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Procore

Rückfrage erstellen

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Ziel

So erstellen Sie eine Rückfrage mit dem Rückfragen-Tool des Projekts.

Hintergrund

In der Baubranche werden Rückfragen verwendet, um Unklarheiten zu klären, Fragen zu beantworten und Informationslücken zu schließen, die während des Bauprozesses auftreten. Ein häufiges Szenario für die Erstellung einer Rückfrage ist, wenn ein Subunternehmer oder Bauleiter vom Architekten oder Ingenieur des Projekts spezifische Informationen über die Erledigung eines Jobs oder einer Aufgabe benötigt. Beispielsweise kann ein Projektplan unklar sein, eine Anforderung kann vage sein oder eine Produktspezifikation könnte veraltet, ungenau oder unvollständig sein. In solchen Fällen ist es wichtig, dass Fragen so schnell und prägnant wie möglich beantwortet werden, um Missverständnisse, Projektverzögerungen und/oder Nacharbeiten zu vermeiden.

In Procore bestehen Rückfragen aus den folgenden Komponenten:

  • Allgemeine Informationen. Um sicherzustellen, dass eine Frage richtig interpretiert wird, ist es wichtig, zusätzliche Informationen aufzunehmen, die Hintergrundinformationen und Kontext zu der spezifischen Frage, dem Problem oder der Mehrdeutigkeit liefern.
  • Frage. Eine formale Frage im Zusammenhang mit dem Bauprojekt, die eine Antwort einer anderen Person erfordert. Beispielsweise könnte ein Subunternehmer die Frage zu einer Rückfrage stellen, weil ein Baudokument oder eine Produktspezifikation mehrdeutig ist. Fragen können auch im Namen einer anderen Person/einem anderen Lieferanten gestellt werden.
  • Antworten: Eine Antwort, die von einem Beauftragten auf die Rückfrage gesendet wird. Ein Projektingenieur kann beispielsweise eine Antwort auf die Frage eines Subunternehmers geben, um eine mehrdeutige Spezifikation zu klären.
  • Offizielle Antwort: Eine Antwort (oder mehrere Antworten), die als „offizielle Antwort“ für die Rückfrage bezeichnet wurden. Normalerweise wählt der „Rückfragen-Manager“ die offizielle Antwort.

Um einen allgemeinen Workflow des Rückfrage-Prozesses anzuzeigen, zeigen Sie das interaktive Workflow-Diagramm an.

Dinge, die man beachten muss

  • Erforderliche Benutzerberechtigungen:
    • So erstellen Sie eine Rückfrage im Status 'Entwurf' oder 'Offen':
      • Berechtigungen auf Administratorebene für das Rückfragen-Tool des Projekts.
        ODER
      • Berechtigungen auf „Standard“-Ebene für das Rückfragen-Tool des Projekts mit der granularen Berechtigung „Als Rückfrage-Manager agieren“ in Ihrer Berechtigungsvorlage aktiviert.
    • So erstellen Sie eine Rückfrage im Status 'Entwurf':
      • Berechtigungen auf 'Standard'-Ebene für das Rückfragen-Tool des Projekts.
 Wichtig
  • Die Konfigurationseinstellung „Offizielle Antworten nur für Standard- und Schreibgeschützt-Benutzer anzeigen“ muss ausgeschaltet werden, damit ein Rückfrage-Ersteller mit „Standard“-Berechtigungen alle Antworten auf die Rückfrage anzeigen kann. Siehe Erweiterte Einstellungen konfigurieren: Rückfragen.
  • Benutzer bei denen die granulare Berechtigung „Als Rückfragen-Manager handeln“ in ihren Berechtigungsvorlagen aktiviert ist, können alle Antworten auf Rückfragen anzeigen, die sie erstellen (nur „Standard“) oder für die sie als Rückfragen-Manager bestimmt sind, auch wenn diese Einstellung aktiviert ist.

 

Schritte

Die Schritte zum Erstellen einer Rückfrage variieren je nach Berechtigungsstufe, die Ihnen dem Rückfragen-Tool des Projekts zugewiesen wurde.

Als Benutzer mit „Administration“-Berechtigung eine Rückfrage erstellen

  1. Navigieren Sie zum Rückfragen-Tool des Projekts.
  2. Klicken Sie auf + Erstellen Sie.
    create-rfi.png
  3. Füllen Sie auf der Registerkarte Allgemein das Formular mit den entsprechenden Informationen aus.
    Pflichtfelder sind mit einem Sternchen (*) gekennzeichnet.

