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Procore

Ausfüllen eines Nachtrags zum Debitorenvertrag mit DocuSign®

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Ziel

So erstellen Sie einen Nachtrag zum Debitorenvertrag mit DocuSign®.

Hintergrund

Wenn Sie ein DocuSign®-Konto haben, können Sie Ihren Procore-Nachtrag zum Debitorenvertrag mit DocuSign® verbinden, um den Signaturprozess zu verwalten. So können die Vertragsparteien ihre Unterschriften online erhalten, überprüfen und zurücksenden - jederzeit und von jedem internetfähigen Gerät aus. 

Wichtige Hinweise

  • Erforderliche Benutzerberechtigungen:
    • „Admin“-Berechtigungen für das Primärverträge-Tool des Projekts.
    • Berechtigungen auf Admin-Ebene für das Änderungsauftrags-Tool des Projekts.
  • Zusätzliche Informationen:
  • Für Unternehmen, die das icon-erp-synced2.png ERP-Integrationstool verwenden: anzeigen/ausblenden
    • Integration durch Procore: Viewpoint® Spectrum®
      • DEMNÄCHST VERFÜGBAR Diese Funktion ist demnächst verfügbar. Zum Synchronisieren von Daten:
        • Das Datumsfeld auf einem ÄAPV ist erforderlich.
        • Der Rechnungspostencode auf eines ÄAPVs darf höchstens 10 Zeichen lang sein.
    • Integration von Ryvit: Viewpoint® Vista™
      • Diese Funktion ist in Kürze verfügbar.
    • QuickBooks®-Desktop:
      • ÄAPV-Exporte werden NICHT unterstützt.
    • Sage 100 Contractor®
      • PCCO-Exporte werden NICHT unterstützt.
    • Sage 300 CRE®:
      • Titel . Der PCCO-Titel darf maximal 30 Zeichen lang sein.
      • Nummer (#) . Die ÄAPV-Nummer darf höchstens fünf (5) Zeichen umfassen.
      • Status . Der Primärvertrag muss den Status Genehmigt haben.
      • Zugehörige Einzelposten . Für jede Position, die Sie dem Leistungsverzeichnis (LV) des Änderungsauftrags hinzufügen, können Sie einen (1) Einzelposten für jede Position des Änderungsauftrags oder dieselbe zugehörige Position für alle Positionen der Änderungsaufträge festlegen. Hinweis: Die Liste der zugeordneten Einzelposten ist nur sichtbar und verfügbar, wenn das ERP-Integrationstool für die Arbeit mit Sage 300 CRE® konfiguriert wurde und die Funktion zum Exportieren von Primärvertragsänderungsaufträgen von Ihrem Integrationsimplementierungsspezialisten in Procore aktiviert wurde.

Schritte

Nachtrag öffnen

Die Schritte, die Sie zum Öffnen des Nachtrags verwenden, hängen von Ihren Konfigurationseinstellungen ab und davon, ob das Änderungsereignis-Tool zum Projekt hinzugefügt wurde.Siehe Projekt-Tools hinzufügen und entfernen.

 Tipp
Sie sind sich nicht sicher, ob Sie das Änderungsereignis-Tool zu einem Projekt hinzufügen sollen? Ihr Procore Administrator kann das Tool ein- oder ausschalten. Es ist jedoch wichtig, zunächst mehr über diesen Prozess zu erfahren. Weitere Informationen finden Sie unter Kann ich das Änderungsereignis-Tool für mein bestehendes Projekt aktivieren? und Kann ich das Änderungsereignis-Tool deaktivieren? 

Für Verträge unter Verwendung der 1-stufigen Einstellung für Nachträge und für Projekte unter Verwendung des Änderungsereignis-Tools

  1. Navigieren Sie zum Tool Änderungen des Projekts. 
  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Einzelpositionen auf den Link Nummer für das Änderungsereignis. 
  3. Klicken Sie im Änderungsereignis auf Bearbeiten. 
  4. Blättern Sie zum Abschnitt Nachtrag zum Debitorenvertrag. 
  5. Suchen Sie den Nachtrag, den Sie zur Unterschrift senden möchten, und klicken Sie auf Ansehen.
  6. Klicken Sie im Nachtrag auf Bearbeiten.
  7. Markieren Sie das Kontrollkästchen Mit DocuSign unterschreiben.
  8. Klicken Sie im Nachtrag auf Bearbeiten und vervollständigen Sie die Dateneingabe. 
  9. Klicken Sie auf die Schaltfläche Mit DocuSign abschließen am unteren Ende der Seite. 

    pcco-complete-with-docusign.png
     

Für Verträge, die die 2- oder 3-stufige Einstellung für Nachträge verwenden, und für Projekte, die das Tool für Änderungsereignisse nicht verwenden

Wenn das Debitorenvertrags-Tool auf Ihrem Projekt so konfiguriert ist, dass zwei- (2) oder drei-stufige (3) Einstellungen für Nachträge verwendet werden, oder wenn das Änderungsereignis-Tool auf Ihrem Projekt NICHT aktiv ist, gehen Sie wie folgt vor, um den Nachtrag zu öffnen. 

  1. Navigieren Sie zum Primärvertragstool des Projekts.
  2. Suchen Sie den Debitorenvertrag mit dem Nachtrag.Klicken Sie auf den Link Nummer.
  3. Klicken Sie auf der Karte Allgemeine Informationen auf Bearbeiten. 
  4. Markieren Sie das Kontrollkästchen Mit DocuSign unterschreiben. 

    prime-contract-sign-with-docusign.png
  5. Klicken Sie auf der Karte Allgemeine Informationen auf Speichern. 
  6. Klicken Sie auf die Registerkarte Änderung.
  7. Klicken Sie in der Tabelle Nachträge zum Debitorenvertrag auf den Link Nummer. 
  8. Klicken Sie im Nachtrag auf Bearbeiten und vervollständigen Sie die Dateneingabe. 
  9. Klicken Sie auf die Schaltfläche Mit DocuSign abschließen am unteren Ende der Seite. 


    pcco-complete-with-docusign.png

Anmelden bei DocuSign® 

Bereiten Sie den DocuSign®-Umschlag vor

Sobald Sie bei DocuSign® angemeldet sind, erscheint die Seite „Dokument hochladen und Umschlagempfänger hinzufügen“. Führen Sie diese Schritte aus:

Dokumente zum Umschlag hinzufügen

Die folgenden Procore-Informationen werden automatisch in den DocuSign®-Umschlag eingefügt:

  • Eine PDF-Kopie des Nachtrags wird automatisch zum Abschnitt „Dokumente zum Umschlag hinzufügen“ hinzugefügt. 
  • Die erforderlichen Unterschriftsfelder für jede „Rolle“ im Vertrag.Zum Beispiel der Generalunternehmer oder Subunternehmer, die an dem Nachtrag beteiligt sind. Dazu gehören der „Name“ und die „E-Mail-Adresse“ von jedem Benutzer.Weitere Informationen finden Sie unter Empfänger zum Umschlag hinzufügen unten.
  1. Optional: Wenn Sie dem Umschlag weitere Dokumente hinzufügen möchten, wählen Sie eine der verfügbaren Optionen unter dem Abschnitt „Dokumente zum Umschlag hinzufügen“:

    docusign-add-documents-to-envelope.png
     Hinweis
    Die verfügbaren Optionen im Abschnitt „Dokumente zum Umschlag hinzufügen“ werden von DocuSign® entwickelt und gewartet.Um zu lernen, wie man DocuSign® verwendet, empfiehlt Procore, den Inhalt auf support.docusign.com zu lesen. 
    1. Hochladen
    2. Verwenden Sie eine Vorlage
    3. Aus der Cloud beziehen

