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Procore

Ausfüllen eines Nachtrag zum Kreditorenvertrag mit DocuSign®

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  2. Als PDF speichern

Ziel

So schließen Sie den elektronischen Unterschriftsprozess für einen Nachtrag zum Kreditorenvertrag unter Verwendung der Procore + DocuSign®-Integration ab. 

Hintergrund

Nachdem Sie einen Nachtrag zum Kreditorenvertrag erstellt haben, können Procore-Benutzer mit einem DocuSign®-Konto einen DocuSign®-Umschlag vorbereiten und das Procore-Dokument an den/die entsprechenden Empfänger senden, um eine Unterschrift anzufordern.

If you are the recipient of a signature request, you do not need a DocuSign® account. However, if you do have a DocuSign® account and the email address matches the email you use in Procore, a copy of any documents you sign will be saved in your DocuSign® account. See Do I need a DocuSign© account?

Wichtige Hinweise

  • Erforderliche Benutzerberechtigungen:
    • Berechtigungen auf Admin-Ebene für das Sekundärverträge-Tool des Projekts.
      UND
    • Wenn das Tool Änderungen zum Projekt hinzugefügt wird, müssen Sie die Berechtigungen „Standard“ oder „Admin“ für das Tool Änderungen des Projekts haben.
  • Zusätzliche Informationen:
    • Sobald Sie sich bei Ihrem DocuSign®-Konto von Procore angemeldet haben, müssen Sie sich NICHT erneut anmelden, bis das Login-Token abläuft. Nach Ablauf der Gültigkeitsdauer erscheint in Procore das Banner „Erneute Authentifizierung erforderlich“. Um mehr zu erfahren, siehe Was bedeuten die verschiedenen DocuSign®-Banner in Procore?

Voraussetzungen

Schritte

Einen Nachtrag zum Kreditorenvertrag in Procore öffnen

Die folgenden Schritte zeigen Ihnen, wie Sie einen Nachtrag zum Kreditorenvertrag in Procore öffnen. 

  1. Rufen Sie das Tool Sekundärverträge des Projekts auf. 
  2. Suchen Sie auf der Registerkarte Verträge den Kreditorenvertrag, mit dem Sie arbeiten möchten, und klicken Sie auf den Pfeil, um die Nachträge zum Kreditorenvertrag zu erweitern. 
  3. Klicken Sie auf den Link Änderungsauftrag, um ihn zu öffnen. 

    expand-commitment-change-orders.png
  4. Klicken Sie im Nachtrag auf Bearbeiten. 
  5. Markieren Sie das Kontrollkästchen Mit DocuSign unterschreiben . 

    cco-sign-with-docusign-checkbox.png
  6. Scrollen Sie zum Ende der Seite und klicken Sie auf Mit DocuSign abschließen. 

    cco-complete-with-docusign.png
    Procore führt die DocuSign-Webanwendung® ein. Wenn Sie NICHT bei Ihrem DocuSign-Konto® angemeldet sind, müssen Sie die Schritte unter Anmelden bei DocuSign® ausführen. Wenn Sie bereits angemeldet sind, fahren Sie mit Vorbereiten des DocuSign-Umschlags ® fort. 

Anmelden bei DocuSign®

If you are NOT logged into your DocuSign® account when you launch the DocuSign® application from Procore:

 Notes
  1. At the DocuSign® Log In page, type your email address in the Email box:


     
  2. Click Next. 
  3. Enter your password. 
  4. Click Log In.

Den DocuSign®-Umschlag vorbereiten

Sobald Sie bei DocuSign® angemeldet sind, erscheint die Seite „Dokument hochladen und Umschlagempfänger hinzufügen“. Führen Sie diese Schritte aus:

Dokumente zum Umschlag hinzufügen

Die folgenden Procore-Informationen werden automatisch dem Umschlag DocuSign® hinzugefügt:

  • Eine PDF-Kopie des Nachtrags wird automatisch zum Abschnitt „Dokumente zum Umschlag hinzufügen“ hinzugefügt. 
  • Die erforderlichen Unterschriftsfelder für jede "Rolle" im Vertrag. Zum Beispiel der  Generalunternehmer oder Subunternehmer, dessen Vertrag von dem Nachtrag betroffen ist. Dazu gehören der Name und die E-Mail-Adresse jedes Benutzers . Weitere Informationen finden Sie unter Empfänger zum Umschlag hinzufügen unten.
  1. Wahlfrei: Wenn Sie dem Umschlag weitere Dokumente hinzufügen möchten, wählen Sie eine der verfügbaren Optionen im Abschnitt "Dokumente zum Umschlag hinzufügen":

    docusign-add-documents-to-envelope.png
     Hinweis
    Die verfügbaren Optionen im Abschnitt "Dokumente zum Umschlag hinzufügen" werden von DocuSign® entwickelt und gepflegt. Um zu erfahren, wie Sie DocuSign® verwenden , empfiehlt Procore, die Inhalte auf support.docusign.com zu überprüfen. 
    1. Hochladen
    2. Verwenden Sie eine Vorlage
    3. Aus der Cloud beziehen

Empfänger zum Umschlag hinzufügen

So fügen Sie dem Umschlag Empfänger hinzu:

  1. Unter „Empfänger zum Umschlag hinzufügen“ behalten Sie die Standard-Empfängerblöcke, ihre Namen und ihre E-Mail-Adressen bei. Diese Daten werden dem Umschlag automatisch durch die Procore+DocuSign® Integration hinzugefügt. Wenn die Daten in Procore angegeben wurden, entsprechen die Werte in den Feldern „Name“ und „E-Mail-Adresse“ der Empfängerblöcke diesen Feldern in Procore:
    • Subunternehmer. Dabei handelt es sich um die Person, die im Feld "Architekt/Ingenieur" des mit dem Änderungsauftrag verbundenen Kreditorenvertrags angegeben ist. 
    • Generalunternehmer. Dies ist die Person, die im Feld "Hauptansprechpartner" des Projektadressbuchs für das Unternehmen angegeben ist, das im Feld "Auftragnehmer"  des mit dem Änderungsauftrag verbundenen Kreditorenvertrags angegeben ist. 
       Tip
      docusign-add-recipients-to-the-envelope.png
       Tip
      • Want to add, change, or remove recipients DocuSign®?  The options in the 'Add Recipients to the Envelope' section are developed and maintained by DocuSign®. If you change the recipient information in DocuSign®, keep in mind that any changes made in DocuSign® do NOT update in Procore and can lead to unwanted results. To ensure the integration works as designed, Procore recommends keeping the recipient fields that were added by the integration. To learn how to use DocuSign®, Procore recommends reviewing the content on support.docusign.com. 

Allen Empfängern eine Nachricht hinzufügen

  1. In the 'Message to All Recipients' section, do the following:

    • Email Subject
      Type a subject line for the outgoing email message. 
    • Email Message
      Type the content of your outgoing email message. 
  2. Click Next. 

Vorschau der Unterschriftsfelder und Umschlag senden

Der nächste Schritt ist die Vorschau der Unterschriftsfelder auf dem DocuSign®-Dokument.Die Unterschriftsfelder entsprechen bestimmten Rollen in Procore.Zum Beispiel der Generalunternehmer und der Subunternehmer , die Parteien des mit diesem Nachtrag verbundenen Vertrags sind. Die Procore + DocuSign®-Integration fügt diese Felder automatisch in den DocuSign®-Umschlag ein. 

  1. Scrollen Sie zum unteren Ende des DocuSign-Dokuments® , um die Unterschriftsfelder anzuzeigen. Ein Beispiel ist unten abgebildet. 

    docusign-signature-fields-send.png
     
  2. Im DocuSign®-Dokument belassen Sie die Unterschriftsfelder an ihrer/ihren Standardposition(en). Das stellt sicher, dass der Procore + DocuSign®-Erfassungsprozess wie vorgesehen funktioniert.
  3. Optional: Fügen Sie dem Formular nach Belieben „Standardfelder“ hinzu.
     Hinweis
    Die Optionen im  Bereich "Standardfelder" werden von DocuSign® entwickelt und gepflegt. Um zu erfahren, wie Sie DocuSign® verwenden , empfiehlt Procore, die Inhalte auf support.docusign.com zu überprüfen. 
  4. Wenn Sie bereit sind, die angegebenen Unterschriften zu sammeln, klicken Sie auf Senden. 
    DocuSign® sendet den Umschlag an die angegebenen Empfänger.Die Empfänger können dann mit dem nächsten Schritt fortfahren.Nachdem die erforderlichen Unterschriften auf dem Dokument eingetragen sind, ändert Procore standardmäßig den Status des Elements in Procore auf „Genehmigt“. 
     Important

 

If you would like to learn more about Procore's commitments software and how it can help your business, please visit our construction financials tool product page icon-external-link.png.