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Procore

Rechnungen von Subunternehmern mit DocuSign® abschließen

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 Für Procore-Kunden in den Vereinigten Staaten

flag-us.png  Wenn Ihr Unternehmen das Point-of-View-Wörterbuch "Owners English" oder "Specialty Contractors English" anwendet, werden Sie in der Benutzeroberfläche unterschiedliche Toolnamen und Begriffsänderungen sehen. Erfahren Sie, wie Sie die Wörterbuchoptionen anwenden. 

  • So lernen Sie die Unterschiede kennen: Anzeigen/Ausblenden      

    • Diese Tabelle zeigt die Unterschiede bei den Tool-Namen (fett) und Begriffen in den Point-of-View-Wörterbüchern für Projektfinanzen. Diese Wörterbücher sind nur in US-Englisch verfügbar. Das Standardwörterbuch ist für Generalunternehmer konzipiert, was bedeutet, dass Sie mit Ihrem Procore-Administrator in Ihrem Unternehmen und Ihrem Procore-Ansprechpartner zusammenarbeiten müssen, um auf die anderen Wörterbuchoptionen zugreifen zu können. 

      Generalunternehmer

      Englisch (Vereinigte Staaten) - Standard

      Besitzer

      Englisch (Owner Terminology V2)

      Fachunternehmer

      Englisch (Spezialauftragnehmerterminologie)
      Rechnungsstellung Rechnungsstellung Fortschritts-Abrechnungen
      Owner Finanzierung Owner
      Bauherr/Kunde Bauherr/Kunde GU/Kunde
      Änderungsauftrag für Primärvertrag Änderungsauftrag zur Finanzierung Änderungsauftrag zum Kundenvertrag
      Hauptverträge Finanzierung Kundenverträge
      Einnahmen Finanzierung Einnahmen
      Unterauftrag Vertrag Unterauftrag
      Subunternehmer Auftragnehmer Subunternehmer
      Subunternehmer-Leistungsverzeichnis (Sub-LV) Leistungsverzeichnis für Auftragnehmer (CSOV) Subunternehmer-Leistungsverzeichnis (Sub-LV)

Ziel

So schließen Sie den elektronischen Signaturprozess für eine Subunternehmerrechnung unter Verwendung der Procore + DocuSign® Integration ab.

Hintergrund

Nachdem ein Projektteammitglied oder Ihr Downstream-Projektmitarbeiter eine Subunternehmerrechnung für einen Sekundärvertrag erstellt hat, können Procore-Benutzer mit einem DocuSign® Konto einen DocuSign® Umschlag für die Rechnung vorbereiten, um sie an den/die entsprechenden Empfänger zu senden und eine Unterschrift anzufordern.

Wichtige Hinweise

  • Erforderliche Benutzerberechtigungen
  •  Zusätzliche Informationen:
    • Sobald Sie sich bei Ihrem DocuSign®-Konto von Procore angemeldet haben, müssen Sie sich NICHT erneut anmelden, bis das Login-Token abläuft.Nach Ablauf der Gültigkeitsdauer erscheint in Procore das Banner „Erneute Authentifizierung erforderlich“.Weitere Informationen finden Sie unter Was bedeuten die verschiedenen DocuSign®-Banner in Procore?
    • Um die folgenden Schritte ausführen zu können, muss sich die Rechnung im Status Genehmigt, Genehmigt mit Anmerkungen oder Genehmigung des Auftraggebers ausstehend befinden.

Voraussetzungen

Schritte

Senden Sie eine Subunternehmerrechnung an DocuSign®

In diesem Schritt erfahren Sie, wie Sie eine Subunternehmerrechnung in Procore öffnen. 

