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Procore

Eine neue Rechnung als Rechnungskontakt einreichen

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 Gestaffelte Freigabe: Neue Admin- und Projektmitarbeiteransichten für Subunternehmerrechnungen
Am 23. März 2022 wurde die neu gestaltete Version der Oberfläche für Subunternehmerrechnungen in allen Procore-Projekten, die die Tools für das Rechnungsmanagement verwenden, aktiviert. Um Ihnen Zeit zu geben, die Design-Änderungen zu testen, bietet Procore seinen Nutzern die Möglichkeit, bis Februar 2023 zwischen dem neuen und dem alten Design zu wechseln. Nach Februar 2023 wird die Möglichkeit, die neue Oberfläche zu verlassen, abgeschafft. Die alte Oberfläche steht dann in Procore nicht mehr zur Verfügung. Weitere Informationen finden Sie unter Finanzmanagement: Neue Admin- und Projektmitarbeiteransichten für Subunternehmerrechnungen.
 Hinweis
Wenn Sie die alte Version der Subunternehmerrechnungen verwenden, befolgen Sie die Schritte unter Neue Rechnung als Rechnungskontakt einreichen anstelle der unten aufgeführten.

Ziel

Eine neue Rechnung des Subunternehmers als Rechnungskontakt einreichen, nachdem Sie eine „Rechnungseinladung“ akzeptiert haben.

Hintergrund

Wenn Sie der Rechnungsansprechpartner für eine Bestellung oder einen Unterauftrag sind, erstellt das Unternehmen, für das Sie Arbeiten ausführen, einen Abrechnungszeitraum, um das „Abrechnungsdatum“ für die Übermittlung Ihrer Rechnung zu definieren. Nachdem der Abrechnungszeitraum erstellt wurde, hat der Rechnungsadministrator die Möglichkeit, Ihnen eine E-Mail mit dem Betreff „Projektname: Benutzername hat Sie zur Rechnungsstellung eingeladen“ zu senden. Die Einladung ist eine höfliche Erinnerung, um zu gewährleisten, dass eine Rechnung erstellt und vor dem Fälligkeitsdatum eingereicht wird.

Wichtige Hinweise

  • Erforderliche Benutzerberechtigungen:
    • Um eine neue Subunternehmerrechnung als Reaktion auf eine „Einladung zur Rechnung“ vor dem „Fälligkeitstermin“ des Abrechnungszeitraums zu erstellen, müssen Sie im Sekundärverträge-Tool des Projekts Berechtigungen auf der „Nur Lesen“-Ebene haben und Sie müssen beim Kauf der angegebene „Rechnungskontakt“ auf der Bestellung oder dem Unterauftrag sein.
       Hinweise
      • Durch das Hinzufügen eines Rechnungskontakts zu einer Bestellung oder einem Unterauftrag wird die Person auch zur Liste „Privat“ hinzugefügt.
      • Wenn Sie der vorgesehene Rechnungskontakt sind und eine Rechnung nach dem Fälligkeitsdatum einreichen möchten, müssen Sie sich an das Unternehmen wenden, für das Sie die Arbeit geleistet haben, und darum bitten, dass es die Rechnung in Ihrem Namen erstellt. Siehe Eine Rechnung im Namen eines Rechnungskontakts erstellen. Rechnungskontakte können nach Ablauf des Fälligkeitsdatums keine Rechnungen mehr in Procore einreichen. 
      • Wenn Sie der angegebene Rechnungskontakt sind und die Ihnen zugesandte „Einladung zur Rechnung“ nicht finden können, benötigen Sie die E-Mail-Nachricht NICHT, um eine neue Rechnung zu erstellen. Solange es vor dem „Fälligkeitstermin“ liegt, können Sie sich bei Procore anmelden und zum Sekundärverträge-Tool navigieren, um die neue Rechnung für die Bestellung oder den Unterauftrag zu erstellen.