  • Nummer*. Dieses Feld muss ausgefüllt werden, wenn ein Benutzer mit der Berechtigung „Admin“ für das Rückfragen-Tool eine Rückfrage mit dem Status Offen erstellt. Es ist NICHT erforderlich, wenn Benutzer mit der Berechtigungsstufe „Standard“ einen Rückfragen-Entwurf erstellen (siehe Was ist ein „Rückfragen-Entwurf“?).
    Anmerkungen:

  • Fälligkeitstermin. Geben Sie ein Datum ein oder wählen Sie ein Datum aus dem Kalender aus, an dem die Rückfragen-Antwort fällig sein soll. Dieses Feld ist nur für Benutzer mit „Admin“-Rechten für das Rückfragen-Tool des Projekts sichtbar und verfügbar.
    Hinweis: Das Feld „Fälligkeitstermin“ wird automatisch auf der Grundlage der Standardanzahl von Tagen ausgefüllt, die auf der Seite „Einstellungen konfigurieren“ des Rückfragen-Tools angegeben ist. Siehe Erweiterte Einstellungen konfigurieren: Rückfragen. Das Fälligkeitstermin berücksichtigt auch, welche Tage für das Projekt als „Arbeitstage“ festgelegt sind. Siehe Projektarbeitstage einstellen.

  • Betreff*. Geben Sie einen aussagekräftigen Titel für die Rückfrage an. Der Betreff der Rückfrage wird als Titel der Rückfrage in der Listenansicht angezeigt.

  • Beauftragte.Wählen Sie einen oder mehrere Benutzer aus, die für die Beantwortung des Rückfrage verantwortlich sind. Markieren Sie das Kontrollkästchen „Antwort erforderlich machen“ neben dem Namen eines Empfängers, um dessen Antwort auf die Rückfrage erforderlich zu machen. Hinweis: Beauftragte mit der aktuellen Zuständigkeit für eine Rückfrage können andere Benutzer als Beauftragte zu der Rückfrage hinzufügen oder die Rückfrage an einen anderen Benutzer zur Überprüfung weiterleiten. Siehe Empfänger zu einer Rückfrage hinzufügen als Empfänger in einer Rückfrage und Rückfrage zur Überprüfung weiterleiten.

  • Manager der Rückfrage*. Wählen Sie einen Manager der Rückfrage aus der Dropdown-Liste aus. Siehe Was ist die Rolle des Manager der Rückfrage?
    Anmerkungen:

    • Standardmäßig erscheint hier der Name des designierten Manager der Rückfrage. Siehe Bestimmen Sie den Standard-Manager der Rückfrage für die Rückfrage eines Projekts.
    • Wenn Sie ein Benutzer mit „Admin“-Berechtigung für das Rückfragen-Tool sind, können Sie sich selbst oder einen anderen Benutzer mit „Admin“-Berechtigung aus der Liste auswählen.
    • Wenn Sie ein Benutzer mit der Berechtigungsstufe „Standard“ sind, werden in dieser Liste nur die Namen von Benutzern mit der Berechtigungsstufe „Admin“ für das Rückfragen-Tool angezeigt. Sie können nur einen anderen Benutzer mit der Berechtigung „Admin“ aus der Liste auswählen. 

  • Verteiler. Fügen Sie Benutzer mit der Berechtigung „Schreibgeschützt“ oder höher zur Verteilerliste der Rückfrage hinzu. Je nach Berechtigungsstufe des Benutzers kann dieser auf die Anfrage mit mindestens einer von mehreren Methoden antworten. Einzelheiten finden Sie unter Antwort auf eine Rückfrage.

  • Empfangen von. Wählen Sie die Person, von der Sie die Anfrage erhalten haben, aus der Dropdown-Liste aus. 

  • Verantwortlicher Auftragnehmer. Dieses Feld wird automatisch mit dem Unternehmen vorausgefüllt, die mit dem Benutzer verknüpft ist, der im Feld 'Empfangen von' ausgewählt wurde.

  • Plannummer: Sie können eine Plannummer manuell in dieses Feld eingeben. Das empfohlene Verfahren, um eine Anfrage mit einem Plan zu verknüpfen, ist Verknüpfung einer Rückfrage mit einem Plan.

