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Procore

Rechnungen von Subunternehmern mit DocuSign® abschließen

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 For Procore Customers in the United States

flag-us.png  When your company applies the 'Owners English' or 'Specialty Contractors English' point-of-view dictionary, you'll see different tool names and term changes in the user interface. Learn how to apply the dictionary options. 

  • To learn the differences: Show/Hide      

    • This table shows the differences in tool names (bold) and terms across the point-of-view dictionaries for Project Financials. These dictionaries are available in US English only. The default dictionary is designed for general contractors, which means that you will need to work with your Procore Administrator at your company and your Procore point of contact to access the other dictionary options. 

      General Contractors

      English (United States) - Default

      Owners

      English (Owner Terminology V2)

      Specialty Contractors

      English (Specialty Contractor Terminology)
      Invoicing Invoicing Progress Billings
      Owner Funding Owner
      Owner/Client Owner/Client GC/Client
      Prime Contract Change Order Funding Change Order Client Contract Change Order
      Prime Contracts Funding Client Contracts
      Revenue Funding Revenue
      Subcontract Contract Subcontract
      Subcontractor Contractor Subcontractor
      Subcontractor Schedule of Values (SSOV) Contractor Schedule of Values (CSOV) Subcontractor Schedule of Values (SSOV)

Ziel

So schließen Sie den elektronischen Signaturprozess für eine Subunternehmerrechnung unter Verwendung der Procore + DocuSign® Integration ab.

Hintergrund

Nachdem ein Projektteammitglied oder Ihr Downstream-Projektmitarbeiter eine Subunternehmerrechnung für einen Sekundärvertrag erstellt hat, können Procore-Benutzer mit einem DocuSign® Konto einen DocuSign® Umschlag für die Rechnung vorbereiten, um sie an den/die entsprechenden Empfänger zu senden und eine Unterschrift anzufordern.

If you are the recipient of a signature request, you do not need a DocuSign® account. However, if you do have a DocuSign® account and the email address matches the email you use in Procore, a copy of any documents you sign will be saved in your DocuSign® account. See Do I need a DocuSign© account?

Wichtige Hinweise

  • Erforderliche Benutzerberechtigungen
  •  Zusätzliche Informationen:
    • Sobald Sie sich bei Ihrem DocuSign®-Konto von Procore angemeldet haben, müssen Sie sich NICHT erneut anmelden, bis das Login-Token abläuft.Nach Ablauf der Gültigkeitsdauer erscheint in Procore das Banner „Erneute Authentifizierung erforderlich“.Weitere Informationen finden Sie unter Was bedeuten die verschiedenen DocuSign®-Banner in Procore?
    • Um die folgenden Schritte ausführen zu können, muss sich die Rechnung im Status Genehmigt, Genehmigt mit Anmerkungen oder Genehmigung des Auftraggebers ausstehend befinden.
 Important

If your company is paying subcontractor invoices with Procore Pay. The Procore + DocuSign© integration exclusively collects signatures for invoices. It does not collect signatures for an invoice's lien waivers. To collect lien waiver signatures with Procore's Invoice Management tools, your company must Enable Procore Pay as a Payor. For more guidance, see Sign Lien Waivers on Project Invoices.

Voraussetzungen

Schritte

Senden Sie eine Subunternehmerrechnung an DocuSign®

In diesem Schritt erfahren Sie, wie Sie eine Subunternehmerrechnung in Procore öffnen. 

  1. Navigieren Sie zum Sekundärverträge-Tool des Projekts.
  2. Gehen Sie auf der Registerkarte Verträge wie folgt vor:
    • Suchen Sie in der Tabelle „Verträge“ den Unterauftrag, der die zu unterzeichnende Rechnung enthält.
    • Klicken Sie auf den Link Nummer, um den Unterauftrag zu öffnen.
  3. Klicken Sie im Unterauftrag auf die Registerkarte Rechnungen.
     Hinweis
    Um eine Subunternehmerrechnung an DocuSign® zu senden, muss sie sich in einem (1) der folgenden Status befinden: Genehmigt, Genehmigt mit Anmerkungen oder Genehmigung des Auftraggebers ausstehend. 
  4. Suchen Sie in der Tabelle Rechnungen (Rechnungsstellung) die Rechnung und klicken Sie auf Ansicht.
  5. Überprüfen Sie die Rechnung und nehmen Sie gegebenenfalls Änderungen vor.
  6. Wenn Sie bereit sind, die Rechnung an DocuSign zu senden©:
    • BETA Wenn Sie die Beta-Version der Subunternehmerrechnung verwenden, klicken Sie oben auf der Seite auf Mit DocuSign senden. 
      sub-invoice-beta-send-with-docusign.png
    • HINTERLASSENSCHAFT Wenn Sie die alte Version mit Subunternehmerrechnungen  verwenden, klicken Sie unten auf der Seite auf Aktualisieren und Einrichten von DocuSign. 