Empfänger zum Umschlag hinzufügen

  1. Behalten Sie unter „Empfänger zum Umschlag hinzufügen“ die Standard-Unterschriftsfelder bei. 
     Hinweis

    Wie unten dargestellt, werden die folgenden Procore-Informationen, sofern vorhanden, automatisch in DocuSign® eingefügt:

    • Wenn die Daten in der Procore-Anwendung vorhanden sind, zeigen die Unterschriftsfelder die "Rolle" des Empfängers im Vertragsprozess an. In der folgenden Abbildung sind die Rollen Generalunternehmer oder Subunternehmer.Wenn Ihr Unternehmen eines der Procore-Sprachwörterbücher oder Point-of-View-Wörterbücher in Ihrer Umgebung implementiert hat, können die Rollen, die in Ihrer Umgebung auftreten, unterschiedlich sein. Weitere Informationen finden Sie unter Welche Sprachen sind in Procore verfügbar? und Welche Toolnamen und -begriffe unterscheiden sich in Procore für Generalunternehmer, Auftraggeber und Fachunternehmer?
    • Jedes Unterschriftsfeld zeigt auch den Namen und die E-Mail-Adresse für den Procore-Benutzer an. 
    • Die anderen Optionen im Abschnitt „Empfänger zum Umschlag hinzufügen“ werden von DocuSign® entwickelt und gewartet.Um zu lernen, wie man DocuSign® verwendet, empfiehlt Procore, den Inhalt auf support.docusign.com zu lesen. 
    docusign-add-recipients-to-the-envelope.png

Allen Empfängern eine Nachricht hinzufügen

  1. Gehen Sie im Abschnitt „Nachricht an alle Empfänger“ wie folgt vor:
    • E-Mail-Betreff
      Geben Sie eine Betreffzeile für die ausgehende E-Mail-Nachricht ein. 
    • E-Mail-Nachricht
      Geben Sie den Text für den Text der ausgehenden E-Mail-Nachricht ein. 
  2. Klicken Sie auf Weiter. 

Vorschau der Unterschriftsfelder und Umschlag senden

Der nächste Schritt ist die Vorschau der Unterschriftsfelder in der PDF-Datei.Die Unterschriftsfelder entsprechen den Rollen in Procore.Zum Beispiel der Generalunternehmer und der Subunternehmer, die am Nachtrag beteiligt sind.Diese Felder werden automatisch dem DocuSign®-Umschlag durch die Procore + DocuSign®-Integration hinzugefügt. 

  1. Scrollen Sie zum unteren Ende der PDF-Datei, um die Unterschriftsfelder anzuzeigen. Ein Beispiel ist unten abgebildet. 

    docusign-signature-fields-send.png
     
  2. Bestehende Signaturfelder beibehalten. Diese Felder werden von Procore automatisch ausgefüllt und wenn Sie sie in ihrer Standardposition belassen, wird sichergestellt, dass der Unterschriften-Workflow für die Procore-Anwendung wie erwartet funktioniert. 
  3. Optional: Fügen Sie dem Formular nach Belieben „Standardfelder“ hinzu.
     Hinweis
    Die Optionen im Bereich „Standardfelder“ werden von DocuSign® entwickelt und gewartet. Um zu lernen, wie man DocuSign® verwendet, empfiehlt Procore, den Inhalt auf support.docusign.com zu lesen. 
  4. Wenn Sie bereit sind, die angegebenen Unterschriften zu sammeln, klicken Sie auf Senden. 
    DocuSign® sendet den Umschlag an die angegebenen Empfänger.Die Empfänger können dann mit dem nächsten Schritt fortfahren.Sobald alle Unterschriften gesammelt und auf dem Dokument gesammelt sind, ändert Procore den Status des Nachtrags auf „Genehmigt“.Sie haben auch die Möglichkeit, den Status des Nachtrags manuell zu aktualisieren. 

Siehe auch