Erstellen eines Unterauftrags (Legacy)

 Legacy Inhalt

In diesem Tutorial werden die alten Versionen von Procore bei der Erstellung eines Unterauftrags erläutert. Die Informationen auf dieser Seite werden durch aktualisierte Inhalte ersetzt, sobald die neu gestaltete Beta-Version der Sekundärverträge allgemein verfügbar ist. Weitere Informationen zu dieser Version und ihrem Zeitplan finden Sie unter Projektfinanzen: Modernisierte Version für Sekundärverträge.

Wichtig! Wenn Sie die Beta-Version der Sekundärverträge verwenden, sehen Sie sich bitte das Tutorial Unteraufträge erstellen anstelle der folgenden Informationen an. 

Ziel

So erstellen Sie einen Unterauftrag in Procore mit dem Sekundärverträge-Tool des Projekts. 

Hintergrund

Unteraufträge können sowohl in der Vorbereitungsphase als auch in der Bauphase eines Projekts vergeben werden und werden in der Regel in Procore von Projektmanagement erstellt und nachverfolgt. Nach der Vergabe eines Primärvertrags erstellt der Projektmanager Bestellungen und Unteraufträge für bestimmte Branchen, um Materialien und Dienstleistungen von Subunternehmern für ein Projekt zu sichern. 

Wichtige Hinweise

Voraussetzungen

Schritte

Schritt 1: Unterauftrag erstellen

  1. Navigieren Sie zum Sekundärverträge-Tool des Projekts.
  2. Klicken Sie auf +Erstellen und wählen Sie Unterauftrag aus dem Dropdown-Menü.
    create-commitment.png
  3. Gehen Sie auf der Registerkarte "Allgemein" unter  "Allgemeine Informationen" wie folgt vor:
    subcontract-general-tab.png
    • Mit DocuSign® unterschreiben
      Wenn Sie die Procore + DocuSign® Integration aktiviert haben (siehe Aktivieren oder Deaktivieren der DocuSign® Integration in einem Procore Projekt), erscheint in diesem Feld standardmäßig ein Häkchen.Wenn Sie KEINE Unterschriften mit DocuSign® sammeln möchten, entfernen Sie die Markierung.
       Tip
      How do you collect signatures with DocuSign? After the data entry for the item is complete, Procore recommends changing the item's status to 'Out for Signature' before clicking the Complete with DocuSign button to launch the DocuSign® application. If you have not previously signed in, you will be prompted to Log In to DocuSign®. Once you are signed in, you can prepare the DocuSign® envelope for signatures. After the signature process is complete, Procore automatically changes the status of the item to 'Approved' and marks the item as 'Executed'. To learn more, see DocuSign®.
    • Nummer #
      Übernehmen Sie die Standardnummer, geben Sie eine neue Nummer ein oder erstellen Sie ein eigenes Nummerierungsschema.

      For companies using the icon-erp-synced2.png ERP Integrations tool: 

