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Procore

Erweiterte Einstellungen konfigurieren: Rückfragen

Ziel

Die Einstellungen und Voreinstellungen für das Rückfragen-Tool des Projekts konfigurieren.

Hintergrund

Benutzer mit der Berechtigung "Administrator" für das Rückfragen-Tool des Projekts können die Konfigurationseinstellungen für das Rückfragen-Tool des Projekts festlegen. Im Bereich Einstellungen konfigurieren können Benutzer auch benutzerdefinierte Rückfragen-Berichte erstellen und Benutzerberechtigungen für das Rückfragen-Tool festlegen.

Wichtige Hinweise

  • Erforderliche Benutzerberechtigungen:
    • Berechtigungen auf Administratorebene für das Rückfragen-Tool des Projekts.

Video

 

Aufgaben

Konfigurieren Sie die Rückfragen-Einstellungen

  1. Navigieren Sie zum Rückfragen-Tool des Projekts.
  2. Klicken Sie auf das Einstellungen konfigurieren icons-settings-gear.png Symbol.
  3. Navigieren Sie zur Seite Rückfragen-Einstellungen.
  4. Konfigurieren Sie eine oder mehrere der folgenden Einstellungen:
    • Rückfragen-Manager. Siehe Was ist die Rückfragen-Manager-Rolle?
      • Klicken Sie auf die Schaltfläche neben „Wenn ein Standardbenutzer eine Rückfrage erstellt, kann er einen beliebigen Admin-Benutzer als Rückfragen-Manager auswählen“.
        Hinweis: Benutzer mit Berechtigungen auf der Ebene „Nur Lesen“ oder „Standard“ für das Rückfragen-Tool des Projekts mit der granularen Berechtigung „Als Rückfragen-Manager agieren“ in ihrer Berechtigungsvorlage aktiviert, können auch als Rückfragen-Manager ausgewählt werden, wenn diese Option ausgewählt ist.
        ODER
      • Klicken Sie auf die Schaltfläche neben 'Wenn ein Standardbenutzer eine Rückfrage erstellt, ist der Rückfragen-Manager:', um einen Benutzer als Standard-Rückfragen-Manager des Projekts auszuwählen. Siehe Festlegen des Standard-Rückfragen-Managers für die Rückfragen eines Projekts
        Hinweis: Die Auswahl des standardmäßigen Rückfragen-Managers des Projekts wirkt sich nur auf neue Rückfragen aus, die nach der Aktualisierung der Einstellung erstellt wurden.
    • Standardverteilung: Fügen Sie Mitglieder des Projekts hinzu, die Benachrichtigungs-E-Mails zu allen oder den meisten Rückfragen erhalten sollen, die in Ihrem Projekt in Procore generiert wurden.
    • Private Rückfragen zulassen. Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um Benutzern mit Berechtigungen auf der Ebene „Standard“ und „Administrator“ für das Rückfragen-Tool die Möglichkeit zu geben, die Sichtbarkeit der von ihnen erstellten Rückfragen auf „Privat“ zu setzen (Hinweis: Standardmäßig sind „Private“ Rückfragen nur für Mitglieder der Rückfrage-Verteilerliste und Benutzer mit 'Admin'-Berechtigung für das Rückfragen-Tool sichtbar).
    • Rückfragen standardmäßig privat. Setzen Sie ein Häkchen in dieses Kästchen, damit das System neue Rückfragen automatisch auf „Privat“ setzt.
      Anmerkungen:
      • Dieses Kontrollkästchen kann nur aktiviert werden, wenn auch das Kontrollkästchen Private Rückfragen zulassen aktiviert ist.
      • Wenn eine neue Rückfrage auf 'Privat' gesetzt ist, kann die Einstellung nur von einem 'Admin' entfernt werden. Standardbenutzer, denen die Berechtigung zum Erstellen von Rückfragen erteilt wurde, können diese Datenschutzeinstellung NICHT entfernen.
    • Antworten auf neue Rückfragen werden fällig. Legen Sie fest, wie viele Kalendertage nach dem Erstellungsdatum die Antworten fällig sein sollen.
      Hinweis: Das Fälligkeitsdatum berücksichtigt, welche Tage für das Projekt als „Arbeitstage“ festgelegt sind. Siehe Projektarbeitstage festlegen.
    • Aktivieren Sie E-Mail-Erinnerungen für überfällige Rückfragen. Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn Sie möchten, dass das System bei Überfälligkeit der Rückfrage tägliche Erinnerungs-E-Mails an den/die Beauftragten der Rückfrage sendet.
    • Beschriftung für benutzerdefiniertes Feld 1 und 2. Wenn Sie der Rückfragen-Seite zusätzliche Felder hinzufügen möchten, können Sie diese als benutzerdefinierte Felder hinzufügen. Sie erscheinen im obigen Screenshot als „Benutzerdefiniertes Feld 1“und „Benutzerdefiniertes Feld 2“.
      Anmerkungen:
    • Offizielle Antwort nur für Benutzer mit Standard- und 'Nur-Lesen'-Rechten anzeigen. Setzen Sie ein Häkchen in dieses Kästchen, um nur Antworten, die als ‘Offizielle Antworten’ markiert sind, für Benutzer mit ‘Nur Lesen’ und ‘Standard’ Berechtigungen auf das Rückfragen-Tool auf Projektebene in den automatisierten E-Mail-Benachrichtigungen von Procore anzuzeigen (inklusive PDFs die von der Procore Web-Anwendung exportiert wurden). Diese Einstellung wirkt sich nicht auf Rückfragen aus, die über die Schaltfläche E-Mail weitergeleitet werden. Siehe E-Mail-Weiterleitung einer Rückfrage. Diese Einstellung schließt auch die Beauftragten der Rückfragen und Mitglieder der Verteilerliste aus. Hinweis: Bei neuen Projekten ist diese Konfigurationseinstellung standardmäßig aktiviert.
    • Die Antworten der Beauftragten sind standardmäßig erforderlich. Setzen Sie ein Häkchen in dieses Kästchen, um Benutzer, die als 'Beauftragter' bestimmt wurden, automatisch als antwortbedürftig zu markieren. Wenn das Kontrollkästchen leer ist, haben Benutzer die Möglichkeit, erforderliche Beantworter zu bestimmen.
      Hinweis: Sie müssen dieses Kontrollkästchen aktivieren, wenn Sie den Prozess Weiterleiten einer Rückfrage zur Überprüfung für die Rückfragen Ihres Projekts verwenden.
  5. Gehen Sie im Bereich Rückfragen-Präfixnummern nach Projektphase wie folgt vor:
    1. Wenn Sie die Rückfragen-Präfix-Funktion verwenden möchten, markieren Sie das Kontrollkästchen "Einmal aktiviert und verwendet, diese Konfiguration kann nicht deaktiviert werden". Weitere Informationen zu dieser Funktion finden Sie unter Wie konfiguriere ich ein Präfix und eine Startnummer für die Rückfragen eines Projekts?
      Hinweis: Informationen zum Hinzufügen oder Löschen von Phasen zu dieser Liste finden Sie unter Hinzufügen einer benutzerdefinierten Projektphase.
    2. Markieren Sie das Kontrollkästchen „Präfix-Stufe aktiviert“ neben den Stufen, die Sie für das Präfixieren der Rückfragen-Nummern verwenden möchten. Beim Erstellen und Nummerieren neuer Rückfragen sind nur die Phasen mit markierten Kontrollkästchen verfügbar.
    3. Geben Sie für jede ausgewählte Projektphase ein Präfix ein. Präfixe können eine Kombination aus alphanumerischen Zeichen enthalten.

