Finanzmanagement Benutzerhandbuch: Auftraggeber

Für Bauherrn Dieser Benutzerleitfaden bietet Projektverantwortlichen Informationen darüber, wie sie die  Projekt-Finanzwerte-Tools in Procore verwenden können, um die finanziellen Geschäftsprozesse über den gesamten Lebenszyklus eines Projekts hinweg zu rationalisieren. Sie erfahren, wie Sie die einzelnen Tools konfigurieren und allgemeine Aufgaben anhand der empfohlenen bewährte Praktiken ausführen.  Zu den Themen in diesem Leitfaden gehören:

• So richten Sie Ihren Projektstrukturplan (PSP) ein. Procore bietet einen Standard-PSP, der den Kostenschlüssel, die Kostenart und die optionalen Teilprojektsegmente enthält. Mit dem Projektstrukturplan können Sie eine Budgetschlüssel-Struktur auf Unternehmens- und/oder Projektebene für die Verwendung mit den  Projekt-Finanzwerte-Tools in Procore erstellen. Weitere Informationen finden Sie unter Einrichtung von Projektstrukturplänen.
• So fügen Sie ein genaues Projektbudget hinzu oder importieren es. Erfahren Sie, wie Sie Ihrem Projekt Budgeteinzelpositionen hinzufügen, Budgetansichten konfigurieren und Ihrem Projekt zuweisen und eine Prognoseansicht einrichten, um kritische Projektkosten zu identifizieren und zu verfolgen. Verwenden Sie die vor Ort gesammelten Daten, um die Arbeitskosten Ihres Projekts zu verfolgen und die Produktionsmengen in Ihrem Budget zu protokollieren. Erfahren Sie, wie Sie Budgetanpassungen erstellen, um Mittel von einer Budgeteinzelposition zu einer anderen umzuverteilen.  Siehe Budget-Einrichtung.
• So erstellen Sie eine oder mehrere Finanzierung(en)  für Ihr Projekt. Richten Sie Ihr Finanzierungstool ein und informieren Sie sich über die Überlegungen, die Sie beachten sollten, wenn Ihr Projekt mehrere Finanzierungsquellen oder Bereitstellungsmethoden hat. Verwalten Sie den glossary-of-terms#Upstream_Invoice Debitorenrechnungsprozess und erstellen Sie ein Zahlungseingangsprotokoll. Siehe Finanzierung.
• Wie Sie die Verpflichtungen Ihres Projekts verwalten. Erfahren Sie mehr über die Konfigurationseinstellungen des Sekundärverträge-Tools und wie Sie Sekundärverträge für Ihre Downstream-Mitarbeiter erstellen. Benennen Sie Rechnungskontakte, die Rechnungen für diese Sekundärverträge einreichen und eine Zahlung im Protokoll der ausgestellten Zahlungen erstellen. Siehe Kreditorenverträge.
• Wie man die Aufsicht und das Management von Projektänderungen verbessert. Wählen Sie zwischen der Verwaltung von Änderungsaufträgen mit oder ohne das Tool Änderungsereignisse. Konfigurieren Sie die Einstellungen für die Nachtragsstufe Ihrer Verträge. Bringen Sie das Änderungsmanagement in die Praxis – ermöglichen Sie schnellere Genehmigungen, genauere Kommunikation und eliminieren Sie die Notwendigkeit, bei Risiko vorzugehen. Siehe Change Management mit Änderungsereignissen und Change Management ohne Änderungsereignisse.
• So verwalten Sie den Rechnungsstellungsprozess für die Mitarbeiter Ihres Projekts. Definieren Sie Ihre Abrechnungszeiträume und wählen Sie die gewünschte Methode für die Erstellung und Einreichung von Rechnungen für Ihre Upstream- und Downstream-Projektmitarbeiter. Siehe Rechnungsstellung. 
• Wie man Zahlungen erstellt und erfasst. Sobald Ihre vor- und nachgelagerten Rechnungen genehmigt und abgeschlossen sind, können Sie Zahlungen in Procore erstellen, um die Zahlungen aufzuzeichnen. Für Debitorenzahlungen siehe Datensatz für einen Zahlungseingang erstellen. Informationen zu Downstream-Zahlungen finden Sie unter Neue Zahlung zur Registerkarte "Geleistete Zahlungen" eines Kreditorenvertrags hinzufügen.

Viele Unternehmen entwerfen ihre Budgetschlüssel-Struktur  so, dass sie mit dem CSI-MasterFormat übereinstimmt. Andere Unternehmen entscheiden sich für die Implementierung einer Budgetschlüssel-Struktur , die für ihre Branche,  Organisation oder Projektumgebung einzigartig ist. Unabhängig von der Struktur können Sie einen Antrag stellen , dass ein Procore-Vertreter Segmentelemente für Sie importiert, oder Sie können den Importprozess beschleunigen und Ihre eigenen Importe mit der Procore Imports  App durchführen.