Voraussetzungen

Schritte

Schritt 1: Geben Sie eine Rechnungsnummer ein

  1. Gehen Sie auf der Seite „Neue Rechnung für“ unter „Allgemeine Informationen“ wie folgt vor:
    • Geben Sie die Rechnungsnummer des Downstream-Projektmitarbeiters in das Feld Rechnungsnummer ein.
       Hinweis
      • Die Rechnungsnummer ist KEIN Pflichtfeld, Sie können dieses Feld leer lassen.
      • In der Regel verwenden Procore-Benutzer dieses Freiformfeld, um eine Referenznummer einzugeben, die der Rechnungsnummer des Downstream-Projektmitarbeiters entspricht. Wenn Sie eine "Rechnungsnummer" eingeben, muss sich diese von allen anderen Rechnungen, die für den entsprechenden Kreditorenvertrag erstellt wurden, unterscheiden. Wenn Sie versuchen, eine Duplikatnummer einzugeben, erscheint oben auf der Seite ein ROTES Warnbanner, das Sie daran erinnert, eine eindeutige Nummer einzugeben. 
      • Procore vervollständigt NICHT automatisch die hier eingegebene Rechnungsnummer auf den zugehörigen Debitorenrechnungen. Welche Felder automatisch ausgefüllt werden, finden Sie unter Wie vervollständigt Procore automatisch Beträge auf einer Debitorenrechnung?
    • Überprüfen Sie die Angaben in den folgenden Feldern. Procore füllt automatisch die folgenden Daten für Sie aus.
       Hinweis

      Die Daten des Abrechnungszeitraums werden vom Rechnungsadministrator festgelegt. Wenn Sie einen anderen Abrechnungszeitraum verwenden, können Sie die Werte in diesen Feldern nach Bedarf ändern. Alle diese Felder sind Pflichtfelder.

      • Rechnungsdatum
        Gibt das Fälligkeitsdatum für den Abrechnungszeitraum an. 
      • Zeitraumanfang
        Gibt das Startdatum für den Abrechnungszeitraum an. 
      • Zeitraumende
        Gibt das Enddatum für den Abrechnungszeitraum an. 
  2. Fahren Sie mit dem nächsten Schritt fort.

Schritt 2: Aktualisieren Sie das Leistungsverzeichnis

  1. Klicken Sie im Abschnitt „Leistungsverzeichnis“ auf einen (1) oder beide BLAUEN Pfeile neben „Kreditorenvertragseinzelposition“ oder „Änderungsaufträge“. Dadurch wird die ausgewählte Zeile in der Tabelle erweitert.
     Hinweise
    • Der Abschnitt „Änderungsaufträge“ ist nur dann sichtbar und verfügbar, wenn der Procore Administrator des Unternehmens die zwei- (2) oder dreistufige (3) Nachtragskonfiguration für den Vertrag aktiviert hat. Siehe Konfigurieren der Anzahl der Ebenen für Nachträge zum Kreditorenvertrag.
    • Nachdem Sie eine Zeile im Abschnitt „Änderungsaufträge“ erweitert haben, klicken Sie auf die Zeile(n) für den Nachtrag zum Kreditorenvertrag und die potenziellen Nachträge, um sie zu erweitern, bis Sie die Dateneintrags-Einzelpositionen erreichen. 
  2. Stellen Sie fest, welche Buchhaltungsmethode für den Vertrag festgelegt wurde. Damit legen Sie fest, welches Erfassungsformular Sie für die Aktualisierung des Leistungsverzeichnisses verwenden:

Betragsbasierte Abrechnungsmethode

Verwenden Sie diese Methode, um Pauschalbeträge für die Rechnungsposten des Leistungsverzeichnisses (LV) in Rechnung zu stellen. Procore berechnet und passt die anderen Einträge der Einzelposten automatisch für Sie an. Wenn Sie den Einbehalt freigeben möchten, geben Sie einen entsprechenden Dollarbetrag ein. Abhängig von Ihrem jeweiligen Sekundärvertrag haben Sie gegebenenfalls auch die Möglichkeit, gelagerte Materialien in Rechnung zu stellen (siehe Abbildung unten). Ausführliche Informationen zu den zusätzlichen Spalten, die bei der Rechnungsstellung für gelagerte Materialien angezeigt werden, finden Sie unter Wie stelle ich gelagerte Materialien in einer Rechnung des Subunternehmers in Rechnung?

