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Procore

Ein Subunternehmer-LV erstellen

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Ziel

Erstellen eines Subunternehmer-Leistungsverzeichnisses (LV). 

Hintergrund

Genauso wie Sie einen Rechnungskontakt einladen können, eine Subunternehmerrechnung zur Überprüfung einzureichen, können Sie auch einen Rechnungskontakt einladen, eine detailliertere Aufschlüsselung der Positionen auf der Registerkarte „Leistungsverzeichnis“ bereitzustellen, indem Sie die Registerkarte „Subunternehmer LV“ in einem Kreditorenvertrag aktivieren.

  • Auf der allgemeinen Registerkarte „Leistungsverzeichnis“ für eine Bestellung oder einen Unterauftrag wird jeder Einzelposten einem bestimmten Kostenschlüssel und einer Kostenart zugeordnet. 
  • Auf der Registerkarte „Subunternehmer-LV“ einer Bestellung oder eines Unterauftrags werden Sie möglicherweise aufgefordert, eine detailliertere Aufschlüsselung eines Einzelpostens auf der Registerkarte „Leistungsverzeichnis“ vorzunehmen. Dies kann erforderlich sein, um für die Genehmigung einer Rechnung eine umfassendere Erklärung zu den Beträgen bereitzustellen. 

Wichtige Hinweise

  • Erforderliche Benutzerberechtigungen:
    • „Admin“-Berechtigungen für das Sekundärverträge-Tool des Projekts.
      ODER
    • „Nur lesen“-Berechtigungen oder höher für das Kreditorenverträge-Tool des Projekts, wenn die granularen Berechtigungen „Bestellung erstellen“ und „Unterauftrag erstellen“ in Ihrer Berechtigungsvorlage aktiviert sind.
       Hinweise
      • Die Zugriffsberechtigungen für die Tools „Rechnungsstellung & Teilabrechnungen“ richten sich nach den Berechtigungen, die für die Tools „Kreditorenverträge“ und/oder „Kundenverträge“, „Finanzierung“ oder „Primärverträge“ festgelegt wurden. Die Namen der Procore-Tools variieren je nach der in Procore konfigurierten Sprache oder dem Point-of-View-Wörterbuch. Siehe Welche Wörterbücher und Sprachen sind in der Procore-Webanwendung verfügbar?
      • Wenn Sie ein Projektmitarbeiter sind (z. B. ein Rechnungskontakt, der bei einem Unternehmen beschäftigt ist, das an einem in Procore verwalteten Projekt arbeitet, wird Ihre Fähigkeit, rechnungsbezogene Aufgaben auszuführen, vom Procore-Unternehmenskontoinhaber festgelegt. Zu den Berechtigungen, die der Kontoinhaber Ihnen zur Verfügung stellen kann, gehören:
        • Ein Procore-Benutzerkonto
        • Zugriffsberechtigung auf das Tool „Kreditorenverträge“ und/oder „Kundenverträge“, „Finanzierung“ oder „Primärverträge“ des Projekts.
        • Mitgliedschaft in der Liste „Privat“ eines bestimmten Vertrags oder einer bestimmten Finanzierung
        • Offizieller Rechnungskontakt für den Vertrag oder die Finanzierung
    Beschränkungen:
  • Zusätzliche Informationen:
    • Auf der Registerkarte Allgemein der Bestellung oder des Unterauftrags müssen Sie den Benutzernamen Ihres Projektmitarbeiters in den Feldern „Privat“ und „Rechnungskontakt“ auswählen, damit dieser das LV sehen kann.
      • Nur die Detailposten, die auf der Registerkarte „Leistungsverzeichnis“ (LV) hinzugefügt wurden, werden in die Rechnung übernommen.
      • Für Unternehmen, die das ERP-Integrations-Tool verwenden, werden die Leistungsverzeichnis-Einzelposten für Subunternehmer, die Sie erstellen, NICHT mit Ihrem integrierten ERP-System synchronisiert. 
 Tipp
Erstellen Sie ein Subunternehmer-Leistungsverzeichnis, das der Downstream-Projektmitarbeiter später aktualisieren kann? Wenn dies der Fall ist, muss Ihr Unternehmen dem Projektmitarbeiter ein Procore-Benutzerkonto in Ihrem Unternehmensverzeichnis zur Verfügung stellen. Außerdem muss dieser Benutzer über die entsprechenden Berechtigungen für einen Rechnungskontakt verfügen. Weitere Informationen finden Sie unter Was ist ein Rechnungskontakt?

