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Procore

Einen Primärvertrag mit DocuSign® abschließen

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Ziel

Um den Prozess der elektronischen Unterschrift für einen Debitorenvertrag unter Verwendung der Procore + DocuSign®-Integration abzuschließen.

Hintergrund

Nachdem ein Projektteammitglied einen Debitorenvertrag erstellt hat, können Procore-Benutzer mit einem DocuSign®-Konto einen DocuSign®-Umschlag für den Vertrag vorbereiten, um ihn an den/die entsprechenden Empfänger zu senden und eine Unterschrift anzufordern.

Wichtige Hinweise

  • Erforderliche Benutzerberechtigungen:
    • Berechtigungen auf Administratorebene für das Primärvertrags-Tool des Projekts.
  • Zusätzliche Informationen:
    • Sobald Sie sich bei Ihrem DocuSign®-Konto von Procore angemeldet haben, müssen Sie sich NICHT erneut anmelden, bis das Login-Token abläuft.Nach Ablauf der Gültigkeitsdauer erscheint in Procore das Banner „Erneute Authentifizierung erforderlich“.Weitere Informationen finden Sie unter Was bedeuten die verschiedenen DocuSign®-Banner in Procore?

Schritte

Öffnen Sie den Debitorenvertrag in Procore

  1. Rufen Sie das Projekt Debitorenvertrag auf.
  2. Auf der Registerkarte Verträge finden Sie den Vertrag. 
  3. Klicken Sie auf den Link Nummer, um ihn zu öffnen. 
  4. Klicken Sie auf der Karte Allgemeine Informationen des Vertrags auf Bearbeiten. 
  5. Markieren Sie das Kontrollkästchen Sign with DocuSign®.

    funding-sign-with-docusign-check-box.png
     
  6. Vervollständigen Sie den Dateneintrag wie erforderlich. Siehe Einen Debitorenvertrag erstellen und (Beta) Debitorenverträge erstellen.
  7. Klicken Sie auf Speichern. 
  8. Nachdem der Dateneintrag abgeschlossen ist, wählen Sie eine Option:
    • Wenn es sich um einen bestehenden Vertrag handelt, klicken Sie auf Mit DocuSign senden oben auf der Seite. 

      prime-existing-send-with-docusign.png
       
    • Wenn es sich um einen neuen Vertrag handelt, klicken Sie unten auf der Seite auf Erstellen & Mit DocuSign senden. 

      new-prime-create-with-docusign.png

      Dadurch wird DocuSign® gestartet. 

Anmelden bei DocuSign®

Bereiten Sie den DocuSign®-Umschlag vor

Sobald Sie eingeloggt sind, erscheint die Seite „Dokument hochladen und Umschlagempfänger hinzufügen“. Führen Sie diese Schritte aus:

Dokumente zum Umschlag hinzufügen

Die folgenden Procore-Informationen werden automatisch in den DocuSign®-Umschlag eingefügt:

  • Eine PDF-Kopie des Vertrags wird automatisch in den Bereich „Dokumente zum Umschlag hinzufügen“ eingefügt. 
  • Die erforderlichen Unterschriftsfelder für jede „Rolle“ im Vertrag.Zum Beispiel der Auftraggeber/Kunde, Auftragnehmer und Architekt/Ingenieur, die Vertragsparteien sind. Dazu gehören der „Name“ und die „E-Mail-Adresse“ von jedem Benutzer.Weitere Informationen finden Sie unter Empfänger zum Umschlag hinzufügen unten.

Sie haben die Möglichkeit, weitere Dokumente wie folgt hinzuzufügen:

  1. Optional: Wenn Sie dem Umschlag weitere Dokumente hinzufügen möchten, wählen Sie eine der verfügbaren Optionen unter dem Abschnitt „Dokumente zum Umschlag hinzufügen“:

    prime-contract-add-docs-to-envelope.png
     Hinweis
    Die verfügbaren Optionen im Abschnitt „Dokumente zum Umschlag hinzufügen“ werden von DocuSign® entwickelt und gewartet.Um zu lernen, wie man DocuSign® verwendet, empfiehlt Procore, den Inhalt auf support.docusign.com zu lesen. 
    1. Hochladen
    2. Verwenden Sie eine Vorlage
    3. Aus der Cloud beziehen

Empfänger zum Umschlag hinzufügen

So fügen Sie dem Umschlag Empfänger hinzu:

  1. Unter „Empfänger zum Umschlag hinzufügen“ behalten Sie die Standard-Empfängerblöcke, ihre Namen und ihre E-Mail-Adressen bei.Diese Daten werden dem Umschlag automatisch durch die Procore+DocuSign®-Integration hinzugefügt. Wenn die Daten in Procore angegeben wurden, entsprechen die Werte in den Feldern „Name“ und „E-Mail-Adresse“ der Empfängerblöcke diesen Feldern in Procore:
  • Architekt. Dies ist die Person, die im Feld „Architekt/Ingenieur“ des Vertrags angegeben ist. 
  • Generalunternehmer. Dies ist die Person, die im Feld „Hauptansprechpartner“ des Projektadressbuchs für das Unternehmen angegeben ist, das im Feld „Auftragnehmer“ des Vertrags angegeben ist. 
  • Auftraggeber. Das ist die Person, die im Vertrag als „Auftraggeber/Kunde“ bezeichnet wird. 
     Tipps
    • Sie sehen keinen der Empfängerblöcke in DocuSign®? Wenn Ihr Unternehmen das Procore Custom Solutions-Team beauftragt hat, benutzerdefinierte Felder zum Debitorenvertrags-Tool hinzuzufügen, oder wenn Ihr Unternehmen eines der Procore-Sprach- oder Point-of-View-Wörterbücher implementiert hat, können die Empfängerblöcke in Ihrer Umgebung unterschiedlich sein. Wenden Sie sich an den Procore-Administrator Ihres Unternehmens, um zu erfahren, ob Ihr Tool über benutzerdefinierte Felder verfügt. Weitere Informationen finden Sie unter Welche Sprachen sind in Procore verfügbar? und Welche Toolnamen und -begriffe unterscheiden sich in Procore für Generalunternehmer, Auftraggeber und Fachunternehmer?
    • Sie sehen keinen „Namen“ oder „E-Mail-Adresse“ in einem Empfängerblock? Wenn in einem der Vertragsfelder keine Daten eingegeben wurden, bevor Sie den Artikel an DocuSign® gesendet haben, konnten keine Daten an DocuSign® übertragen werden. Sie müssen zu Procore zurückkehren, die Daten in das entsprechende Feld eingeben und den Umschlag erneut an DocuSign® senden.

prime-contract-add-recipients-to-envelope.png 

 Tipp

Sie möchten Empfänger in DocuSign® hinzufügen, ändern oder entfernen?  Die Optionen im Abschnitt „Empfänger zum Umschlag hinzufügen“ werden von DocuSign® entwickelt und gewartet.Wenn Sie die Empfängerinformationen in DocuSign® ändern, beachten Sie, dass alle Änderungen, die in DocuSign® vorgenommen werden, NICHT in Procore aktualisiert werden und zu unerwünschten Ergebnissen führen können.Um sicherzustellen, dass die Integration wie vorgesehen funktioniert, empfiehlt Procore, die durch die Integration hinzugefügten Empfängerfelder beizubehalten. Um zu lernen, wie man DocuSign® verwendet, empfiehlt Procore, den Inhalt auf support.docusign.com zu lesen. 

Allen Empfängern eine Nachricht hinzufügen

Vorschau der Unterschriftsfelder und Umschlag senden

Als nächstes sehen Sie sich die Signaturfelder der PDF-Datei an. Jedes Unterschriftsfeld entspricht dem autorisierten Unterschriftsinhaber, wie er in Procores Debitorenvertrags Tool angegeben ist. Diese Felder entsprechen auch den Empfängern auf dem DocuSign®-Umschlag:

  • Architekt. Dies ist die Person, die im Vertrag von Procore als „Architekt/Ingenieur“ bezeichnet wird. 
  • Generalunternehmer. Das ist die Person, die im Projektadressbuch als „Hauptansprechpartner“ für das Unternehmen bezeichnet wird, das im Procore-Vertrag als „Auftragnehmer“ bezeichnet wird. 
  • Auftraggeber.Das ist die Person, die im Vertrag von Procore als „Auftraggeber/Kunde“ bezeichnet wird. 
 Tipp
Sehen Sie die Unterschriftsfelder oben nicht? Wenn Ihr Unternehmen das Procore Custom Solutions Team beauftragt hat, benutzerdefinierte Felder für die Verwendung mit dem Prime Contracts-Tool hinzuzufügen, oder wenn Ihr Unternehmen eines der Procore-Sprach- oder Point-of-View-Wörterbücher implementiert hat, können die Empfänger, die in Ihrer Umgebung erscheinen, unterschiedlich sein. Weitere Informationen finden Sie unter Welche Sprachen sind in Procore verfügbar? und Welche Toolnamen und -begriffe unterscheiden sich in Procore für Generalunternehmer, Auftraggeber und Fachunternehmer?
  1. Scrollen Sie zum unteren Ende der PDF-Datei, um die Unterschriftsfelder anzuzeigen.Ein Beispiel ist unten abgebildet. 

    prime-contract-signature-fields.png
     
  2. Bestehende Signaturfelder beibehalten. Diese Felder werden von Procore automatisch ausgefüllt und wenn Sie sie in ihrer Standardposition belassen, wird sichergestellt, dass der Unterschriften-Workflow für die Procore-Anwendung wie erwartet funktioniert. 
  3. Optional: Fügen Sie dem Formular nach Belieben „Standardfelder“ hinzu.
     Hinweis
    Die Optionen im Bereich „Standardfelder“ werden von DocuSign® entwickelt und gewartet.Um zu lernen, wie man DocuSign® verwendet, empfiehlt Procore, den Inhalt auf support.docusign.com zu lesen. 
  4. Optional: Um eine Vorschau des Umschlags als Empfänger zu erhalten, klicken Sie auf Vorschau. Klicken Sie auf das Schließen-Symbol (x) in der oberen rechten Ecke, um die Vorschau zu schließen. 
  5. Wenn Sie bereit sind, den Umschlag zur Unterschrift abzuschicken, klicken Sie auf Senden. 
    DocuSign® sendet den Umschlag an die angegebenen Empfänger. Die Empfänger können dann mit dem nächsten Schritt fortfahren. Nachdem alle Unterschriften gesammelt und auf das Dokument in DocuSign® angewendet wurden, müssen Sie den Status des Vertrags in Procore manuell auf „Genehmigt“ ändern.  

Siehe auch