      • In order to send the commitment to the ERP Integrations tool to be accepted for export by an accounting approver:
        • Your integrated ERP system may impose a maximum character limit.
        • Prerequisites, limitations, and considerations might apply depending on the ERP system your Procore account is integrated with. Visit Things to Know about your ERP Integration for details.
       Tipp
      Wie werden die Nummern vergeben? Um zu erfahren , wie Procore Nummern zuweist und um Ihre benutzerdefinierten Nummerierungsoptionen zu verstehen, siehe Kann ich das Nummerierungssystem für Finanzobjekte in Procore anpassen?
    • Titel
      Geben Sie einen beschreibenden Titel für den Unterauftrag ein. 
       Hinweise
    • Auftragsunternehmen
      Wählen Sie das Unternehmen aus, das für die Ausführung der Arbeiten am Unterauftrag verantwortlich ist (z.B. American Construction Co.).
      Hinweise:
    • Rechnungskontakte
      Wählen Sie einen (1) oder mehrere Mitarbeiter des „Vertragsunternehmens“ als Rechnungskontakt(e) aus. Nach dem Speichern des Untervertrags werden alle hier hinzugefügten Benutzer der Liste „Privat“ hinzugefügt. Sie müssen ein „Vertragsunternehmen“ auswählen, bevor Sie Rechnungskontakte auswählen können. 
       Note
      It is important to always add at least one  'Invoice Contact' on a purchase order or subcontract. This ensures that important email invitations and automatic email notifications are sent to the appropriate contact. To learn more about the importance of including invoice contacts on your commitments, see What is an invoice contact? 
    • Status
      Weisen Sie dem Unterauftrag einen Status zu. Informationen über die verfügbaren Status und darüber, welche Sekundärvertragsstatus die Vertragsbeträge im Budget Ihres Projekts widerspiegeln, finden Sie unter Was sind die Standardstatus für Sekundärverträge in Procore? 
    • Ausgeführt. Markieren Sie dieses Kontrollkästchen, um anzuzeigen, dass der Unterauftrag vollständig unterzeichnet und ausgeführt wurde.
       Hinweise
      • Viele Procore-Benutzer setzen ein Häkchen in das Feld Ausgeführt, wenn sie den Sekundärvertrag in den Status „Genehmigt“ oder „Abgeschlossen“ versetzen.
      • Der Zeitpunkt, zu dem Ihr Projektteam ein Häkchen in das Feld Ausgeführt setzt, sollte immer mit dem spezifischen Geschäftsprozess Ihres Projekts abgestimmt sein 
    • Privat
      Aktivieren Sie die Kontrollkästchen und wählen Sie aus der Liste 'Person auswählen' beliebige Projektbenutzer oder Projektmitarbeiter aus.Weitere Informationen zu den Datenschutzoptionen finden Sie unter Ändern Sie die Datenschutzeinstellungen für einen Sekundärvertrag.
      • Nur für Administratoren und folgende Benutzer sichtbar machen
        Markieren Sie dieses Kontrollkästchen, um die Sichtbarkeit der Bestellung auf Benutzer mit dem Status 'Admin' im Sekundärverträge-Tool des Projekts und auf Benutzer zu beschränken, die in der Dropdown-Liste 'Person auswählen' angegeben sind. 
      • LV-Posten für diese Benutzer sichtbar machen
        Markieren Sie dieses Kontrollkästchen, um die Sichtbarkeit der Posten des Leistungsverzeichnisses (LV) in der Bestellung auf Benutzer mit dem 'Admin' im Sekundärverträge-Tool des Projekts und auf Benutzer zu beschränken, die in der Dropdown-Liste 'Person auswählen' angegeben sind. 
    • Standard-Einbehalt
      Geben Sie den prozentualen Anteil des anfallenden Einbehalts auf der ersten Rechnung des Subunternehmers an. Es ist beispielsweise üblich, in dieses Feld 5 oder 10 % einzugeben. 
       Hinweise
    • Beschreibung
      Geben Sie bei Bedarf zusätzliche Informationen an.
    • Anhänge. Hängen Sie alle zugehörigen Materialien wie Preisangebote, Belege, unterzeichnete Bestellungen usw. an. Sie können an Ihr Projekt hochgeladene Dateien anhängen oder Dateien per Drag & Drop von Ihrem lokalen Computer ziehen.
  4. Scrollen Sie zum  Abschnitt Vertragsdaten und geben Sie Folgendes ein :
    subcontract-contract-dates.png
    • Startdatum. Wählen Sie das Datum aus, an dem der Arbeitsbereich am Projektstandort beginnt.
    • Veranschlagtes Abschlussdatum. Wählen Sie das veranschlagte Datum, an dem der Arbeitsbereich abgeschlossen sein wird.
       In Beta
      Note to users participating in the Field-Initiated Change Orders' limited release beta program. The information below details a configuration that is available to Procore users taking part in the Beta Participant Program for Field-Initiated Change Orders. For more information about this release, see Commitments: Allow Collaborators to Submit Field-Initiated Change Orders. 
    • Empfangsdatum des unterzeichneten Vertrags. Wählen Sie das Datum aus, an dem der Untervertrag offiziell unterzeichnet wurde.
    • Tatsächliches Abschlussdatum. Wählen Sie das Datum aus, an dem der Arbeitsbereich als abgeschlossen galt.
  5. Scrollen Sie zum  Abschnitt "Zusätzliche Informationen " und geben Sie Folgendes ein:
    subcontract-inclusions-exclusions.png
    • Einschlüsse. Geben Sie alle Einschlüsse an, die in den zugehörigen Vertragsunterlagen nicht eindeutig aufgeführt sind.
    • Ausschlüsse. Geben Sie alle Ausschlüsse an, die in den zugehörigen Vertragsunterlagen nicht eindeutig aufgeführt sind.
  6. Klicken Sie auf eine (1) dieser Schaltflächen:
    • Erstellen. Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um den neuen Unterauftrag zu speichern und zur Registerkarte „Allgemein“ im Anzeigemodus zurückzukehren.
    • Erstellen & LV eingeben. Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um den neuen Unterauftrag zu speichern und zur Registerkarte „Leistungsverzeichnis“ im Bearbeitungsmodus zu wechseln. Fahren Sie mit der Eingabe des LV fort.
    • Mit DocuSign® ausfüllen. Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um den Unterauftrag mit der DocuSign®-Integration auszufüllen. Siehe Einen Sekundärvertrag mit DocuSign® ausfüllen.

