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Procore

Was sind die DocuSign-Felder und kann ich sie anpassen?

Antwort

Wenn ein Vertrag oder ein Änderungsauftrag von Procore an DocuSign gesendet wird, werden die folgenden Standardempfänger in DocuSign angezeigt:

  • Für Sekundärverträge und Änderungsaufträge für Sekundärverträge:
    • Generalunternehmer
    • Subunternehmer
  • Für Primärverträge und Änderungsaufträge für Primärverträge:
    • Architekt
    • Generalunternehmer
    • Owner
  • Für Rechnungen von Subunternehmern:
    • Subunternehmer
  • Für Rechnungen an Bauherren:
    • Generalunternehmer

Unten ist ein Beispiel für einen Sekundärvertrag oder einen Änderungsauftrag für einen Sekundärvertrag:

docusign-fields.png

Diese Rollen sind Teil der Procore DocuSign-Integration und können weder von Procore noch von Docusign geändert oder gelöscht werden. Nachdem Sie jedoch jeden Procore-Vertrag oder jeden Änderungsauftrag über die Integration an DocuSign gesendet haben, können Sie diese Standardrollen löschen und stattdessen Ihre eigene benutzerdefinierte DocuSign-Vorlage anwenden. Siehe Erstellen einer Vorlage in DocuSign. Durch das Löschen dieser Rollen werden die zugehörigen Felder in der PDF-Datei gelöscht.

Erstellen von benutzerdefinierten DocuSign-Feldern

Beim Senden eines Postens (Vertrag, Änderungsauftrag usw.) von Procore an DocuSign muss ein DocuSign-Feld an der Stelle platziert werden, an der die Unterschrift, Initiale usw. im PDF angezeigt werden. Dieses DocuSign-Feld weist den Unterzeichner an, wo er im PDF unterschreiben, initialisieren usw. muss.

Es wird empfohlen, für jeden Posten (Vertrag, Änderungsauftrag usw.) eine DocuSign-Vorlage zu erstellen, um diese Felder zu platzieren. Jedes Mal, wenn ein neues Posten von Procore an DocuSign gesendet wird, kann die DocuSign-Vorlage auf den DocuSign-Umschlag angewendet werden, sodass diese Felder nicht für jeden Umschlag manuell platziert werden müssen.

Aufgrund der unterschiedlichen Artikellängen können die Feldpositionen im PDF von Vertrag zu Vertrag oder von Änderungsauftrag zu Änderungsauftrag variieren. DocuSign verfügt über eine AutoPlace-Funktion, die eine benutzerdefinierte Textzeichenfolge verwendet, um die Felder an der entsprechenden Stelle in der PDF-Datei zu platzieren, selbst wenn die Position auf dem DocuSign-Umschlag von der DocuSign-Vorlage abweicht.

Procore Custom Solutions kann versteckten AutoPlace-Text in die benutzerdefinierte PDF-Datei eines Postens einfügen, um ihn für die AutoPlace-Funktion zu verwenden. Wenn der Subunternehmer beispielsweise seine Unterschrift, seinen Namen, seinen Titel und das Datum an einer bestimmten Stelle in einen Vertrag eingeben muss, kann Procore Custom Solutions den folgenden versteckten AutoPlace-Text (unten in rot dargestellt) in die benutzerdefinierte PDF-Datei des Vertrags einfügen:

 

customfields.png

 

Um diesen Prozess zu verwenden, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Wenden Sie sich an Procore Custom Solutions (customforms@procore.com), um zu beantragen, dass dieser verborgene Text zu Ihrem Formular hinzugefügt wird; eine Musterkopie des Postens, die alle Bereiche, die über DocuSign auszufüllen sind, klar identifiziert/hervorhebt, wird benötigt.
  2. Sobald Procore Custom Solutions Ihr benutzerdefiniertes PDF fertiggestellt hat, erhalten Sie eine Liste der Felder und der entsprechenden AutoPlace-Textstrings (z. B. verwendet das Feld „Subunternehmer Signatur“ den AutoPlace-Textstring von „SubSignature“.
  3. Erstellen Sie in DocuSign eine Vorlage für jeden Postentyp (z. B. Unterauftrag, PÄAPV, ÄAPV usw.):
    1. Exportieren und speichern Sie in Procore eine benutzerdefinierte PDF-Beispieldatei aus einem Posten mithilfe Ihres benutzerdefinierten Formulars.
    2. Führen Sie auf der ersten Seite der Docusign-Vorlage die folgenden Schritte aus:
      1. Laden Sie das benutzerdefinierte PDF-Beispiel mit dem AutoPlace-Text hoch.
      2. Fügen Sie die Standardempfänger, die Nachricht usw. hinzu.
      3. Klicken Sie auf Weiter
    3. Führen Sie auf der zweiten Seite der DocuSign-Vorlage die folgenden Schritte aus:
      1. Felder hinzufügen. Nachdem Sie jedes Feld hinzugefügt haben, verwenden Sie die AutoPlace- Funktion, um den entsprechenden AutoPlace-Text einzugeben, der Ihnen von Procore Custom Solutions zur Verfügung gestellt wird.
      2. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Speichern und schließen
  4. Wenn Sie ein Posten von Procore an DocuSign senden, Wenden Sie die Vorlage an
    1. Wenn Ihre Vorlage nicht angezeigt wird, wählen Sie die drei Punkte aus, klicken Sie auf Vorlage anwenden und Durchsuchen, um die entsprechende Vorlage zu überprüfen.
    2. Wenn sich die Empfänger Ihrer DocuSign-Vorlage von den Standardempfängern von Procore unterscheiden (siehe Abschnitt „Antwort“ oben), löschen Sie die Procore-Standardeinstellungen, bevor Sie die Vorlage anwenden.
    3. Fahren Sie mit dem DocuSign-Prozess fort, um den Umschlag zu senden. 

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