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Procore

Duplizieren einer Einreichung

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Ziel

So duplizieren Sie eine bestehende Einreichung mit dem Einreichungen-Tool auf Projektebene . 

Wichtige Hinweise

  • Erforderliche Benutzerberechtigungen:
    • So erstellen Sie ein Duplikat für eine von Ihnen erstellte Einreichung:
      • Berechtigungen der Stufe „Nur Lesen“ oder „Standard“ für das Einreichungen-Tool des Projekts mit der granularen Berechtigung „Einreichung erstellen“ in Ihrer Berechtigungsvorlage aktiviert. 
        ODER
      • Berechtigungen der Stufe „Standard“ für das Einreichungen-Tool des Projekts ohne eine Ihnen zugewiesene Berechtigungsvorlage.
    • So erstellen Sie ein Duplikat einer beliebigen Einreichung:
      • Berechtigungen der Stufe "Admin" für das Einreichungen-Tool des Projekts.
         
  • Zusätzliche Informationen:
    • Einreichungen können nur innerhalb desselben Projekts dupliziert werden.
    • Einreichungen können nicht in großen Mengen dupliziert werden. 

Schritte

  1. Navigieren Sie zum Einreichungen-Tool des Projekts.
    Dadurch wird die Seite „Einreichungen“ angezeigt.
  2. Suchen Sie im Einreichungsprotokoll die gewünschte Einreichung. Klicken Sie dann auf Anzeigen.
    Dadurch wird die Einreichung im Ansichtsmodus geöffnet.
  3. Klicken Sie auf die vertikale Ellipseicon-ellipsis-vertical.png und dann auf Einreichung duplizieren. Dadurch wird die Seite "Neue Einreichung" geöffnet. 
    Scrollen Sie zum Bereich "Allgemeine Informationen" und beachten Sie, dass alle allgemeinen Informationen aus der duplizierten Einreichung übernommen werden.
  4. Überarbeiten Sie die folgenden Einreichungsinformationen nach Bedarf:

    • Titel. Der beschreibende Name, der die Informationen in der Einreichung am besten zusammenfasst. 

    • Spezifikationsabschnitt.Bezeichnet den entsprechenden Abschnitt aus dem Lastenheft des Projekts (auch bekannt als "Spec Book").Siehe Woher stammt die Auswahl in der Dropdown-Liste "Spezifikationsabschnitte" im Einreichungen-Tool?

    • Empfangen von. Die Kontaktperson des verantwortlichen Auftragnehmers, die dem Projektteam die Informationen für die Einreichung zur Verfügung gestellt hat. 

    • Einreichungspaket. Das Einreichungspaket, das die Einreichung enthält. In Procore ist das Hinzufügen von Einreichungen zu einem Paket optional. Die Entscheidung, ob einem Einreichungspaket weitere Einreichungen hinzugefügt werden sollen, basiert auf den Anforderungen Ihres Projekts, die vom Managementteam Ihres Unternehmens oder Ihres Projekts festgelegt werden. Anweisungen finden Sie unter Erstellen eines Einreichungspakets.

    • Status. Der aktuelle Status der Einreichung. Nur ein Benutzer mit der Berechtigung "Admin" für das Einreichungen-Tool kann den Status einer Einreichung ändern. Siehe Was sind die Standard-Einreichungsstatus in Procore? und Was ist eine "Entwurfs"-Einreichung?

    • Kostencode. Der Kostencode für die Einreichung. Kostencodes werden im Segment 'Kostencode' in Procores Projektstrukturplan verwaltet.

    • Typ. Der Informationstyp, der mit der Einreichung verknüpft ist. Zu den Standardtypen in Procore gehören: Dokument, Zahlungsantrag, Gehaltsabrechnung, Pläne, Drucke, Produktinformationen, Produkthandbuch, Muster, Werkstattzeichnung, Spezifikation und Andere. Siehe Benutzerdefinierte Einreichungstypen erstellen.

    • Standort. Der Ort, an dem die Einreichung auf der Baustelle erfolgt. Dabei kann es sich um einen bestehenden Standort aus der Standortliste oder um einen mehrstufigen Standort handeln. Siehe Mehrstufige Standorte zu einem Projekt hinzufügen. 

    • Privat. Gibt die Datenschutzeinstellungen für die Einreichung an. Wenn eine Einreichung als "privat" gekennzeichnet ist, ist sie nur für Benutzer mit "Admin"-Rechten für das Einreichungen-Tool, für Benutzer im Einreichungs-Workflow und für Mitglieder der Verteilerliste der Einreichung sichtbar. Benutzer mit der granularen Berechtigung "Private Einreichungen anzeigen, die Benutzern innerhalb desselben Unternehmens zugeordnet sind" können eine als "Privat" gekennzeichnete Einreichung auch dann anzeigen, wenn ein anderer Benutzer in ihrem Unternehmen mit der Einreichung verknüpft ist. Siehe Markieren Sie eine Einreichung als privat.

