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Procore

Über Workflows im Dokumentenmanagement-Tool

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Regionale Verfügbarkeit
Das Dokumentenmanagement-Tool ist für Konten in den folgenden Ländern verfügbar: Großbritannien, Irland, Australien und Neuseeland. Für Procore-Konten in den USA ist es noch nicht verfügbar. Um mehr zu erfahren, wenden Sie sich bitte an Ihren Procore-Ansprechpartner.

Hintergrund

Wenn Ihr Unternehmen Genehmigungsprozesse für Dokumentenüberarbeitungen verwendet, können Sie im Workflows-Tool benutzerdefinierte Workflow-Vorlagen erstellen, die dann Dokumenten zugewiesen werden können, die in das Dokumentenmanagement-Tool hochgeladen werden. Sobald ein Workflow gestartet wurde, werden die Teilnehmer des Workflows benachrichtigt, um Dokumente zu überprüfen, sie optional mit Markups zu kommentieren und ein Genehmigungsergebnis bereitzustellen.

Wenn eine Dokumentenrevision überprüft und entweder genehmigt oder abgelehnt wird, wird der Status der Überarbeitung automatisch in Procore aktualisiert. Das bedeutet, dass Sie die Berechtigungseinstellungen nicht manuell ändern oder Revisionen zwischen Ordnern oder Tools verschieben müssen, nachdem ein Dokument genehmigt wurde. Wenn ein workflow für ein PDF-Dokument erstellt wird, können workflow Beauftragten während ihres Schritts in der workflow Markups direkt in die PDF-Datei einfügen. Nach Abschluss der workflow bleiben alle workflow Entscheidungen, Markups und zusätzlichen Dateianhänge erhalten, damit später auf sie verwiesen werden kann.

 Hinweis
Das Feld "Ausstehender Beauftragter " im Dokumentenmanagement-Tool ist dynamisch. Es werden nur die Benutzer oder Gruppen angezeigt, deren Antwort derzeit für den aktiven Workflow-Schritt erforderlich ist. Sobald ein Benutzer seine Antwort übermittelt hat (oder die Antwortanforderung einer Gruppe erfüllt ist), wird er automatisch aus diesem Feld entfernt.

Wichtige Hinweise

Schritte

Ersteinrichtung

Führen Sie die folgenden Schritte aus, wenn Sie Workflows für das Dokumentenmanagement-Tool einrichten. Klicken Sie, um zu einem Abschnitt zu springen:

  1. Zuweisen von Workflow-Berechtigungen

  2. Erstellen einer Vorlage für den Dokumentenmanagement-Workflow

  3. Zuordnen des Workflows zu einem Projekt

  4. Konfigurieren eines Workflows für das Projekt

Zuweisen von Workflow-Berechtigungen

Für alle Benutzer, die Teil eines Genehmigungs-Workflows sein werden, müssen Sie in Ihren Berechtigungsvorlagen granulare Berechtigungen für das Workflows-Tool zuweisen .

Pdm Workflow Gran Perm

SEHEN SIE SICH DIE SCHRITTE AN

Sie können auch die Aktionen anpassen, die Prüfer für Dokumente innerhalb eines aktiven workflow ausführen können, z. B. wer in der Lage sein soll, Dokumente zu markieren.

Pdm-Workflow-Berechtigungen

Erstellen einer Vorlage für den Dokumentenmanagement-Workflow

Hinweis: Weitere Ressourcen zum Workflows-Tool finden Sie unter Workflows.

  1. Navigieren Sie zum Tool Workflows auf Unternehmensebene.

  2. Fügen Sie einen neuen Workflow hinzu, indem Sie das Dokumentenmanagement-Tool auswählen.

  3. Klicken Sie auf Erstellen.

  4. Erstellen Sie Ihre Workflow-Vorlage. Detaillierte Schritte finden Sie unter Erstellen einer benutzerdefinierten Workflow-Vorlage .