      legacy-sub-invoice-update-set-up-docusign.png

Massenversand von Subunternehmerrechnungen an DocuSign®

Wenn Sie über Berechtigungen auf Administratorebene für das Sekundärverträge-Tool des Projekts verfügen, können Sie auch das Rechnungstool des Projekts verwenden, um Rechnungen in großen Mengen an DocuSign® zu senden.

  1. Navigate to the project's Invoicing tool.
  2. Click the Subcontractor tab.
  3. Mark the checkboxes next to the invoices to bulk send to DocuSign®. 
     Note
    To send a subcontractor invoice to DocuSign®, it must be in one (1) of these statuses: Approved, Approved as Noted, or Pending Owner Approval. See What are the default statuses for Procore invoices?
  4. Click Send to DocuSign®. 
     Note
    If the Send to DocuSign® button is grayed out and unavailable, hover your mouse cursor over the button. A tooltip appears to inform you of the reason. Typically, it is because the purchase order or subcontract does not have an 'Invoice Contact' assigned to it. See Add Invoice Contacts to a Purchase Order or Subcontract.

    sub-invoice-bulk-send-to-docusign.png

    Procore sends the selected invoices to DocuSign®. A GREEN success banner appears at the top of the page when complete.
     Notes
    • When sending invoices in bulk, the DocuSign®  integration only sends invoices to the individuals listed as 'Invoice Contact(s)' on the contract in Procore.
    • Some DocuSign®  features are NOT available when using the bulk send option. For example, adding or removing documents, adding recipients, and so on.
    • To use the unavailable DocuSign®  features, follow the steps in Complete Subcontractor Invoices with DocuSign®.

    compile-invoice-backups-successful.png

Anmelden bei DocuSign®

If you are NOT logged into your DocuSign® account when you launch the DocuSign® application from Procore:

 Notes
  1. At the DocuSign® Log In page, type your email address in the Email box:


     
  2. Click Next. 
  3. Enter your password. 
  4. Click Log In.

DocuSign®-Umschlag vorbereiten

Sobald Sie bei DocuSign® angemeldet sind, erscheint die Seite „Dokument hochladen und Umschlagempfänger hinzufügen“.Führen Sie diese Schritte aus:

Dokumente zum Umschlag hinzufügen

Die folgenden Procore-Informationen werden automatisch dem Umschlag DocuSign® hinzugefügt:

  • Eine PDF-Kopie der Rechnung wird automatisch dem Abschnitt „Dokumente zum Umschlag hinzufügen“ hinzugefügt. 
  • Die erforderlichen Unterschriftsfelder für jede "Rolle" auf der Rechnung. Zum Beispiel der Generalunternehmer oder Subunternehmer , dessen Vertrag von der Rechnung betroffen ist. Dazu gehören der Name und die E-Mail-Adresse jedes Benutzers .  Siehe Empfänger zum Umschlag hinzufügen unten. 

Sie haben die Möglichkeit, weitere Dokumente wie folgt hinzuzufügen:

  1. Wahlfrei: Wenn Sie dem Umschlag weitere Dokumente hinzufügen möchten, wählen Sie eine der verfügbaren Optionen im Abschnitt "Dokumente zum Umschlag hinzufügen":

    docusign-sub-invoice-add-documents-to-the-envelope.png
     Hinweis
    Die verfügbaren Optionen im Abschnitt "Dokumente zum Umschlag hinzufügen" werden von DocuSign® entwickelt und gepflegt. Um zu erfahren, wie Sie DocuSign® verwenden , empfiehlt Procore, die Inhalte auf support.docusign.com zu überprüfen. 
    1. Hochladen
    2. Verwenden Sie eine Vorlage
    3. Aus der Cloud beziehen

