Erste Schritte mit dem Dokumentenmanagement - Einführung in das Tool
Über das Tool
Das Dokumentenmanagement-Tool von Procore ist ein Dokumentenmanagementsystem, das Ihre Dokumente automatisch nach ihren Attributen organisiert. Finden Sie schnell die Dokumente, die Sie benötigen, mit der Gewissheit, dass Sie die letzte genehmigte Revision öffnen und dass nur Personen Zugriff darauf haben, die sie sehen sollten.
Dieses Tool wurde für Unternehmen entwickelt, die eine einheitliche, konfigurierbare Lösung für die Verwaltung von Informationen und Genehmigungen in allen Phasen eines Bauprojekts benötigen.
Mit dem Dokumentenmanagement-Tool können Unternehmen:
- Konfigurieren Sie Dokumentberechtigungen basierend auf den Attributen jeder Revision wie Status, Typ oder Disziplin.
- Helfen Sie Teammitgliedern , von einem zentralen System aus auf Dokumente zuzugreifen, sie zu überprüfen, zu genehmigen und zu verwalten.
- Sie profitieren von den gleichen Vorteilen wie mit dem ursprünglichen Dokumente-Tool in Procore und fügen gleichzeitig Funktionen wie Workflows für die Dokumentengenehmigung mit Markup, präzisere Berechtigungen, Metadaten-Tagging und durchsetzbare Namenskonventionen hinzu.
Tutorials, Videos und zusätzliche Ressourcen finden Sie unter Dokumentenmanagement (Web) | (iOS) | (Android).
Video
Sehen Sie sich die Funktionen an
Allgemeiner Tool-Prozess
Nachdem die Einstellungen konfiguriert sind (wie weiter unten in diesem Handbuch erläutert ), ist der allgemeine Prozess für die Verwendung des Dokumentenmanagement-Tools wie folgt:
- Hochladen, Überprüfen und Einreichen von Dokumenten
- Anzeigen, Herunterladen und Freigeben von Dokumenten
Hinweis
Weitere Themen wie Tooleinstellungen und -berechtigungen, gespeicherte Ansichten und Genehmigungsworkflows werden weiter unten in diesem Handbuch behandelt.Workflow-Diagramm
Hochladen, Überprüfen und Einreichen von Dokumenten
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Hochladen von Dokumenten
Das Dokumentenmanagement-Tool lädt Dokumente auf ähnliche Weise hoch wie das ursprüngliche Dokumente-Tool von Procore. Das Dokumentenmanagement-Tool verwendet jedoch machine learning zum Inhalt des Dokuments und zum Dateinamen, um Daten wie Dokumenttyp, Zeichnungsnummer und Zeichnungsbeschreibung automatisch aufzufüllen.
Hinweis: Im nächsten Abschnitt dieses Handbuchs richten Sie Ihre Felder, Benennungsstandards und Upload-Anforderungen ein.
TUTORIAL ANSEHENÜberprüfen und Vervollständigen von Dokumentattributen
Nach dem Hochladen werden alle verbleibenden erforderlichen Felder überprüft und ausgefüllt, damit sie für einen breiteren Zugriff an das Projekt übermittelt werden können. Sie werden diese Anforderungen in einem späteren Abschnitt dieses Handbuchs einrichten.
Einreichen und Genehmigen von Dokumenten
Dokumente, in denen die Pflichtfelder ausgefüllt sind, werden an das Projekt übermittelt , sodass sie auf der Registerkarte "Dokumente" aufgerufen werden können.
Überprüfen von Dokumenten mit Workflows
Wenn für Dokumente Genehmigungsworkflows mit dem Workflows-Tool eingerichtet wurden, können Benutzer in gespeicherten Ansichten wie "Mir zugewiesen" darauf zugreifen, um sie zu überprüfen, Kommentare abzugeben und mit einem Genehmigungsergebnis zu antworten.
Anzeigen, Herunterladen und Freigeben von Dokumenten
Nachdem die Dokumente an das Projekt übermittelt wurden, können Personen mit den entsprechenden Berechtigungen die benötigten Dokumente anzeigen, freigeben und herunterladen.
Anmerkung: Dokumentberechtigungen werden weiter unten in diesem Handbuch eingerichtet.
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Anzeigen von Dokumenten
Der Zugriff auf die eingereichten Dokumente erfolgt über den Reiter "Dokumente". Dokumentinformationen können in der Tabelle angezeigt oder im Dokumenten-Viewer von Procore geöffnet werden. Je nachdem, wie der Administrator die Sammlungen des Projekts konfiguriert hat und welche gespeicherte Ansicht Sie gerade anzeigen, wird möglicherweise standardmäßig die neueste Revision in einem bestimmten Dokumentcontainer angezeigt, aber auch auf frühere Versionen kann schnell zugegriffen werden.
Die Dokumente sind auch in der mobilen Anwendung von Procore für iOS und Android leicht zugänglich und können problemlos angezeigt werden.
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Video - Auf Mobilgerät ansehen |
Herunterladen von Dokumenten
Die Dokumente können einzeln aus der Tabelle oder dem Viewer und in großen Mengen aus der Tabelle in der Procore-Webanwendung heruntergeladen werden.
Freigeben von Dokumenten
Dokumente können als Anhänge für Elemente (z. B. Übermittlungen) im Korrespondenz-Tool hinzugefügt werden.
Die Dokumente können dann von den Empfängern der Korrespondenz, die über die Berechtigung für diese Dokumente im Dokumentenmanagement-Tool verfügen, eingesehen und heruntergeladen werden.
