Überprüfen Sie eine Rechnung des Subunternehmers als Admin

Ziel

Um die Einzelpositionen einer nachgelagerten Rechnung als Rechnungsadministrator zu genehmigen oder abzulehnen.

Hintergrund

Wenn Sie ein Rechnungsadministrator für Ihr Projekt sind, ist es wichtig sicherzustellen, dass die von Ihren Downstream-Projektmitarbeitern eingereichten Rechnungen korrekt sind. Um dies zu unterstützen, bietet Procore Ihnen die Möglichkeit, einzelne Einzelpositionen auf der Karte "Leistungsverzeichnis" einer Rechnung zu genehmigen oder abzulehnen. Um Einzelpositionen zu genehmigen oder abzulehnen, müssen Ihrem Procore-Benutzerkonto die unten aufgeführten erforderlichen Benutzerrechte zugewiesen werden. Sobald Sie die entsprechenden Berechtigungen erhalten haben, können Sie mit den folgenden Schritten die Rechnungen überprüfen, die Ihrem Team zur Zahlung vorgelegt werden. 

Wichtige Hinweise

• Erforderliche Benutzerberechtigungen:
  • Sie müssen ein Rechnungsadministrator sein.
• Zusätzliche Informationen:
  • Rechnungsadministratoren können alle Rechnungspositionen überprüfen und sind NICHT darauf beschränkt, nur die letzte Rechnung zu überprüfen. Es ist jedoch wichtig zu wissen, dass die Ablehnung einer Position NICHT den Wert der Rechnung ändert. 
  • Um zu erfahren, wie Sie eine Projektrechnung mit dem Kreditorenvertrags-Tool des Projekts überprüfen können, siehe Kreditorenvertrags-Tool als Administrator überprüfen.

Voraussetzungen

Die Rechnung muss sich im Status „Wird überprüft“ befinden. Je nachdem, wer die Rechnung erstellt, sehen Sie sich die folgenden Tutorials an. 

• Wenn Sie Rechnungen im Namen Ihrer Downstream-Projektmitarbeiter erstellen, lesen Sie Eine Rechnung im Namen eines Rechnungskontakts erstellen
• Wenn Ihre Downstream-Projektmitarbeiter ihre eigenen Rechnungen einreichen, siehe Eine neue Rechnung als Rechnungskontakt einreichen oder Rechnung als Rechnungskontakt überarbeiten und erneut einreichen

Schritte

1. Navigieren Sie zum Rechnungen-Tool des Projekts.
2. Klicken Sie auf die Registerkarte Subunternehmer. 
3. Suchen Sie die zu prüfende Rechnung und klicken Sie auf den Link Rechnung. 
4. Blättern Sie zur Karte Leistungsverzeichnis.
5. Klicken Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten. 
6. Genehmigen Sie in der Spalte Genehmigung Einzelposition jede einzelne Position der Rechnung wie folgt:

    Hinweise

   Beachten Sie beim Überprüfen der Einzelpositionen Folgendes:

   • Rechnungsadministratoren können die Einzelpositionen jeder Rechnung überprüfen:
     • Sie sind NICHT darauf beschränkt, nur die letzte Rechnung zu prüfen.
     • Die Ablehnung einer oder mehrerer Positionen ändert NICHT den Betrag der Positionen. Die Beträge müssen von einem Rechnungsadministrator oder einem Rechnungskontakt aktualisiert werden.
     • Kreditorenrechnungskontakte können Rechnungen nur dann aktualisieren, wenn sie über die erforderlichen Benutzerberechtigungen für die Einreichung von Rechnungen verfügen. Siehe Rechnung als Rechnungskontakt überarbeiten und erneut einreichen.
   • Wenn Sie die Option „Beträge anzeigen, die Subunternehmer beanspruchen“ im Rechnungsstellungs-Toll aktiviert haben, erscheint die Spalte „Vorgeschlagener Betrag“.
     • Wie Sie einen Zahlungsplan über die Rechnungsstellung erstellen können, erfahren Sie unter Zahlungsplan erstellen. 
     • Wie Sie einen Zahlungsplan mit dem Teilabrechnungs-Tool erstellen können, erfahren Sie unter Erstellen eines Zahlungsplans mit dem Teilabrechnungs-Tool.
     • Wenn dieser Schalter eingeschaltet ist, fügt Procore den Ablehnungsvermerk auf der Rechnung in das Feld "Gründe für die Abweichung" in den PDF-Export der Rechnung ein. 
   • Die Spalte „Vorgeschlagener Betrag“ kann widerspiegeln, was ein Rechnungskontakt eingereicht hat. Ein Benutzer mit „Admin“-Berechtigungen kann die Spalten „In diesem Zeitraum abgeschlossene Arbeiten“ und „Derzeit gelagerte Materialien“ separat anpassen, um die entsprechenden Beträge festzulegen.
   • Weitere Informationen zum Leistungsverzeichnis in einer Subunternehmerrechnung finden Sie unter Erstellen einer Rechnung im Namen eines Rechnungskontakts oder Einreichen einer neuen Rechnung als Rechnungskontakt.
   • Um eine Position zu genehmigen, klicken Sie auf das GRAUE Häkchen. Ein GRÜNES Häkchen zeigt an, dass Sie die Position genehmigt haben.
     
   • Um einen Position abzulehnen:
     
     1. Klicken Sie auf das GRAUE 'x', um sie abzulehnen. Ein ROTES 'x' bedeutet, dass Sie die Position abgelehnt haben. 
        Dies öffnet das Feld „Grund (optional)“. 
     2. Geben Sie einen Grund in das Feld Grund (optional) ein.
     3. Klicken Sie auf Hinzufügen.

         Wichtig

        Kommentare, die in das Feld „Grund (optional)“ eingegeben werden, sind NICHT in der automatischen E-Mail enthalten, die an den Rechnungskontakt gesendet wird. Sie können jedoch eine PDF-Datei exportieren, die eine Tabelle mit den Gründen für die Abweichung enthält, in der die eingegebenen Kommentare aufgeführt sind. Siehe Exportieren einer Subunternehmerrechnung.

7. Klicken Sie auf eine (1) der Speicheroptionen:
   • Speichern. Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um die Rechnung zu speichern und sie im Status „Wird überprüft“ zu belassen. 
     ODER
   • Speichern und Status ändern. Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um das Fenster „Bearbeitungen speichern und Status ändern“ zu öffnen. Wählen Sie dann den gewünschten Status aus und geben Sie in das Feld „Gesamtkommentar“ alle Informationen ein, die Sie dem Rechnungskontakt mitteilen möchten. Klicken Sie dann auf Speichern und Status ändern.

      Tipps

     In welchen Status ändere ich die Rechnung? Weitere Informationen zu den verfügbaren Status finden Sie unter Was sind die Standardstatus für Procore-Rechnungen? 

Nächster Schritt

• Optional: Überarbeiten Sie eine Rechnung und reichen Sie sie erneut als Rechnungskontakt ein

Siehe auch

• Erstellen Sie einen Zahlungsplan
• Exportieren einer Rechnung an Bauherr als PDF, CSV oder PDF mit Anhängen