    • Beschreibung. Informative Details, Notizen und/oder Aktionen, die das eingereichte Dokument beschreiben. 

    • Anhänge. Fügen Sie alle relevanten Dateien bei. Sie haben folgende Möglichkeiten:

      • Klicken Sie auf Attach File(s) und wählen Sie dann die entsprechende Option aus dem angezeigten Kontextmenü.
        OR
      • Verschieben Sie Dateien per Drag-and-Drop von Ihrem Computer in das graue Feld Drag and Drop File(s) .

    • Einreichungs-Workflow. Die Personen, die mit der Durchführung des Einreichungs-Workflows beauftragt sind. In Procore umfasst der Einreichungs-Workflow zwei Rollen: einen Einreicher und die Genehmigenden, die für die Durchführung/Vervollständigung des Genehmigungsprozesses verantwortlich sind. In der Regel sind die Genehmiger Mitglieder des Planungsteams.

    • Verteilerliste. Die Personen, die E-Mail-Benachrichtigungen von Procore erhalten, während die Einreichung den Einreichungs-Workflow durchläuft. Wenn Ihr Projektteam Verteilerlisten im Projektverzeichnis erstellt hat, können Sie diese Listen hier auswählen. Siehe Hinzufügen einer Verteilergruppe zum Procore-Verzeichnis). 

    • Zugehörige Elementel.Alle zugehörigen Elemente, die der Einreichung hinzugefügt wurden (d. h. Zeichnungen, Dokumente, Pläne usw.).Siehe Hinzufügen eines zugehörigen Elements zu einer Einreichung. 

    • Benutzerdefinierte Felder.Wenn Ihr Unternehmen benutzerdefinierte Textfelder für die Verwendung mit dem Einreichungen-Tool hinzugefügt hat, geben Sie in diese Felder die erforderlichen Daten ein, die von Ihrem Projektteam festgelegt wurden.Siehe Erweiterte Einstellungen konfigurieren: Einreichungen-Tool.

      Aktualisieren Sie die Lieferinformationen

      Zurück zu den Schritten

      Anwenden einer Vorlage für einen Einreichungs-Workflow

      Ein Benutzer mit der Berechtigung „Administrator“ für das Einreichungen-Tool Ihres Projekts kann eine (1) oder mehrere Vorlage-Workflow-Vorlagen erstellen, die Sie dann bei der ersten Erstellung für eine neue Einreichung verwenden können. Dies spart Zeit bei der Dateneingabe, da Sie nicht jedes Mal einen neuen Einreichungs-Workflow hinzufügen müssen, wenn Sie eine Einreichung erstellen.

      1. Gehen Sie unter Einreichungs-Workflow wie folgt vor:

        submittal-workflow-add-template.png
         
        1. Wählen Sie eine Vorlage aus . Wählen Sie eine Workflow-Vorlage aus der Dropdown-Liste aus.
          Anmerkungen:
          • Diese Dropdown-Liste ist nur für Benutzer mit der Berechtigung "Administrator" für das Einreichungen-Tool sichtbar und verfügbar.
          • Diese Aktion wendet die Person(en), die in der Vorlage für den Einreichungs-Workflow genannt sind, auf Ihre Einreichung an.
          • Um zu erfahren, wie Einreichungs-Workflow-Vorlagen erstellt werden, siehe Verwalten von Einreichungs-Workflow-Vorlagen.
      2. Fahren Sie fort, indem Sie die Felder Name, Rolle und Tage bis zur Einreichung/Antwort nach Bedarf für die Einreichung ändern. Ihre Änderungen wirken sich nur auf den Workflow der Einreichung aus, Ihre Änderungen wirken sich NICHT auf die Vorlage für den Einreichungs-Workflow aus.
      3. (Optional) Fahren Sie mit den Schritten unter Hinzufügen von Benutzern zum Einreichungs-Workflow fort.

