Eine neue Rechnung als Rechnungskontakt einreichen
Hinweis
Wenn Sie die alte Version der Subunternehmerrechnungen verwenden, befolgen Sie die Schritte unter Neue Rechnung als Rechnungskontakt einreichen anstelle der unten aufgeführten.Ziel
Eine neue Rechnung des Subunternehmers als Rechnungskontakt einreichen, nachdem Sie eine „Rechnungseinladung“ akzeptiert haben.
Hintergrund
Wenn Sie der Rechnungsansprechpartner für eine Bestellung oder einen Unterauftrag sind, erstellt das Unternehmen, für das Sie Arbeiten ausführen, einen Abrechnungszeitraum, um das „Abrechnungsdatum“ für die Übermittlung Ihrer Rechnung zu definieren. Nachdem der Abrechnungszeitraum erstellt wurde, hat der Rechnungsadministrator die Möglichkeit, Ihnen eine E-Mail mit dem Betreff „Projektname: Benutzername hat Sie zur Rechnungsstellung eingeladen“ zu senden. Die Einladung ist eine höfliche Erinnerung, um zu gewährleisten, dass eine Rechnung erstellt und vor dem Fälligkeitsdatum eingereicht wird.
- Wenn Sie die Aufforderung zur Rechnungsstellung erhalten und akzeptieren (siehe Akzeptieren oder Ablehnen einer „Aufforderung zur Rechnungsstellung“ als Rechnungskontakt), können Sie die folgenden Schritte ausführen.
- Wenn Sie keine „Rechnungseinladung“ erhalten haben, kann das Unternehmen, für das Sie arbeiten, die Rechnung in Ihrem Namen einreichen. Bestätigen Sie in diesem Fall den Vorgang, mit dem Sie Ihre Rechnungen einreichen. Das Unternehmen führt die Schritte zum Erstellen einer Rechnung im Namen eines Rechnungskontakts aus .
Wichtige Hinweise
- Erforderliche Benutzerberechtigungen:
- Um eine neue Subunternehmerrechnung als Reaktion auf eine „Einladung zur Rechnung“ vor dem „Fälligkeitstermin“ des Abrechnungszeitraums zu erstellen, müssen Sie im Sekundärverträge-Tool des Projekts Berechtigungen auf der „Nur Lesen“-Ebene haben und Sie müssen beim Kauf der angegebene „Rechnungskontakt“ auf der Bestellung oder dem Unterauftrag sein.
Hinweise
- Durch das Hinzufügen eines Rechnungskontakts zu einer Bestellung oder einem Unterauftrag wird die Person auch zur Liste „Privat“ hinzugefügt.
- Wenn Sie der vorgesehene Rechnungskontakt sind und eine Rechnung nach dem Fälligkeitsdatum einreichen möchten, müssen Sie sich an das Unternehmen wenden, für das Sie die Arbeit geleistet haben, und darum bitten, dass es die Rechnung in Ihrem Namen erstellt. Siehe Eine Rechnung im Namen eines Rechnungskontakts erstellen. Rechnungskontakte können nach Ablauf des Fälligkeitsdatums keine Rechnungen mehr in Procore einreichen.
- Wenn Sie der angegebene Rechnungskontakt sind und die Ihnen zugesandte „Einladung zur Rechnung“ nicht finden können, benötigen Sie die E-Mail-Nachricht NICHT, um eine neue Rechnung zu erstellen. Solange es vor dem „Fälligkeitstermin“ liegt, können Sie sich bei Procore anmelden und zum Sekundärverträge-Tool navigieren, um die neue Rechnung für die Bestellung oder den Unterauftrag zu erstellen.
- Um eine neue Subunternehmerrechnung als Reaktion auf eine „Einladung zur Rechnung“ vor dem „Fälligkeitstermin“ des Abrechnungszeitraums zu erstellen, müssen Sie im Sekundärverträge-Tool des Projekts Berechtigungen auf der „Nur Lesen“-Ebene haben und Sie müssen beim Kauf der angegebene „Rechnungskontakt“ auf der Bestellung oder dem Unterauftrag sein.