  5. Wenn Sie bereit sind, den Workflow zu veröffentlichen, klicken Sie auf Speichern und veröffentlichen.
    Entwurf des PDM-Workflows

Zuordnen des Workflows zu einem Projekt

Nachdem die Vorlage für das Dokumentenmanagement-workflow erstellt wurde, müssen Sie sie den Projekten zuweisen, für die Sie sie verwenden möchten. Klicken Sie auf den Link in der Spalte "Zugewiesene Projekte", um ihn einem oder mehreren Projekten zuzuweisen.

SEHEN SIE SICH DIE SCHRITTE AN

 Tipp
Wenn Sie den Workflow einem Vorlagenprojekt zuweisen, enthält er jedes Mal, wenn Sie diese Vorlage zum Erstellen eines neuen Projekts verwenden, die Schritte und Benutzerzuweisungen des Workflows. Sie können jedoch die Workflow-Zuweisungen und die bis zum Abschluss erforderlichen Tage nach Bedarf für dieses Projekt überprüfen und ändern.

Konfigurieren eines Workflows für das Projekt

Bevor Sie Workflows im Dokumentenmanagement-Tool verwenden können, müssen Sie den Workflow für das Projekt konfigurieren. Wenn das Projekt aus einem Vorlagenprojekt mit einem zugewiesenen Workflow erstellt wurde, erbt es die Benutzerzuweisungen dieses Workflows, aber es ist eine gute Idee, die Zuweisungen zu überprüfen. Derzeit können Sie nur einen Standard-Workflow für Dokumente im Projekt festlegen.

  1. Navigieren Sie zum Dokumentenmanagement-Tool des Projekts.

  2. Klicken Sie auf das Symbol Einstellungen Icons Settings Gear konfigurieren.

  3. Klicken Sie auf die Registerkarte Workflows.

  4. Klicken Sie im Abschnitt "Dokumenten-Workflows" auf Configure auf den Workflow, den Sie für das Projekt konfigurieren möchten.
    Pdm Workflow konfigurieren

  5. Konfigurieren oder überprüfen Sie die folgenden erforderlichen workflow Elemente:

    • Workflow-Manager zuordnen

    • Verteilergruppe zuordnen

    • Beauftragte(r) und Tage bis zum Abschluss für jeden Schritt.

Bearbeiten eines Workflows

Wenn Sie die Workflow-Vorlage ändern müssen, besuchen Sie einen der folgenden Orte:

Verwenden von Workflows in Dokumenten

  • Starten eines Workflows für hochgeladene Dokumente

  • Überprüfen und Beantworten eines Dokuments in einem Workflow

Starten eines Workflows für hochgeladene Dokumente

Für Dokumente, die Genehmigungsworkflows erfordern, muss ein Workflow in der Spalte "Zugewiesener Workflow" ausgewählt werden. Die Workflows beginnen mit dem ersten Schritt. Siehe Starten eines Workflows im Dokumentenmanagement-Tool.

Hinweis: Wenn Sie Dokumente in großen Mengen einreichen, erhalten die Prüfer eine einzige E-Mail mit allen Dokumenten, die ihre Aufmerksamkeit erfordern, und nicht separate E-Mails für einzeln eingereichte Dokumente.

Überprüfen und Beantworten eines Dokuments in einem Workflow

Wenn ein Workflow für ein Dokument beginnt, kann ein Workflow-Beauftragter das Dokument prüfen, gegebenenfalls Markups hinzufügen und im Workflow reagieren. Workflow-Beauftragte können Dokumente bei Bedarf als Teil der Antwort markieren.

Pdm Respond Workflow

DEMO

Die folgende Abbildung zeigt, wie Sie auf ein Dokument zugreifen, das überprüft werden muss.Hinweis: Anstatt auf die Registerkarte "Wird überprüft" zu klicken, suchen Sie das Dokument in einer der gespeicherten Ansichten innerhalb der Sammlung "Wird überprüft" auf der Hauptregisterkarte "Dokumente".

Siehe auch