Zu Hauptinhalten wechseln
Procore

Abschließen von Subunternehmerrechnungen mit DocuSign®

Ziel

Rechnungen von Subunternehmern für ein Projekt unter Verwendung der Procore + DocuSign®-Integration ausfüllen.

Hintergrund

Wenn Sie über ein gültiges DocuSign®-Konto verfügen und die Procore + DocuSign®-Integration in Ihrem Procore-Projekt aktiviert wurde, können Sie die folgenden Schritte ausführen, um eine Subunternehmerrechnung mit DocuSign® auszufüllen. Dazu müssen Sie die E-Mail-Adresse und das Passwort für Ihr DocuSign®-Konto kennen. Sobald Sie sich angemeldet und die von Procore angeforderten Berechtigungen erteilt haben, können Sie mit DocuSign® Dokument(e) zu einem Umschlag hinzufügen, Empfänger hinzufügen und zur Unterschrift versenden. 

Wichtige Hinweise

  • Erforderliche Benutzerberechtigungen:
    • Berechtigungen auf der Ebene "Administrator" für das Tool "Sekundärverträge" des Projekts.
       Hinweise
      • Benutzerberechtigungen werden NICHT im Rechnungstellungs-Tool des Projekts verwaltet. Stattdessen ist das Rechnungsstellungs-Tool für Benutzer mit Berechtigungen auf „Admin“-Ebene für das Primärverträge- und/oder Sekundärverträge-Tool konzipiert.
      • Wenn Sie Projektmitarbeiter sind (z. B. ein Rechnungskontakt für ein Subunternehmerunternehmen, das Arbeiten für einen Generalunternehmer ausführt, der Ihren Vertrag in Procore verwaltet), wird Ihre Fähigkeit, rechnungsbezogene Aufgaben auszuführen, von dem Projektteam bestimmt, das diese Einstellungen für Ihr Procore-Benutzerkonto festlegt: 
        • Die Berechtigungen Ihres Benutzerkontos für das Tool „Sekundärverträge“ und/oder „Primärverträge“ des Projekts.
        • Ihre Mitgliedschaft in der „privaten“ Liste eines bestimmten Primärvertrags, einer Bestellung oder eines Unterauftrags.
        • Ihre Bezeichnung als „Rechnungskontakt“ bei einem Primärvertrag, einer Bestellung oder einem Sekundärvertrag.
      • Weitere Informationen zu Berechtigungen für bestimmte Aufgaben, die mit dem Rechnungstellungs-Tool ausgeführt werden können, finden Sie unter Berechtigungen: Rechnungsstellung.
  •  Zusätzliche Informationen:
    • Sobald Sie sich über Procore bei Ihrem DocuSign® angemeldet haben, müssen Sie sich nicht erneut anmelden.  
    • Um die folgenden Schritte ausführen zu können, muss sich die Rechnung des Subunternehmers im Status Genehmigt, Genehmigt wie notiert oder Ausstehende Genehmigung durch den Bauherr befinden.
    • Um Unterschriften mit der Procore + DocuSign®-Integration anzufordern, müssen Sie ein aktives DocuSign®-Konto haben. Für Details, siehe:

Schritte

Sie haben zwei Möglichkeiten, Subunternehmerrechnungen an DocuSign® zu senden:

Vervollständigen Sie eine einzelne Rechnung des Subunternehmers mit DocuSign®

  1. Navigieren Sie zum Sekundärverträge-Tool des Projekts.
  2. Suchen Sie unter der Registerkarte Verträge den Unterauftrag mit der Rechnung. Klicken Sie dann auf Anzeige.
  3. Klicken Sie auf die Registerkarte Rechnungen.
  4. Suchen Sie die Rechnung, die Sie abschließen möchten, und klicken Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten.
  5. Wenn Sie bereit sind, den Vertrag mit DocuSign® zu unterzeichnen, klicken Sie auf Mit DocuSign abschließen.
  6. Wenn Sie sich NICHT bei DocuSign® angemeldet haben, werden Sie wie folgt aufgefordert, sich bei Ihrem Konto anzumelden:

