Erweiterte Einstellungen konfigurieren: Rückfragen

Konfigurieren Sie die Rückfragen-Einstellungen

1. Navigieren Sie zum Rückfragen-Tool des Projekts.
2. Klicken Sie auf das Symbol Einstellungen  konfigurieren. 
3. Navigieren Sie zur Seite Rückfragen-Einstellungen.
4. Konfigurieren Sie eine oder mehrere der folgenden Einstellungen:
   • Rückfragen-Manager. Siehe Was ist die Rückfragen-Manager-Rolle?
     • Standardbenutzern erlauben, einen beliebigen Admin-Benutzer oder einen beliebigen Benutzer mit der granularen Berechtigung"Als Manager der Rückfrage agieren" als Manager der Rückfrage auszuwählen.
       ODER
     • Weisen Sie einen Standard-Manager der Rückfrage zu, wenn Standardbenutzer eine neue Rückfrage erstellen.
       Siehe Bestimmen des Standard-Rückfragen-Managers für die Rückfragen eines Projekts. 
       Hinweis: Die Auswahl des Standard-Rückfragen-Managers des Projekts wirkt sich nur auf neue Rückfragen aus, die nach der Aktualisierung der Einstellung erstellt wurden.
   • Private Rückfragen
     • Aktivieren Sie private Rückfragen.
       Hinweis:  Standardmäßig sind "private" Rückfragen nur für Mitglieder der Verteilerliste der Rückfrage und Benutzer mit "Admin"-Berechtigungen für das Rückfragen-Tool sichtbar. 
     • Setzen Sie neue Rückfragen standardmäßig auf privat.
       Hinweise:
       • Diese Kontrollkästchen kann nur ausgewählt werden, wenn auch die Kontrollkästchen "Private Rückfragen zulassen"  ausgewählt ist.
       • Wenn eine neue Rückfrage auf "Privat" gesetzt ist, kann die Einstellung nur von einem Benutzer mit  "Admin"-Berechtigungen entfernt werden. Benutzer der Stufe "Standard", denen die Berechtigung zum Erstellen von Rückfragen erteilt wurde, haben NICHT die Möglichkeit, diese Datenschutzeinstellung zu entfernen. 
   • Rückfragen-Antworten
     • Tage bis Antwort  Rückfragen-Fragen.
       • Legen Sie fest, wie viele Kalendertage nach dem Erstellungsdatum die Rückfragen fällig sein sollen.
         Hinweis: Der Fälligkeitstermin berücksichtigt, welche Tage für das Projekt als Arbeitstage festgelegt sind. Siehe Projektarbeitstage festlegen.
     • Die Antworten der Beauftragten sind standardmäßig erforderlich.
       • Markieren Sie dieses Häkchen, um automatisch eine Antwort von Benutzern anzufordern, die als "Beauftragter" einer Rückfrage bestimmt wurden. Wenn das Kontrollkästchen nicht markiert ist, haben die Benutzer die Möglichkeit, erforderliche Beantworter zu bestimmen . 
     • Offizielle Antwort nur für Standard- und Nur-Lese-Benutzer anzeigen.
       • Diese Einstellung wirkt sich nicht auf PDFs aus, die aus Rückfragen-E-Mails exportiert werden, die manuell über das Rückfragen-Tool des Projekts weitergeleitet wurden. Siehe Weiterleitung einer Rückfrage per E-Mail.
       • Diese Einstellung schließt die Empfänger und Verteilerlistenmitglieder einer Rückfrage aus. Benutzer mit diesen Rollen können alle Antworten auf die Rückfrage unabhängig von ihren Berechtigungen anzeigen, auch wenn diese Kontrollkästchen markiert ist.
       • Diese Konfigurationseinstellung ist bei neuen Projekten standardmäßig aktiviert. 
   • Benutzerdefinierte Felder
     • Über diese Felder kann mit dem Tool Berichte berichtet werden.
     • Es gibt eine maximale Zeichenbegrenzung von 255 für jedes benutzerdefinierte Feld.
     • Wenn Sie der Rückfrage-Seite zusätzliche Felder hinzufügen möchten, können Sie diese als benutzerdefinierte Felder hinzufügen. 