Weitere Informationen über den Projektstrukturplan finden Sie auf der Landingpage Projektstrukturplan . Wir empfehlen Ihnen, Über den Projektstrukturplan zu lesen und die Schritte unter Erstellen des Standard-Projektstrukturplans Ihres Unternehmens und Erstellen des Projektstrukturplans Ihres Projekts mit Ihrem Team zu überprüfen .  

Der erste Schritt bei der Einrichtung der Projekt-Finanzwerte-Tools von Procore in einem Procore-Projekt ist die Erstellung des Projektstrukturplans Ihres Unternehmens. Sie haben auch die Möglichkeit, einen eindeutigen Projektstrukturplan auf Projektebene zu erstellen.

Das Budget-Tool zeigt Details zu allen geschätzten Kosten im Zusammenhang mit einem Projekt an. Der erste Schritt besteht darin, Ihr Budget direkt in Procore  zu erstellen (oder Sie können alternativ ein vorhandenes Budget importieren). Auftraggeber verwenden das Budget in der Regel als internes Instrument zur Verwaltung von Projektverträgen und Kosten, die mit verschiedenen Auftragnehmern verbunden sind. Es wird auch verwendet, um die geschätzten Kosten für die Fertigstellung zu verfolgen, um zu zeigen , wo Sie projektübergreifend unter oder über Ihrem Budget liegen . Aus Datenschutzgründen werden Budgetinformationen jedoch in der Regel vor externen Mitarbeitern verborgen.

• Richten Sie ein Budget ein
• Ein Budget importieren
• Lesen eines Budgets

Mit dem Admin-Tool auf Unternehmensebene können Sie eine Budgetansicht einrichten (siehe Was sind die Standardbudgetansichten von Procore?), die eine benutzerdefinierte Methode zur Konfiguration und Anzeige Ihres Budgets darstellt. Ihre benutzerdefinierte Budgetansicht kann eine Vielzahl von Datenspalten enthalten, z. B. ursprünglichen Budgetbetrag, Budgetänderungen, überarbeitetes Budget, ausstehende Budgetänderungen und mehr.

• Einrichten einer neuen Budgetansicht

Weitere Informationen zum Budget-Tool finden Sie auf der Budget-Landingpage.

Die Project Financials-Tools von Procore senden Daten über die zugehörigen Budgetcodes, die den Einzelposten der einzelnen Tools zugewiesen sind, an das Budget-Tool. Infolgedessen können Sie die Procore-Funktion „Prognose bis zum Abschluss“ verwenden, um die geschätzten zusätzlichen Kosten für jeden Einzelposten genau zu prognostizieren.

• Verwenden der Funktion „Prognose zum Abschluss“

Weitere Informationen zum Budget-Tool finden Sie auf der Budget-Landingpage.

In der Spalte "Budgetanpassungen" können Sie Mittel in Ihrem Budget neu zuweisen, um Geld zwischen Budgeteinzelpositionen zu übertragen. Wenn Sie z. B. Kosteneinsparungen in Bezug auf einen Budgetschlüssel haben, weil er unter dem Budget lag, aber erwarten, dass ein anderer Budgetschlüssel über dem Budget liegt, können Sie Mittel aus dem ersten Budgetschlüssel abrufen und sie dem zweiten als Rücklage hinzufügen. Da Budgetanpassungen nur im Budget-Tool angezeigt werden, können externe Teammitglieder oder Lieferanten Ihre internen Budgetanpassungen nicht sehen. Es gibt Ihnen jedoch eine bessere Methode, um Budgeteinzelpositionen während des gesamten Bauverlaufs strategisch auszubalancieren, um sicherzustellen, dass Sie unter dem Budget bleiben.

• Budgetänderungen erstellen

Weitere Informationen zum Budget-Tool finden Sie auf der Budget-Landingpage.

Mit der erweiterten Prognoseansicht von Procore kann Ihr Unternehmen Budgetwerte auf zukünftige Monate verteilen, um Projektteams bei der Bewertung potenzieller Kostenbedingungen zu unterstützen, indem benutzerdefinierte erweiterte Prognoseansichten erstellt und diese Ansichten Projektbudgets zugewiesen werden. Wichtige Dinge zu beachten sind:

• Der Procore-Administrator Ihres Unternehmens kann benutzerdefinierte Prognosevorlagen erstellen, indem er die Standardansicht "Procore-Standardprognose" des Systems (siehe Über die Procore-Standardprognoseansicht) im Admin-Tool auf Unternehmensebene verwendet.
• Die Schritte für das Konfigurieren von Spalten und das Zuweisen der Ansicht zu Projekten ähneln den Schritten für das Erstellen von Budgetansichten, sind aber speziell auf die Verwendung mit einer neuen Prognose-Registerkarte zugeschnitten, die im Budget-Tool verfügbar ist. Anweisungen hierzu finden Sie unter Einrichten einer neuen Prognoseansicht.

