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Procore

Vervollständigen Sie Eigentümerrechnungen mit DocuSign®

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Ziel

So schließen Sie den elektronischen Signaturprozess für eine Rechnung an Auftraggeber auf einem Debitorenvertrag unter Verwendung der Procore + DocuSign®-Integration ab.

Hintergrund

Nachdem Ihr Team eine Rechnung an Auftraggeber erstellt hat, können Procore-Benutzer mit einem DocuSign®-Konto einen DocuSign®-Umschlag für die Rechnung vorbereiten, der an den/die entsprechenden Empfänger gesendet wird, um eine Signatur anzufordern.

Wenn Sie der Empfänger einer Unterschriftanfrage sind, benötigen Sie kein DocuSign®-Konto. Wenn Sie jedoch ein DocuSign®-Konto haben und die E-Mail-Adresse mit der von Ihnen in Procore verwendeten übereinstimmt, wird eine Kopie aller von Ihnen unterzeichneten Dokumente in Ihrem DocuSign®-Konto gespeichert. Nachdem alle erforderlichen Unterschriften in DocuSign® gesammelt wurden, ändert Procore den Status des Sekundärvertrags auf „Genehmigt“.

Wichtige Hinweise

  • Erforderliche Benutzerberechtigungen:
    • „Admin“-Berechtigungen für das Primärvertrag-Tool des Projekts
  • Zusätzliche Informationen:
    • Sobald Sie sich bei Ihrem DocuSign®-Konto von Procore angemeldet haben, müssen Sie sich NICHT erneut anmelden, bis das Login-Token abläuft.Nach Ablauf der Gültigkeitsdauer erscheint in Procore das Banner „Erneute Authentifizierung erforderlich“.Weitere Informationen finden Sie unter Was bedeuten die verschiedenen DocuSign®-Banner in Procore?
    • Um die nachstehenden Schritte ausführen zu können, muss sich die Rechnung im Status Genehmigt, Genehmigt mit Anmerkungen oder Ausstehend zur Genehmigung durch den Auftraggeber befinden.

Voraussetzungen

Schritte

Öffnen Sie die Rechnung des Auftraggebers

Es gibt zwei Möglichkeiten, eine Rechnung an Auftraggeber zu öffnen: 

Aus dem Debitorenvertrags-Tool

  1. Rufen Sie das Debitorenvertrags-Tool auf, das dem Projekt zugrunde liegt. 
  2. Suchen Sie den Debitorenvertrag, der mit der Rechnung an Auftraggeber verbunden ist. Klicken Sie dann auf den Link Nummer. 
  3. Klicken Sie auf die Registerkarte Rechnungen. 
  4. Klicken Sie in der Tabelle Rechnungen (Zahlungsanträge) auf den Link Rechnung #. 
  5. Klicken Sie in der Rechnung auf die Schaltfläche Bearbeiten. 
  6. Klicken Sie auf der Registerkarte Zusammenfassung auf die Schaltfläche Aktualisieren & DocuSign einrichten. 

    update-set-up-docusign-button.png

Aus dem Rechnungsstellungs-Tool

Wenn Sie die Berechtigung der Stufe „Admin“ für das Debitorenvertrags-Tool haben, können Sie auch das Rechnungsstellungs-Tool des Projekts verwenden, um Rechnungen in großen Mengen an DocuSign® zu senden. 

  1. Navigieren Sie zum Rechnungen-Tool des Projekts. 
  2. Klicken Sie auf die Registerkarte Bauherr.
  3. Suchen Sie die Rechnung in der Tabelle. Dann
  4. klicken Sie auf den Link Invoice #. 
  5. Klicken Sie in der Rechnung auf die Schaltfläche Bearbeiten. 
  6. Klicken Sie auf der Registerkarte Zusammenfassung auf die Schaltfläche Aktualisieren & DocuSign einrichten. 

    update-set-up-docusign-button.png

Procore startet die Anwendung DocuSign®. Wenn Sie nicht bereits bei DocuSign® angemeldet sind, werden Sie aufgefordert, Ihre Anmeldedaten einzugeben. 

Anmelden bei DocuSign®

Bereiten Sie den DocuSign®-Umschlag vor

Sobald Sie bei DocuSign® angemeldet sind, erscheint die Seite „Dokument hochladen und Umschlagempfänger hinzufügen“.Führen Sie diese Schritte aus:

Dokumente zum Umschlag hinzufügen

Die folgenden Procore-Informationen werden automatisch in den DocuSign®-Umschlag eingefügt:

  • Eine PDF-Kopie der Rechnung wird automatisch dem Abschnitt „Dokumente zum Umschlag hinzufügen“ hinzugefügt. 

Sie haben die Möglichkeit, weitere Dokumente wie folgt hinzuzufügen:

  1. Optional: Wenn Sie dem Umschlag weitere Dokumente hinzufügen möchten, wählen Sie eine der verfügbaren Optionen unter dem Abschnitt „Dokumente zum Umschlag hinzufügen“:

    owner-invoice-add-documents.png
     Hinweis
    Die verfügbaren Optionen im Abschnitt „Dokumente zum Umschlag hinzufügen“ werden von DocuSign® entwickelt und gewartet.Um zu lernen, wie man DocuSign® verwendet, empfiehlt Procore, den Inhalt auf support.docusign.com zu lesen. 