    login-docusign.png
     
    1. Geben Sie Ihre DocuSign®-E-Mail-Adresse in das Feld E- Mail-Adresse ein. 
    2. Klicken Sie auf Weiter.
    3. Geben Sie Ihr DocuSign®-Passwort in das Feld Passwort ein.
    4. Klicken Sie auf Anmelden.
    5. Klicken Sie auf Akzeptieren, um die erforderliche Berechtigungsanfrage von Procore Technologies zu akzeptieren.
      Hinweis: Wenn Sie auf Abbrechen klicken, können Sie sich nicht bei DocuSign® anmelden. 
  7. Nachdem die DocuSign®-Seite geladen wurde, haben Sie folgende Optionen:
    1. Dokument entfernen:
      Die Integration zeigt automatisch alle Dokumente an, die in Procore auf die Rechnung hochgeladen wurden. Um ein Dokument zu entfernen, bewegen Sie den Mauszeiger über das Symbol Löschen (siehe Abbildung unten) und klicken Sie dann auf das docusign-delete-from-envelope.png Symbol. 



      • Klicken Sie für andere Optionen auf die vertikalen Auslassungspunktevertical-ellipsis.png und wählen Sie die gewünschte Option aus dem Menü.
      • Um mehr über die anderen Optionen zu erfahren, klicken Sie auf das Fragezeichen-Symbol (?), um die DocuSign®-Supportdokumentation anzuzeigen.
    2. Hinzufügen von Dokumenten an den Umschlag: Wenn Sie dem DocuSign®-Umschlag Dokumente hinzufügen möchten, verwenden Sie eine oder mehrere der folgenden Methoden:
      • Klicken Sie auf das Pluszeichen (+) oder auf Hochladen, um Dokumente von Ihrem Computer hinzuzufügen.
        ODER
      • Klicken Sie auf Aus Cloud abrufen, um Dokumente von einem Drittanbieter-Cloud-Host hinzuzufügen. 
    3. Hinzufügen des Empfängers zum Umschlag:
      1. Klicken Sie auf Empfänger hinzufügen, um einen neuen Empfänger hinzuzufügen. 
        Hinweis: Sofern Ihr Projekt kein benutzerdefiniertes Formular verwendet, wird die Empfängerrolle (z.B. Generalunternehmer und Subunternehmer) automatisch basierend auf den Eingaben in Procore ausgefüllt. 
      2. Wählen Sie eine der folgenden Optionen: Muss unterschreiben, Erhält eine Kopie oder Muss Ansicht erhalten.
        Hinweis:
        • Klicken Sie für andere Optionen auf den Link Mehr
        • Um mehr über die anderen Optionen zu erfahren, klicken Sie auf das Fragezeichen-Symbol (?), um die DocuSign®-Supportdokumentation anzuzeigen.
  8. Klicken Sie auf Weiter, um die Dokumente in DocuSign® zu überprüfen.
  9. Wenn Sie bereit sind, das/die Dokument(e) in Ihrem Umschlag an die benannten Empfänger zu senden, klicken Sie auf Senden.

Senden mehrerer Subunternehmerrechnungen an DocuSign®

Wenn Sie über die Berechtigung der Admin-Ebene für das Sekundärverträge-Tool verfügen, können Sie auch das Rechnungen-Tool des Projekts verwenden, um Rechnungen in großen Mengen an DocuSign® zu senden.

