bevor Sie mit der Umstellung Ihres Teams auf die neue Workflows-Version beginnen, sollten Sie sich über die potenziellen Funktionsunterschiede und toolspezifischen Verhaltensweisen informieren. 

Workflows im Überblick

  • Workflows lassen sich mit Tools wie Kreditorenverträgen (Bestellungen,  Unteraufträge und Subunternehmerrechnungen), Debitorenverträgenund Änderungsaufträgen (1-stufige Nachträge) verbinden. Eine vollständige Liste finden Sie unter Welche Procore-Tools unterstützen Workflows?
  • Aktiviert benutzerdefinierte Vorlagen für automatisierte Workflows. 

Parität der Funktionen

Das neue Workflows-Tool erschließt wertvolle neue Funktionen, die in Legacy-Workflows nicht verfügbar sind, sodass Ihr Team direkt von diesen Fortschritten profitieren kann. Der Self-Service-Ansatz des neuen Tools ist zwar nicht in jeder Funktion im Vergleich zum Vorgänger perfekt, reduziert aber die mit dem alten Anfrageprozess verbundenen Verzögerungen erheblich und gibt Ihrem Unternehmen die direkte Kontrolle über seine Arbeitsabläufe.

Hauptvorteile

  • Granulare Berechtigungen: Verwalten Sie Benutzerzugriffe und Rollen mit größerer Präzision und gewinnen Sie mehr Flexibilität und Kontrolle über Ihre Workflows durch detaillierte Berechtigungen, eine Weiterentwicklung gegenüber herkömmlichen Workflows.
  • Administrator-Zugriff: Tool-Administratoren erhalten automatisch vollen Zugriff auf alle detaillierten Berechtigungen innerhalb von Workflows. Wenn diese Standardzugriffsebene nicht mit den Protokollen Ihrer Organisation übereinstimmt, sollten Sie Ihre Upgrade-Strategie sorgfältig prüfen.

Wichtiger Hinweis

 Wichtig

Aktive Legacy-Workflows werden im neuen System als "Entwurf" neu gestartet. Projekte ohne konfigurierte oder Standard-Workflows werden angehalten, um die Datenkonsistenz zu gewährleisten, und verhindern so den weiteren Fortschritt. Weitere Informationen finden Sie in den nachstehenden Informationen. 

Auswirkungen auf den Workflow-Verlauf

In dieser Tabelle wird das Verhalten des Legacy-Workflow-Übergangs beschrieben. Wägen Sie die Auswirkungen dieses Verhaltens sorgfältig ab, bevor Sie mit der Umstellung auf das neue Workflows-Tool fortfahren. 

Workflow Was passiert mit Workflows bei der Umstellung... Auswirkungen auf den Legacy-Workflow-Verlauf im neuen Workflows-Tool
Abgeschlossene Workflows Legacy-Workflows mit dem Status "Genehmigt", "Ungültig" oder"Beendet" sind davon nicht betroffen. Verfügbar
Unvollständige Workflows Aktiv ausgeführte, laufende Workflows Legacy-Workflows wechseln automatisch in den Status "Entwurf", sodass Teams die Workflows in der neuen Version neu starten können.  Dauerhaft entfernt
Wenn ein Projekt keinen konfigurierten Legacy-Workflow oder keinen Standard-Workflow hat, wird der Fortschritt angehalten, um die Konsistenz mit der Datenstruktur des neuen Workflows zu gewährleisten. Weder in der Legacy- noch in der neuen Workflow-Version treten weitere Fortschritte auf.  Bleibt im aktuellen Zustand

Schritte des Übergangs

Bevor Sie einen Antrag auf Umstellung auf das neue Workflows-Tool stellen, sollten Sie diese Schritte überprüfen und den Inhalt des Abschnitts Ressourcen lesen, um Links zu finden, die Ihnen helfen, den Übergang in Ihrem Unternehmen zu erleichtern. 

