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Procore

Über Workflows im Dokumentenmanagement-Tool

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Regionale Verfügbarkeit
Das Dokumentenmanagement-Tool ist in ausgewählten Ländern verfügbar. Für Procore-Konten in den USA ist es noch nicht verfügbar. Für weitere Informationen wenden Sie sich bitte an Ihren Procore-Ansprechpartner.

Hintergrund

Wenn Ihre Organisation Genehmigungsprozesse für Dokumentüberarbeitungen verwendet, können Sie im Workflows-Tool benutzerdefinierte workflow-Vorlagen erstellen, die dann Dokumenten zugewiesen werden können, die in das Dokumentenmanagement-Tool hochgeladen werden. Sobald ein workflow begonnen hat, werden workflow Teilnehmer aufgefordert, Dokumente zu prüfen, sie optional mit Markups zu kommentieren und ein Genehmigungsergebnis anzugeben.

Wenn eine Dokumentenrevision überprüft und entweder genehmigt oder abgelehnt wird, wird der Status der Überarbeitung automatisch in Procore aktualisiert. Das bedeutet, dass Sie die Berechtigungseinstellungen nicht manuell ändern oder Revisionen zwischen Ordnern oder Tools verschieben müssen, nachdem ein Dokument genehmigt wurde. Wenn ein workflow für ein PDF-Dokument erstellt wird, können workflow Beauftragten während ihres Schritts in der workflow Markups direkt in die PDF-Datei einfügen. Nach Abschluss der workflow bleiben alle workflow Entscheidungen, Markups und zusätzlichen Dateianhänge erhalten, damit später auf sie verwiesen werden kann.

Wichtige Hinweise

Schritte

Ersteinrichtung

Führen Sie die folgenden Schritte aus, wenn Sie Workflows für das Dokumentenmanagement-Tool einrichten. Klicken Sie, um zu einem Abschnitt zu springen:

  1. Zuweisen von Workflow-Berechtigungen
  2. Erstellen einer Vorlage für den Dokumentenmanagement-Workflow
  3. Zuordnen des Workflows zu einem Projekt
  4. Konfigurieren eines Workflows für das Projekt

Zuweisen von Workflow-Berechtigungen

Für alle Benutzer, die Teil eines Genehmigungs workflow sind, müssen Sie Dateiname=""> granulare Berechtigungen für das Workflows Tool in Ihren Berechtigungsvorlagen zuweisen<a class="F1" title=" " href.path="//faq/what-granular-permissions-are-available-for-document-management-workflows" href.anchor="Answer" href..

pdm-workflow-gran-perm.png

icon-external-link.png SCHRITTE ANZEIGEN

Sie können auch die Aktionen anpassen, die Prüfer für Dokumente innerhalb eines aktiven workflow ausführen können, z. B. wer in der Lage sein soll, Dokumente zu markieren.

pdm-workflow-permissions.png

icon-external-link.png SCHRITTE ANZEIGEN

Erstellen einer Vorlage für den Dokumentenmanagement-Workflow

Hinweis: Siehe Workflows für weitere Ressourcen zum Tool Workflows.

  1. Navigieren Sie zum Tool Workflows auf Unternehmensebene.
  2. Fügen Sie einen neuen Workflow hinzu, indem Sie das Dokumentenmanagement-Tool auswählen.
  3. Klicken Sie auf Erstellen.
  4. Erstellen Sie Ihre workflow Vorlage. Detaillierte Schritte finden Sie unter Erstellen einer benutzerdefinierten Workflow-Vorlage .
  5. Wenn Sie bereit sind, die workflow zu veröffentlichen, klicken Sie auf Speichern und veröffentlichen. 
    pdm-workflow-draft.png

Zuordnen des Workflows zu einem Projekt

Nachdem die Vorlage für das Dokumentenmanagement-workflow erstellt wurde, müssen Sie sie den Projekten zuweisen, für die Sie sie verwenden möchten. Klicken Sie auf den Link in der Spalte "Zugewiesene Projekte", um ihn einem oder mehreren Projekten zuzuweisen.

2024-08-07_workflows_assigned projects.png

icon-external-link.png SCHRITTE ANZEIGEN

 Tipp

Wenn Sie die workflow einem Vorlagenprojekt zuweisen, enthält sie jedes Mal, wenn Sie diese Vorlage zum Erstellen eines neuen Projekts verwenden, die Schritte und Benutzerzuweisungen der workflow. Sie können jedoch die workflow Zuweisungen und Tage, die für dieses Projekt abgeschlossen werden müssen, nach Bedarf überprüfen und ändern . 

Konfigurieren eines Workflows für das Projekt

Bevor Sie Workflows im Dokumentenmanagement-Tool verwenden können, müssen Sie die workflow für das Projekt konfigurieren. Wenn das Projekt aus einem Vorlagenprojekt erstellt wurde, dem ein workflow zugewiesen ist, erbt es die Benutzerzuweisungen dieses workflow, aber es ist eine gute Idee, die Zuweisungen zu überprüfen. Derzeit können Sie nur eine Standard-workflow für Dokumente im Projekt festlegen. 

  1. Navigieren Sie zu dem Dokumentenmanagement-Tool des Projekts.
  2. Klicken Sie auf das Symbol Einstellungen konfigurieren icons-settings-gear.png .
  3. Klicken Sie auf die Registerkarte Workflows .
  4. Klicken Sie im Abschnitt "Dokument Workflows" auf Configure auf das workflow, das Sie für das Projekt konfigurieren möchten.
    pdm-configure-workflow.png
  5. Konfigurieren oder überprüfen Sie die folgenden erforderlichen workflow Elemente:
    • Workflow-Manager zuordnen
    • Verteilergruppe zuordnen
    • Beauftragte(r) und Tage bis zum Abschluss für jeden Schritt.

icon-external-link.png WEITERE INFORMATIONEN 

Anmerkung: Wenn Sie die workflow-Vorlage im Workflows-Tool ändern müssen, finden Sie weitere Informationen unter Bearbeiten einer benutzerdefinierten Workflow-Vorlage .

Verwenden von Workflows in Dokumenten

Starten eines Workflows für hochgeladene Dokumente

Dokumente, die Genehmigungsworkflows erfordern, benötigen einen workflow, der in der Spalte "Zugewiesener Workflow" ausgewählt ist. Die Workflows beginnen im ersten Schritt. Siehe Starten Sie einen Workflow im Dokumentenmanagement-Tool.

Anmerkung: Wenn Sie Dokumente zusammen einreichen, erhalten die Prüfer eine einzige E-Mail mit allen Dokumenten, die ihre Aufmerksamkeit erfordern, anstatt separate E-Mails für einzeln eingereichte Dokumente.
2024-07-10_subpar Start workflow for uploaded docs.png

icon-external-link.png MEHR ERFAHREN

Überprüfen und Beantworten eines Dokuments in einem Workflow

Wenn ein workflow für ein Dokument beginnt, kann ein Workflow-Beauftragter das Dokument überprüfen, gegebenenfalls Markups hinzufügen und im workflow antworten. Workflow-Beauftragte können Dokumente bei Bedarf als Teil der Antwort markieren.

pdm-respond-workflow.png

icon-external-link.png MEHR ERFAHREN

DEMO

Die folgende Abbildung zeigt, wie Sie auf ein Dokument zugreifen, das überprüft werden muss.
Anmerkung: Anstatt auf die Registerkarte "In Prüfung" zu klicken, suchen Sie das Dokument in einer der gespeicherten Ansichten in der Sammlung "In Prüfung" auf der Hauptregisterkarte "Dokumente".

pdm_blog_proto.gif