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Procore

Vervollständigen Sie einen potenziellen Nachtrag für einen Debitorenvertrag mit DocuSign®.

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Ziel

Ausfüllen eines Potenziellen Nachtrags für einen Debitorenvertrag mit DocuSign®.

Hintergrund

Wenn Sie ein DocuSign® -Konto haben, können Sie die potenziellen Nachträge Ihres Projekts für einen Debitorenvertrag mit DocuSign® verbinden, um den Signaturprozess zu verwalten.So können die Vertragsparteien ihre Unterschriften für den Nachtrag online erhalten, überprüfen und zurücksenden - jederzeit und von jedem internetfähigen Gerät aus. 

Wenn Sie DocuSign® nicht aktiviert haben, lesen Sie Aktivieren der DocuSign®-Integration in einem Projekt.

Wichtige Hinweise

  • Erforderliche Benutzerberechtigungen:
    • Berechtigungen auf Administratorebene für das Primärvertrags-Tool des Projekts.
  • Zusätzliche Informationen:
    • Sobald Sie sich bei Ihrem DocuSign®-Konto von Procore angemeldet haben, müssen Sie sich NICHT erneut anmelden, bis das Login-Token abläuft.Nach Ablauf der Gültigkeitsdauer erscheint in Procore das Banner „Erneute Authentifizierung erforderlich“.Weitere Informationen finden Sie unter Was bedeuten die verschiedenen DocuSign®-Banner in Procore?

Schritte

Öffnen Sie den potenziellen Nachtrag für den Debitorenvertrag in Procore

Die Schritte, die Sie zum Öffnen des potenziellen Nachtrags verwenden, hängen davon ab, ob das Änderungsereignis-Tool zum Projekt hinzugefügt wurde. Siehe Projekt-Tools hinzufügen und entfernen. 

Verwendung des Nachtrags-Tools

  1. Navigieren Sie zum Änderungsaufträge-Tool des Projekts.
  2. Suchen Sie auf der Registerkarte Debitorenvertrag den Debitorenvertrag mit dem potenziellen Nachtrag.
  3. Klicken Sie auf den Link Vertrag, um ihn zu öffnen. 
  4. Klicken Sie auf die Registerkarte Nachträge.
  5. Blättern Sie zur Tabelle Potenzielle Nachträge. 
  6. Suchen Sie den potenziellen Nachtrag, den Sie zur Unterschrift senden möchten. 
  7. Klicken Sie auf den Link Nummer des Nachtrags. 
  8. Klicken Sie auf Bearbeiten.

    prime-pco-sign-with-docusign-checkbox.png
     
  9. Klicken Sie unten auf der Seite auf Mit DocuSign® abschließen.

    pco-complete-with-docusign.png

Verwendung des Debitorenvertrags-Tool

  1. Navigieren Sie zum Primärvertrag-Tool des Projekts.
  2. Suchen Sie den Debitorenvertrag, mit dem Sie arbeiten möchten.Erweitern Sie dann den Nummer-Link.
  3. Unter Potentieller Nachtrag, klicken Sie auf den Link, um ihn zu öffnen.  

    prime-pco-sign-with-docusign-checkbox.png
     
  4. Klicken Sie unten auf der Seite auf Mit DocuSign® abschließen.

    pco-complete-with-docusign.png
     

Anmelden bei DocuSign®

Bereiten Sie den DocuSign®-Umschlag vor

Sobald Sie eingeloggt sind, erscheint die Seite „Dokument hochladen und Umschlagempfänger hinzufügen“. Führen Sie diese Schritte aus:

Dokumente zum Umschlag hinzufügen

Die folgenden Procore-Informationen werden automatisch in den DocuSign®-Umschlag eingefügt:

  • Eine PDF-Kopie des potenziellen Nachtrags wird automatisch zum Abschnitt „Dokumente zum Umschlag hinzufügen“ hinzugefügt. 
  • Die erforderlichen Unterschriftsfelder für jede „Rolle“ im Vertrag, die mit dem potenziellen Nachtrag verbunden ist. Zum Beispiel der Architekt, der Generalunternehmer und der Auftraggeber, die am Debitorenvertrag beteiligt sind. Dazu gehören der „Name“ und die „E-Mail-Adresse“ von jedem Benutzer.Weitere Informationen finden Sie unter Empfänger zum Umschlag hinzufügen unten.

