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Procore

Erstellen und Bearbeiten von Sammlungen

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Regionale Verfügbarkeit
Das Dokumentenmanagement-Tool ist in ausgewählten Ländern verfügbar. Für Procore-Konten in den USA ist es noch nicht verfügbar. Für weitere Informationen wenden Sie sich bitte an Ihren Procore-Ansprechpartner.

Ziel

So bearbeiten Sie die Sammlungen eines Projekts im Dokumentenmanagement-Tool auf Projektebene.

Hintergrund

Eine Sammlung ist eine Gruppe von gespeicherten Filtern im Bereich "Gespeicherte Ansichten" des Dokumentenmanagement-Tools. Sammlungen organisieren gespeicherte Suchen, sodass Benutzer die in ihrem spezifischen Kontext benötigte Dokumentüberarbeitung schnell finden können. Administratoren können beispielsweise eine Sammlung für Außendienstmitarbeiter einrichten, die automatisch nur die neueste veröffentlichte Version jeder Zeichnung für einen bestimmten Standort abruft. Möglicherweise gibt es neuere Versionen dieser Zeichnungen, aber Außendienstbenutzer sollten nur mit genehmigten (veröffentlichten) Versionen arbeiten. 

Procore stellt automatisch zwei Dokumentsammlungen mit den Namen "In Prüfung" und "Veröffentlicht" zur Verfügung, und Projektadministratoren können mithilfe von Filtern zusätzliche Sammlungen erstellen. Innerhalb einer Sammlung kann jeder Benutzer eine gespeicherte Ansicht erstellen, die die Suchergebnisse noch weiter eingrenzt.  Ein Elektroingenieur kann z. B. eine gespeicherte Ansicht wünschen, in der nur elektrische Zeichnungen angezeigt werden. Durch die Platzierung dieser gespeicherten Ansicht in der Sammlung "Veröffentlicht" erleichtert der Ingenieur den Zugriff auf eine dynamische Liste aller veröffentlichten elektrischen Zeichnungen des Projekts.

In diesem Tutorial erfahren Sie, wie Sie eine Projektsammlung mit bestimmten Attributen (Filtern) einrichten, die eingrenzen, welche Dateien dort angezeigt werden. 

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Wichtige Hinweise

  • Erforderliche Benutzerberechtigungen:
    • Berechtigungen der Stufe "Admin" für das Dokumentenmanagement-Tool des Projekts.
  • Projekte können bis zu 10 benutzerdefinierte Sammlungen haben. 
  • Neue Projekte enthalten automatisch die folgenden Sammlungen und gespeicherten Ansichten, die nicht auf die maximal 10 benutzerdefinierten Sammlungen des Projekts angerechnet werden: 
    • Veröffentlicht 1  (Sammlung)
      • Alle veröffentlichten Dokumente 2 (gespeicherte Ansicht) 
      • Pläne 3 (gespeicherte  Ansicht)
      • Baubeschreibung 3 (gespeicherte Ansicht)
    • Im Rückblick 4 (Sammlung)
      • Alle überprüften Dokumente 4 (gespeicherte Ansicht)
      • Mir zugewiesen 4 (gespeicherte Ansicht)
    • Alle Dokumente 4 (gespeicherte Ansicht) - Befindet sich am unteren Rand des Bedienfelds "Gespeicherte Ansichten" und listet alle Dokumente des Projekts ohne angewendete Filter auf. Gespeicherte Ansichten können daraus nicht erstellt werden. 

1 Admins können es umbenennen und Filter nach Bedarf ändern oder hinzufügen, aber nicht löschen oder klonen.

 2 Kann nicht gelöscht, geklont oder umbenannt werden, und die Filter sind diejenigen, die für die Sammlung "Veröffentlicht" ausgewählt wurden .

  3 Admins können bei Bedarf zusätzliche Filter hinzufügen, aber nicht löschen, klonen  oder umbenennen.

4 Sie können nicht gelöscht, umbenannt oder geklont werden, und die Filter können in keiner Weise bearbeitet werden.

Siehe Warum kann ich bestimmte gespeicherte Ansichten im Dokumentenmanagement-Tool nicht bearbeiten oder löschen?