Schritte

Schritt 1: Bereiten Sie sich vor und planen Sie Ihren Übergang

Sind Sie bereit für den Umstieg auf das neue Workflows-Tool? Diese Schritte führen Sie durch das Verständnis der wichtigsten Unterschiede zum Legacy-Tool, die Überprüfung Ihres aktuellen Setups, die strategische Planung Ihres Übergangszeitplans und sogar das Anbieten einer sicheren Sandbox-Umgebung zum Testen, bevor Sie den endgültigen Wechsel vornehmen.

Klicken Sie hier um die Schritte anzuzeigen.  

  1. Überprüfen und verstehen Sie die Unterschiede zwischen den beiden Erfahrungen: 
    • Verstehen Sie die Funktionen der einzelnen Workflows: Machen Sie sich mit den Unterschieden zwischen dem alten und dem neuen Workflows-Tool vertraut. Weitere Informationen finden Sie im Vergleich .
    • Überprüfen Sie die Einrichtung und Konfiguration Ihrer Legacy-Workflows: Erkunden Sie die Registerkarte "Workflows" im Legacy-Workflows-Tool, um mehr über Ihr aktuelles Setup zu erfahren.
  2. Planen Sie Ihren Übergang sorgfältig und verstehen Sie Ihren Zeitrahmen: 
    • Bewerten Sie den Umfang Ihrer Workflow-Umstellung: Bestimmen Sie die Anzahl der Workflow-Vorlagen und -Projekte, die umgestellt werden müssen. Planen Sie Ihre Zeit entsprechend.
    • Optionale Tests in Ihrer Sandbox-Umgebung durchführen: Nutzen Sie die monatliche Sandbox-Umgebung, um den Übergang zu simulieren und Ihre konfigurierten Workflows zu testen, ohne Live-Projekte zu beeinträchtigen. Siehe Was ist die monatliche Sandbox-Umgebung? 

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Schritt 2: Konfigurieren Sie Ihre Legacy-Workflows 

Wenn Ihr Übergangsplan steht, ist es an der Zeit, die Ärmel hochzukrempeln. Für jede Workflow-Vorlage und jedes Projekt, das Sie identifiziert haben, haben Sie die Möglichkeit, vorhandene Vorlagen zu replizieren, neue Vorlagen zu erstellen, die auf die neue Erfahrung zugeschnitten sind, Konfigurationen wie Beauftragte zu aktualisieren und Standardvorlagen für Ihre Procore-Projekte in der Legacy-Umgebung festzulegen. 

Klicken Sie hier um die Schritte anzuzeigen.  

  1. (Optional) Replizieren Sie bei Bedarf Ihre vorhandenen Vorlagen. Verwenden Sie die Registerkarte Workflows, um vorhandene Vorlagen wie gewünscht zu replizieren.
  2. Erstellen Sie bei Bedarf neue Workflow-Vorlagen. Erstellen Sie alle neuen Workflow-Vorlagen, die für die neue Erfahrung erforderlich sind.
  3. Konfigurationen aktualisieren. Ändern Sie Einstellungen und Zuweisungen auf Projektebene für Ihre Vorlagen. Fügen Sie beispielsweise  Beauftragte zu Workflow-Schritten hinzu. 
  4. Konfigurieren Sie Standardvorlagen für Ihre Procore-Projekte. Konfigurieren Sie einen Standard-Projekt-Workflow  in der alten Version für alle Procore-Tools, die eine Standardvorlage in der neuen Version erfordern. 

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Schritt 3: Antrag auf Aktivierung des neuen Workflows-Tools

Bevor Sie in das neue Workflows-Tool eintauchen können, ist ein kurzer administrativer Schritt erforderlich. Ihr Procore-Administrator muss sich an Ihren Procore-Ansprechpartner wenden, um die Aktivierung zu beantragen. Sobald der Zugriff gewährt wurde, wird die Schaltfläche "Einstellungen konfigurieren" im Workflows-Tool aktiviert, sodass Sie Ihre Aktualisierungsanfrage übermitteln und mit der Umstellung beginnen können.