Direkte Kosten sind die Kosten, die Ihrem Unternehmen entstehen und die nicht mit Kreditorenverträge verbunden sind (z. B. erstattungsfähige Ausgaben und Gemeinkosten). Die verschiedenen Arten von direkten Kosten, die Benutzer in Procore erstellen können, sind Rechnungen, Ausgaben und Gehaltsabrechnungen. Rechnungen werden von einem Lieferanten erhalten und sind Kosten, die nicht an eine Verpflichtung gegenüber diesem Lieferanten gebunden sind. Ausgaben werden verwendet, um Kosten zu verfolgen, die vom Unternehmen dem Projekt zugewiesen werden, z. B. für Computer, Telefone, Reisen usw. Sie können auch die monatlichen Lohnkosten verfolgen und nach Budgetschlüssel klassifizieren, so dass sich die Lohn- und Gehaltsabrechnungen jeden Monat im Budget widerspiegeln.

• Erstellen Sie direkte Kosten

Weitere Informationen zum Direkte Kosten Tool finden Sie in der Direkte Kosten Landingpage.

Eigentümer, die eine vorgelagerte Budgetgenehmigung benötigen (oder ein interner Generalunternehmer), nutzen das Finanzierungstool häufig für die Erstellung von Upstream-Verträgen und -Rechnungen. Nachdem Ihr Budget eingerichtet und im Budget-Tool des Projekts sichtbar ist, können Sie die Finanzierung Ihres Projekts erstellen. Hier werden alle Ihre Debitorenrechnungen (auch Upstream-Abrechnungen genannt) und Nachträge zur Finanzierung erstellt und verwaltet.

Wenn das Budget und die Finanzierung eines Projekts identisch sind oder wenn es sich bei der Finanzierung um eine Zusammenfassung des Budgets auf Abteilungsebene handelt, kann das Budget zur Erstellung der Finanzierung verwendet werden. Oft haben das interne Budget und die externe Finanzierung unterschiedliche Detaillierungsgrade, so dass die Finanzierung nicht nur eine Zusammenfassung des Budgets auf Abteilungsebene ist.

Sie können das Leistungsverzeichnis für die Finanzierung (LV)  direkt in Procore einrichten oder importieren. Nachdem die Einrichtung abgeschlossen ist, muss Ihre Finanzierung genehmigt werden, bevor Projektbenutzer Änderungsaufträge oder Rechnungen an Auftraggeber erstellen können. Wenn Sie die Finanzierung in Procore nicht verwalten möchten, kann das Finanzierungs-Tool entfernt werden. Siehe Projekttools hinzufügen und entfernen.

• Finanzierung erstellen
• Importieren eines Finanzierungs-Leistungsverzeichnisses von Werten aus einer CSV-Datei
• Genehmigen einer Finanzierung

Weitere Informationen zum Finanzierungs-Tool finden Sie unter dem Finanzierungs-Tool.

Wenn das Finanzierungs-Tool deaktiviert ist, siehe die folgenden Links :

• Wie passe ich meine Budgetansicht an, wenn das Kundenvertrags-, Finanzierungs- oder Debitorenvertrags-Tool im Procore-Konto meines Unternehmens deaktiviert ist?
• Wie passe ich die Procore-Standardprognoseansicht an, wenn das Kundenvertrags-, Finanzierungs- oder Primärvertrags-Tool deaktiviert ist?

Sobald die Finanzierung genehmigt ist (oder wenn Sie sich entschieden haben, das Finanzierungs-Tool aus Ihrem Projekt zu entfernen, weil Sie keine vorgelagerte Budgetgenehmigung benötigen), können Sie Ihre Verträge einrichten. In Procore gibt es zwei Arten von Verträgen: Bestellungen und Unteraufträge.

Das Änderungsereignisse-Tool von Procore wurde für jedes Arbeitsprojekt entwickelt, das möglicherweise zu zusätzlichen Kosten führen kann. Mit diesem Tool erstellen Sie ein Änderungsereignis, das Ihrem Team hilft, die potenziellen Kosten einer Änderung besser zu verstehen, bevor sie zu tatsächlichen Kosten werden. Nachdem Sie ein Änderungsereignis erstellt haben, können Sie mit dem Tool eine Preisanfrage (RFQ) erstellen, die zur Preisgestaltung an die entsprechenden Downstream-Projektmitarbeiter gesendet wird.