Klicken Sie hier, um weitere Informationen zur betragsbasierten Abrechnungsmethode zu erhalten. 

Die betragsbasierte Abrechnungsmethode erfordert, dass Sie Pauschalbeträge für jeden Einzelposten im Leistungsverzeichnis eingeben Mit dieser Methode verwendet Procore automatisch Ihre Einträge, um die Werte in anderen Spalten zu berechnen und zu aktualisieren. 

 Hinweis
  • Ein Sternchen (*) in der Liste unten weist darauf hin, dass Sie den Wert des Leistungsverzeichnis-Einzelpostens auf der Rechnung bearbeiten können. 
  1. Überprüfen Sie die Daten für jede einzelne Position im Leistungsverzeichnis der Rechnung: 
    • Positionsummer. Zeigt die Positionsnummer im Leistungsverzeichnis der Rechnung an. 
    • Budgetschlüssel. Zeigt den Budgetschlüssel an, der der Rechnungsposition im Leistungsverzeichnis zugeordnet ist.
    • Beschreibung der Arbeit. Zeigt die auf dem Kreditorenvertrag eingegebene Beschreibung der Rechnungsposition an. 
    • Geplanter Wert. Zeigt den geplanten Wert der Einzelposition im Kreditorenvertrag an.Dies ist der vertraglich festgelegte Wert der Einzelposition. 
    • Abgeschlossene Arbeit aus vorheriger Anwendung (%).Wenn für den Kreditorenvertrag bereits frühere Rechnungen erstellt wurden, wird in dieser Zelle ein prozentualer Wert angezeigt, der die in früheren Abrechnungszeiträumen für die Einzelposition im Leistungsverzeichnis geleistete Arbeit darstellt. 
  2. Wenn Sie eine Rechnung für Arbeiten einreichen, die im laufenden Abrechnungszeitraum abgeschlossen wurden, haben Sie die folgende Möglichkeit: 
    • In diesem Zeitraum abgeschlossene Arbeiten. Geben Sie einen Betrag ein, der die geleistete Arbeit für den aktuellen Abrechnungszeitraum darstellt. Wenn Sie z. B. die Hälfte der Arbeit für die Position erledigt haben, können Sie hier den Währungsbetrag eingeben (anstelle eines Prozentwerts in der Spalte „Bisher insgesamt abgeschlossen und gelagert (%)“.Sie könnten zum Beispiel 250,00 US-Dollar in die Spalte eingeben (anstelle von 50 % in der Spalte „Bisher insgesamt abgeschlossen und gelagert (%)“). Wenn Sie hier einen Wert eingeben, errechnet Procore die Positionsdaten automatisch wie folgt:
      • Der Währungsbetrag in der Spalte Insgesamt abgeschlossen & Gelagert bis ($) . Wenn die Belegposition einen geplanten Wert von 500,00 US-Dollar hat, fügt Procore dem Wert 250,00 US-Dollar hinzu, was 50 % des Arbeitsaufwands entspricht. Denken Sie daran, dass der Wert in dieser Spalte die gesamte Arbeit für die aktuelle Rechnung und alle Rechnungen aus vergangenen Abrechnungszeiträumen darstellt. 