Empfänger zum Umschlag hinzufügen

So fügen Sie dem Umschlag Empfänger hinzu:

  1. Unter „Empfänger zum Umschlag hinzufügen“ behalten Sie die Standard-Empfängerblöcke, ihre Namen und ihre E-Mail-Adressen bei.Diese Daten werden dem Umschlag automatisch durch die Procore+DocuSign® Integration hinzugefügt. Wenn die Daten in Procore angegeben wurden, entsprechen die Werte in den Feldern „Name“ und „E-Mail-Adresse“ der Empfängerblöcke diesen Feldern in Procore:
    • Subunternehmer.Dabei handelt es sich um die Person, die im Feld „Architekt/Ingenieur“ des Kreditorenvertrags, die mit der Subunternehmerrechnung verbunden ist, angegeben ist.
    • Generalunternehmer .Dies ist die Person, die im Feld „Hauptansprechpartner“ des Projektadressbuches für das Unternehmen angegeben ist, das im Feld „Auftragnehmer“ der mit der Rechnung des Subunternehmers verbundenen Kreditorenvertrag angegeben ist. 
       Tip

      docusign-sub-invoice-add-recipient-to-envelope.png
       Tip
      • Want to add, change, or remove recipients DocuSign®?  The options in the 'Add Recipients to the Envelope' section are developed and maintained by DocuSign®. If you change the recipient information in DocuSign®, keep in mind that any changes made in DocuSign® do NOT update in Procore and can lead to unwanted results. To ensure the integration works as designed, Procore recommends keeping the recipient fields that were added by the integration. To learn how to use DocuSign®, Procore recommends reviewing the content on support.docusign.com. 

Allen Empfängern eine Nachricht hinzufügen

  1. In the 'Message to All Recipients' section, do the following:

    • Email Subject
      Type a subject line for the outgoing email message. 
    • Email Message
      Type the content of your outgoing email message. 
  2. Click Next. 

Vorschau der Unterschriftsfelder und Umschlag senden

Der nächste Schritt ist die Vorschau der Unterschriftsfelder in der PDF-Datei.Die Unterschriftsfelder entsprechen den Rollen in Procore.Zum Beispiel der Generalunternehmer und Subunternehmer , die Vertragsparteien der Rechnung sind.  Diese Felder werden automatisch dem DocuSign ® Umschlag durch die Procore + DocuSign ®-Integration hinzugefügt. 

  1. Scrollen Sie zum unteren Ende der PDF-Rechnung , um die Unterschriftsfelder anzuzeigen. Ein Beispiel ist unten abgebildet. 

    docusign-sign-invoice.png
     
  2. Behalten Sie die bestehenden Unterschriftsfelder bei. Diese Felder werden von Procore automatisch ausgefüllt und wenn Sie sie in ihrer Standardposition belassen, wird sichergestellt, dass der Unterschriften-Workflow für die Procore-Anwendung wie erwartet funktioniert. 
  3. Optional: Fügen Sie dem Formular nach Belieben „Standardfelder“ hinzu.
     Hinweis
    Die Optionen im  Bereich "Standardfelder" werden von DocuSign® entwickelt und gepflegt. Um zu erfahren, wie Sie DocuSign® verwenden , empfiehlt Procore, die Inhalte auf support.docusign.com zu überprüfen. 
  4. Wenn Sie bereit sind, die angegebenen Unterschriften zu sammeln, klicken Sie auf Senden. 
    DocuSign® sendet den Umschlag an die angegebenen Empfänger. Die Empfänger können dann mit dem nächsten Schritt fortfahren. 
     Tipp
    Ändern Sie den Status manuell auf „Ausstehend für Unterschrift“, nachdem Sie ihn an DocuSign ® gesendet haben? Wenn Sie sich entscheiden, den Rechnungsstatus in Procore auf „Ausstehend für Unterschrift“ zu ändern, nachdem Sie die Rechnung an DocuSign® gesendet haben (denken Sie daran, dass Sie Rechnungen nur an DocuSign senden können, wenn sie sich im Status Genehmigt, Genehmigt als vermerkt oder Genehmigung des Auftraggebers ausstehend befinden), müssen Sie den Rechnungsstatus in Procore manuell zurück in den entsprechenden genehmigten Status ändern, nachdem der DocuSign®-Unterschriftenprozess abgeschlossen ist. 

Siehe auch