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Procore

Erweiterte Einstellungen konfigurieren: Rückfragen

Ziel

Die Einstellungen und Voreinstellungen für das Rückfragen-Tool des Projekts konfigurieren.

Hintergrund

Benutzer mit der Berechtigung "Administrator" für das Rückfragen-Tool des Projekts können die Konfigurationseinstellungen für das Rückfragen-Tool des Projekts festlegen. Im Bereich Einstellungen konfigurieren können Benutzer auch benutzerdefinierte Rückfragen-Berichte erstellen und Benutzerberechtigungen für das Rückfragen-Tool festlegen.

Wichtige Hinweise

  • Erforderliche Benutzerberechtigungen:
    • Berechtigungen auf Administratorebene für das Rückfragen-Tool des Projekts.

Video

 

Aufgaben

Konfigurieren Sie die Rückfragen-Einstellungen

  1. Navigieren Sie zum Rückfragen-Tool des Projekts.
  2. Klicken Sie auf das Einstellungen konfigurieren icons-settings-gear.png Symbol.
  3. Navigieren Sie zur Seite Rückfragen-Einstellungen.
  4. Konfigurieren Sie eine oder mehrere der folgenden Einstellungen:
    • Rückfragen-Manager. Siehe Was ist die Rückfragen-Manager-Rolle?
      • Klicken Sie auf die Schaltfläche neben „Wenn ein Standardbenutzer eine Rückfrage erstellt, kann er einen beliebigen Admin-Benutzer als Rückfragen-Manager auswählen“.
        Hinweis: Benutzer mit der Berechtigungsstufe „Schreibgeschützt“ oder „Standard“ für das Rückfragen-Tool des Projekts, bei denen die granulare Berechtigung „Als Manager der Rückfrage handeln“ in ihrer Berechtigungsvorlage aktiviert ist, können auch als Manager der Rückfrage ausgewählt werden, wenn diese Option ausgewählt ist.
        ODER
      • Klicken Sie auf die Schaltfläche neben 'Wenn ein Standardbenutzer eine Rückfrage erstellt, ist der Rückfragen-Manager:', um einen Benutzer als Standard-Rückfragen-Manager des Projekts auszuwählen. Siehe Festlegen des Standard-Rückfragen-Managers für die Rückfragen eines Projekts
        Hinweis: Die Auswahl des standardmäßigen Rückfragen-Managers des Projekts wirkt sich nur auf neue Rückfragen aus, die nach der Aktualisierung der Einstellung erstellt wurden.
    • Standardverteilung: Fügen Sie Mitglieder des Projekts hinzu, die Benachrichtigungs-E-Mails zu allen oder den meisten Rückfragen erhalten sollen, die in Ihrem Projekt in Procore generiert wurden.
    • Private Rückfragen zulassen. Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um Benutzern mit Berechtigungen auf der Ebene „Standard“ und „Administrator“ für das Rückfragen-Tool die Möglichkeit zu geben, die Sichtbarkeit der von ihnen erstellten Rückfragen auf „Privat“ zu setzen (Hinweis: Standardmäßig sind „Private“ Rückfragen nur für Mitglieder der Rückfrage-Verteilerliste und Benutzer mit 'Admin'-Berechtigung für das Rückfragen-Tool sichtbar).
    • Rückfragen standardmäßig privat. Setzen Sie ein Häkchen in dieses Kästchen, damit das System neue Rückfragen automatisch auf „Privat“ setzt.
      Anmerkungen:
      • Dieses Kontrollkästchen kann nur aktiviert werden, wenn auch das Kontrollkästchen Private Rückfragen zulassen aktiviert ist.
      • Wenn eine neue Rückfrage auf 'Privat' gesetzt ist, kann die Einstellung nur von einem 'Admin' entfernt werden. Standardbenutzer, denen die Berechtigung zum Erstellen von Rückfragen erteilt wurde, können diese Datenschutzeinstellung NICHT entfernen.
    • Antworten auf neue Rückfragen-Fragen werden fällig.Legen Sie fest, wie viele Kalendertage nach dem Erstellungsdatum die Rückfragen fällig sein sollen.
      Hinweis: Der Fälligkeitstermin gibt an, welche Tage für das Projekt als „Arbeitstage“ festgelegt werden.Siehe Projektarbeitstage einstellen.
    • Aktivieren Sie E-Mail-Erinnerungen für überfällige Rückfragen. Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn Sie möchten, dass das System tägliche Erinnerungs-E-Mails an den/die Beauftragten der Rückfrage sendet, wenn die Rückfrage überfällig ist. E-Mail-Erinnerungen werden nicht gesendet, sobald die Rückfrage 45 Tage überfällig ist. 
    • Beschriftung für benutzerdefiniertes Feld 1 und 2. Wenn Sie der Rückfragen-Seite zusätzliche Felder hinzufügen möchten, können Sie diese als benutzerdefinierte Felder hinzufügen. Sie erscheinen im obigen Screenshot als „Benutzerdefiniertes Feld 1“und „Benutzerdefiniertes Feld 2“.
      Anmerkungen:
      • Über diese Felder kann mit dem Tool Berichte berichtet werden.
      • Jedes der Felder des benutzerdefinierten Felds darf maximal 255 Zeichen enthalten.
    • Offizielle Antwort nur für Standard- und Nur-Lese-Benutzer anzeigen.Markieren Sie dieses Kontrollkästchen, um Antworten, die als „Offiziell“ markiert sind, nur Benutzern mit den Berechtigungen „Schreibgeschützt“ und „Standard“ im Rückfragen-Tool des Projekts in den automatischen E-Mail-Benachrichtigungen von Procore und im Tool (einschließlich PDFs, die aus der Procore-Webanwendung exportiert werden) anzuzeigen.
      Anmerkungen:
      • Diese Einstellung wirkt sich nicht auf PDFs aus, die aus Rückfragen-E-Mails exportiert werden, die manuell über das Rückfragen-Tool des Projekts weitergeleitet wurden. Siehe Weiterleitung einer Rückfrage per E-Mail.
      • Diese Einstellung schließt die Empfänger und Verteilerlistenmitglieder einer Rückfrage aus, d. h. Benutzer mit diesen Rollen können alle Antworten auf die Rückfrage unabhängig von ihren Berechtigungen anzeigen, auch wenn dieses Kontrollkästchen markiert ist.
      • Bei neuen Projekten ist diese Konfigurationseinstellung standardmäßig aktiviert. 
    • Die Antworten der Beauftragten sind standardmäßig erforderlich. Setzen Sie ein Häkchen in dieses Kästchen, um Benutzer, die als „Beauftragter“ benannt wurden, automatisch als beantwortungspflichtig zu kennzeichnen. Wenn das Kontrollkästchen leer ist, haben die Benutzer die Möglichkeit, erforderliche Beantworter zu bestimmen. 
  5. Gehen Sie im Bereich Präfix Rückfragen-Nummern nach Projektphase wie folgt vor:

     Wichtig
    • Die Einstellung „Rückfragen-Nummern nach Projektphase vorangestellt“ kann nicht mehr deaktiviert werden, nachdem sie für ein Projekt aktiviert wurde.
    • Wenn die Einstellung für ein Projekt mit bestehenden Rückfragen mit ausgewählten Projektphasen aktiviert ist, werden die Rückfragen-Nummern automatisch aktualisiert, um das Präfix der Projektphase zu enthalten. Bei Rückfragen ohne ausgewählte Projektphase wird beim Ändern der Einstellung kein Präfix hinzugefügt.
    • Wenn Sie vor dem Aktivieren dieser Einstellung manuell Präfixe zu Rückfragen-Nummern hinzugefügt haben, kann dies dazu führen, dass zwei Präfixe in einer Rückfragen-Nummer angezeigt werden. Siehe Warum haben einige der Rückfragen-Nummern unseres Projekts zwei Präfixe?
    • Weitere Informationen zu dieser Einstellung finden Sie unter Wie konfiguriere ich ein Präfix und eine Startnummer für die Rückfragen eines Projekts?
  1. Um eine ausgewählte Projektphase in die Rückfragen-Nummern für das Projekt einzubeziehen (die Phase wird beim Erstellen der Rückfrage ausgewählt), markieren Sie das Kontrollkästchen „Rückfragen-Nummern nach Projektphase vorangestellt“ und klicken Sie auf Aktivieren im Fenster.
  2. Markieren Sie das Kontrollkästchen „Präfix-Phase aktiviert“ neben jeder Stufe, die Sie für die Nummerierung von Rückfragen verfügbar machen möchten.Um Phasen zu dieser Liste hinzuzufügen, siehe Benutzerdefinierte Projektphase hinzufügen
  3. Geben Sie für jede ausgewählte Projektphase ein eindeutiges Präfix ein. Die Präfixe können eine Kombination aus alphanumerischen Zeichen enthalten. 
  4. Klicken Sie unten auf der Einstellungsseite auf Update.

