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Procore

Rechnungskontakte zu einer Bestellung oder einem Unterauftrag hinzufügen

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In diesem Tutorial erfahren Sie, wie Sie in Procore Rechnungskontakte zu einer Bestellung oder einem Unterauftrag hinzufügen können.Die Informationen auf dieser Seite werden durch aktualisierte Inhalte ersetzt, sobald die neu gestaltete Beta-Version der Subunternehmer-Rechnung allgemein verfügbar ist.Weitere Informationen zu dieser Version und dem Zeitplan finden Sie unter Finanzmanagement: Neue Verwaltungsansicht für Rechnungen von Subunternehmern.

Wichtig! Wenn Sie die Beta-Version der Rechnungen für Unterlieferanten verwenden, lesen Sie bitte die Anleitung Rechnungskontakte zu einer Bestellung oder einem Unterauftrag hinzufügen unter dem Rechnungstool anstelle der folgenden Informationen. 

Ziel 

So können Sie in einem Procore-Projekt einen Rechnungskontakt zu einer Bestellung oder einem Unterauftrag hinzuzufügen.

Hintergrund 

Wichtige Hinweise

Voraussetzungen

  • Fügen Sie dem Unternehmensadressbuch ein Benutzerkonto für den Rechnungskontakt hinzu. Wenn Sie ein Benutzerkonto für den Rechnungskontakt erstellen müssen, siehe:
    • Hinzufügen eines Benutzerkontos zum Projektadressbuch. Dadurch wird das Benutzerkonto automatisch sowohl dem Projekt- als auch dem Unternehmensadressbuch hinzugefügt.
      ODER
    • Hinzufügen eines Benutzerkontos zum Unternehmensadressbuch.Führen Sie dann die Schritte unter Vorhandene Benutzer zu Projekten im Procore-Konto Ihres Unternehmens hinzufügen aus, um sicherzustellen, dass der Benutzer zu Ihrem Projekt hinzugefügt wird. 
       Hinweise
      • Stellen Sie beim Hinzufügen oder Aktualisieren  des Benutzerkontos des Rechnungskontakts im Unternehmensadressbuch Folgendes sicher:
        • Das Benutzerkonto im Adressbuch-Tool auf Unternehmensebene ist auf Aktiv eingestellt.
        • Die für das Benutzerkonto eingegebene E-Mail-Adresse ist gültig.
        • Die Einstellung „Diese Benutzernachrichten senden“ im Benutzerkonto muss AKTIVIERT werden, indem Sie die Option Via E-Mail aus der Dropdown-Liste auswählen.  
      • Beim Hinzufügen oder Aktualisieren der „Kontaktinformationen“ auf der Registerkarte „Allgemein“ des Unternehmensdatensatzes im Unternehmensadressbuch muss der Benutzer auf der Registerkarte „Benutzer“ aufgeführt sein, damit er in der Dropdown-Liste „Rechnungskontakte“ des Unternehmensadressbuch-Tools als Auswahl erscheint.
      • Die Benutzer, die Sie im Unternehmensadressbuch als „Rechnungskontakte“ festlegen, sind dann in der Dropdown-Liste „Rechnungskontakte“ einer Bestellung oder eines Unterauftrags verfügbar.
  • Vergewissern Sie sich, dass das Benutzerkonto auf der Registerkarte „Benutzer“ des Unternehmensdatensatzes für das „Kontaktunternehmen“ im Unternehmensadressbuch aufgeführt ist.Weitere Informationen finden Sie unter Unternehmen zum Unternehmensadressbuch hinzufügen. 
  • Aktivieren Sie die Einstellung ‚Subunternehmer benachrichtigen, wenn Rechnungen genehmigt werden'. Siehe Einstellungen konfigurieren: Sekundärverträge.
  • Führen Sie die Schritte unter Anlegen einer Bestellung oder Anlegen eines Unterauftrags aus. 

Schritte

  1. Navigieren Sie zum Sekundärverträge-Tool des Projekts.
  2. Suchen Sie auf der Registerkarte Verträge nach der Bestellung oder dem Untervertrag. Klicken Sie dann auf Bearbeiten.
  3. Stellen Sie sicher, dass das entsprechende Unternehmen in der Dropdown-Liste Auftragsunternehmen ausgewählt ist. 
  4. Wählen Sie eine oder mehrere Personen aus der Dropdown-Liste Rechnungskontakte aus. Die hier ausgewählten Benutzer werden automatisch der Dropdown-Liste "Privat" hinzugefügt.
     Hinweise

    Damit Sie einen Rechnungskontakt aus der Liste „Rechnungskontakte“ auswählen können, müssen die folgenden Voraussetzungen erfüllt sein:

  5. Klicken Sie auf Speichern. 
     Tipps

    Wann sendet Procore E-Mail-Benachrichtigungen an Rechnungskontakte? Ein Rechnungskontakt erhält eine E-Mail-Benachrichtigung von Procore, wenn:

    • Der Status einer Rechnung auf Überarbeiten und erneut einreichen aktualisiert wird.
    • Der Status des Leistungsverzeichnisses des Nachunternehmers auf einer nachgelagerten Rechnung auf Überarbeiten erneut einreichen aktualisiert wird.
    • Ein Benutzer mit Berechtigungen auf der Admin-Ebene für das Sekundärverträge-Tool des Projekts führt Folgendes aus:
      • Klicken Sie auf die Schaltfläche Erstellen & E-Mail oder Speichern & E-Mail auf der Registerkarte Allgemein einer Bestellung oder eines Unterauftrags. 
      • Sendet eine 'Einladung zur Rechnungsstellung' an den Rechnungskontakt. 
        Hinweis: Procore sendet KEINE E-Mail-Benachrichtigungen an Rechnungskontakte, wenn:
        • Ein Rechnungsadministrator im Namen eines Rechnungskontakts ein Nachunternehmer-Leistungsverzeichnis für eine nachgelagerte Rechnung erstellt oder aktualisiert.
        • Ein Rechnungsadministrator ändert den Status eines Subunternehmer-Leistungsverzeichnisses auf einer nachgelagerten Rechnung Genehmigt, Entwurf, oder In Prüfung.

    Wann sendet Procore E-Mail-Benachrichtigungen an die Mitglieder der Verteilerliste einer Rechnung? Mitglieder, die zur Verteilerliste einer Rechnung hinzugefügt wurden, erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung über eine nachgelagerte Rechnung, wenn:

    • Ein Rechnungskontakt legt ein Leistungsverzeichnis für den Subunternehmer vor.
    • Ein Rechnungskontakt bearbeitet ein Leistungsverzeichnis für einen Subunternehmer und reicht es erneut ein. 
    • Ein Rechnungsadministrator ändert den Status des Leistungsverzeichnisses des Subunternehmers von einem beliebigen Status auf 'Wird überprüft.'