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Procore

(Beta) Erstellen von Nachträgen zum Debitorenvertrag

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Ziel

So erstellen Sie einen Nachtrag zum Debitorenvertrag aus einem Änderungsereignis.

Hintergrund

Wenn das Änderungsereignis-Tool in Ihrem Projekt aktiviert ist, wird die Konfiguration der Nachtragsstufe Ihres Projekts angezeigt. Die Einstellung der Stufe bestimmt die Anzahl der Schritte, die vor der Erstellung eines Nachtrags zum Debitorenvertrag erfolgen. Weitere Informationen finden Sie unter Was sind die verschiedenen Einstellungen für die Nachtragsstufen in Projekt-Finanzwerte?)

Einstellung der Nachtragsstufe Für drei (3) Stufen, hier beginnen... Für zwei (2) Stufen, hier beginnen... Für eine (1) Stufe, hier beginnen...
Eine (1) Stufe N/A N/A Siehe unten
Zwei (2) Stufen N/A Anlegen eines potenziellen Nachtrags für einen Debitorenvertrag aus einem Änderungsereignis Siehe unten
Drei (3) Stufen Anlegen eines potenziellen Nachtrags für einen Debitorenvertrag aus einem Änderungsereignis Nachtragsantrag erstellen Siehe unten
 Tipps

Fordern Sie Auftragnehmer zur Abgabe von Angeboten für die Änderungsereignisse Ihres Projekts auf, indem Sie die Preisanfrage-Funktion verwenden? Erfahren Sie mehr über die Preisanfrage-Funktion, indem Sie einen der folgenden Links besuchen:

Verwenden Sie die Funktion „Umsatzrichtwert“ von Procore?

Wenn sich Ihr Projektteam für die Funktion Umsatzrichtwert entschieden hat, wird das LV auf den Nachträgen Ihres Debitorenvertrags ebenfalls automatisch aktualisiert. Wenn Sie die Funktion Umsatzrichtwert ausgeblendet haben, hängen alle automatischen Aktualisierungen vom Umfang des Änderungsereignisses ab:

  • Wenn Änderungsereignisse „Im Auftragsumfang“ oder „Offen“ sind, wird das LV auf dem Nachtrag zum Debitorenvertrag automatisch mit einem $0-Wert aktualisiert.
  • Wenn Änderungsereignisse „außerhalb des Auftragsumfangs“ liegen, wird das LV auf dem Nachtrag zum Debitorenvertrag automatisch mit den Daten aus der Anfrage aktualisiert, wenn der Status der Preisanfrage auf „Endgültige Genehmigung ausstehend“ gesetzt ist.
  • Wenn sich Änderungen nicht in einem der oben genannten Status befinden, wird das LV automatisch unter Verwendung der Kosten-Größenordnung aktualisiert. 

Wichtige Hinweise

NUR SUPERUSER

Es ist wichtig, das  Kontrollkästchen "Benutzern der Standardstufe das Erstellen von Nachträgen zum Debitorenvertrag erlauben" auf der Seite "Einstellungen konfigurieren" des Debitorenverträge-Tools zu beachten. Dieses Kontrollkästchen wird durch eine Superuser-Einstellung auf der Seite "Allgemeine Einstellungen" des Unternehmensadmin-Tools mit dem Namen  "Konfiguration aktivieren, um Standards die Erstellung von CORs, PCCOs und CCOs zu erlauben" aktiviert. 

Da diese Einstellung Benutzern mit der Berechtigungsstufe "Standard" die Möglichkeit  gibt, ihre eigenen Änderungsaufträge (z. B. wenn der Workflow aktiviert ist) sowohl in Debitorenverträgen als auch im Kreditorenvertrags-Tool zu genehmigen, ist dies eine ungewöhnliche Einstellung für Procore-Kunden. Standardmäßig ist diese Superuser-Einstellung für alle neuen Procore-Unternehmenskonten ausgeschaltet . 