rfi-prefix-number-prefix-by-project-stage.png 6.Unter Rückfragen-E-Mails markieren oder deaktivieren Sie das Kontrollkästchen E-Mail aktivieren, um festzulegen, welche E-Mail-Ereignisse automatisch entsprechende E-Mail-Benachrichtigungen senden sollen.Aktivieren oder deaktivieren Sie die Kontrollkästchen unter jeder Benutzerrolle, um festzulegen, wer die E-Mail-Benachrichtigungen für jedes E-Mail-Ereignis erhalten soll.

 Hinweis
  • Weitere Informationen zu diesen Optionen und den Standardeinstellungen von Procore finden Sie unter Wann sendet das Rückfragen-Tool E-Mail-Benachrichtigungen?
  • Um alle Änderungen an den Standardeinstellungen der Rückfrage-E-Mails von Procore zurückzusetzen, klicken Sie auf Auf Standard zurücksetzen.


rfi-configure-settings-rfi-emails.png

 7. Klicken Sie auf Update

Arbeiten Sie mit benutzerdefinierten Rückfragen-Berichten

  1. Navigieren Sie zum Rückfragen-Tool des Projekts.
    Dies zeigt die Rückfragen-Seite.
  2. Klicken Sie auf das Einstellungen konfigurieren icons-settings-gear.png Symbol. 
    Dadurch wird die Seite Rückfragen-Einstellungen angezeigt.
  3. Klicken Sie auf Benutzerdefinierte Berichte.

    rfi-config-custom-reports.png

    Dadurch werden die Listen Benutzerdefinierte Berichte und Meine Berichte angezeigt. 
  4. Auf dieser Seite haben Sie folgende Möglichkeiten:
    • Benutzerdefinierten Bericht erstellen. Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um einen benutzerdefinierten Bericht zu erstellen. Siehe Erstellen und Anzeigen eines benutzerdefinierten Rückfragen-Berichts.
    • Bearbeiten. Suchen Sie einen Bericht in einer der Listen. Klicken Sie dann auf diese Schaltfläche, um sie in den Bearbeitungsmodus zu versetzen.
    • Anzeigen. Suchen Sie einen Bericht in einer der Listen. Klicken Sie dann auf diese Schaltfläche, um sie in den Ansichtsmodus zu versetzen. Anschließend können Sie den Bericht exportieren oder freigeben. Siehe Rückfragen exportieren.

Benutzerberechtigungen für Rückfragen festlegen

  1. Navigieren Sie zum Rückfragen-Tool des Projekts.
  2. Klicken Sie auf Einstellungen konfigurieren icons-settings-gear.png.
  3. Klicken Sie auf Berechtigungstabelle.
  4. Legen Sie die Berechtigung jedes Benutzers gemäß Ihren Präferenzen fest.
    • check.png Zugriff
    • x.png Kein Zugriff
      Wie unten dargestellt, wurde diesem Benutzer die Berechtigungsstufe „Standard“ gewährt.

      user permissions rfis.png

      Anmerkungen: