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Procore

Über das Dokumentenmanagement-Tool

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Regionale Verfügbarkeit
Das Dokumentenmanagement-Tool ist für Konten in den folgenden Ländern verfügbar: Großbritannien, Irland, Australien und Neuseeland. Für Procore-Konten in den USA ist es noch nicht verfügbar. Um mehr zu erfahren, wenden Sie sich bitte an Ihren Procore-Ansprechpartner.

Einführung in das Procore-Dokumentenmanagement

Das Dokumentenmanagement-Tool von Procore ist ein Dokumentenmanagementsystem, das Ihre Dokumente automatisch nach ihren Attributen organisiert. Finden Sie schnell die benötigten Dokumente mit der Gewissheit, dass Sie die letzte genehmigte Revision öffnen und dass nur die Personen, die sie sehen sollen, Zugriff haben.

Dieses Tool wurde für Unternehmen entwickelt, die eine einheitliche, konfigurierbare Lösung für die Verwaltung von Informationen und Genehmigungen in allen Phasen eines Bauprojekts benötigen.

Mit dem Dokumentenmanagement-Tool können Unternehmen:

  • Konfigurieren Sie Dokumentberechtigungen basierend auf den Attributen jeder Revision, z. B. Status, Typ oder Disziplin.

  • Helfen Sie Teammitgliedern, von einem zentralen System aus auf Dokumente zuzugreifen, sie zu überprüfen, zu genehmigen und zu verwalten.

  • Sie profitieren von den gleichen Vorteilen wie mit dem ursprünglichen Dokumente-Tool in Procore und fügen gleichzeitig Funktionen wie Workflows zur Dokumentengenehmigung mit Markup, präzisere Berechtigungen, Metadaten-Tagging und durchsetzbare Namenskonventionen hinzu.

Funktionsübersicht

Das Dokumentenmanagement-Tool bietet derzeit die folgenden Funktionen und Vorteile:

FAQ

Nachfolgend finden Sie eine Liste allgemeiner Fragen und Antworten (FAQ) zur eingeschränkten Version (Beta-Version) des Dokumentenmanagement-Tools. Ausführlichere Artikel finden Sie auf der Registerkarte FAQ .

Warum hat Procore beschlossen, ein neues Tool für Dokumente zu entwickeln?

Während Procores ursprüngliches Dokumente-Tool in der Branche immer noch für seine Fähigkeit gelobt wird, mehrere Interessengruppen über den gesamten Projektlebenszyklus hinweg zu bedienen, entwickeln sich die Anforderungen der Procore-Kunden schnell weiter. Einige dieser Anforderungen ergeben sich aus regulatorischen Anforderungen wie ISO 19650 und 9001. Andere Anforderungen werden durch den Wunsch bestimmt, Workflows zu optimieren, um den Zugang zu Informationen und die Zusammenarbeit mit ihnen zu verbessern.

Das Ziel dieser neuen Lösung ist es, nicht nur die Konformität und die Workflow-Anforderungen der Kunden zu unterstützen, sondern dies auf eine Weise zu tun, die vollständig in die Plattform und die Tools von Procore integriert ist. Dadurch können die Kunden ihre Informationen über den gesamten Projektlebenszyklus hinweg verwalten, von der Vorbereitung bis zur Schlussphase.

Was ist der Unterschied zwischen den Dokumente- und Dokumentenmanagement-Tools von Procore?

Einen Vergleich der beiden Tools finden Sie unter Was ist der Unterschied zwischen den Tools 'Dokumente' und 'Dokumentenmanagement' in Procore?

Wie können Benutzer vor Ort genehmigte Bauunterlagen auf ihrem Mobilgerät Gerät einsehen?

Mobile Benutzer können genehmigte Dokumente im Dokumentenmanagement-Tool auf den Procore-Mobilgeräten für iOS und Android anzeigen. Sie können den Zugriff auf nur genehmigte Dokumente beschränken. Wenn ein Benutzer ein Dokument zur Ansicht öffnet, wird es zu diesem Zeitpunkt auf sein Gerät heruntergeladen.

Welche Metadaten können automatisch aufgefüllt werden?

Siehe Welche Daten kann Procore beim Hochladen von Dateien in das Dokumentenmanagement-Tool automatisch ausfüllen?

Wer kann einem Dokument Markups hinzufügen?

Nur Workflow Beauftragte können einem .pdf Markierungen hinzufügen Dokument. Siehe Über Workflows im Dokumentenmanagement-Tool.

Unterstützt das Dokumentenmanagement-Tool Ordner?

Ordner werden im Dokumentenmanagement-Tool nicht unterstützt, da sie die Wahrscheinlichkeit erhöhen können, dass ein Dokument seine Single Source of Truth verliert.