  • Standort. Wählen Sie aus der Dropdown-Liste den Ort aus, der für die Anfrage relevant ist. 
    Hinweis: Wenn Procore so konfiguriert ist, dass Benutzer Standorte erstellen können (siehe Benutzern das Erstellen von Standorten innerhalb eines Tools erlauben oder verbieten), können Sie auf die Schaltfläche Neuen Standort erstellen am unteren Ende der Liste klicken.

  • Baubeschr.abschnitt. Wählen Sie den entsprechenden Abschnitt aus Ihrer Baubeschreibung aus. Siehe Woher kommt die Auswahl in der Dropdown-Liste „Baubeschr.abschnitt“?

  • Kostenschlüssel.Wählen Sie einen Kostenschlüssel für die Rückfrage. Dadurch wird die Anfrage mit dem Kostenschlüssel verknüpft, was später hilfreich ist, wenn sich der Arbeitsumfang der Rückfrage auf das Budget des Projekts auswirkt und zu einem Nachtrag führt. Siehe Anlegen eines potenziellen Nachtrags für einen Debitorenvertrag.

  • Projektphase. Wählen Sie in der Dropdown-Liste die entsprechende Projektphase für die Anfrage aus. Diese Stufen werden vom Procore-Administrator Ihres Unternehmens im Admin-Tool auf Unternehmensebene erstellt. Siehe Hinzufügen eines benutzerdefinierten Projekts Stufe.

  • Auswirkungen auf Kosten. Wählen Sie eine der folgenden Optionen aus der Dropdown-Liste. 

    • Ja. Wählen Sie diese Option, wenn Sie den Betrag kennen, um den sich die Kosten verändern werden. Geben Sie dann in das Feld $ eine Zahl ein, um die Auswirkungen auf die Kosten anzugeben.
    • Ja (Unbekannt). Wählen Sie diese Option, wenn Sie wissen, dass sich die Kosten auswirken werden, aber der Betrag nicht bekannt ist. 
    • Nein. Wählen Sie diese Option, wenn keine Auswirkungen auf die Kosten entstehen. 
    • Offen. Wählen Sie diese Option, wenn Sie noch nicht wissen, ob es Auswirkungen auf die Kosten gibt. 
    • N/A. Wählen Sie diese Option, wenn die Kostenauswirkungen nicht auf diese Rückfrage zutreffen. 

  • Subunternehmer*. Wählen Sie einen Teilprojekt aus der Dropdown-Liste aus. Damit diese Liste verfügbar ist, muss die Funktion für Teilprojekt aktiviert sein. Siehe Aktivieren von Unteraufträgen auf Projekten für PSP.

  • Auswirkungen auf den Terminplan. Wählen Sie eine der folgenden Optionen aus der Dropdown-Liste. 

    • Ja. Wählen Sie diese Option, wenn Sie die Anzahl der Tage kennen, um die der Terminplan beeinträchtigt wird. Geben Sie dann in das Feld Tage eine Zahl ein, die die Gesamtzahl der Kalendertage angibt.
    • Ja (Unbekannt). Wählen Sie diese Option, wenn Sie wissen, dass der Terminplan betroffen sein wird, aber die Anzahl der Tage nicht bekannt ist. 
    • Nein. Wählen Sie diese Option, wenn es keine Auswirkungen auf den Terminplan gibt. 
    • Offen. Wählen Sie diese Option, wenn Sie noch nicht wissen, ob es Auswirkungen auf den Terminplan gibt. 
    • N/A. Wählen Sie diese Option, wenn eine Auswirkung auf den Terminplan für diese Rückfrage nicht zutreffend ist. 

  • Privat. Wählen Sie Ja oder Nein aus der Dropdown-Liste aus. Ja bedeutet, dass die Rückfrage(n) als privat gekennzeichnet werden. Nein bedeutet, dass die Rückfrage(n) NICHT als privat gekennzeichnet werden. Um weitere Informationen zum Datenschutz zu erhalten, bewegen Sie den Mauszeiger über das Fragezeichensymbol (?), um eine QuickInfo anzuzeigen.

  • Referenz. Ein optionales Feld, das als hilfreiches Referenz-Tag dienen kann. Doppelklicken Sie, um eine Liste der zuletzt verwendeten Referenzen anzuzeigen.