  • Die erste Sammlung im Bereich "Gespeicherte Ansichten" bestimmt, welche gespeicherte Ansicht automatisch geöffnet wird, wenn Benutzer das Dokumentenmanagement-Tool öffnen. Siehe Neuanordnen von Sammlungen. 

Schritte

 Anmerkung  

Die Einstellungen für das Dokumentenmanagement-Tool können auch über das Admin-Tool des Projekts verwaltet werden. Siehe Konfigurieren von Einstellungen für Dokumentenmanagement im Admin-Tool.

  1. Navigieren Sie zu dem Dokumentenmanagement-Tool des Projekts.
  2. Klicken Sie auf das Symbol Einstellungen konfigurieren icons-settings-gear.png.
  3. Klicken Sie auf die Registerkarte Ansichten . 
  4. Wählen Sie eine der folgenden Aufgaben aus:

Erstellen einer Sammlung

  1.  Klicken Sie auf Sammlung erstellen.
  2. Füllen Sie die folgenden Felder aus, um die Sammlung zu konfigurieren:
    • Name der Sammlung: Geben Sie Ihrer Sammlung einen Namen, der angibt, welche Arten von Dokumenten Benutzer darin finden können. 
    • Beschreibung: Dies wird sichtbar , wenn ein Benutzer auf das Info-Symbol icon-info3.png neben dem Sammlungsnamen im Breadcrumb über der Dokumentenliste klickt . 
    • Standardanzeige: Legen Sie die Standardansicht für die Sammlung fest, d. h. entweder werden alle Revisionen eines Dokuments in der Liste angezeigt oder nur die neueste Revision. Jeder Benutzer kann seine Ansicht jederzeit manuell wechseln, wenn er eine Sammlung anzeigt. Die Revisionen eines Dokuments können auch nach einem Klick auf das Dokument angezeigt werden. 
    • Ikone: Wählen Sie ein Symbol aus, das links neben dem Sammlungsnamen im Bedienfeld "Gespeicherte Ansichten" angezeigt werden soll. 
    • Attribute auswählen: Wählen Sie eine Attributkategorie aus, und verwenden Sie dann die Dropdown-Liste, um auszuwählen, welche Attribute (Filter) Sie auf die Sammlung anwenden möchten.
      Wenn Sie z. B. möchten, dass die Sammlung nur genehmigte Pläne enthält, die sich in der Vorbereitungsphase des Projekts befinden, wählen Sie die folgenden Attribute:
      • Projektphase > Vorbereitungsphase
      • Typ > DR - Zeichnung
      • Status > AP - Genehmigen

Anmerkung: Wenn Sie eine Attributkategorie auswählen, aber kein Attribut dafür auswählen möchten, müssen Sie die Attributkategorie löschen, um die Sammlung zu erstellen.  

  1. Klicken Sie auf Erstellen.
    Ihre neue Sammlung wird auf der Seite "Ansichtseinstellungen" und im Bereich "Gespeicherte Ansichten" auf der Registerkarte "Dokumente" angezeigt.  

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Sammlungen neu anordnen

  1.  Bewegen Sie den Mauszeiger über das Griffsymbol icon-reorder-grip.png für die Sammlung , die Sie verschieben möchten.
    Der Mauszeiger verwandelt sich in ein Handsymbol. 
  2. Klicken Sie auf die Sammlung und ziehen Sie sie nach oben oder unten, um sie neu anzuordnen. Lassen Sie die Taste los, um die Sammlung an ihrem neuen Platz abzulegen.
    Anmerkung: Die Sammlung an der Spitze dieser Liste bestimmt, welche gespeicherte Ansicht automatisch geladen wird, wenn Benutzer das Dokumentenmanagement-Tool öffnen. Im Tool ist die erste gespeicherte Ansicht in einer Sammlung immer diejenige mit allen Dokumenten dieser Sammlung, und dies ist die gespeicherte Ansicht , die automatisch geladen wird , wenn diese Sammlung zuerst auf der Einstellungsseite "Ansichten" des Administrators aufgeführt ist. 

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