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Procore

Dateien aus SharePoint mit dem Dokumentenmanagement-Tool verknüpfen

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Regionale Verfügbarkeit
Das Dokumentenmanagement-Tool ist für Konten in den folgenden Ländern verfügbar: Großbritannien, Irland, Australien und Neuseeland. Für Procore-Konten in den USA ist es noch nicht verfügbar. Um mehr zu erfahren, wenden Sie sich bitte an Ihren Procore-Ansprechpartner.
 In Beta

Für das Dokumentenmanagement-Tool ist jetzt eine native SharePoint-Integration verfügbar, die es berechtigten Benutzern ermöglicht, Dateien direkt in Procore zu verknüpfen und hochzuladen. Erfahren Sie mehr über diese offene Beta-Version und wie Ihr Procore-Ansprechpartner Ihrem Team helfen kann, sie zu ermöglichen. 

Hintergrund

Diese Integration ermöglicht es berechtigten Mitarbeitern des Projektunternehmens, ihr SharePoint-Konto sicher zu authentifizieren und externe Projektdokumente nativ mit dem Dokumentenmanagement zu verknüpfen. Dateien werden asynchron verarbeitet und spiegeln nach dem Hochladen das standardmäßige manuelle Upload-Verhalten wider.

Wichtige Hinweise

  • Erforderliche Berechtigungen: Sie müssen ein Mitarbeiter des Projektunternehmens mit benutzerdefinierten Berechtigungen sein, die Upload-Aktionen für das Dokumentenmanagement-Tool gewähren.

  • Beschränkungen:

    • Maximal 500 Dateien pro einzelner Verknüpfungsaktion.

    • Maximale Dateigröße von 1 GB pro Datei.

    • Leere Dateien (0 Byte) werden blockiert und lösen eine Fehlermeldung aus.

  • Zusätzliche Informationen:

    • Dies ist eine einmalige Dateiübertragung. Die kontinuierliche manuelle oder automatische Synchronisierung von zuvor verknüpften Dateien wird nicht unterstützt.

    • Das gleichzeitige Auswählen/Importieren eines gesamten SharePoint-Ordners wird nicht unterstützt. Eine individuelle Dateiauswahl ist erforderlich.

    • Dieses Feature wird derzeit nicht auf Mobilgeräten unterstützt und ist auf Mitarbeiter von Projektunternehmen beschränkt (Projektmitarbeiter/externe Anbieter können derzeit keine SharePoint-Websites verknüpfen).

Schritte

Erstmalige administrative Einrichtung

Bevor Mitglieder des Projektteams Dateien aus SharePoint verknüpfen können, muss ein Microsoft 365/SharePoint-Administrator einen einmaligen Autorisierungsablauf abschließen.

Erteilen der Zustimmung des Microsoft Tenant Administration: Der Microsoft 365 Administration des Unternehmens muss die erforderliche Zustimmung zur Registrierung der Procore Integration App während der ersten Verbindung erteilen.
Hinweis: Der IT-/SharePoint-Administration, der diese Schritte ausführt, ist in der Regel eine andere Person als die täglichen Projektuploader.

Authentifizieren und Herstellen einer Verbindung mit Ihrer SharePoint-Website

Sobald die Zustimmung des Administrations erteilt wurde, können sich Projektmitarbeiter direkt aus dem Dokumentenmanagement-Tool heraus anmelden, auf SharePoint-Dateien zugreifen und diese durchsuchen.

  1. Navigieren Sie zum Dokumentenmanagement-Tool des Projekts.

  2. Navigieren Sie entweder zur Registerkarte Dokumente oder zur Registerkarte Uploads.

  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen in der oberen rechten Ecke, und wählen Sie Link aus SharePoint aus.

  4. Geben Sie im Modal Link von SharePoint das Präfix der SharePoint-Unterdomäne Ihres Unternehmens in das Textfeld SharePoint-Website ein. Zum Beispiel https://[your-subdomain].sharepoint.com.

  5. Klicken Sie auf Bei SharePoint anmelden.

  6. Geben Sie Ihre Microsoft 365 Anmeldedaten ein, wenn Sie dazu aufgefordert werden.
    Hinweis:

    • Wenn Sie hier eine Fehlermeldung erhalten, wenden Sie sich an Ihren IT-Administrator, um sicherzustellen, dass die Schritte für die erstmalige Zustimmung des Administration des Mandanten abgeschlossen wurden.

    • Wenn Sie sich erfolgreich anmelden können, aber die Synchronisierung/der Import fehlschlägt, wenden Sie sich an Ihren IT-Administrator, ob die Schritte zur Autorisierung der Anwendung vollständig abgeschlossen wurden.

Dateien auswählen und verknüpfen

Nach einer schnellen, einmaligen Authentifizierung können Sie Ihre Dateiverzeichnisse nahtlos durchsuchen und darauf zugreifen, ohne das Dokumentenmanagement zu verlassen.

  1. Navigieren Sie direkt im Dateidurchsuchensmodal durch Ihre zugänglichen SharePoint-Websiteverzeichnisse und -Bibliotheken.

  2. Wählen Sie die Dateien aus, die Sie übertragen möchten.
    Hinweis:

    • Das gleichzeitige Auswählen oder Importieren eines gesamten SharePoint-Ordners wird nicht unterstützt. Eine individuelle Dateiauswahl ist erforderlich.

    • Sie können bis zu 500 Dateien pro Aktion auswählen, wobei die maximale Größe 1 GB pro Datei beträgt. Leere Dateien (0 Byte) werden blockiert und lösen eine Fehlermeldung aus.

  3. Klicken Sie auf Elemente verknüpfen.

     Hinweis
    Alle verknüpften Dateien werden asynchron verarbeitet und in Kürze auf der Registerkarte " Alle Dokument-Uploads " angezeigt. Sobald sie erscheinen, erfordern sie genau die gleichen Schritte zur Überprüfung der Metadaten, zur Attributkonfiguration und zur Verarbeitung wie beim manuellen Standard-Upload vor der endgültigen Einreichung.