Schritt 2: Geben Sie das Werteverzeichnis (SOV) ein

Es gibt zwei Möglichkeiten, das Leistungsverzeichnis (LV) zu einem Unterauftrag einzugeben:

Importieren von LV-Einzelposten aus einer CSV-Datei

If you want to import multiple line items to an SOV, the Commitments tool provides users with a CSV template that you can download, complete, and then upload to Procore. For instructions, see Import Commitment SOV Line Items from a CSV File.

Hinzufügen von Einzelposten zum LV

 Hinweise
  • Wenn Ihr Unternehmen die Procore + Integration by Procore-Integration verwendet und Ihr Integration by Procore-System so konfiguriert ist, dass die berechnete Methode verwendet wird, erlaubt die Integration von Procore NICHT die Verwendung von Pauschalbeträgen (LS) als Maßeinheit.
  • Wenn Sie die Option "Zwischensumme überschreiben" verwenden, müssen Sie NUR den Zwischensummenbetrag eingeben. Die Integration durch Procore Integration erstellt dann ein 'LS'-Element in Integration by Procore.
  1. Navigate to the project's Commitments tool.
  2. Under the Contracts tab, locate the commitment to update. Then click Edit.
  3. Click Schedule of Values.
  4. Click Add Line.
     Note
     If the 'Enable Always Editable Schedule of Values' setting is turned ON in the Commitments tool, users with the required user permission to Edit a Commitment can modify the Schedule of Values while a commitment is in any status. To learn more, see What is the 'Enable Always Editable Schedule of Values' setting?
  5. Follow the appropriate steps depending on whether your accounting method is Amount Based or Unit/Quantity Based:
     Note
    To edit your accounting method before adding SOV line items, see Edit the Advanced Settings Tab on a Commitment. To learn more, see How do I set the accounting method for a contract or funding?
    1. For contracts using the Amount Based accounting method:
      1. #
        Automatically enters a line item number in sequential order. 
      2. Change Event Line Item
        If you have change events enabled, you can select a change event line item if the commitment needs to be linked to a change event. 
      3. Budget Code
        Select a budget code from the list or click Create Budget Code to create a new one. See What is a budget code in Procore's WBS? 
      4. Description
        Enter a description for the line item. For example, type: Monthly Service Fee
      5. Amount
        Enter the amount of the cost.
      6. Billed to Date
        The system automatically calculates the amount billed on the commitment up to the current date.  
      7. Amount Remaining
        Enter the amount that has NOT been billed to the current date. 
      8. Tax Code
        Enter a tax code to use for this line item. This field only appears if you have enabled the tax codes feature. See How can I use tax codes on a project?
    2. For contracts using the Unit/Quantity Based accounting method:
      1. #
        Automatically enters a line item number in sequential order. 
      2. Change Event Line Item
        If you have change events enabled, you can select a change event line item if the commitment needs to be linked to a change event. 
      3. Budget Code
        Select a budget code from the list or click Create Budget Code to create a new one. See What is a budget code in Procore's WBS? 
      4. Description
        Enter a description for the line item. For example, type: Monthly Service Fee
      5. Qty
        Enter the number of units.
      6. UOM
        Enter the Unit of Measure (UOM).
         Notes
      7. Unit Cost
        Enter the Unit Cost in the box provided.
      8. Amount
        The system automatically calculates the subtotal for you, based on the Qty, UOM, and Unit Cost entries. 
      9. Billed to Date
        The system automatically calculates the amount billed on the commitment up to the current date. 
      10. Amount Remaining
        Enter the amount that has NOT been billed to the current date. 
      11. Tax Code
        Enter a tax code to use for this line item. This field only appears if you have enabled the tax codes feature. See How can I use tax codes on a project?
  6. Choose one of these options:
    • Save. Click this button to save the changes to the SOV. 
    • Save & Email. Click this button to save the change to the SOV and email the updates to the invoice contact.

Siehe auch 

If you would like to learn more about Procore's commitments software and how it can help your business, please visit our construction financials tool product page icon-external-link.png.