      • Der prozentuale Anteil in der Spalte Insgesamt abgeschlossen & Gelagert bis (%). Wenn die Belegposition einen geplanten Wert von 500,00 US-Dollar hat, fügt Procore dem Wert 250,00 US-Dollar hinzu, was 50 % des Arbeitsaufwands entspricht. Denken Sie daran, dass der Wert in dieser Spalte die gesamte Arbeit für die aktuelle Rechnung und alle Rechnungen aus vergangenen Abrechnungszeiträumen darstellt. 
  3. Wenn Sie in diesem Abrechnungszeitraum Materialien erhalten haben und diese auf der Baustelle (oder in einem Lager) lagern, haben Sie die folgende Möglichkeit:
    • Bedingt: Neue gelagerte Materialien. Geben Sie einen Währungsbetrag für alle neuen Materialien ein, die auf der Baustelle (oder in einem Lager) für den aktuellen Abrechnungszeitraum gelagert werden.Der Betrag, den Sie hier eingeben, sollte die Kosten ausschließen, die in der Spalte „In diesem Zeitraum abgeschlossene Arbeiten“ eingetragen sind.
       Hinweis
      Wenn der Rechnungsadministrator die Einstellung „Separate Abrechnung für gelagerte Materialien aktivieren“ für den Vertrag aktiviert hat, geben Sie einen Geldbetrag für Materialien für diesen Abrechnungszeitraum ein. Ihr Eintrag berechnet automatisch die Werte in den Spalten „Insgesamt abgeschlossen & Gelagert bis ($)“ und „Insgesamt abgeschlossen & Gelagert bis (%)“. 
    • Bisher gelagerte Materialien. Handelt es sich um die erste Rechnung, beträgt dieser Wert 0,00 US-Dollar. Wenn frühere Rechnungen erstellt wurden, zeigt dieser Wert die kumulierten Beträge an, die in „Neue Materialien“ aus früheren Rechnungen eingegeben wurden. Weitere Informationen finden Sie unter Wie fakturiere ich gelagerte Materialien in einer Subunternehmerrechnung? Als Rechnungskontakt können Sie diese Einstellung nicht ändern.
    • Derzeit gelagerte Materialien. Zeigt den Währungsbetrag der Materialien an, die während des aktuellen Abrechnungszeitraums gelagert werden. 
    • Gesamtbetrag Bisher insgesamt abgeschlossen und gelagert ($).Zeigt den Währungsbetrag der abgeschlossenen Arbeiten und der auf der Baustelle gelagerten Materialien für die aktuelle Rechnung und die Rechnungen der vergangenen Abrechnungsperioden an.  
  4. Wenn Sie eine Rechnung einreichen, in der Sie die Freigabe eines Einbehaltsbetrags beantragen: 
    • Freigegebene Einbehalte insgesamt. Geben Sie den Währungsbetrag des Einbehalts ein, dessen Freigabe Sie für diesen Abrechnungszeitraum beantragen. Beachten Sie, dass Sie die Freigabe des Betrags beantragen können, aber NICHT die Höhe des Einbehalts ändern dürfen. 
    • Gesamteinbehalt.Zeigt den kumulierten Betrag der Einbehalte, die für die Position freigegeben wurden. 
  5. Fahren Sie mit den obigen Schritten für jede Einzelposition fort. 

