Weiterleitung einer Rückfrage zur Überprüfung
Ziel
Um eine Informationsanfrage (Rückfrage) an eine Person in einem Projekt weiterzuleiten und diese Person als neuen Beauftragten mit Zuständigkeit zum Rückfragen-Workflow hinzuzufügen.
Hintergrund
Wenn ein Projektmanager eine Rückfrage erstellt und Beauftragte als Mitglieder zum Rückfragen-Workflow hinzufügt, müssen die Beauftragten mit einer Antwort antworten, die die gestellte Frage klärt. Als Beauftragter einer Rückfrage kann es gelegentlich erforderlich sein, eine Rückfrage zur weiteren Klärung an einen anderen Benutzer weiterzuleiten. In diesen Situationen kann ein Beauftragter, der für die Beantwortung der Rückfrage zuständig ist, die Rückfrage jetzt per E-Mail an diese Person (oder Einzelpersonen) weiterleiten. Diese Aktion fügt diesen Benutzer zum Rückfragen-Workflow hinzu.
Beispiel
Sie sind Projektmanager für einen Generalunternehmer und leiten den Rückfragen-Prüfprozess Ihres Projekts. Sie haben eine Rückfrage erstellt, dem Rückfragen-Workflow zwei (2) Beauftragte hinzugefügt, sie in den Status 'Offen' versetzt und warten nun auf Antworten der Beauftragten. Der erste Beauftragte des Workflows ist ein Architekt und der zweite Beauftragte ein Projektingenieur.
Für diese Rückfrage möchte der Architekt, der mit der Beantwortung der Rückfrage beauftragt ist, zuerst einen Statiker (der nicht im Rückfragen-Workflow genannt wird) bitten, die Rückfrage zu überprüfen und Feedback zu geben, bevor er die Prüfbefugnis an den Projektingenieur weitergibt.
In diesem Szenario würde der Architekt die folgenden Schritte ausführen, um die Rückfrage an den Tragwerksplaner weiterzuleiten. Diese Aktion würde den Statiker zum Rückfragen-Workflow hinzufügen. Als nächstes würde der Tragwerksplaner eine Antwort einreichen und nach der Übermittlung die Prüfbefugnis dann an den Architekten für den Arbeitsablauf zurückgeben. Nachdem der Architekt eine Antwort übermittelt hat, wird die Prüfberechtigung an die nächste Person im Workflow (das heisst den Projektingenieur) weitergegeben.
Wichtige Hinweise
- Erforderliche Benutzerberechtigungen:
- Um eine Rückfrage weiterzuleiten, ist die Berechtigung auf 'Standard'- oder 'Admin'-Ebene für das Rückfragen-Tool des Projekts.
UND - Sie müssen der Beauftragte des Workflows sein, der derzeit die Zuständigkeit für die Rückfrage trägt.
- Um eine Rückfrage weiterzuleiten, ist die Berechtigung auf 'Standard'- oder 'Admin'-Ebene für das Rückfragen-Tool des Projekts.
- Zusätzliche Informationen:
- Ein Beauftragter kann eine Rückfrage nur an jeweils einen (1) Benutzer weiterleiten.
- Wenn Sie eine weitergeleitete Rückfrage erhalten, müssen Sie Ihre Antwort auf die Rückfrage bis zum gleichen Fälligkeitsdatum einreichen wie andere Beauftragte im Workflow.
- Nach Übermittlung der Antwort geht die Zuständigkeit wieder auf den ursprünglichen Beauftragten über, der die Rückfrage weitergeleitet hat.
- Den Unterschied zwischen den Funktionen Beauftragten hinzufügen und Zur Überprüfung weiterleiten finden Sie unter Was ist der Unterschied zwischen dem Hinzufügen eines Beauftragten zu einer Rückfrage und dem Weiterleiten einer Rückfrage zur Überprüfung?
Schritte
- Navigieren Sie zum Rückfragen-Tool des Projekts.
- Suchen Sie die Rückfrage, die Sie in der Registerkarte Elemente weiterleiten möchten.
- Klicken Sie auf Anzeigen.
- Scrollen Sie zur Karte Antworten.
- Klicken Sie auf das
Symbol.
Hinweis: Diese Schaltfläche wird nur angezeigt, wenn Sie in der Rückfrage als Beauftragter mit der aktuellen Zuständigkeit benannt sind. - Klicken Sie auf Zur Überprüfung weiterleiten.
- Wählen Sie die Person, die die Rückfrage prüfen soll, aus dem Dropdown-Menü Weiterleiten an aus.
Hinweise:- Damit ein Name als Auswahl in dieser Liste erscheint:
- Der Benutzer muss zum Projektadressbuch hinzugefügt werden. Siehe Hinzufügen eines Benutzerkontos zum Projektadressbuch.
- Der Benutzer muss außerdem über die Berechtigungen der Stufe „Standard“ oder höher für das Rückfragen-Tool verfügen.Siehe Vorlagen für Projektberechtigungen verwalten.
- Damit ein Name als Auswahl in dieser Liste erscheint:
- Klicken Sie auf Zur Überprüfung weiterleiten.
Ein grünes Banner wird angezeigt, um zu bestätigen, dass die Zuständigkeit auf den ausgewählten Benutzer übertragen wurde. Der Benutzer wird zur Liste der Beauftragten hinzugefügt, und E-Mails werden gemäß den Projekteinstellungen versendet. Siehe Wann sendet das Rückfragen-Tool E-Mail-Benachrichtigungen?