Nachdem Anfragen erstellt wurden und Ihre Auftragnehmer mit einem Angebot geantwortet haben, kann Ihr Team auch Änderungsaufträge erstellen,  die auf dem abgegebenen Angebot basieren. Sie können Ihren Workflow für Änderungsaufträge konfigurieren, indem Sie die Anzahl der Änderungsauftragsstufen festlegen: eine, zwei oder drei Ebenen. Mehr Nachtragsstufen sorgen für einen komplexeren Workflow, bieten aber ein höheres Maß an Kontrolle. Siehe Was sind die verschiedenen Einstellungen für die Änderungsauftragsstufe in Projekt-Finanzwerte?

Nachdem Sie Ihre Kreditorenverträge erstellt haben, können Sie Änderungsaufträge erstellen, um zusätzliche Kosten zu berücksichtigen. Während die meisten Eigentümer es vorziehen, die 2-stufigen Nachtragsstufen zu verwenden , besteht die Möglichkeit, sie für eine 1-, 2- oder 3-stufige Einstellung zu konfigurieren. Mehr Nachtragsstufen sorgen für einen komplexeren Workflow, bieten aber ein höheres Maß an Kontrolle.

Wenn das Projekt voranschreitet und die Verträge erstellt und genehmigt wurden, können Sie damit beginnen, Mitarbeiter einzuladen, Ihnen Rechnungen zu stellen. Es gibt zwei (2) Arten von Rechnungen in Procore: 

• Finanzierungsrechnungen. Wenn Sie ein Projekteigentümer sind, der eine Finanzierung von einer Bank erhält und Zahlungsaufforderungen erstellen muss, können Sie die Vorabausfüllfunktionen in Procore verwenden,  um eine Rechnung an Auftraggeber zu erstellen. Mit der Vorabausfüllfunktion, die für Rechnungen an Auftraggeber verfügbar ist,  können Sie in Procore eine Rechnung an Auftraggeber erstellen, die automatisch alle in Rechnung gestellten Beträge aus den genehmigten Subunternehmerrechnungen Ihres Projekts, den relevanten direkten Kosten und den genehmigten Kreditorenverträgen einbezieht. Procore kann diese Daten auch in einer PDF-Datei zusammenfassen, wenn Sie Ihre Zahlungsanforderung oder Ihren Rechnungs-Begleitblatt erstellen müssen.
• Rechnungen für Subunternehmer/Auftragnehmer. Wenn Sie nachgelagerte Verträge haben, die im Kreditorenvertrags-Tool von Procore verwaltet werden (z. B. Ihre Auftragnehmer, Subunternehmer und andere Fachunternehmer), können Sie auch Kreditorenrechnungen erstellen. Diese Rechnungen werden von Ihren Downstream-Projektmitarbeitern verwendet, um Ihnen die Arbeit in Rechnung zu stellen, die sie im Laufe des Projekts durchführen. 

Um mehr über die Rechnungsstellung in Procore zu erfahren:

• Abrechnungszeiträume verwalten
• Rechnungskontakte zu einer Bestellung oder einem Unterauftrag hinzufügen
• Erstellen einer Finanzierungsrechnung
• Eine Rechnung im Namen eines Subunternehmers erstellen (In diesem Zusammenhang kann ein "Subunternehmer" ein Auftragnehmer oder ein Generalunternehmer sein)

Weitere Informationen finden Sie auf der Landingpage "Kreditorenverträge" und der Landingpage "Finanzierung" .

Sobald Rechnungen an den Bauherrn und Rechnungen an den Bauherrn genehmigt und abgeschlossen sind, können Sie Zahlungen in Procore erstellen, um die eingegangenen Zahlungen aufzuzeichnen.

• Verfolgen Sie Rechnungen von Auftraggebern, die auf der Finanzierungsseite ausgestellt wurden:
  • Zahlungseingang für eine Finanzierungsrechnung erstellen
• Verfolgen Sie die auf der Seite der Kreditorenverträge gestellten Ziehungsanträge. Wenn Sie die Registerkarte " Geleistete Zahlungen " regelmäßig aktualisieren, wird die Spalte "Bezahlt bis Datum" in Ihren Budgetberichten automatisch aktualisiert, um diese Änderungen widerzuspiegeln.
  • Neue Zahlung zur Registerkarte „Geleistete Zahlungen“ eines Sekundärvertrags hinzufügen

Weitere Informationen finden Sie auf der Landingpage Kreditorenverträge und der Landingpage Primärvertrag.