    1. Hochladen

    2. Verwenden Sie eine Vorlage

    3. Aus der Cloud beziehen

Empfänger zum Umschlag hinzufügen

So fügen Sie dem Umschlag Empfänger hinzu:

  1. Unter „Empfänger zum Umschlag hinzufügen“ behalten Sie die Standard-Empfängerblöcke, ihre Namen und ihre E-Mail-Adressen bei. Für Rechnung an Auftraggeber fügen Sie in der Regel zwei (2) Empfänger wie folgt hinzu:  
    • Empfänger 1. Geben Sie in das Feld Name den Namen der Person in Ihrem Unternehmen ein, die für die Unterzeichnung der Zahlungsanträge zuständig ist. Wenn ein passender Benutzer im Procore-Projektadressbuch vorhanden ist, erscheint der Name dieses Benutzers als Auswahl in der Dropdown-Liste und die Procore + DocuSign®-Integration vervollständigt die in der Datei gespeicherte E-Mail-Adresse. Wenn die Person NICHT im Projektadressbuch steht, können Sie die E-Mail-Adresse hier eingeben. 
    • Empfänger 2. Geben Sie in das Feld Name den Namen des Architekten ein, der für die Bescheinigung des Zahlungsantrags mit Unterschrift zuständig ist. In der Regel ist dies der Architekt oder Ingenieur des Projekts. Wenn ein passender Benutzer im Procore-Projektadressbuch vorhanden ist, erscheint der Name dieses Benutzers als Auswahl in der Dropdown-Liste und die Procore + DocuSign®-Integration vervollständigt die in der Datei gespeicherte E-Mail-Adresse.Wenn die Person NICHT im Projektadressbuch steht, können Sie die E-Mail-Adresse hier eingeben.  

      owner-invoice-add-recipients.png
 Tipp

Möchten Sie Empfänger in DocuSign® hinzufügen, ändern oder entfernen?  Die Optionen im Abschnitt „Empfänger zum Umschlag hinzufügen“ werden von DocuSign® entwickelt und gewartet.Wenn Sie die Empfängerinformationen in DocuSign® ändern, beachten Sie, dass alle Änderungen, die in DocuSign® vorgenommen werden, NICHT in Procore aktualisiert werden und zu unerwünschten Ergebnissen führen können.Um sicherzustellen, dass die Integration wie vorgesehen funktioniert, empfiehlt Procore, alle Empfängerfelder, die von Procore zu DocuSign® hinzugefügt wurden, beizubehalten. Um zu lernen, wie man DocuSign® verwendet, empfiehlt Procore, den Inhalt auf support.docusign.com zu lesen. 

Allen Empfängern eine Nachricht hinzufügen

  1. Gehen Sie im Abschnitt „Nachricht an alle Empfänger“ wie folgt vor:
    • E-Mail-Betreff
      Geben Sie eine Betreffzeile für die ausgehende E-Mail-Nachricht ein. 
    • E-Mail-Nachricht
      Geben Sie den Text für den Text der ausgehenden E-Mail-Nachricht ein. 
  2. Klicken Sie auf Weiter. 

Fügen Sie die Unterschriftsfelder hinzu & Senden Sie den Umschlag 

Der nächste Schritt ist die Vorschau der Unterschriftsfelder in der PDF-Datei.Die Unterschriftsfelder entsprechen den Rollen in Procore.Zum Beispiel die Auftragnehmer und Architekt, die Vertragsparteien der Rechnung sind.  Diese Felder werden dem DocuSign®-Umschlag durch die Procore + DocuSign®-Integration automatisch hinzugefügt. 

  1. Suchen Sie das Feld für die Unterschrift „Auftragnehmer“ in der Rechnung. 
  2. Verschieben Sie unter Standardfelder das Feld Unterschrift durch Drag & Drop in das Unterschriftsfeld des Vertrages. Vergewissern Sie sich, dass im rechten Bereich unter Signatur der entsprechende Empfänger ausgewählt ist, wie unten abgebildet. 

    owner-invoice-add-signature-field.png
     
  3. Wiederholen Sie den obigen Schritt, um das Unterschriftsfeld für den „Architekten/Ingenieur“ zum Projekt hinzuzufügen. 
  4. Optional: Fügen Sie dem PDF-Formular nach Wunsch weitere „Standardfelder“ hinzu.
     Hinweis
    Die Optionen im Bereich „Standardfelder“ werden von DocuSign® entwickelt und gewartet.Um zu lernen, wie man DocuSign® verwendet, empfiehlt Procore, den Inhalt auf support.docusign.com zu lesen. 
  5. Optional: Um eine Vorschau des Umschlags als Empfänger zu erhalten, klicken Sie auf Vorschau. Klicken Sie auf das Schließen-Symbol (x) in der oberen rechten Ecke, um die Vorschau zu schließen. 
  6. Wenn Sie bereit sind, den Umschlag zur Unterschrift abzuschicken, klicken Sie auf Senden. 
    DocuSign® sendet den Umschlag an die angegebenen Empfänger. Die Empfänger können dann mit dem nächsten Schritt fortfahren. Nachdem alle Signaturen gesammelt und auf das Dokument in DocuSign® angewendet wurden, müssen Sie den Status der Rechnung in Procore manuell auf „Genehmigt“ ändern.  

Siehe auch