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Procore

Einstellungen konfigurieren: Dokumentenmanagement

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Regionale Verfügbarkeit
Das Dokumentenmanagement-Tool ist in ausgewählten Ländern verfügbar. Für Procore-Konten in den USA ist es noch nicht verfügbar. Für weitere Informationen wenden Sie sich bitte an Ihren Procore-Ansprechpartner.

Ziel

So konfigurieren Sie erweiterte Einstellungen für das Dokumentenmanagement-Tool auf Projektebene.

Hintergrund

Auf der Seite "Einstellungen konfigurieren" werden wichtige Einstellungen für das Dokumentenmanagement-Tool verwaltet, z. B. das Erstellen und Verwalten von Berechtigungsgruppen, das Anpassen von Berechtigungseinstellungen für Dokumente und das Standardisieren von Feldern für Dokument-Metadaten.

Wichtige Hinweise

  • Erforderliche Benutzerberechtigungen:
    • Berechtigungen der Stufe "Admin" für das Dokumentenmanagement-Tool des Projekts.

Video

 

Die Videoinhalte spiegeln möglicherweise nicht genau den aktuellen Stand des Systems wider und/oder sind nicht mehr aktuell.

Schritte

 Hinweis

Die Einstellungen für das Dokumentenmanagement-Tool können auch über das Admin-Tool des Projekts verwaltet werden. Siehe Konfigurieren von Einstellungen für Dokumentenmanagement im Admin-Tool.

  1. Navigieren Sie zu dem Dokumentenmanagement-Tool des Projekts.
  2. Klicken Sie auf das  Symbol Einstellungen icons-settings-gear.png konfigurieren.  
  3. Klicken Sie auf die Registerkarte des Werkzeugbereichs, den Sie anzeigen oder ändern möchten. Siehe zusätzliche Anweisungen für jeden Bereich unten:

document-management-settings-menu.png

Registerkarte "Ansichten"

Klicken Sie auf die Registerkarte Ansichten , um Sammlungen für das Projekt zu erstellen. Sammlungen helfen beim Filtern und Organisieren von Dokumenten, damit Benutzer die benötigten Revisionen schnell finden können. Siehe die folgenden Artikel zum Thema Sammlungen:

Registerkarte "Berechtigungen"

Klicken Sie auf die Registerkarte Berechtigungen, um auf die folgenden Einstellungen zuzugreifen:

Berechtigungsgruppen

Im Abschnitt Berechtigungsgruppen können Sie Berechtigungsgruppen erstellen und verwalten, um den Zugriff auf Dokumente im Projekt zu steuern. Weitere Informationen finden Sie in den folgenden Tutorials zu Berechtigungsgruppen:

Berechtigungen für Dokumente

Im Abschnitt Dokumentberechtigungen können Sie die Aktionen anpassen, die Personen und Gruppen für Dokumente durchführen können. Siehe Anzeigen und Verwalten von Einstellungen für Dokumentberechtigungen.

Workflow-Berechtigungen

Die in diesem Abschnitt ausgewählten Berechtigungen sind spezifisch für Dokumente in einem Workflow. Alle hier festgelegten Berechtigungen haben Vorrang vor den normalen Berechtigungen, die in den obigen Dokumentberechtigungen festgelegt sind. Siehe Anzeigen und Verwalten von Workflow-Berechtigungen im Dokumentenmanagement-Tool.

Registerkarte "Dokumente"

Klicken Sie auf die Registerkarte Dokumente, um auf die folgenden Einstellungen zuzugreifen:

Upload-Anforderungen

Im Abschnitt Upload-Anforderungen können Sie Benennungsstandards und erforderliche Felder für das  Hochladen von Dokumenten auswählen. Siehe Bearbeiten der Upload-Anforderungen für Dokumente.

Benennungsstandards

Im Abschnitt Benennungsstandards können Sie Benennungsstandards  erstellen,  die automatisch auf hochgeladene Dokumente angewendet werden. Siehe Bearbeiten Sie den Benennungsstandard für Dokumente.

Dokument-Felder

Im Abschnitt Dokumentfelder können Sie die Metadatenfelder des Dokuments anzeigen,   bestimmte Felder als inaktiv oder aktiv markieren und die Beschreibungen der  Feldoptionen bearbeiten .

Um die Beschreibung einer Feldoption zu bearbeiten,  führen Sie die folgenden Schritte im Abschnitt "Dokumentfelder" aus:
Anmerkung: Hier vorgenommene Änderungen gelten nur für das aktuelle Projekt. 

  1.  Klicken Sie auf den Namen eines Feldes, das Benutzern über ein Dropdown-Menü Optionen wie "Status" oder "Disziplin" anbietet.
  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Feld bearbeiten . 
  3. Suchen Sie die Option, die Sie bearbeiten möchten, und klicken Sie auf ihren Text in der Spalte "Beschreibung", um sie zu ändern.
  4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern . 
    Anmerkung: Ihre Änderungen wirken sich nur auf das aktuelle Projekt aus. 

Informationen zu Feldänderungen auf Unternehmensebene finden Sie unter Verwalten von benutzerdefinierten und Standardfeldern und Feldsätzen für das Dokumentenmanagement-Tool.

Registerkarte "Workflows"

Klicken Sie auf die Registerkarte Workflows, um auf die folgenden Einstellungen zuzugreifen:
Hinweis: Die Registerkarte "Workflows" wird nur angezeigt, wenn Ihre Organisation das Workflows-Tool in Procore verwendet.