 Hinweise
  • Benutzerberechtigungen werden NICHT im Rechnungstellungs-Tool des Projekts verwaltet. Stattdessen ist das Rechnungsstellungs-Tool für Benutzer mit Berechtigungen auf „Admin“-Ebene für das Primärverträge- und/oder Sekundärverträge-Tool konzipiert.
  • Wenn Sie Projektmitarbeiter sind (z. B. ein Rechnungskontakt für ein Subunternehmerunternehmen, das Arbeiten für einen Generalunternehmer ausführt, der Ihren Vertrag in Procore verwaltet), wird Ihre Fähigkeit, rechnungsbezogene Aufgaben auszuführen, von dem Projektteam bestimmt, das diese Einstellungen für Ihr Procore-Benutzerkonto festlegt: 
    • Die Berechtigungen Ihres Benutzerkontos für das Tool „Sekundärverträge“ und/oder „Primärverträge“ des Projekts.
    • Ihre Mitgliedschaft in der „privaten“ Liste eines bestimmten Primärvertrags, einer Bestellung oder eines Unterauftrags.
    • Ihre Bezeichnung als „Rechnungskontakt“ bei einem Primärvertrag, einer Bestellung oder einem Sekundärvertrag.
  • Weitere Informationen zu Berechtigungen für bestimmte Aufgaben, die mit dem Rechnungstellungs-Tool ausgeführt werden können, finden Sie unter Berechtigungen: Rechnungsstellung.

 

 Hinweise
  • Benutzerberechtigungen werden NICHT im Rechnungstellungs-Tool des Projekts verwaltet. Stattdessen ist das Rechnungsstellungs-Tool für Benutzer mit Berechtigungen auf „Admin“-Ebene für das Primärverträge- und/oder Sekundärverträge-Tool konzipiert.
  • Wenn Sie Projektmitarbeiter sind (z. B. ein Rechnungskontakt für ein Subunternehmerunternehmen, das Arbeiten für einen Generalunternehmer ausführt, der Ihren Vertrag in Procore verwaltet), wird Ihre Fähigkeit, rechnungsbezogene Aufgaben auszuführen, von dem Projektteam bestimmt, das diese Einstellungen für Ihr Procore-Benutzerkonto festlegt: 
    • Die Berechtigungen Ihres Benutzerkontos für das Tool „Sekundärverträge“ und/oder „Primärverträge“ des Projekts.
    • Ihre Mitgliedschaft in der „privaten“ Liste eines bestimmten Primärvertrags, einer Bestellung oder eines Unterauftrags.
    • Ihre Bezeichnung als „Rechnungskontakt“ bei einem Primärvertrag, einer Bestellung oder einem Sekundärvertrag.
  • Weitere Informationen zu Berechtigungen für bestimmte Aufgaben, die mit dem Rechnungstellungs-Tool ausgeführt werden können, finden Sie unter Berechtigungen: Rechnungsstellung.
 Hinweise
  • Benutzerberechtigungen werden NICHT im Rechnungstellungs-Tool des Projekts verwaltet. Stattdessen ist das Rechnungsstellungs-Tool für Benutzer mit Berechtigungen auf „Admin“-Ebene für das Primärverträge- und/oder Sekundärverträge-Tool konzipiert.
  • Wenn Sie Projektmitarbeiter sind (z. B. ein Rechnungskontakt für ein Subunternehmerunternehmen, das Arbeiten für einen Generalunternehmer ausführt, der Ihren Vertrag in Procore verwaltet), wird Ihre Fähigkeit, rechnungsbezogene Aufgaben auszuführen, von dem Projektteam bestimmt, das diese Einstellungen für Ihr Procore-Benutzerkonto festlegt: 
    • Die Berechtigungen Ihres Benutzerkontos für das Tool „Sekundärverträge“ und/oder „Primärverträge“ des Projekts.
    • Ihre Mitgliedschaft in der „privaten“ Liste eines bestimmten Primärvertrags, einer Bestellung oder eines Unterauftrags.
    • Ihre Bezeichnung als „Rechnungskontakt“ bei einem Primärvertrag, einer Bestellung oder einem Sekundärvertrag.
  • Weitere Informationen zu Berechtigungen für bestimmte Aufgaben, die mit dem Rechnungstellungs-Tool ausgeführt werden können, finden Sie unter Berechtigungen: Rechnungsstellung.