  1. Navigieren Sie zum Sekundärverträge-Tool des Projekts.
  2. Gehen Sie auf der Registerkarte Verträge wie folgt vor:
    • Suchen Sie in der Tabelle „Verträge“ den Unterauftrag, der die zu unterzeichnende Rechnung enthält.
    • Klicken Sie auf den Link Nummer, um den Unterauftrag zu öffnen.
  3. Klicken Sie im Unterauftrag auf die Registerkarte Rechnungen.
     Hinweis
    Um eine Subunternehmerrechnung an DocuSign® zu senden, muss sie sich in einem (1) der folgenden Status befinden: Genehmigt, Genehmigt mit Anmerkungen oder Genehmigung des Auftraggebers ausstehend. 
  4. Suchen Sie in der Tabelle Rechnungen (Rechnungsstellung) die Rechnung und klicken Sie auf Ansicht.
  5. Überprüfen Sie die Rechnung und nehmen Sie gegebenenfalls Änderungen vor.
  6. Wenn Sie bereit sind, die Rechnung an DocuSign zu senden©:
    • BETA Wenn Sie die Beta-Version mit Subunternehmerrechnungen verwenden, klicken Sie auf Senden mit DocuSign oben auf der Seite. 
      sub-invoice-beta-send-with-docusign.png
    • LEGACY Wenn Sie die bisherige Version mit Subunternehmerrechnungen verwenden, klicken Sie auf Aktualisieren & Einrichten von DocuSign unten auf der Seite. 

      legacy-sub-invoice-update-set-up-docusign.png

Massenversand von Subunternehmerrechnungen an DocuSign®

Wenn Sie über Berechtigungen auf Administratorebene für das Sekundärverträge-Tool des Projekts verfügen, können Sie auch das Rechnungstool des Projekts verwenden, um Rechnungen in großen Mengen an DocuSign® zu senden.

  1. Navigieren Sie zum Rechnungsstellungs-Tool des Projekts.
  2. Klicken Sie auf die Registerkarte Subunternehmer.
  3. Aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den Rechnungen, die in großen Mengen an DocuSign® gesendet werden sollen. 
     Hinweis
    Um eine Subunternehmerrechnung an DocuSign® zu senden, muss sie sich in einem (1) der folgenden Status befinden: Genehmigt, Genehmigt mit Anmerkungen oder Genehmigung des Eigentümers ausstehend. Siehe Was sind die Standardstatus für Procore-Rechnungen?
  4. Klicken Sie auf An DocuSign senden®. 
     Hinweis
    Wenn die Schaltfläche „An DocuSign® senden“ ausgegraut und nicht verfügbar ist, bewegen Sie den Mauszeiger über die Schaltfläche. Ein Tooltip informiert Sie über den Grund. In der Regel liegt es daran, dass der Bestellung oder dem Unterauftrag kein Rechnungskontakt zugewiesen ist. Siehe Rechnungskontakte zu einer Bestellung oder einem Unterauftrag hinzufügen.

    sub-invoice-bulk-send-to-docusign.png

    Procore sendet die ausgewählten Rechnungen an DocuSign®. Ein GRÜNES Erfolgsbanner wird oben auf der Seite angezeigt, wenn der Vorgang abgeschlossen ist.
     Hinweise
    • Beim Massenversand von Rechnungen sendet die DocuSign®-Integration nur Rechnungen an die Personen, die als Rechnungskontakte auf dem Vertrag in Procore aufgeführt sind.
    • Einige Funktionen von DocuSign® sind NICHT verfügbar, wenn Sie die Option „Massenversand“ verwenden. Zum Beispiel das Hinzufügen oder Entfernen von Dokumenten, das Hinzufügen von Empfängern und so weiter.
    • Um die nicht verfügbaren Funktionen von DocuSign® zu nutzen, folgen Sie den Schritten in Rechnungen von Subunternehmern mit DocuSign® abschließen .

    compile-invoice-backups-successful.png

Anmelden bei DocuSign®

DocuSign®-Umschlag vorbereiten

Sobald Sie bei DocuSign® angemeldet sind, erscheint die Seite „Dokument hochladen und Umschlagempfänger hinzufügen“.Führen Sie diese Schritte aus:

Dokumente zum Umschlag hinzufügen

Die folgenden Procore-Informationen werden automatisch dem Umschlag DocuSign® hinzugefügt:

  • Eine PDF-Kopie der Rechnung wird automatisch dem Abschnitt „Dokumente zum Umschlag hinzufügen“ hinzugefügt. 
  • Die erforderlichen Unterschriftsfelder für jede „Rolle“ auf der Rechnung.Zum Beispiel der Generalunternehmer oder Subunternehmer , dessen Vertrag von der Rechnung betroffen ist.Dazu gehören der „Name“ und die „E-Mail-Adresse“ jedes Benutzers. Siehe Empfänger zum Umschlag hinzufügen unten. 