  • Erforderliche Benutzerberechtigungen:
    • „Standard“- oder „Administrations“-Berechtigungen für das Tool Änderungen des Projekts.
      UND
    • „Standard“-Berechtigungen oder Berechtigungen auf Administratorebene für das Debitorenvertrags-Tool des Projekts.
       Hinweise
      Damit Benutzer mit der Berechtigungsstufe „Standard“ für das Debitorenvertrags-Tool des Projekts diese Aufgabe ausführen können, muss außerdem Folgendes zutreffen:
  • Erforderliche Konfigurationseinstellung:
  • Zusätzliche Informationen:
    • Nachdem Sie ein Änderungsereignis erstellt haben, können Sie auch eine Preisanfrage erstellen, die Sie an den/die betroffenen Unterauftragnehmer senden. Siehe Rückfragen erstellen.'
  • Wenn Ihr Unternehmen das ERP-Integrationstool aktiviert hat, beachten Sie die folgenden Punkte:
    • QuickBooks® Desktop: 
      • Der Export von Nachträgen zum Debitorenvertrag wird NICHT unterstützt.
    • Sage 100 Auftragnehmer®:
      • Der Export von Nachträgen zum Debitorenvertrag wird NICHT unterstützt.
    • Salbei 300 CRE:®
      • Titel. Der ÄAHV-Titel darf maximal 30 Zeichen lang sein.
      • Nummer (#).Die Nummer des Nachtrag zum Debitorenvertrag darf höchstens fünf (5) Zeichen lang sein. 
      • Status . Der Primärvertrag muss den Status Genehmigt haben.
      • Zugehörige Einzelposition. Für jeden Einzelposition, den Sie dem Leistungsverzeichnis des Nachtragsantrags hinzufügen, können Sie einen (1) zugehörigen Einzelposition für jeden Nachtrag Einzelposition oder denselben zugehörigen Einzelposition für alle Nachtragseinzelpositionen festlegen.  Hinweis: Die Liste der zugehörigen Einzelposten ist nur sichtbar und verfügbar, wenn das ERP-Integrationen-Tool für die Zusammenarbeit mit Sage 300 CRE® konfiguriert wurde und die Funktion zum Exportieren von Änderungsaufträgen für Primärverträge in Procore von Ihrem Integrationsimplementierungsspezialisten aktiviert wurde.
    • Integration durch Procore:
      • Der Export von Nachträgen zum Debitorenvertrag wird NICHT unterstützt.
    • Aussicht:
      • Der Export von Nachträgen zum Debitorenvertrag wird unterstützt.
    • CMiC:
      • Datum. Pflichtfeld.
      • Status . Der Primärvertrag muss den Status Genehmigt haben.
      • Zugehörige Einzelposition. Für jeden Einzelposition, den Sie dem Leistungsverzeichnis des Nachtragsantrags hinzufügen, können Sie einen (1) zugehörigen Einzelposition für jeden Nachtrag Einzelposition oder denselben zugehörigen Einzelposition für alle Nachtragseinzelpositionen festlegen.  Hinweis: Die Liste der zugehörigen Einzelposten ist nur sichtbar und verfügbar, wenn das ERP-Integrationen-Tool für die Zusammenarbeit mit CMiC konfiguriert wurde und die Funktion zum Exportieren von Änderungsaufträgen für Primärverträge in Procore von Ihrem Integrationsimplementierungsspezialisten aktiviert wurde.
      • Aufschläge. Horizontale Aufschläge sind erlaubt. Vertikale Aufschläge sind zur Zeit nicht erlaubt. 

Voraussetzungen

Schritte

  1. Rufen Sie das Tool Debitorenvertrag auf, das dem Projekt zugrunde liegt.
  2. Suchen Sie den zu ändernden Debitorenvertrag. Klicken Sie dann auf den Link Nummer. 
  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Erstellen und wählen Sie eine der folgenden Optionen:
    • Wenn Ihr Projekt die Einstellung für eine einstufige Einstellung der Nachtragsstufe verwendet, wählen Sie die Option Nachtrag zum Debitorenvertrag erstellen.
      VON
    • Wenn Ihr Projekt die zwei- (2) oder dreistufige (3) Einstellung der Nachtragsstufe verwendet, wählen Sie die Option Potenziellen Nachtrag erstellen. Sie müssen einen potenziellen Nachtrag erstellen, bevor Sie einen Nachtrag zum Debitorenvertrag (d. h. für zweistufige Nachträge) oder einen Nachtragsantrag (d. h. für dreistufige Nachträge) erstellen können. 
      Beispiel
      Die nachstehende Abbildung zeigt Ihnen, wo sich die Schaltfläche "Erstellen" befindet. Die Optionen in der Dropdown-Liste variieren je nach der Einstellung für die Nachtragsstufe in Ihrem Projekt.
      create-prime-contract-co.png
  4. Im Abschnitt „Allgemeine Informationen“ sind folgende Angaben zu machen

    • Sign with DocuSign®
      If you have enabled the Procore + DocuSign® integration (see Enable or Disable the DocuSign® Integration on a Procore Project), a checkmark appears in this box by default. If you do NOT want to collect signatures with DocuSign®, remove the mark.