      rfi-prefix-number-prefix-by-project-stage.png
  6. Aktivieren oder deaktivieren Sie unter Rückfrage-E-Mails das Kontrollkästchen E-Mail aktivieren, um festzulegen, bei welchen E-Mail-Ereignissen automatisch entsprechende E-Mail-Benachrichtigungen versendet werden sollen. Aktivieren oder deaktivieren Sie die Kontrollkästchen unter jeder Benutzerrolle, um festzulegen, wer die E-Mail-Benachrichtigungen für jedes E-Mail-Ereignis erhalten soll.
     Hinweis
    • Weitere Informationen zu diesen Optionen und den Standardeinstellungen von Procore finden Sie unter Wann sendet das Rückfragen-Tool E-Mail-Benachrichtigungen?
    • Um alle Änderungen an den Standardeinstellungen der Rückfrage-E-Mails von Procore zurückzusetzen, klicken Sie auf Auf Standard zurücksetzen.

    rfi-configure-settings-rfi-emails.png
  7. Klicken Sie auf Aktualisieren.

Arbeiten Sie mit benutzerdefinierten Rückfragen-Berichten

  1. Navigieren Sie zum Rückfragen-Tool des Projekts.
    Dies zeigt die Rückfragen-Seite.
  2. Klicken Sie auf das Einstellungen konfigurieren icons-settings-gear.png Symbol. 
    Dadurch wird die Seite Rückfragen-Einstellungen angezeigt.
  3. Klicken Sie auf Benutzerdefinierte Berichte.

    rfi-config-custom-reports.png

    Dadurch werden die Listen Benutzerdefinierte Berichte und Meine Berichte angezeigt. 
  4. Auf dieser Seite haben Sie folgende Möglichkeiten:
    • Benutzerdefinierten Bericht erstellen. Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um einen benutzerdefinierten Bericht zu erstellen. Siehe Erstellen und Anzeigen eines benutzerdefinierten Rückfragen-Berichts.
    • Bearbeiten. Suchen Sie einen Bericht in einer der Listen. Klicken Sie dann auf diese Schaltfläche, um sie in den Bearbeitungsmodus zu versetzen.
    • Anzeigen. Suchen Sie einen Bericht in einer der Listen. Klicken Sie dann auf diese Schaltfläche, um sie in den Ansichtsmodus zu versetzen. Anschließend können Sie den Bericht exportieren oder freigeben. Siehe Rückfragen exportieren.

Benutzerberechtigungen für Rückfragen festlegen

  1. Navigieren Sie zum Rückfragen-Tool des Projekts.
  2. Klicken Sie auf Einstellungen konfigurieren icons-settings-gear.png.
  3. Klicken Sie auf Berechtigungstabelle.
  4. Legen Sie die Berechtigung jedes Benutzers gemäß Ihren Präferenzen fest.
    • check.png Zugang
    • x.png Kein Zugriff
      Wie unten dargestellt, wurden diesem Benutzer „Standard“-Berechtigungen gewährt.

      user permissions rfis.png

      Hinweise:
      • Wenn ein graues X angezeigt wird und Sie eine Einstellung nicht ändern können, verwaltet Ihr Procore-Administrator die Berechtigungen mit einer Vorlage. Siehe Berechtigungsvorlagen verwalten.
      • Eine Liste der Aktionen von Benutzern auf jeder Berechtigungsebene in Rückfragen finden Sie in der Berechtigungsmatrix.