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Procore

Ausfüllen eines Nachtrag zum Kreditorenvertrag mit DocuSign®

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Ziel

So schließen Sie den elektronischen Unterschriftsprozess für einen Nachtrag zum Kreditorenvertrag unter Verwendung der Procore + DocuSign®-Integration ab. 

Hintergrund

Nachdem Sie einen Nachtrag zum Kreditorenvertrag erstellt haben, können Procore-Benutzer mit einem DocuSign®-Konto einen DocuSign®-Umschlag vorbereiten und das Procore-Dokument an den/die entsprechenden Empfänger senden, um eine Unterschrift anzufordern.

Wichtige Hinweise

  • Erforderliche Benutzerberechtigungen:
    • Berechtigungen auf Admin-Ebene für das Sekundärverträge-Tool des Projekts.
      UND
    • Wenn das Tool Änderungen zum Projekt hinzugefügt wird, müssen Sie die Berechtigungen „Standard“ oder „Admin“ für das Tool Änderungen des Projekts haben.
  • Zusätzliche Informationen:
    • Sobald Sie sich bei Ihrem DocuSign®-Konto von Procore angemeldet haben, müssen Sie sich NICHT erneut anmelden, bis das Login-Token abläuft. Nach Ablauf der Gültigkeitsdauer erscheint in Procore das Banner „Erneute Authentifizierung erforderlich“. Um mehr zu erfahren, siehe Was bedeuten die verschiedenen DocuSign®-Banner in Procore?

Voraussetzungen

Schritte

Einen Nachtrag zum Kreditorenvertrag in Procore öffnen

Die folgenden Schritte zeigen Ihnen, wie Sie einen Nachtrag zum Kreditorenvertrag in Procore öffnen. 

  1. Rufen Sie das Tool Sekundärverträge des Projekts auf. 
  2. Suchen Sie auf der Registerkarte Verträge den Kreditorenvertrag, mit dem Sie arbeiten möchten, und klicken Sie auf den Pfeil, um die Nachträge zum Kreditorenvertrag zu erweitern. 
  3. Klicken Sie auf den Link Nachtrag, um ihn zu öffnen. 

    expand-commitment-change-orders.png
  4. Klicken Sie im Nachtrag auf Bearbeiten. 
  5. Markieren Sie das Kontrollkästchen Mit DocuSign unterschreiben . 

    cco-sign-with-docusign-checkbox.png
  6. Scrollen Sie zum Ende der Seite und klicken Sie auf Mit DocuSign abschließen. 

    cco-complete-with-docusign.png
    Procore startet die DocuSign® Webanwendung.Wenn Sie NICHT bei Ihrem DocuSign® Konto angemeldet sind, müssen Sie die Schritte unter Anmeldung bei DocuSign® ausführen.Wenn Sie bereits eingeloggt sind, fahren Sie fort mit Bereiten Sie den DocuSign® Umschlag vor. 

Anmelden bei DocuSign®

Den DocuSign®-Umschlag vorbereiten

Sobald Sie bei DocuSign® angemeldet sind, erscheint die Seite „Dokument hochladen und Umschlagempfänger hinzufügen“. Führen Sie diese Schritte aus:

Dokumente zum Umschlag hinzufügen

Die folgenden Procore-Informationen werden automatisch dem Umschlag DocuSign® hinzugefügt:

  • Eine PDF-Kopie des Nachtrags wird automatisch zum Abschnitt „Dokumente zum Umschlag hinzufügen“ hinzugefügt. 
  • Die erforderlichen Unterschriftsfelder für jede „Rolle“ im Vertrag. Zum Beispiel der Generalunternehmer oder Subunternehmer , dessen Vertrag von dem Nachtrag betroffen ist.Dazu gehören der „Name“ und die „E-Mail-Adresse“ von jedem Benutzer. Weitere Informationen finden Sie unter Empfänger zum Briefumschlag hinzufügen unten.
  1. Optional: Wenn Sie dem Umschlag weitere Dokumente hinzufügen möchten, wählen Sie eine der verfügbaren Optionen unter dem Abschnitt „Dokumente zum Umschlag hinzufügen“:

    docusign-add-documents-to-envelope.png
     Hinweis
    Die verfügbaren Optionen im Abschnitt „Dokumente zum Umschlag hinzufügen“ werden von DocuSign ® entwickelt und gewartet. Um zu lernen, wie man DocuSign® verwendet, empfiehlt Procore, den Inhalt auf support.docusign.com zu lesen. 
    1. Hochladen
    2. Verwenden Sie eine Vorlage
    3. Aus der Cloud beziehen

Empfänger zum Umschlag hinzufügen

So fügen Sie dem Umschlag Empfänger hinzu:

  1. Unter „Empfänger zum Umschlag hinzufügen“ behalten Sie die Standard-Empfängerblöcke, ihre Namen und ihre E-Mail-Adressen bei. Diese Daten werden dem Umschlag automatisch durch die Procore+DocuSign® Integration hinzugefügt. Wenn die Daten in Procore angegeben wurden, entsprechen die Werte in den Feldern „Name“ und „E-Mail-Adresse“ der Empfängerblöcke diesen Feldern in Procore:
    • Subunternehmer.Dabei handelt es sich um die Person, die im Feld „Architekt/Ingenieur“ des Kreditorenvertrags, die mit der Subunternehmerrechnung verbunden ist, angegeben ist.
    • Generalunternehmer .Dies ist die Person, die im Feld „Hauptansprechpartner“ des Projektadressbuches für das Unternehmen angegeben ist, das im Feld „Auftragnehmer“ der mit der Rechnung des Subunternehmers verbundenen Kreditorenvertrag angegeben ist. 
      docusign-add-recipients-to-the-envelope.png

Allen Empfängern eine Nachricht hinzufügen

Vorschau der Unterschriftsfelder und Umschlag senden

Der nächste Schritt ist die Vorschau der Unterschriftsfelder auf dem DocuSign®-Dokument.Die Unterschriftsfelder entsprechen bestimmten Rollen in Procore.Zum Beispiel der Generalunternehmer und der Subunternehmer , die Parteien des mit diesem Nachtrag verbundenen Vertrags sind. Die Procore + DocuSign®-Integration fügt diese Felder automatisch in den DocuSign®-Umschlag ein. 

  1. Scrollen Sie zum unteren Rand des Dokuments DocuSign®, um die Unterschriftsfelder anzuzeigen.Ein Beispiel ist unten abgebildet. 

    docusign-signature-fields-send.png
     
  2. Im DocuSign®-Dokument belassen Sie die Unterschriftsfelder an ihrer/ihren Standardposition(en). Das stellt sicher, dass der Procore + DocuSign®-Erfassungsprozess wie vorgesehen funktioniert.
  3. Optional: Fügen Sie dem Formular nach Belieben „Standardfelder“ hinzu.
     Hinweis
    Die Optionen im Bereich „Standardfelder“ werden von DocuSign ® entwickelt und gewartet. Um zu lernen, wie man DocuSign® verwendet, empfiehlt Procore, den Inhalt auf support.docusign.com zu lesen. 
  4. Wenn Sie bereit sind, die angegebenen Unterschriften zu sammeln, klicken Sie auf Senden. 
    DocuSign® sendet den Umschlag an die angegebenen Empfänger.Die Empfänger können dann mit dem nächsten Schritt fortfahren.Nachdem die erforderlichen Unterschriften auf dem Dokument eingetragen sind, ändert Procore standardmäßig den Status des Elements in Procore auf „Genehmigt“. 

Siehe auch