Um Dateien ähnlich wie Ordner visuell zu organisieren, können Sie "gespeicherte Ansichten" erstellen, mit denen Benutzer schnell und einfach auf bestimmte Dokumente zugreifen können. Siehe Erstellen einer gespeicherten Ansicht im Dokumentenmanagement-Tool. Im Gegensatz zu herkömmlichen Ordnern werden in gespeicherten Ansichten automatisch relevante Dokumente auf der Grundlage von angewendeten Filtern und Dokumentberechtigungen angezeigt, wobei für jedes Dokument eine einzige Quelle der Wahrheit erhalten bleibt.

Wie kann ich meine Dokumente gruppieren und ordnen, um sie leichter durchsuchen zu können?

Sie können benutzerdefinierte "gespeicherte Ansichten" erstellen, um jederzeit schnell und einfach auf bestimmte Dokumente zugreifen zu können. Siehe Erstellen einer gespeicherten Ansicht im Dokumentenmanagement-Tool. Alle Benutzer können ihre eigenen persönlichen Ansichten erstellen, und Benutzer mit 'Administration'-Berechtigungen für das Dokumentenmanagement-Tool können Ansichten erstellen, die von allen Projektteilnehmern verwendet werden können.

Abgesehen von gespeicherten Ansichten gibt es auch mehrere Möglichkeiten, Ihre Dokumente zu durchsuchen:

Wie werden die Benutzer benachrichtigt, wenn neue Dokumente verfügbar sind?

Benutzer, die einem Genehmigungs-Workflow-Schritt zugewiesen sind, werden per E-Mail benachrichtigt, wenn sie an der Reihe sind, ein Dokument zu genehmigen. Zu diesem Zeitpunkt werden keine weiteren automatischen Benachrichtigungen über das Dokumentenmanagement-Tool versendet.

Kann ich sehen, welche Änderungen an Dokumenten vorgenommen wurden und wann?

Ja, Administratoren und Benutzer mit den entsprechenden Berechtigungen können alle Änderungen an den Attributen und Metadaten eines Dokuments sowie den Zeitpunkt dieser Änderungen anzeigen. Siehe Änderungsverlauf für Dokumente im Dokumentenmanagement-Tool anzeigen.

Ist das Dokumentenmanagement-Tool mit dem Zeichnungs-Tool verbunden?

Ja, Sie können Dokumentenmanagement-Dateien im Pläne-Tool öffnen. Anstatt dasselbe Dokument in beiden Tools durch den vollständigen Upload-Prozess zu bringen, tun Sie dies einmal im Dokumentenmanagement-Tool. Suchen Sie dann über die Dateiauswahl im Pläne-Tool das Dokument, und rufen Sie es schnell mit allen angehängten Metadaten auf. Weitere Informationen finden Sie unter Was passiert, wenn ich eine Dokumentenmanagement-Datei in das Zeichnungstool importiere?

Lässt sich das Dokumentenmanagement in Anwendungen von Drittanbietern integrieren?

Das Dokumentenmanagement-Tool verfügt jetzt über eine native Integration mit Microsoft SharePoint, die es berechtigten Benutzern ermöglicht, sich sicher zu authentifizieren und Dateien direkt mit Dokumentenmanagement-Uploads zu verknüpfen. Öffentliche API-Endpunkte für zusätzliche Drittanbieter Anwendung Integrationen sind zwar noch nicht verfügbar, aber Procore baut kontinuierlich eine grundlegende Integration Infrastruktur auf, um zukünftige Quellkonnektoren und Workflows zu unterstützen. 

Ist das Dokumentenmanagement-Tool mit dem Dokumente-Tool auf Unternehmensebene integriert?

Nein, es gibt keine Integration mit den Dokumente-Tools auf Unternehmens- oder Projektebene. Wenn Ihre Projektdokumente jedoch extern in Microsoft SharePoint gehostet werden, können die Mitarbeiter des Projektunternehmens die native Link from SharePoint-Integration nutzen, um Dateien effizient direkt in Dokumentenmanagement-Uploads in mehrfachen Mengen zu ziehen.

Wird es eine Migration von Dateien aus dem Dokumente-Tool in das Dokumentenmanagement-Tool geben?

Nein, es wird keine automatische Migration von Daten zwischen dem Dokumente- und dem Dokumentenmanagement-Tool geben. Wenn Sie Daten zwischen den beiden Tools übertragen möchten, müssen Sie Dokumente aus dem Dokumente-Tool herunterladen und in das Dokumentenmanagement-Tool hochladen.

Siehe auch