Überprüfen einer Subunternehmerrechnung als Rechnungsadministrator

Ziel

So genehmigen oder lehnen Sie die Einzelpositionen in einem Subunternehmerrechnung als Rechnungsadministrator ab.

Hintergrund

Wenn Sie ein Rechnungsadministrator für Ihr Projekt sind, ist es wichtig sicherzustellen, dass die Rechnungen, die von Ihren eingereicht werden, korrekt glossary-of-terms#Downstream_Collaborator sind. Um dies zu unterstützen, bietet Procore Ihnen die Möglichkeit, einzelne Einzelposition auf der Leistungsverzeichniskarte einer Rechnung zu genehmigen oder abzulehnen. Um Einzelposition zu genehmigen oder abzulehnen, müssen Ihrem Procore-Benutzerkonto die unten aufgeführten erforderlichen Benutzerberechtigungen zugewiesen werden. Sobald Sie die entsprechenden Berechtigungen erhalten haben, können Sie mit den folgenden Schritten die Rechnungen überprüfen, die Ihrem Team zur Zahlung vorgelegt werden. 

Wichtige Hinweise

• Erforderliche Benutzerberechtigungen
• Zusätzliche Informationen:
  • Rechnungsadministratoren können Einzelpositionen auf jeder Rechnung überprüfen und sind NICHT darauf beschränkt, nur die letzte Rechnung zu überprüfen. Es ist jedoch wichtig zu wissen, dass die Ablehnung eines Einzelposition NICHT den Wert der Rechnung ändert. 

Voraussetzungen

• Erstellen einer Subunternehmerrechnung
• Die Rechnung muss sich im Status "Wird überprüft" befinden.

Schritte

1. Navigieren Sie zum Rechnungen-Tool des Projekts.
2. Klicken Sie auf die Registerkarte Subunternehmer. 
3. Suchen Sie die zu prüfende Rechnung und klicken Sie auf den Link Rechnung. 
4. Blättern Sie zur Karte Leistungsverzeichnis.
5. Klicken Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten. 
6. Genehmigen Sie in der Spalte Genehmigung Einzelposition jede einzelne Position der Rechnung wie folgt:

    Hinweise

   Beachten Sie beim Überprüfen der Einzelpositionen Folgendes:

   • Rechnungsadministratoren können die Einzelpositionen jeder Rechnung überprüfen:
     • Sie sind NICHT darauf beschränkt, nur die letzte Rechnung zu überprüfen.
     • Die Ablehnung einer oder mehrerer Positionen ändert NICHT den Betrag der Positionen. Die Beträge müssen von einem Rechnungsadministrator oder einem Rechnungskontakt aktualisiert werden.
     • Kreditorenrechnungskontakte können Rechnungen nur dann aktualisieren, wenn sie über die erforderlichen Benutzerberechtigungen zum Einreichen von Rechnungen verfügen. Siehe Überarbeiten und erneutes Einreichen einer Rechnung als Rechnungskontakt.
   • Wenn Sie die Option „Beträge anzeigen, die Subunternehmer beanspruchen“ im Rechnungsstellungs-Toll aktiviert haben, erscheint die Spalte „Vorgeschlagener Betrag“.
     • Wie Sie einen Zahlungsplan über die Rechnungsstellung erstellen können, erfahren Sie unter Zahlungsplan erstellen. 
     • Wie Sie einen Zahlungsplan mit dem Teilabrechnungs-Tool erstellen können, erfahren Sie unter Erstellen eines Zahlungsplans mit dem Teilabrechnungs-Tool.
     • Wenn dieser Schalter eingeschaltet ist, fügt Procore den Ablehnungsvermerk auf der Rechnung in das Feld "Gründe für die Abweichung" in den PDF-Export der Rechnung ein. 
   • Die Spalte „Vorgeschlagener Betrag“ kann widerspiegeln, was ein Rechnungskontakt eingereicht hat. Ein Benutzer mit „Admin“-Berechtigungen kann die Spalten „In diesem Zeitraum abgeschlossene Arbeiten“ und „Derzeit gelagerte Materialien“ separat anpassen, um die entsprechenden Beträge festzulegen.
   • Um eine Einzelposition zu genehmigen, klicken Sie auf die Häkchen GRAU, um sie zu genehmigen. Ein GRÜNES Häkchen zeigt an, dass Sie die Einzelposition genehmigt haben.
      
   • So lehnen Sie eine Einzelposition ab:
     
     1. Klicken Sie auf das GRAUE 'x', um sie abzulehnen. Ein ROTES 'x' bedeutet, dass Sie die Position abgelehnt haben. 
        Dies öffnet das Feld „Grund (optional)“. 
     2. Geben Sie einen Grund in das Feld Grund (optional) ein.
     3. Klicken Sie auf Hinzufügen.

         Wichtig

        Kommentare, die in das Feld „Grund (optional)“ eingegeben werden, sind NICHT in der automatischen E-Mail enthalten, die an den Rechnungskontakt gesendet wird. Sie können jedoch eine PDF-Datei exportieren, die eine Tabelle mit den Gründen für die Abweichung enthält, in der die eingegebenen Kommentare aufgeführt sind. Siehe Exportieren einer Subunternehmerrechnung.

7. Klicken Sie auf eine (1) der Speicheroptionen:
   • Speichern. Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um die Rechnung zu speichern und sie im Status „Wird überprüft“ zu belassen. 
     ODER
   • Speichern und Status ändern. Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um das Fenster „Bearbeitungen speichern und Status ändern“ zu öffnen. Wählen Sie dann den gewünschten Status aus und geben Sie in das Feld „Gesamtkommentar“ alle Informationen ein, die Sie dem Rechnungskontakt mitteilen möchten. Klicken Sie dann auf Speichern und Status ändern.

      Tipps

     In welchen Status ändere ich die Rechnung? Weitere Informationen zu den verfügbaren Status finden Sie unter Was sind die Standardstatus für Procore-Rechnungen? 

Nächster Schritt

• Überarbeiten und erneutes Einreichen einer Subunternehmerrechnung als Rechnungskontakt

Siehe auch

• Erstellen Sie einen Zahlungsplan