Voraussetzungen
- Akzeptieren Sie die Einladung zur Rechnungsstellung. Siehe Akzeptieren oder Ablehnen einer Einladung zur Rechnungsstellung als Rechnungskontakt.
- Wenn Sie Ihre Einladung zur Rechnungsstellung verlegt oder versehentlich gelöscht haben, siehe Benötigt ein Rechnungskontakt eine Einladung zur Rechnung, um eine Rechnung einzureichen?
Schritte
- Schritt 1: Geben Sie eine Rechnungsnummer ein
- Schritt 2: Aktualisieren Sie das Leistungsverzeichnis
- Schritt 3: Anhänge hinzufügen
- Schritt 4: Speichern oder Einreichen einer Rechnung
Schritt 1: Geben Sie eine Rechnungsnummer ein
- Gehen Sie auf der Seite „Neue Rechnung für“ unter „Allgemeine Informationen“ wie folgt vor:
- Geben Sie die Rechnungsnummer des Downstream-Projektmitarbeiters in das Feld Rechnungsnummer ein.
- Überprüfen Sie die Angaben in den folgenden Feldern. Procore füllt automatisch die folgenden Daten für Sie aus.
Hinweis
Die Daten des Abrechnungszeitraums werden vom Rechnungsadministrator festgelegt. Wenn Sie einen anderen Abrechnungszeitraum verwenden, können Sie die Werte in diesen Feldern nach Bedarf ändern. Alle diese Felder sind Pflichtfelder.
- Rechnungsdatum
Gibt das Fälligkeitsdatum für den Abrechnungszeitraum an. - Zeitraumanfang
Gibt das Startdatum für den Abrechnungszeitraum an. - Zeitraumende
Gibt das Enddatum für den Abrechnungszeitraum an.
- Rechnungsdatum
- Fahren Sie mit dem nächsten Schritt fort.
Schritt 2: Aktualisieren Sie das Leistungsverzeichnis
- Klicken Sie im Abschnitt „Leistungsverzeichnis“ auf einen (1) oder beide BLAUEN Pfeile neben „Kreditorenvertragseinzelposition“ oder „Änderungsaufträge“. Dadurch wird die ausgewählte Zeile in der Tabelle erweitert.
Hinweise
- Der Abschnitt „Änderungsaufträge“ ist nur dann sichtbar und verfügbar, wenn der Procore Administrator des Unternehmens die zwei- (2) oder dreistufige (3) Nachtragskonfiguration für den Vertrag aktiviert hat. Siehe Konfigurieren der Anzahl der Ebenen für Nachträge zum Kreditorenvertrag.
- Nachdem Sie eine Zeile im Abschnitt „Änderungsaufträge“ erweitert haben, klicken Sie auf die Zeile(n) für den Nachtrag zum Kreditorenvertrag und die potenziellen Nachträge, um sie zu erweitern, bis Sie die Dateneintrags-Einzelpositionen erreichen.
- Stellen Sie fest, welche Buchhaltungsmethode für den Vertrag festgelegt wurde. Damit legen Sie fest, welches Erfassungsformular Sie für die Aktualisierung des Leistungsverzeichnisses verwenden:
- Betragsbasierte Abrechnungsmethode
- Einheitenbasierte Abrechnungsmethode
Tipp
Wie legt ein Rechnungsadministrator die Abrechnungsmethode für einen Vertrag fest? Eine schrittweise Anleitung finden Sie unter Wie lege ich die Buchungsmethode für einen Vertrag oder eine Finanzierung fest?