      Hinzufügen von Benutzern zum Einreichungs-Workflow

      1. Führen Sie unter Einreichungs-Workflow für jede gewünschte Werbebuchung in der Einreichung die folgenden Schritte aus:
        • Namen. Beginnen Sie mit der Eingabe des Namens eines Projektbenutzers in das Suchfeld . Wählen Sie dann den entsprechenden Benutzer aus der Liste aus.
          • Wenn Sie eine Antwort vom Benutzer anfordern möchten, markieren Sie das Kontrollkästchen neben seinem Namen.
            ODER
          • Wenn Sie KEINE Antwort vom Benutzer verlangen möchten, entfernen Sie die Markierung aus dem Kontrollkästchen.
            Hinweis: Wenn Sie mehr als einen Benutzer zu einer parallelen Genehmigungsworkflow-Gruppe hinzufügen, wechselt die Zuständigkeit für Ball vor Gericht zur nächsten Workflow-Gruppe, nachdem alle in der Gruppe als erforderlich markierten Personen eine Antwort auf die Einreichung abgegeben haben.
        • Rolle. Wählen Sie Genehmiger oder Einreicher aus der Liste. Siehe Was ist der Unterschied zwischen einem Einreicher und einem Genehmiger in Einreichungen?
          Anmerkungen:
          • Um als Genehmiger benannt zu werden, muss die Person im Adressbuch-Tool auf Projektebene vorhanden sein (siehe Hinzufügen eines Benutzerkontos zum Projektverzeichnis) und außerdem über Berechtigungen der Stufe "Admin" oder "Standard" für das Einreichungen-Tool verfügen (siehe Festlegen von Benutzerberechtigungen für das Einreichungen-Tool).
          • Wenn Sie ein Benutzer mit Berechtigungen auf der Ebene „Standard“ für das Einreichungen-Tool sind, können Sie dem Workflow nur Benutzer mit Berechtigungen auf der Ebene „Administrator“ hinzufügen.
          • Wenn Sie vorhaben, der Einreichung einen Einreicher hinzuzufügen, empfehlen wir Ihnen, einen als ersten Genehmiger im sequenziellen Genehmigungsworkflow der Einreichung zu bestimmen. Dies gibt dem Einreichungs-Manager die Möglichkeit, sicherzustellen, dass die Einreichung von Ihrem internen Stakeholder gründlich überprüft wird, bevor sie im nächsten Schritt des Einreichungs-Workflows an die Benutzer gesendet wird.
          • Wenn Sie ein Nutzer mit Berechtigungen auf Administratorebene für das Einreichungen-Tool sind, können Sie Nutzer mit Berechtigungen auf Administrator- oder Standardebene zum Workflow hinzufügen.
            Hinweis: Wenn der Einreichungs-Workflow die sequenzielle Genehmigung verwenden soll, fügen Sie jeder Position im Workflow nur einen Benutzer hinzu. Wenn Sie möchten, dass ein Schritt im Einreichungs-Workflow die parallele Genehmigung verwendet, fügen Sie einer Werbebuchung zwei oder mehr Nutzer hinzu.
        • Fälligkeitsdatum.Wählen Sie ein Datum aus dem Kalender aus, an dem die Antwort auf die Einreichung fällig sein soll.
          Hinweis: Das Feld "Fälligkeitsdatum" wird automatisch auf der Grundlage der Standardanzahl von Tagen ausgefüllt, die auf der Seite "Einstellungen konfigurieren" des Einreichungen-Tools angegeben ist.Siehe Einstellungen konfigurieren: Einreichungen-Tool.Beim Fälligkeitsdatum wird auch berücksichtigt, welche Tage als "Arbeitstage" für das Projekt festgelegt sind.Siehe Projektarbeitstage festlegen.
      2. Klicken Sie auf Schritt hinzufügen.
      3. Wiederholen Sie diese Schritte, um dem Workflow einen weiteren Benutzer hinzuzufügen.
      4. Wenn Sie die Reihenfolge der Workflow-Schritte ändern möchten, gehen Sie wie folgt vor:
        1. Greifen Sie die Werbebuchung am vertikaler Griff (⋮⋮) .
        2. Verschieben Sie die Einzelposition per Drag-and-Drop in die gewünschte Reihenfolge. 

          submittals-change-order-table.png

      Aktualisieren und senden Sie die Einreichung zur Überprüfung

      Wenn Sie mit den obigen Schritten fertig sind, wählen Sie eine dieser Optionen:

      • Um Ihre Änderungen zu speichern, ohne eine E-Mail an Mitglieder des Einreichungs-Workflows, Verteilerlistenmitglieder und Einreichungs-Manager zu senden, klicken Sie auf Erstellen.
        ODER
      • Um Ihre Änderungen zu speichern und eine E-Mail-Benachrichtigung zu senden, um die Mitglieder des Einreichungs-Workflows und die Mitglieder der Verteilerliste zu benachrichtigen, klicken Sie auf E-Mails erstellen und senden .