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Procore

Ein Meeting erstellen

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Ziel

Erstellen eines Meetings mit dem Meetings-Tool des Projekts.

Hintergrund

Sie können das Meetings-Tool verwenden, um detaillierte Tagesordnungen für Ihre Projektmeetings zu erstellen. Der erste Schritt in diesem Prozess besteht darin, das Meeting zu erstellen. Mit diesem Vorgang können Sie Datum, Uhrzeit, Ort und Teilnehmer festlegen. Dieser Vorgang wird in den folgenden Schritten beschrieben. Sobald die Besprechung erstellt ist, können Sie mit dem Erstellen von Kategorien fortfahren (siehe Erstellen einer Meeting-Kategorie), die verwendet werden, um Tagesordnungspunkte in Themen zu gruppieren. Anschließend können Sie die einzelnen Tagesordnungspunkte hinzufügen (siehe Meeting-Element hinzufügen) in Ihre Kategorien ein. 

Wichtige Hinweise

Schritte

  1. Navigieren Sie zum Meeting- Tool des Projekts.
  2. Klicken Sie auf + Meeting erstellen.
  3. Wählen Sie + Neu oder wählen Sie eine Meeting-Vorlage aus der Liste aus.
  4. Füllen Sie unter Meeting-Informationen die entsprechenden Felder für das neue Meeting aus.

  • Meeting #: Indicates the meeting number. When you create a meeting, Procore automatically assigns the first meeting in a series the number one (1). Then, when you create a follow-up meeting, Procore assigns the next meeting in the series the number two (2), and so on. Note: This field does not support the entry of letters, symbols, and leading zeros. 

  • ​​​​​Meeting Name: Type a name, title, or descriptive subject line for the meeting.

  • Link zum Treffen: Kopieren Sie den Link zur Videokonferenz und fügen Sie ihn ein, damit Ihre Teilnehmer darauf zugreifen können.
    Anmerkung: Der vollständige URL des Besprechungslinks (beginnend mit https://) muss angegeben werden, damit er als hyperlink angezeigt wird.

  • Private Meeting: Mark this checkbox so that the meeting is only visible to scheduled attendees and users with 'Admin' level permissions to the Meetings tool. 

  • Draft Meeting: Mark this checkbox to save the new meeting as a 'Draft.'

  • Meeting Date: Use the calendar control to set the date for a meeting.

  • Timezone: Select a timezone for the meeting.

  • Start Time: Enter a start time for the meeting. Include a.m. or p.m. after the start time.

  • End Time: Select an end time for the meeting. Include a.m. or p.m. after the finish time.

    SUPERUSER ONLY: To support the Meeting Templates feature, this checkbox must be disabled (unchecked). 

     Hinweis: Wenn keine Startzeit oder Endzeit ausgewählt ist, setzt Procore diese automatisch auf 12:00 Uhr.

  • Meeting Location: The location where the meeting will be held (e.g., Conference Room A, Conference Room B, and so on). 

  • Overview: Enter a meeting summary or description. You can use the controls in the formatting toolbar to format your overview. 

  • Attachments. Attach any relevant files. You have these options:

    • Click Attach File(s) and then choose the appropriate option from the shortcut menu that appears.
      OR
    • Use a drag-and-drop operation to move files from your computer into the grey Drag and Drop File(s) box.

  • Add Attendees: Add meeting attendees by selecting people from this drop-down list. To appear as a selection in this list, a person must have a Procore user profile in the Project Directory. Additionally, if a permission template is applied to the person, the permissions must include 'Read Only' or higher on the Meetings tool. 

     Hinweis: Die Auswahl von "Ja" im   Feld "Protokollgenehmigung angefordert" löst einen Antwort-Workflow für den Teilnehmer aus.

  1. Klicken Sie auf Erstellen und fahren Sie mit Agenda fort
    Notizen:
    • Ein Banner wird angezeigt, um zu bestätigen, dass das Meeting erstellt wurde, und der Seitentitel ändert sich in „Meeting-Tagesordnung für “
    • Wenn Sie Ihrem Meeting zusätzliche Kategorien hinzufügen möchten, lesen Sie Erstellen einer Meeting-Kategorie.
    • Wenn Sie Ihrem Meeting Tagesordnungspunkte hinzufügen möchten, lesen Sie Hinzufügen eines Tagesordnungspunkts.
    • Procore fügt dem Meeting automatisch eine (1) Kategorie namens „Nicht kategorisierte Elemente“ hinzu. Sie können diese Kategorie umbenennen, indem Sie den Namen überschreiben. Sie haben nun folgende Möglichkeiten:

Siehe auch