Betragsbasierte Abrechnungsmethode
Verwenden Sie diese Methode, um Pauschalbeträge für die Rechnungsposten des Leistungsverzeichnisses (LV) in Rechnung zu stellen. Procore berechnet und passt die anderen Einträge der Einzelposten automatisch für Sie an. Wenn Sie den Einbehalt freigeben möchten, geben Sie einen entsprechenden Dollarbetrag ein. Abhängig von Ihrem jeweiligen Sekundärvertrag haben Sie gegebenenfalls auch die Möglichkeit, gelagerte Materialien in Rechnung zu stellen (siehe Abbildung unten). Ausführliche Informationen zu den zusätzlichen Spalten, die bei der Rechnungsstellung für gelagerte Materialien angezeigt werden, finden Sie unter Wie stelle ich gelagerte Materialien in einer Rechnung des Subunternehmers in Rechnung?
Klicken Sie hier, um weitere Informationen zur betragsbasierten Abrechnungsmethode zu erhalten.
Einheitenbasierte Abrechnungsmethode
Verwenden Sie diese Methode bei der Rechnungsstellung für Materialien, die Sie in großen Mengen bestellt haben. Bei dieser Methode geben Sie entweder einen Prozentwert in der Spalte „Gesamtfortschritt“ oder einen Geldwert in der Spalte „Arbeitsfortschritt“ ein. Procore berechnet und korrigiert automatisch die anderen Einträge in der Einzelposition für Sie. Wenn Sie einen Einbehalt freigeben möchten, können Sie in der Spalte „Einbehalt freigegeben“ einen Geldbetrag eingeben.
Klicken Sie hier, um weitere Informationen über die einheitenbasierte Abrechnungsmethode zu erhalten.
Schritt 3: Anhänge hinzufügen
Wenn Sie Dateien als Anhang zur Rechnung hinzufügen möchten, können Sie diese jetzt hinzufügen. Beispielsweise müssen Sie möglicherweise einen Pfandsrechtsverzicht oder eine unterschriebene PDF-Kopie der Rechnung hinzufügen.
- Scrollen Sie zum Abschnitt Anhänge.
- Klicken Sie auf Dateien anhängen oder verschieben Sie die Dateien per Drag-and-Drop von Ihrem Computer oder Netzwerk in den GRAUEN Bereich der Seite.
- Laden Sie alle erforderlichen Dateien von Ihrem Computer hoch.
Hinweise
- Mitarbeiter und Benutzer mit der Berechtigungsstufe „Standard“ für das Kreditorenvertrags-Tool des Projekts können die Option Dateien anhängen verwenden, nachdem eine Rechnung genehmigt wurde.
- Fahren Sie mit dem nächsten Schritt fort.
Schritt 4: Als Entwurf speichern oder zur Überprüfung senden
Wenn Sie bereit sind, die Rechnung zur Prüfung einzureichen, können Sie dies jetzt tun. Wenn Sie die Rechnung zu einem späteren Zeitpunkt einreichen möchten, haben Sie die Möglichkeit, die Rechnung zu speichern. Wählen Sie eine (1) der folgenden Optionen:
- Wenn Sie die Rechnung NICHT senden möchten, klicken Sie auf Als Entwurf speichern. Dadurch wird der Status der Rechnung auf Entwurf gesetzt.
Tipp
Wenn Sie eine Kopie Ihrer Rechnung per E-Mail an andere senden möchten, bevor Sie sie zur Überprüfung einreichen, empfiehlt Procore, die Schritte unter Exportieren einer Rechnung des Subunternehmers durchzuführen. Anschließend können Sie Ihre Rechnung über das E-Mail-System Ihres Unternehmens als Anhang zu einer Nachricht hinzufügen. - Wenn Sie bereit sind, die Rechnung zu senden, klicken Sie auf Senden. Dadurch wird der Status der Rechnung automatisch auf In Prüfung gesetzt.
Wichtig
- Sie können die Rechnung nach dem Versenden NICHT mehr bearbeiten, es sei denn, ein Rechnungsadministrator ändert den Status der Rechnung auf „Überarbeiten und erneut senden“. Weitere Informationen finden Sie unter Überprüfen einer Rechnung des Subunternehmers als Administrator.
- Weitere Informationen über Status finden Sie unter Was sind die Standardstatus für Procore-Rechnungen?