  • Benutzerdefinierte Felder. Wenn ein Benutzer mit der Berechtigung „Admin“ für das Rückfragen-Tool benutzerdefinierte Felder konfiguriert hat, die in Ihrem Rückfragen-Tool angezeigt werden sollen, werden diese auf der Erstellungsseite wie abgebildet angezeigt. Siehe Einstellungen konfigurieren: Rückfragen.

  1. Frage*. Wenn Sie die Rückfrage erstellen, geben Sie die Frage ein. Wenn Sie die Rückfrage bearbeiten, ändern Sie sie. Hinweis: Es wird empfohlen, in Ihrer Frage stets alle zusätzlichen Hintergrundinformationen zu dokumentieren, die von der mit der Beantwortung beauftragten Person benötigt werden.

  1. Klicken Sie auf eine (1) dieser Schaltflächen:

    • Erstellen eines Entwurfs. Wenn Sie einen „Entwurf“ der Rückfrage erstellen möchten, klicken Sie auf diese Schaltfläche. Dadurch wird die Rückfrage als „Entwurf“ gespeichert. Die Verantwortung für die Zuständigkeit verbleibt beim Manager der Rückfrage, und die E-Mails werden entsprechend den Projekteinstellungen versandt. Siehe Wann sendet das Rückfragen-Tool E-Mail-Benachrichtigungen?

    • ODER

    • Erstellen als Offen. Wenn Sie eine neue Rückfrage als „Offen“ erstellen möchten, klicken Sie auf diese Schaltfläche. Die Nutzer, die in der Rückfrage als Beauftragter benannt sind, sind für die erste Zuständigkeit verantwortlich. Das System überträgt die Verantwortung für die Zuständigkeit auf die Benutzer, die als Beauftragte für die Rückfrage benannt sind, und die E-Mails werden entsprechend den Projekteinstellungen versandt. Siehe Wann sendet das Rückfragen-Tool E-Mail-Benachrichtigungen?

Erstellen Sie eine Rückfrage als Benutzer mit der Berechtigung „Standard“ mit der granularen Berechtigung "Als Rückfragen-Manager handeln".

  1. Navigieren Sie zum Rückfragen-Tool des Projekts.
  2. Klicken Sie auf + Erstellen Sie.
    create-rfi.png
  3. Geben Sie im Abschnitt „Allgemeine Informationen“ Folgendes ein:
    Pflichtfelder sind mit einem Sternchen (*) gekennzeichnet.

  • Nummer*. Dieses Feld muss ausgefüllt werden, wenn ein Benutzer mit der Berechtigung „Admin“ für das Rückfragen-Tool eine Rückfrage mit dem Status Offen erstellt. Es ist NICHT erforderlich, wenn Benutzer mit der Berechtigungsstufe „Standard“ einen Rückfragen-Entwurf erstellen (siehe Was ist ein „Rückfragen-Entwurf“?).
    Anmerkungen:

  • Fälligkeitstermin. Geben Sie ein Datum ein oder wählen Sie ein Datum aus dem Kalender aus, an dem die Rückfragen-Antwort fällig sein soll. Dieses Feld ist nur für Benutzer mit „Admin“-Rechten für das Rückfragen-Tool des Projekts sichtbar und verfügbar.
    Hinweis: Das Feld „Fälligkeitstermin“ wird automatisch auf der Grundlage der Standardanzahl von Tagen ausgefüllt, die auf der Seite „Einstellungen konfigurieren“ des Rückfragen-Tools angegeben ist. Siehe Erweiterte Einstellungen konfigurieren: Rückfragen. Das Fälligkeitstermin berücksichtigt auch, welche Tage für das Projekt als „Arbeitstage“ festgelegt sind. Siehe Projektarbeitstage einstellen.

  • Betreff*. Geben Sie einen aussagekräftigen Titel für die Rückfrage an. Der Betreff der Rückfrage wird als Titel der Rückfrage in der Listenansicht angezeigt.

  • Beauftragte.Wählen Sie einen oder mehrere Benutzer aus, die für die Beantwortung des Rückfrage verantwortlich sind. Markieren Sie das Kontrollkästchen „Antwort erforderlich machen“ neben dem Namen eines Empfängers, um dessen Antwort auf die Rückfrage erforderlich zu machen. Hinweis: Beauftragte mit der aktuellen Zuständigkeit für eine Rückfrage können andere Benutzer als Beauftragte zu der Rückfrage hinzufügen oder die Rückfrage an einen anderen Benutzer zur Überprüfung weiterleiten. Siehe Empfänger zu einer Rückfrage hinzufügen als Empfänger in einer Rückfrage und Rückfrage zur Überprüfung weiterleiten.