       Tip
      How do you collect signatures with DocuSign? After the data entry for the item is complete, Procore recommends changing the item's status to 'Out for Signature' before clicking the Complete with DocuSign button to launch the DocuSign® application. If you have not previously signed in, you will be prompted to Log In to DocuSign®. Once you are signed in, you can prepare the DocuSign® envelope for signatures. After the signature process is complete, Procore automatically changes the status of the item to 'Approved' and marks the item as 'Executed'. To learn more, see DocuSign®.

    • #
      Accept the default number, enter a new number, or create a custom numbering scheme for this change order and future ones. 

       Notes
      • Procore automatically assigns the item a new number in sequential order. For example; 001, 002, 003, and so on.
      • To use a custom numbering scheme, enter any set of alphanumeric characters. Procore automatically assigns new numbers in sequential order using your custom scheme. 

    • Created By
      Procore automatically populates this field with the name of the user who created the change order. 

    • Revision
      If you revise a change order later, you can enter the revision number here.

    • Created By
      Procore automatically populates this field with the name of the user who created the change order. 

    • Title
      Enter a descriptive name here. 

    • Status
      Select the current status of the change order. Procore automatically places the change order in the 'Draft' status. To learn more, see What are the default statuses for change orders in Procore?

    • Private
      Mark this checkbox if you want the item to be private. This means it is only visible to users with 'Admin' level permissions on the contract (or funding). 

    • Due Date
      Select a due date to indicate the date by which the 'Designated Reviewer' must approve or reject the change order. 

    • Invoiced Date
      Select the date when the change order was invoiced. 

    • Designated Reviewer

      Select the Procore user at your organization who is responsible for approving or rejecting the change order. To appear as a selection in this list, the designated reviewer's Procore user account must be added to the Project Directory and have 'Standard' level permissions or higher to the contract or funding tool. See Add a User Account to the Project Directory. 

       Tip

      Are you the 'Designated Reviewer' on a change order? To learn how to submit an approve or reject response, see Approve or Reject a Change Order.

    • Paid Date
      Select the date that payment was received for the change order.

    • Reviewer
      This field is blank on a new change order. After the 'Designated Reviewer' approves or rejects the change order, that person's name appears here. 

    • Review Date
      This field is blank on a new change order. After the 'Designated Reviewer' approves or rejects the change order, the date the person submits their response appears here. 

    • Description
      Enter a more detailed description of the change order. 

    • Description
      Enter a more detailed description of the change order. 

    • Executed
      Mark this checkbox after the change order is fully executed.

    • Signed Change Order Received Date
      This field is blank on a new change order. After the signed change order is received, select the date from the calendar control. 

    • Je nach den Einstellungen für die Nachtragsstufe im Debitorenvertrags-Tool wird eines (1) dieser Listenfelder angezeigt:  
      ODER

      Change Order Requests
      If the tool is configured for three (3)-tier change orders, select any change order requests related to this change order from this drop-down list.  See Configure the Number of Change Order Tiers on a Project Financials Tool.

    • Schedule Impact
      If this change order is expected to impact the construction project's schedule, enter the estimated number of additional days this would add to the schedule. 

    • Revised Substantial Completion Date
      If the change order modifies the substantial completion date for the contract, select that date from the calendar control. 

    • Attachments
      Add any relevant document or image as a file attachment. You can attach multiple files using these methods:

      • Click Attach File(s) and select the files to add from your computer or another Procore tool.
        OR
      • Use a drag-and-drop operation on your computer to add the file attachments to Procore. 
  5. Wählen Sie eine (1) dieser Optionen:
    • Um den Nachtrag zu erstellen, klicken Sie auf Erstellen.
      ODER
    • Um den Nachtrag zu erstellen und E-Mail-Benachrichtigungen zu senden, klicken Sie auf Erstellen und per E-Mail senden. 
      ODER
    • Wenn Sie die Procore + DocuSign®-Integration zum Sammeln von Unterschriften verwenden, klicken Sie auf Mit DocuSign abschließen. Um mehr zu erfahren, siehe DocuSign®.

 

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