Sie haben die Möglichkeit, weitere Dokumente wie folgt hinzuzufügen:

  1. Optional: Wenn Sie dem Umschlag weitere Dokumente hinzufügen möchten, wählen Sie eine der verfügbaren Optionen unter dem Abschnitt „Dokumente zum Umschlag hinzufügen“:

    ppco-add-documents-to-envelope.png
     Hinweis
    Die verfügbaren Optionen im Abschnitt „Dokumente zum Umschlag hinzufügen“ werden von DocuSign® entwickelt und gewartet.Um zu lernen, wie man DocuSign® verwendet, empfiehlt Procore, den Inhalt auf support.docusign.com zu lesen. 
    1. Hochladen
    2. Verwenden Sie eine Vorlage
    3. Aus der Cloud beziehen

Empfänger zum Umschlag hinzufügen

So fügen Sie dem Umschlag Empfänger hinzu:

  1. Unter „Empfänger zum Umschlag hinzufügen“ behalten Sie die Standard-Empfängerblöcke, ihre Namen und ihre E-Mail-Adressen bei.Diese Daten werden dem Umschlag automatisch durch die Procore+DocuSign®-Integration hinzugefügt. Wenn die Daten in Procore angegeben wurden, entsprechen die Werte in den Feldern „Name“ und „E-Mail-Adresse“ der Empfängerblöcke diesen Feldern in Procore:
  • Architekt.Dies ist die Person, die im Feld "Architekt/Ingenieur" des Hauptvertrags angegeben ist. 
  • Generalunternehmer.Dies ist die Person, die im Feld „Hauptansprechpartner“ des Projektadressbuchs für das Unternehmen angegeben ist, das im Feld „Auftragnehmer“ des Debitorenvertrags angegeben ist. 
  • Auftraggeber. Das ist die Person, die im Debitorenvertrag als „Auftraggeber/Kunde“ bezeichnet wird. 
     Tipps
    • Sie sehen keinen der Empfängerblöcke in DocuSign®? Wenn Ihr Unternehmen das Procore Custom Solutions-Team beauftragt hat, benutzerdefinierte Felder zum Debitorenvertrags-Tool hinzuzufügen, oder wenn Ihr Unternehmen eines der Procore-Sprach- oder Point-of-View-Wörterbücher implementiert hat, können die Empfängerblöcke in Ihrer Umgebung unterschiedlich sein. Wenden Sie sich an den Procore-Administrator Ihres Unternehmens, um zu erfahren, ob Ihr Tool über benutzerdefinierte Felder verfügt. Weitere Informationen finden Sie unter Welche Sprachen sind in Procore verfügbar? und Welche Toolnamen und -begriffe unterscheiden sich in Procore für Generalunternehmer, Auftraggeber und Fachunternehmer?
    • Sie sehen keinen „Namen“ oder „E-Mail-Adresse“ in einem Empfängerblock? Wenn in einem der Vertragsfelder keine Daten eingegeben wurden, bevor Sie den Artikel an DocuSign® gesendet haben, konnten keine Daten an DocuSign® übertragen werden.Sie müssen zu Procore zurückkehren, die Daten in das entsprechende Feld eingeben und den Umschlag erneut an DocuSign® senden.

ppco-add-recipients-to-envelope.png 

 Tipp

Sie möchten Empfänger in DocuSign® hinzufügen, ändern oder entfernen? Die Optionen im Abschnitt „Empfänger zum Umschlag hinzufügen“ werden von DocuSign® entwickelt und gewartet.Wenn Sie die Empfängerinformationen in DocuSign® ändern, beachten Sie, dass alle Änderungen, die in DocuSign® vorgenommen werden, NICHT in Procore aktualisiert werden und zu unerwünschten Ergebnissen führen können.Um sicherzustellen, dass die Integration wie vorgesehen funktioniert, empfiehlt Procore, die durch die Integration hinzugefügten Empfängerfelder beizubehalten. Um zu lernen, wie man DocuSign® verwendet, empfiehlt Procore, den Inhalt auf support.docusign.com zu lesen. 