Klicken Sie hier um die Schritte anzuzeigen.  

  1. Aktivierung anfordern:
    • Administrator-Aktion: Ihr Procore-Administrator muss die Aktivierung des neuen Workflows Tools von Ihrem Procore-Ansprechpartner anfordern.
    • Warten auf Zugriff: Die Schaltfläche Aktualisieren im Workflows-Tool wird ausgegraut und deaktiviert, bis Procore Ihnen den Zugriff bereitstellt. 
  2. Aktualisierungsantrag einreichen:
    • Einstellungen konfigurieren: Sobald die Aktivierung erteilt wurde, navigieren Sie zum Workflows-Tool und klicken Sie auf "Einstellungen konfigurieren", um Ihre Aktualisierungsanfrage zu übermitteln.

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Schritt 4: Überprüfen und Validieren des Übergangserfolgs

Herzlichen Glückwunsch, Sie haben es fast geschafft! Um einen erfolgreichen Umstieg auf das neue Workflows-Tool zu gewährleisten, nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um zu überprüfen, ob alles reibungslos läuft. Dazu gehören das Starten neuer Workflows, die Überprüfung aktiver Workflows und die Validierung der integrierten Berichts- und PDF-Exportfunktionen, wobei einige wichtige Aktualisierungen bei der Darstellung der Daten zu beachten sind. Lassen Sie uns eine letzte Überprüfung durchführen.

Klicken Sie hier um die Schritte anzuzeigen.  

Führen Sie diese Schritte für jede Workflow-Vorlage und jedes Projekt aus, die Sie in Ihrer Planungsphase identifiziert haben:

  1. Überprüfen Sie einen erfolgreichen Übergang zum neuen Workflows-Tool:
    • Neue Workflows starten: Initiieren Sie neue Workflows, um zu bestätigen, dass sie in der neuen Version wie erwartet funktionieren.
    • Aktive Workflows überprüfen: Überprüfen Sie alle laufenden laufenden Workflows, um eine reibungslose Fortsetzung zu gewährleisten.
  2. Validieren Sie Workflows in 360-Grad-Berichten und PDF-Exportfunktionen:
    • Überprüfen Sie die 360-Grad-Berichterstellung: Machen Sie sich mit den Unterschieden in der Berichterstellung im Vergleich zu Legacy-Workflows vertraut (siehe Vergleich). Beachten Sie, dass mehrstufige Änderungsaufträge von der erweiterten Berichterstattung ausgeschlossen sind.
    • Überprüfen Sie toolspezifische PDF-Exporte: Vergewissern Sie sich, dass der Workflow-Verlauf in Standard-PDF-Exporten und allen benutzerdefinierten Formularen, die von Procore Custom Solutions erstellt wurden, enthalten ist.
      Beispiel

      Bestehende Procore-Kunden haben häufig mit Procore Custom Solutions zusammengearbeitet, um benutzerdefinierte Formulare und benutzerdefinierte Legacy-Workflows für diese Tools zu entwickeln:

      • Kreditorenverträge (Bestellungen , Unteraufträge und Subunternehmerrechnungen)
      • Debitorenverträge (Primärverträge)
      • Änderungsaufträge (1-stufige,  2-stufige und 3-stufige Änderungsaufträge)

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Ressourcen

Auf der Suche nach noch mehr Details? Entdecken Sie diese zusätzlichen Ressourcen, einschließlich Dokumentation und Informationen zu den Entwicklungsumgebungen von Procore, um Ihr Verständnis von Self-Service-Workflows zu vertiefen. 

Zusätzliche Ressourcen

  • Entwicklungsumgebungen icon-external-link.png  auf Procore Developers (für Informationen über die Sandbox-Umgebungen von Procore)