Voraussetzungen

Schritte

Einen Sekundärvertrag erstellen

Führen Sie die Schritte unter Einen Kreditorenvertrag erstellen aus. Fahren Sie dann mit der Aktualisierung der LV fort, wie im nächsten Schritt beschrieben.

Aktualisieren des Leistungsverzeichnisses

  1. Rufen Sie das Projekt-Tool rechnungsstellung oder Teilabrechnungen auf.
     Hinweis
    Der Name des Procore-Tools in Ihrer Umgebung hängt von der in Procore konfigurierten Sprache oder dem Point-of-View-Wörterbuch ab. Siehe Welche Wörterbücher und Sprachen sind in der Procore-Webanwendung verfügbar?
  2. Klicken Sie auf die Registerkarte Subunternehmer. 
  3. Suchen Sie die Bestellung oder den Unterauftrag in der Liste. Klicken Sie dann auf den Link Vertrag, um den Vertrag zu öffnen.
  4. Klicken Sie auf der Registerkarte Allgemein auf Bearbeiten. 
  5. Erteilen Sie dem Benutzerkonto des Rechnungskontakts die entsprechenden Zugriffsberechtigungen.
     Wichtig

    Um einem Subunternehmer die entsprechenden Zugriffsberechtigung zu erteilen, damit dieser das Subunternehmer-LV in einer Bestellung oder einem Unterauftrag aktualisieren kann, müssen Sie folgendermaßen vorgehen:

    1. Wählen Sie den Firmennamen des Subunternehmers aus der Kontaktunternehmen Dropdown-Liste.
    2. Fügen Sie den Subunternehmer der Dropdown-Liste Rechnungskontakte hinzu.
    3. Fügen Sie den Subunternehmer zur Dropdown-Liste Privat hinzu.
    4. Klicken Sie auf Speichern.
  6. Klicken Sie auf die Registerkarte Leistungsverzeichnis. 
  7. Klicken Sie auf Zeile hinzufügen.
     Hinweise
    • Die Registerkarte „Leistungsverzeichnis“ ist ein allgemeines LV, in dem jeder mit der Bestellung oder dem Unterauftrag verbundene Arbeitsbereich detailliert aufgeführt ist. 
    • Die Registerkarte „Subunternehmer-LV“ ist der spezifischere Bereich, in dem die Projektmitarbeiter eine detailliertere Aufschlüsselung der Einzelposten auf der allgemeinen Registerkarte „Leistungsverzeichnis“ vornehmen.
  8. Fügen Sie alle zugehörigen Einzelposten zur allgemeinen Registerkarte „Leistungsverzeichnis“ hinzu:
    schedule-of-values-tab-with-celis.png
    • Änderungen-Einzelposten
      Wenn Sie Änderungen aktiviert haben, können Sie einen Änderungen-Einzelposten auswählen, wenn Sie die Bestellung oder den Unterauftrag mit einem bestimmten Änderungen verknüpfen möchten. 
    • Primärvertrags-Einzelposten
      Wenn Sie keine Änderungen aktiviert haben, wählen Sie den entsprechenden Einzelposten aus Ihrem Primärvertrag. Wenn der Posten nicht im Primärvertrag ausgewiesen ist, wählen Sie die Option „Nicht budgetiert“.
    • Budgetschlüssel
      Wählen Sie einen Budgetschlüssel aus der Liste aus oder klicken Sie auf Budgetschlüssel erstellen, um einen neuen zu erstellen. Siehe Was ist ein Budgetschlüssel im SPSP von Procore? 
    • Beschreibung
      Geben Sie eine kurze Beschreibung des Einzelpostens ein.
    • Steuerschlüssel
      Wählen Sie einen Steuerschlüssel aus, die für diesen Einzelposten verwendet werden soll. Dieses Feld wird nur angezeigt, wenn Sie die Steuerschlüssel-Funktion aktiviert haben. Siehe Wie kann ich Steuerschlüssel für ein Projekt verwenden?
    • Betrag
      Geben Sie die Kosten des Einzelpostens an.
  9. Klicken Sie auf Einzelposten hinzufügen, um bei Bedarf weitere Einzelposten hinzuzufügen.
  10. Wenn Sie mit dem Hinzufügen von Werbebuchungen fertig sind, führen Sie einen der folgenden Schritte aus:
     Hinweis
    Wenn Sie die Rechnung bereits gespeichert haben, wird die Schaltfläche Erstellen mit Speichern und die Schaltfläche Erstellen & E-Mail mit Speichern & E-Mail beschriftet.
    • Um Einzelposten des Subunternehmer-LVs im Namen Ihres Subunternehmers hinzuzufügen, klicken Sie auf ErstellenoderSpeichern.
      ODER
    • Um Rechnungskontakte einzuladen, die Subunternehmer-LV-Positionen zu erstellen, klicken Sie auf Erstellen & E-Mail oder Speichern & E-Mail. So wird den Rechnungskontakten eine E-Mail gesendet, in der sie darüber informiert werden, dass sie ihre Subunternehmer-Positionen auf der Registerkarte „Subunternehmer-LV“ hinzufügen können. 
       Tipp
      Wann sendet Procore E-Mail-Benachrichtigungen an Rechnungsadministratoren, Rechnungskontakte und Mitglieder der Verteilerliste einer Rechnung? Weitere Informationen finden Sie unter Wann sendet Procore E-Mail-Benachrichtigungen an Rechnungskontakte?
  11. Fahren Sie mit dem nächsten Schritt fort.