Allen Empfängern eine Nachricht hinzufügen

  1. Gehen Sie im Abschnitt „Nachricht an alle Empfänger“ wie folgt vor:
    • E-Mail-Betreff
      Geben Sie eine Betreffzeile für die ausgehende E-Mail-Nachricht ein. 
    • E-Mail-Nachricht
      Geben Sie den Text für den Text der ausgehenden E-Mail-Nachricht ein. 
  2. Klicken Sie auf Weiter. 

Vorschau der Unterschriftsfelder und Umschlag senden

Als nächstes sehen Sie sich die Signaturfelder der PDF-Datei an.Jedes Unterschriftsfeld entspricht dem autorisierten Unterschriftsinhaber, wie er in Procores Debitorenvertrags-Tool angegeben ist.Diese Felder entsprechen auch den Empfängern auf dem DocuSign®-Umschlag:

  • Architekt. Dies ist die Person, die im Debitorenvertrag von Procore als „Architekt/Ingenieur“ bezeichnet wird. 
  • Generalunternehmer. Das ist die Person, die im Projektadressbuch als „Hauptansprechpartner“ für das Unternehmen bezeichnet wird, das im Procore-Debitorenvertrag als „Auftragnehmer“ bezeichnet wird. 
  • Auftraggeber.Dies ist die Person, die im Debitorenvertrag von Procore als „Auftraggeber/Kunde“ bezeichnet wird. 
 Tipp
Sehen Sie die Unterschriftsfelder oben nicht? Wenn Ihr Unternehmen das Procore Custom Solutions Team beauftragt hat, benutzerdefinierte Felder für die Verwendung mit dem Prime Contracts-Tool hinzuzufügen, oder wenn Ihr Unternehmen eines der Procore-Sprach- oder Point-of-View-Wörterbücher implementiert hat, können die Empfänger, die in Ihrer Umgebung erscheinen, unterschiedlich sein. Weitere Informationen finden Sie unter Welche Sprachen sind in Procore verfügbar? und Welche Toolnamen und -begriffe unterscheiden sich in Procore für Generalunternehmer, Auftraggeber und Fachunternehmer?
  1. Scrollen Sie zum unteren Ende der PDF-Datei, um die Unterschriftsfelder anzuzeigen.Ein Beispiel ist unten abgebildet. 

    ppco-signature-fields.png
     
  2. Bestehende Signaturfelder beibehalten. Diese Felder werden von Procore automatisch ausgefüllt und wenn Sie sie in ihrer Standardposition belassen, wird sichergestellt, dass der Unterschriften-Workflow für die Procore-Anwendung wie erwartet funktioniert. 
  3. Optional: Fügen Sie dem Formular nach Belieben „Standardfelder“ hinzu.
     Hinweis
    Die Optionen im Bereich „Standardfelder“ werden von DocuSign® entwickelt und gewartet.Um zu lernen, wie man DocuSign® verwendet, empfiehlt Procore, den Inhalt auf support.docusign.com zu lesen. 
  4. Wenn Sie bereit sind, die angegebenen Unterschriften zu sammeln, klicken Sie auf Senden. 
    DocuSign® sendet den Umschlag an die angegebenen Empfänger.Die Empfänger können dann mit dem nächsten Schritt fortfahren.Sobald alle Unterschriften gesammelt und auf dem Dokument angebracht sind, ändert Procore den Status des potenziellen Änderungsauftrags auf „Genehmigt“. Sie haben auch die Möglichkeit, den Status manuell zu aktualisieren. 

 

Siehe auch