Einheitenbasierte Abrechnungsmethode

Verwenden Sie diese Methode bei der Rechnungsstellung für Materialien, die Sie in großen Mengen bestellt haben. Bei dieser Methode geben Sie entweder einen Prozentwert in der Spalte „Gesamtfortschritt“ oder einen Geldwert in der Spalte „Arbeitsfortschritt“ ein. Procore berechnet und korrigiert automatisch die anderen Einträge in der Einzelposition für Sie. Wenn Sie einen Einbehalt freigeben möchten, können Sie in der Spalte „Einbehalt freigegeben“ einen Geldbetrag eingeben. 

Klicken Sie hier, um weitere Informationen über die einheitenbasierte Abrechnungsmethode zu erhalten.  

Bei der einheitenbasierten Abrechnungsmethode müssen Sie für jeden Einzelposten im LV eine Menge und einen Einheitspreis eingeben. Bei dieser Methode berechnet Procore automatisch die Gesamtsummen der Einzelposten für Sie.

 Hinweis
Ein Sternchen (*) in der Liste unten weist darauf hin, dass Sie den Wert des LV-Einzelpostens auf Ihrer Rechnung bearbeiten können.
  • Menge
    Zeigt die Gesamtzahl der Einheiten für den Einzelposten an.
  • Stückpreis
    Zeigt den angefallenen Aufwand für jede Einheit für den Einzelposten an.
  • Wert
    Zeigt den gesamten Dollarbetrag des Einzelpostens an. Dies ist die Summe der Werte aus Stückpreis + Menge.
  • Vorherige Menge
    Zeigt die Gesamtzahl der in früheren Abrechnungszeiträumen in Rechnung gestellten Einheiten an.
  • Vorheriger Wert
    Zeigt den gesamten in früheren Abrechnungszeiträumen in Rechnung gestellten Dollarbetrag an.
  • Gesamtfortschritt in % .*
    Geben Sie einen Prozentsatz ein, der Ihren Gesamtfortschritt widerspiegelt. Ihre Eingabe muss den kumulierten Fortschritt aller vorherigen Abrechnungszeiträume und den aktuellen Abrechnungszeitraum widerspiegeln.
  • Neue Menge.*
    Geben Sie eine neue Menge ein, um die in diesem Zeitraum in Rechnung gestellte Menge auf der neuen Rechnung widerzuspiegeln.
  • Neuer Wert.*
    Geben Sie einen neuen Wert ein, der den Wert des in diesem Zeitraum in Rechnung gestellten Einzelpostens auf der neuen Rechnung widerspiegelt.
  • Einbehalt freigegeben.*
    Geben Sie einen Einbehalt in US-Dollar ein, der in diesem Abrechnungszeitraum freigegeben werden soll.
  • Gesamteinbehalt
    Zeigt den gesamten Dollarbetrag an, der für den Einzelposten freigegeben werden soll.

 

Schritt 3: Anhänge hinzufügen

Wenn Sie Dateien als Anhang zur Rechnung hinzufügen möchten, können Sie diese jetzt hinzufügen. Beispielsweise müssen Sie möglicherweise einen Pfandsrechtsverzicht oder eine unterschriebene PDF-Kopie der Rechnung hinzufügen. 

  1. Scrollen Sie zum Abschnitt Anhänge.
  2. Klicken Sie auf Dateien anhängen oder verschieben Sie die Dateien per Drag-and-Drop von Ihrem Computer oder Netzwerk in den GRAUEN Bereich der Seite. 
    attachments-attach-files.png
  3. Laden Sie alle erforderlichen Dateien von Ihrem Computer hoch.
     Hinweise
    • Mitarbeiter und Benutzer mit der Berechtigungsstufe „Standard“ für das Kreditorenvertrags-Tool des Projekts können die Option Dateien anhängen verwenden, nachdem eine Rechnung genehmigt wurde.
  4. Fahren Sie mit dem nächsten Schritt fort.

Schritt 4: Als Entwurf speichern oder zur Überprüfung senden

Wenn Sie bereit sind, die Rechnung zur Prüfung einzureichen, können Sie dies jetzt tun. Wenn Sie die Rechnung zu einem späteren Zeitpunkt einreichen möchten, haben Sie die Möglichkeit, die Rechnung zu speichern. Wählen Sie eine (1) der folgenden Optionen:
save-as-draft-or-send-buttons.png

  • Wenn Sie die Rechnung NICHT senden möchten, klicken Sie auf Als Entwurf speichern. Dadurch wird der Status der Rechnung auf Entwurf gesetzt.
     Tipp
    Wenn Sie eine Kopie Ihrer Rechnung per E-Mail an andere senden möchten, bevor Sie sie zur Überprüfung einreichen, empfiehlt Procore, die Schritte unter Exportieren einer Rechnung des Subunternehmers durchzuführen. Anschließend können Sie Ihre Rechnung über das E-Mail-System Ihres Unternehmens als Anhang zu einer Nachricht hinzufügen.
    ODER
  • Wenn Sie bereit sind, die Rechnung zu senden, klicken Sie auf Senden. Dadurch wird der Status der Rechnung automatisch auf In Prüfung gesetzt.
     Wichtig