Sie haben die Möglichkeit, weitere Dokumente wie folgt hinzuzufügen:

  1. Optional: Wenn Sie dem Umschlag weitere Dokumente hinzufügen möchten, wählen Sie eine der verfügbaren Optionen unter dem Abschnitt 'Dokumente zum Umschlag hinzufügen':

    docusign-sub-invoice-add-documents-to-the-envelope.png
     Hinweis
    Die verfügbaren Optionen im Abschnitt „Dokumente zum Umschlag hinzufügen“ werden von DocuSign ® entwickelt und gewartet.Um zu lernen, wie man DocuSign® verwendet, empfiehlt Procore, den Inhalt auf support.docusign.com zu lesen. 
    1. Hochladen
    2. Verwenden Sie eine Vorlage
    3. Aus der Cloud beziehen

Empfänger zum Umschlag hinzufügen

So fügen Sie dem Umschlag Empfänger hinzu:

  1. Unter „Empfänger zum Umschlag hinzufügen“ behalten Sie die Standard-Empfängerblöcke, ihre Namen und ihre E-Mail-Adressen bei.Diese Daten werden dem Umschlag automatisch durch die Procore+DocuSign® Integration hinzugefügt. Wenn die Daten in Procore angegeben wurden, entsprechen die Werte in den Feldern „Name“ und „E-Mail-Adresse“ der Empfängerblöcke diesen Feldern in Procore:
    • Subunternehmer.Dabei handelt es sich um die Person, die im Feld „Architekt/Ingenieur“ des Kreditorenvertrags, die mit der Subunternehmerrechnung verbunden ist, angegeben ist.
    • Generalunternehmer .Dies ist die Person, die im Feld „Hauptansprechpartner“ des Projektadressbuches für das Unternehmen angegeben ist, das im Feld „Auftragnehmer“ der mit der Rechnung des Subunternehmers verbundenen Kreditorenvertrag angegeben ist. 

      docusign-sub-invoice-add-recipient-to-envelope.png

Allen Empfängern eine Nachricht hinzufügen

Vorschau der Unterschriftsfelder und Umschlag senden

Der nächste Schritt ist die Vorschau der Unterschriftsfelder in der PDF-Datei.Die Unterschriftsfelder entsprechen den Rollen in Procore.Zum Beispiel der Generalunternehmer und Subunternehmer , die Vertragsparteien der Rechnung sind.  Diese Felder werden automatisch dem DocuSign ® Umschlag durch die Procore + DocuSign ®-Integration hinzugefügt. 

  1. Scrollen Sie zum unteren Ende der PDF-Rechnung, um die Unterschriftsfelder anzuzeigen.Ein Beispiel ist unten abgebildet. 

    docusign-sign-invoice.png
     
  2. Behalten Sie die bestehenden Unterschriftsfelder bei. Diese Felder werden von Procore automatisch ausgefüllt und wenn Sie sie in ihrer Standardposition belassen, wird sichergestellt, dass der Unterschriften-Workflow für die Procore-Anwendung wie erwartet funktioniert. 
  3. Optional: Fügen Sie dem Formular nach Belieben „Standardfelder“ hinzu.
     Hinweis
    Die Optionen im Bereich „Standardfelder“ werden von DocuSign ® entwickelt und gewartet.Um zu lernen, wie man DocuSign® verwendet, empfiehlt Procore, den Inhalt auf support.docusign.com zu lesen. 
  4. Wenn Sie bereit sind, die angegebenen Unterschriften zu sammeln, klicken Sie auf Senden. 
    DocuSign® sendet den Umschlag an die angegebenen Empfänger. Die Empfänger können dann mit dem nächsten Schritt fortfahren. 
     Tipp
    Ändern Sie den Status manuell auf „Ausstehend für Unterschrift“, nachdem Sie ihn an DocuSign ® gesendet haben? Wenn Sie sich entscheiden, den Rechnungsstatus in Procore auf „Ausstehend für Unterschrift“ zu ändern, nachdem Sie die Rechnung an DocuSign® gesendet haben (denken Sie daran, dass Sie Rechnungen nur an DocuSign senden können, wenn sie sich im Status Genehmigt, Genehmigt als vermerkt oder Genehmigung des Auftraggebers ausstehend befinden), müssen Sie den Rechnungsstatus in Procore manuell zurück in den entsprechenden genehmigten Status ändern, nachdem der DocuSign®-Unterschriftenprozess abgeschlossen ist. 

Siehe auch