Dokumenten-Workflows

Wenn dem Projekt ein oder mehrere Workflows zugewiesen wurden, können Sie in diesem Abschnitt Workflows anzeigen und konfigurieren. 

Workflow-Beauftragte für die Massenbearbeitung

Gehen Sie folgendermaßen vor, um die Empfänger oder den Workflow-Manager einer Workflow-Vorlage zu bearbeiten:

  1. Suchen Sie die Vorlage, die Sie ändern möchten, und klicken Sie auf das Personensymbol in der  Spalte "Rollen".
  2. Wählen Sie aus, ob Ihre Änderungen auf die Workflow-Vorlage und die in Bearbeitung befindlichen Workflows oder nur auf die Workflow-Vorlage für Dokumente angewendet werden sollen, die die Vorlage in Zukunft verwenden.
    Anmerkung: Wenn Sie sich dafür entscheiden, laufende Workflows einzubeziehen, spiegeln diese Workflows Ihre Änderungen wider, sobald Sie auf "Speichern" klicken, und alle entfernten Workflow können nicht auf aktuelle oder bevorstehende Workflow-Schritte reagieren. Alle Antworten, die bereits in den vorherigen Schritten erfolgt sind, bleiben jedoch erhalten.
  3. Ändern Sie die Beauftragten nach Bedarf. Klicken Sie in das Feld, um einen neuen Namen hinzuzufügen, oder klicken Sie auf das x neben einem Namen, um ihn zu entfernen.
  4. Klicken Sie auf Speichern.

Der Projektadministrator kann zusätzliche Workflow-Funktionen ändern:

Benachrichtigungen

Wählen Sie auf der Registerkarte Benachrichtigungen aus, welche Benutzer Sie benachrichtigen möchten, wenn ein Dokument im Dokumentenmanagement-Tool hochgeladen oder übermittelt wird. Sehen Sie sich die detaillierten Anweisungen unten an , oder sehen Sie sich Workflow an, wenn Sie an Benachrichtigungen interessiert sind,  die Benutzer darauf hinweisen, dass sie an einem Genehmigungsprozess für Dokumente an der Reihe sind. 

Hochladen von Dokumenten

Benachrichtigen Sie ausgewählte Unternehmen, Verteilergruppen oder einzelne Benutzer, wenn ein neues Dokument in das Dokumentenmanagement-Tool hochgeladen wird. Die Benachrichtigung ist eine E-Mail mit Links zu allen relevanten gespeicherten Ansichten und einem .csv Datei, in der alle aktualisierten Dokumente aufgelistet sind. 

  1. Klicken Sie auf die Schaltfläche + Empfänger hinzufügen in der Spalte "Empfänger".
    Anmerkung: Wenn Sie eine vorhandene Empfängerliste hinzufügen oder ändern, handelt es sich hierbei um einen Link und nicht um eine Schaltfläche. 
  2. Klicken Sie in das Feld Unternehmen, Verteilergruppen oder Benutzer , um die Gruppe oder den Benutzer, die bzw. den Sie hinzufügen möchten, auszuwählen oder danach zu suchen. 
  3. Klicken Sie auf Aktualisieren.
  4. Vergewissern Sie sich, dass der Umschalter "Aktiv" auf "Ein " oder "Aus" eingestellt ist. 

    Anmerkung: Die in der Spalte Empfänger aufgeführte Zahl kann niedriger sein als erwartet, da Procore jeden Benutzer nur einmal zählt. Wenn Sie beispielsweise eine neue Gruppe von 3 Benutzern hinzufügen, aber zwei von ihnen bereits in einer anderen Gruppe waren, die bereits auf die gleiche Weise benachrichtigt wird, erhöht sich die Gesamtzahl der Empfänger nur um 1. 

Einreichen von Dokumenten

Benachrichtigen Sie ausgewählte Benutzer oder Verteilergruppen, wenn ein neues Dokument, das den Filterkriterien einer gespeicherten Ansicht entspricht, an das Dokumentenmanagement-Tool gesendet wird. Die Benachrichtigung ist eine E-Mail mit Links zu allen relevanten Dokumenten und einer .csv Datei, in der sie aufgelistet sind. 

  1. Klicken Sie auf die Schaltfläche + Empfänger hinzufügen in der Spalte "Empfänger" der gespeicherten Ansicht, an der Sie die Benachrichtigungen ausrichten möchten.
    Anmerkung: Wenn Sie eine vorhandene Empfängerliste hinzufügen oder ändern, handelt es sich hierbei um einen Link und nicht um eine Schaltfläche. 
  2. Klicken Sie in das Feld Unternehmen, Verteilergruppen oder Benutzer , um die Gruppe oder den Benutzer auszuwählen oder danach zu suchen, die bzw. den Sie benachrichtigt werden möchten, wenn ein neues Dokument an diese gespeicherte Ansicht gesendet wird. 
  3. Klicken Sie auf Aktualisieren.

    Anmerkung: Die in der Spalte Empfänger aufgeführte Zahl kann niedriger sein als erwartet, da Procore jeden Benutzer nur einmal zählt. Wenn Sie beispielsweise eine neue Gruppe von 3 Benutzern hinzufügen, aber zwei von ihnen bereits in einer anderen Gruppe waren, die bereits auf die gleiche Weise benachrichtigt wird, erhöht sich die Gesamtzahl der Empfänger nur um 1.