Aktualisieren des Subunternehmer-Leistungsverzeichnisses

Wenn Sie ein Rechnungsadministrator sind (oder ein Rechnungskontakt, der eingeladen wurde, ein Subunternehmer-Leistungsverzeichnis zu aktualisieren), können Sie diese Schritte für den Kreditorenvertrag durchführen.

  1. Klicken Sie im Kreditorenvertrag auf die Registerkarte Subunternehmer-LV.
     Hinweis
    Wenn Sie im Kreditorenvertrag KEINE Registerkarte „Subunternehmer-Leistungsverzeichnis“ sehen, muss ein Benutzer mit Admin-Berechtigungen für das Kreditorenvertrags-Tool diese aktivieren. Siehe LV eines Subunternehmers zu einem Kreditorenvertrag hinzufügen and Aktivieren oder Deaktivieren der Registerkarte „Subunternehmer-LV“ im Kreditorenverträge-Tool.
  2. Klicken Sie auf Bearbeiten. 
  3. Geben Sie auf der Registerkarte „Subunternehmer-LV“ eine detaillierte Einzelpostenaufschlüsselung wie folgt ein:
    sub-sov-remaining-to-allocate.png
    • Klicken Sie auf den Link +Einzelposten hinzufügen.
    • Geben Sie im Feld Beschreibung eine detaillierte Beschreibung der auszuführenden Arbeiten ein. 
    • Geben Sie im Feld Betrag den spezifischen Betrag für diese Arbeit ein. 
    • Fahren Sie mit diesem Schritt fort, bis der noch zuzuweisende Betrag für diesen Budgetschlüssel und diese Beschreibung 0,00 US-Dollar beträgt.
  4. Wenn Sie alle Beträge auf der Registerkarte Subunternehmer-LV zugewiesen haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Senden. 
     Hinweise
    • Die Schaltfläche Senden ist abgeblendet und nicht verfügbar, bis die Felder Noch zuzuweisen im Subunternehmer-LV alle 0,00 $ anzeigen.
    • Nachdem Sie auf die Schaltfläche geklickt haben, ändert Procore den Status des Subunternehmer-LV in Wird überprüft.
    • Sie können Ihre Einreichung NICHT bearbeiten, es sei denn, der Rechnungsadministrator ändert den Status des Subunternehmer-LV auf Überarbeiten und erneut senden.