5. Gehen Sie im Bereich Rückfragen-Nummernpräfixe wie folgt vor:

    Wichtig

   • Um sicherzustellen, dass Rückfragen-Präfixe wie beabsichtigt funktionieren, muss das Feld Projektphase in jedem Rückfrage-Feldsatz, der auf das Projekt angewendet wird, aktiviert bleiben.
   • Die Einstellung „Rückfragen-Nummern nach Projektphase vorangestellt“ kann nicht mehr deaktiviert werden, nachdem sie für ein Projekt aktiviert wurde.
   • Wenn die Einstellung für ein Projekt mit bestehenden Rückfragen mit ausgewählten Projektphasen aktiviert ist, werden die Rückfragen-Nummern automatisch aktualisiert, um das Präfix der Projektphase zu enthalten. Bei Rückfragen ohne ausgewählte Projektphase wird beim Ändern der Einstellung kein Präfix hinzugefügt.
   • Wenn Sie vor dem Aktivieren dieser Einstellung manuell Präfixe zu Rückfragen-Nummern hinzugefügt haben, kann dies dazu führen, dass zwei Präfixe in einer Rückfragen-Nummer angezeigt werden. Siehe Warum haben einige der Rückfragen-Nummern unseres Projekts zwei Präfixe?
   • Weitere Informationen zu dieser Einstellung finden Sie unter Wie konfiguriere ich ein Präfix und eine Startnummer für die Rückfragen eines Projekts?

   • Um ein ausgewähltes Projektphase in die Rückfrage-Nummern für das Projekt aufzunehmen, markieren Sie das Kontrollkästchen "Präfix Rückfragen-Nummern nach Projektphase"  und klicken Sie im Fenster auf Aktivieren .
     Anmerkung: Die Projektphase wird bei der Erstellung der Rückfrage ausgewählt.

   • Markieren Sie das Kontrollkästchen "Präfix-Phase aktiviert" neben jeder Stufe , die Sie für die Nummerierung von Rückfragen verfügbar machen möchten. Informationen zum Hinzufügen weiterer Projektphasen zu dieser Liste finden Sie unter Hinzufügen einer benutzerdefinierten Projektphase.

     • Geben Sie für jede ausgewählte Projektphase ein eindeutiges Präfix ein. Die Präfixe können eine Kombination aus alphanumerischen Zeichen enthalten. 

     • Klicken Sie unten auf der Einstellungsseite auf Update.

6. Unter Rückfragen-E-Mails markieren oder deaktivieren Sie das  Kontrollkästchen E-Mail aktivieren, um festzulegen, welche E-Mail-Ereignisse E-Mail-Benachrichtigungen senden sollen. Aktivieren oder deaktivieren Sie die Kontrollkästchen unter jeder Benutzerrolle , um festzulegen, wer die E-Mail-Benachrichtigungen für jedes E-Mail-Ereigniserhalten soll.
   • Standardverteilung. 
     • Benutzer, die in diesem Feld hinzugefügt werden, werden automatisch zur Verteilerliste  für alle neuen Rückfragen hinzugefügt, die nach ihrer Aufnahme in die Liste erstellt werden. Konfigurieren Sie in der Matrix mit den Benachrichtigungseinstellungen, welche Benachrichtigungen die Verteilergruppe einer Rückfrage erhält.
   • Aktivieren Sie E-Mail-Erinnerungen für überfällige Rückfragen.
     • Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn Sie möchten, dass das System tägliche Erinnerungs-E-Mails an den/die Empfänger der Rückfrage sendet, wenn die Rückfrage überfällig ist . E-Mail-Erinnerungen werden nicht mehr gesendet, wenn die Rückfrage 45 Tage überfällig ist. 

        Hinweis

       • Weitere Informationen zu diesen Optionen und den Standardeinstellungen von Procore finden Sie unter Wann sendet das Rückfragen-Tool E-Mail-Benachrichtigungen?
       • Um Änderungen an den Standardeinstellungen für Rückfrage-E-Mails von Procore zurückzusetzen, klicken Sie auf Auf Standard zurücksetzen.
7. Klicken Sie auf Aktualisieren.