  • Manager der Rückfrage*. Wählen Sie einen Manager der Rückfrage aus der Dropdown-Liste aus. Siehe Was ist die Rolle des Manager der Rückfrage?
    Anmerkungen:

    • Standardmäßig erscheint hier der Name des designierten Manager der Rückfrage. Siehe Bestimmen Sie den Standard-Manager der Rückfrage für die Rückfrage eines Projekts.
    • Wenn Sie ein Benutzer mit „Admin“-Berechtigung für das Rückfragen-Tool sind, können Sie sich selbst oder einen anderen Benutzer mit „Admin“-Berechtigung aus der Liste auswählen.
    • Wenn Sie ein Benutzer mit der Berechtigungsstufe „Standard“ sind, werden in dieser Liste nur die Namen von Benutzern mit der Berechtigungsstufe „Admin“ für das Rückfragen-Tool angezeigt. Sie können nur einen anderen Benutzer mit der Berechtigung „Admin“ aus der Liste auswählen. 

  • Verteiler. Fügen Sie Benutzer mit der Berechtigung „Schreibgeschützt“ oder höher zur Verteilerliste der Rückfrage hinzu. Je nach Berechtigungsstufe des Benutzers kann dieser auf die Anfrage mit mindestens einer von mehreren Methoden antworten. Einzelheiten finden Sie unter Antwort auf eine Rückfrage.

  • Empfangen von. Wählen Sie die Person, von der Sie die Anfrage erhalten haben, aus der Dropdown-Liste aus. 

  • Verantwortlicher Auftragnehmer. Dieses Feld wird automatisch mit dem Unternehmen vorausgefüllt, die mit dem Benutzer verknüpft ist, der im Feld 'Empfangen von' ausgewählt wurde.

  • Plannummer: Sie können eine Plannummer manuell in dieses Feld eingeben. Das empfohlene Verfahren, um eine Anfrage mit einem Plan zu verknüpfen, ist Verknüpfung einer Rückfrage mit einem Plan.

  • Standort. Wählen Sie aus der Dropdown-Liste den Ort aus, der für die Anfrage relevant ist. 
    Hinweis: Wenn Procore so konfiguriert ist, dass Benutzer Standorte erstellen können (siehe Benutzern das Erstellen von Standorten innerhalb eines Tools erlauben oder verbieten), können Sie auf die Schaltfläche Neuen Standort erstellen am unteren Ende der Liste klicken.

  • Baubeschr.abschnitt. Wählen Sie den entsprechenden Abschnitt aus Ihrer Baubeschreibung aus. Siehe Woher kommt die Auswahl in der Dropdown-Liste „Baubeschr.abschnitt“?

  • Kostenschlüssel.Wählen Sie einen Kostenschlüssel für die Rückfrage. Dadurch wird die Anfrage mit dem Kostenschlüssel verknüpft, was später hilfreich ist, wenn sich der Arbeitsumfang der Rückfrage auf das Budget des Projekts auswirkt und zu einem Nachtrag führt. Siehe Anlegen eines potenziellen Nachtrags für einen Debitorenvertrag.

  • Projektphase. Wählen Sie in der Dropdown-Liste die entsprechende Projektphase für die Anfrage aus. Diese Stufen werden vom Procore-Administrator Ihres Unternehmens im Admin-Tool auf Unternehmensebene erstellt. Siehe Hinzufügen eines benutzerdefinierten Projekts Stufe.

  • Auswirkungen auf Kosten. Wählen Sie eine der folgenden Optionen aus der Dropdown-Liste. 

    • Ja. Wählen Sie diese Option, wenn Sie den Betrag kennen, um den sich die Kosten verändern werden. Geben Sie dann in das Feld $ eine Zahl ein, um die Auswirkungen auf die Kosten anzugeben.
    • Ja (Unbekannt). Wählen Sie diese Option, wenn Sie wissen, dass sich die Kosten auswirken werden, aber der Betrag nicht bekannt ist. 
    • Nein. Wählen Sie diese Option, wenn keine Auswirkungen auf die Kosten entstehen. 
    • Offen. Wählen Sie diese Option, wenn Sie noch nicht wissen, ob es Auswirkungen auf die Kosten gibt. 
    • N/A. Wählen Sie diese Option, wenn die Kostenauswirkungen nicht auf diese Rückfrage zutreffen. 

  • Subunternehmer*. Wählen Sie einen Teilprojekt aus der Dropdown-Liste aus. Damit diese Liste verfügbar ist, muss die Funktion für Teilprojekt aktiviert sein. Siehe Aktivieren von Unteraufträgen auf Projekten für PSP.

  • Auswirkungen auf den Terminplan. Wählen Sie eine der folgenden Optionen aus der Dropdown-Liste. 

    • Ja. Wählen Sie diese Option, wenn Sie die Anzahl der Tage kennen, um die der Terminplan beeinträchtigt wird. Geben Sie dann in das Feld Tage eine Zahl ein, die die Gesamtzahl der Kalendertage angibt.
    • Ja (Unbekannt). Wählen Sie diese Option, wenn Sie wissen, dass der Terminplan betroffen sein wird, aber die Anzahl der Tage nicht bekannt ist. 
    • Nein. Wählen Sie diese Option, wenn es keine Auswirkungen auf den Terminplan gibt. 
    • Offen. Wählen Sie diese Option, wenn Sie noch nicht wissen, ob es Auswirkungen auf den Terminplan gibt. 
    • N/A. Wählen Sie diese Option, wenn eine Auswirkung auf den Terminplan für diese Rückfrage nicht zutreffend ist. 

  • Privat. Wählen Sie Ja oder Nein aus der Dropdown-Liste aus. Ja bedeutet, dass die Rückfrage(n) als privat gekennzeichnet werden. Nein bedeutet, dass die Rückfrage(n) NICHT als privat gekennzeichnet werden. Um weitere Informationen zum Datenschutz zu erhalten, bewegen Sie den Mauszeiger über das Fragezeichensymbol (?), um eine QuickInfo anzuzeigen.

  • Referenz. Ein optionales Feld, das als hilfreiches Referenz-Tag dienen kann. Doppelklicken Sie, um eine Liste der zuletzt verwendeten Referenzen anzuzeigen.

  • Benutzerdefinierte Felder. Wenn ein Benutzer mit der Berechtigung „Admin“ für das Rückfragen-Tool benutzerdefinierte Felder konfiguriert hat, die in Ihrem Rückfragen-Tool angezeigt werden sollen, werden diese auf der Erstellungsseite wie abgebildet angezeigt. Siehe Einstellungen konfigurieren: Rückfragen.

  1. Frage*. Wenn Sie die Rückfrage erstellen, geben Sie die Frage ein. Wenn Sie die Rückfrage bearbeiten, ändern Sie sie. Hinweis: Es wird empfohlen, in Ihrer Frage stets alle zusätzlichen Hintergrundinformationen zu dokumentieren, die von der mit der Beantwortung beauftragten Person benötigt werden.

  1. Klicken Sie auf eine (1) dieser Schaltflächen:

    • Erstellen eines Entwurfs. Wenn Sie einen „Entwurf“ der Rückfrage erstellen möchten, klicken Sie auf diese Schaltfläche. Dadurch wird die Rückfrage als „Entwurf“ gespeichert. Die Verantwortung für die Zuständigkeit verbleibt beim Manager der Rückfrage, und die E-Mails werden entsprechend den Projekteinstellungen versandt. Siehe Wann sendet das Rückfragen-Tool E-Mail-Benachrichtigungen?

    • ODER

    • Erstellen als Offen. Wenn Sie eine neue Rückfrage als „Offen“ erstellen möchten, klicken Sie auf diese Schaltfläche. Die Nutzer, die in der Rückfrage als Beauftragter benannt sind, sind für die erste Zuständigkeit verantwortlich. Das System überträgt die Verantwortung für die Zuständigkeit auf die Benutzer, die als Beauftragte für die Rückfrage benannt sind, und die E-Mails werden entsprechend den Projekteinstellungen versandt. Siehe Wann sendet das Rückfragen-Tool E-Mail-Benachrichtigungen?

Erstellen Sie eine Rückfrage als Benutzer mit der Berechtigung „Standard“

Wenn Sie ein Polier, Bauleiter oder Subunternehmer in einem Projekt sind, kann Ihnen Ihr Projektmanager oder Ingenieur die Berechtigung „Standard“ für das Rückfragen-Tool eines Projekts erteilen. Dadurch haben Sie die Möglichkeit, eine Rückfrage im Status 'Entwurf' zu erstellen und an die von Ihnen als Rückfragen-Manager benannte Person zur Prüfung zu senden. Diese Person kann dann Ihre Rückfrage überprüfen, sie in den Status „Offen“ versetzen und sie den entsprechenden Mitgliedern des Projektteams zur Beantwortung zuweisen.

Hinweise:

  • Als Benutzer mit der Berechtigungsstufe „Standard“ sehen Sie NICHT alle Felder, die Benutzern mit der Berechtigungsstufe „Admin“ für das Tool zur Verfügung stehen.
  • Wichtig! Wenn Sie über die Berechtigung „Standard“ für das Rückfragen-Tool verfügen und über die offizielle Antwort auf Ihre Rückfrage benachrichtigt werden möchten, müssen Sie in die Verteilerliste der Rückfrage aufgenommen werden. Wenn Sie kein Mitglied der Verteilerliste sind, werden Sie NICHT über die offizielle Antwort auf die von Ihnen erstellten Rückfragen benachrichtigt.
  1. Navigieren Sie zum Rückfragen-Tool des Projekts.
  2. Klicken Sie auf + Erstellen.
  3. Geben Sie im Abschnitt „Allgemeine Informationen“ Folgendes ein:
    Hinweis: Erforderliche Felder sind mit einem Sternchen (*) gekennzeichnet.

  • Betreff*. Geben Sie einen aussagekräftigen Titel für die Rückfrage an. Der Betreff der Rückfrage wird als Titel der Rückfrage in der Listenansicht angezeigt.

  • Manager der Rückfrage*. Wählen Sie einen Manager der Rückfrage aus der Dropdown-Liste aus. Siehe Was ist die Rolle des Manager der Rückfrage?
    Anmerkungen:

    • Standardmäßig erscheint hier der Name des designierten Manager der Rückfrage. Siehe Bestimmen Sie den Standard-Manager der Rückfrage für die Rückfrage eines Projekts.
    • Wenn Sie ein Benutzer mit „Admin“-Berechtigung für das Rückfragen-Tool sind, können Sie sich selbst oder einen anderen Benutzer mit „Admin“-Berechtigung aus der Liste auswählen.
    • Wenn Sie ein Benutzer mit der Berechtigungsstufe „Standard“ sind, werden in dieser Liste nur die Namen von Benutzern mit der Berechtigungsstufe „Admin“ für das Rückfragen-Tool angezeigt. Sie können nur einen anderen Benutzer mit der Berechtigung „Admin“ aus der Liste auswählen. 

  • Verteiler. Fügen Sie Benutzer mit der Berechtigung „Schreibgeschützt“ oder höher zur Verteilerliste der Rückfrage hinzu. Je nach Berechtigungsstufe des Benutzers kann dieser auf die Anfrage mit mindestens einer von mehreren Methoden antworten. Einzelheiten finden Sie unter Antwort auf eine Rückfrage.

  • Empfangen von. Wählen Sie die Person, von der Sie die Anfrage erhalten haben, aus der Dropdown-Liste aus. 

  • Verantwortlicher Auftragnehmer. Dieses Feld wird automatisch mit dem Unternehmen vorausgefüllt, die mit dem Benutzer verknüpft ist, der im Feld 'Empfangen von' ausgewählt wurde.

  • Plannummer: Sie können eine Plannummer manuell in dieses Feld eingeben. Das empfohlene Verfahren, um eine Anfrage mit einem Plan zu verknüpfen, ist Verknüpfung einer Rückfrage mit einem Plan.

  • Baubeschr.abschnitt. Wählen Sie den entsprechenden Abschnitt aus Ihrer Baubeschreibung aus. Siehe Woher kommt die Auswahl in der Dropdown-Liste „Baubeschr.abschnitt“?

  • Standort. Wählen Sie aus der Dropdown-Liste den Ort aus, der für die Anfrage relevant ist. 
    Hinweis: Wenn Procore so konfiguriert ist, dass Benutzer Standorte erstellen können (siehe Benutzern das Erstellen von Standorten innerhalb eines Tools erlauben oder verbieten), können Sie auf die Schaltfläche Neuen Standort erstellen am unteren Ende der Liste klicken.

  • Subunternehmer*. Wählen Sie einen Teilprojekt aus der Dropdown-Liste aus. Damit diese Liste verfügbar ist, muss die Funktion für Teilprojekt aktiviert sein. Siehe Aktivieren von Unteraufträgen auf Projekten für PSP.

  • Auswirkungen auf den Terminplan. Wählen Sie eine der folgenden Optionen aus der Dropdown-Liste. 

    • Ja. Wählen Sie diese Option, wenn Sie die Anzahl der Tage kennen, um die der Terminplan beeinträchtigt wird. Geben Sie dann in das Feld Tage eine Zahl ein, die die Gesamtzahl der Kalendertage angibt.
    • Ja (Unbekannt). Wählen Sie diese Option, wenn Sie wissen, dass der Terminplan betroffen sein wird, aber die Anzahl der Tage nicht bekannt ist. 
    • Nein. Wählen Sie diese Option, wenn es keine Auswirkungen auf den Terminplan gibt. 
    • Offen. Wählen Sie diese Option, wenn Sie noch nicht wissen, ob es Auswirkungen auf den Terminplan gibt. 
    • N/A. Wählen Sie diese Option, wenn eine Auswirkung auf den Terminplan für diese Rückfrage nicht zutreffend ist. 

  • Kostenschlüssel.Wählen Sie einen Kostenschlüssel für die Rückfrage. Dadurch wird die Anfrage mit dem Kostenschlüssel verknüpft, was später hilfreich ist, wenn sich der Arbeitsumfang der Rückfrage auf das Budget des Projekts auswirkt und zu einem Nachtrag führt. Siehe Anlegen eines potenziellen Nachtrags für einen Debitorenvertrag.

  • Auswirkungen auf Kosten. Wählen Sie eine der folgenden Optionen aus der Dropdown-Liste. 

    • Ja. Wählen Sie diese Option, wenn Sie den Betrag kennen, um den sich die Kosten verändern werden. Geben Sie dann in das Feld $ eine Zahl ein, um die Auswirkungen auf die Kosten anzugeben.
    • Ja (Unbekannt). Wählen Sie diese Option, wenn Sie wissen, dass sich die Kosten auswirken werden, aber der Betrag nicht bekannt ist. 
    • Nein. Wählen Sie diese Option, wenn keine Auswirkungen auf die Kosten entstehen. 
    • Offen. Wählen Sie diese Option, wenn Sie noch nicht wissen, ob es Auswirkungen auf die Kosten gibt. 
    • N/A. Wählen Sie diese Option, wenn die Kostenauswirkungen nicht auf diese Rückfrage zutreffen. 

  • Referenz. Ein optionales Feld, das als hilfreiches Referenz-Tag dienen kann. Doppelklicken Sie, um eine Liste der zuletzt verwendeten Referenzen anzuzeigen.

  • Benutzerdefinierte Felder. Wenn ein Benutzer mit der Berechtigung „Admin“ für das Rückfragen-Tool benutzerdefinierte Felder konfiguriert hat, die in Ihrem Rückfragen-Tool angezeigt werden sollen, werden diese auf der Erstellungsseite wie abgebildet angezeigt. Siehe Einstellungen konfigurieren: Rückfragen.

  1. Frage*. Wenn Sie die Rückfrage erstellen, geben Sie die Frage ein. Wenn Sie die Rückfrage bearbeiten, ändern Sie sie. Hinweis: Es wird empfohlen, in Ihrer Frage stets alle zusätzlichen Hintergrundinformationen zu dokumentieren, die von der mit der Beantwortung beauftragten Person benötigt werden.

  1. Zur Überprüfung senden. Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um Ihre neue Rückfrage im Status 'Entwurf' zu speichern und an die im Feld Rückfragen-Manager angegebene Person zu senden. Dies verlagert die zuständige Verantwortung auf den Rückfragen-Manager.
    Hinweis: Als Rückfragen-Ersteller mit Berechtigungen auf der Ebene „Standard“ für das Rückfragen-Tool des Projekts können Sie die Abschnitte „Allgemeine Informationen“ und „Frage“ der Rückfrage nur bearbeiten, während der Status der Rückfrage „Entwurf“ ist. Wenn sich der Status der Rückfrage auf „Offen“ ändert, können nur Benutzer mit Berechtigungen auf der Ebene „Admin“ für das Rückfragen-Tool des Projekts die Rückfrage bearbeiten.