Zu Hauptinhalten wechseln
Procore

Ein Meeting erstellen

  1. Zuletzt aktualisiert
  2. Als PDF speichern

Hintergrund

Mit dem Tool Meetings können Sie detaillierte Tagesordnungen für Ihre Projektbesprechungen erstellen. Der erste Schritt im Prozess ist die Erstellung des Meetings. Auf diese Weise können Sie das Datum, die Uhrzeit, den Standort und die Teilnehmer festlegen. Dieser Vorgang wird in den folgenden Schritten beschrieben. Sobald die Besprechung erstellt ist, können Sie mit der Erstellung von Kategorien fortfahren, die verwendet werden, um Tagesordnungspunkte in Themen zu gruppieren. Anschließend können Sie die einzelnen Tagesordnungspunkte zu Ihren Kategorien hinzufügen.

Wichtige Hinweise

Schritte

  1. Navigieren Sie zum Meeting- Tool des Projekts.
  2. Klicken Sie auf + Meeting erstellen.
  3. Wählen Sie + Neu oder wählen Sie eine Meeting-Vorlage aus der Liste aus.
  4. Füllen Sie unter Meeting-Informationen die entsprechenden Felder für das neue Meeting aus.

  • Besprechung #: Gibt die Nummer der Besprechung an. Wenn Sie eine Besprechung erstellen, weist Procore der ersten Besprechung einer Serie automatisch die Nummer eins (1) zu. Wenn Sie dann eine Folgebesprechung erstellen, weist Procore der nächsten Besprechung in der Reihe die Nummer zwei (2) zu usw. Hinweis: Dieses Feld unterstützt nicht die Eingabe von Buchstaben, Symbolen und führenden Nullen. 

  • Besprechungsname: Geben Sie einen Namen, einen Titel oder eine beschreibende Betreffzeile für die Besprechung ein.

  • Link zum Treffen: Kopieren Sie den Link zur Videokonferenz und fügen Sie ihn ein, damit Ihre Teilnehmer darauf zugreifen können.
    Hinweis: Der vollständige URL des Besprechungslinks (beginnend mit https://) muss angegeben werden, damit er als Hyperlink angezeigt wird.

  • Private Besprechung: Markieren Sie dieses Kontrollkästchen, damit die Besprechung nur für geplante Teilnehmer und Benutzer mit Berechtigungen der Stufe "Admin" für das Besprechungstool sichtbar ist. 

  • Meeting-Entwurf: Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um das neue Meeting als „Entwurf“ zu speichern.

  • Meeting-Datum: Verwenden Sie das Kalendersteuerelement, um das Datum für ein Meeting festzulegen.

  • Zeitzone: Wählen Sie eine Zeitzone für das Meeting aus.

  • Startzeit: Geben Sie eine Startzeit für das Meeting ein. Geben Sie die Endzeit im 24-Stunden-Format an.

  • Endzeit: Wählen Sie eine Endzeit für die Besprechung aus. Geben Sie morgens oder abends nach der Zielzeit an.

Hinweis: Wenn keine Startzeit oder Endzeit ausgewählt ist, setzt Procore diese automatisch auf 12:00 Uhr.

  • Besprechungsort: Der Ort, an dem die Besprechung stattfinden wird (z. B. Konferenzraum A, Konferenzraum B usw.). 

  • Übersicht: Geben Sie eine Zusammenfassung oder Beschreibung der Besprechung ein. Sie können die Steuerelemente in der Formatierungssymbolleiste verwenden, um Ihre Übersicht zu formatieren. 

  • Anhänge. Fügen Sie alle relevanten Dateien bei. Sie haben folgende Möglichkeiten:

    • Klicken Sie auf Attach File(s) und wählen Sie dann die entsprechende Option aus dem angezeigten Kontextmenü.
      OR
    • Verschieben Sie Dateien per Drag-and-Drop von Ihrem Computer in das graue Feld Drag and Drop File(s) .

  • Teilnehmer hinzufügen: Fügen Sie Besprechungsteilnehmer hinzu,  indem Sie Personen aus dieser Dropdown-Liste auswählen. Um als Auswahl in dieser Liste zu erscheinen, muss eine Person ein Procore-Benutzerprofil im Projektadressbuch haben. Wenn eine Berechtigungsvorlage auf die Person angewendet wird, müssen die Berechtigungen außerdem "Schreibgeschützt" oder höher im Meetings-Tool enthalten. 

5. Anhänge hinzufügen: Klicken Sie auf Datei(en) anhängen, um das Upload-Verfahren zu öffnen. Sie können Dateien von den folgenden Speicherorten beziehen:

  • Mein Computer: Laden Sie Dateien direkt hoch oder nutzen Sie den Drag & Drop-Fläche .

  • Fotos: Hängen Sie Bilder direkt aus dem Fotos-Tool des  Projekts an.

  • Zeichnungen: Verknüpfen Sie bestimmte Blätter über das Pläne-Tool .

  • Formulare: Hängen Sie ausgefüllte Formulare aus dem Formular-Tool an.

  • Dokumente: Wählen Sie Dateien aus, die  bereits im Dokumente-Tool des Projekts gespeichert sind.

  • Dokumentenmanagement: Hängen Sie Dateien aus dem Dokumentenmanagement-Tool an.

    Meeting-Anhänge

6. Teilnehmer hinzufügen:

  • Wählen Sie Benutzer aus der Dropdown-Liste aus. (Benutzer müssen über die Berechtigung "Schreibgeschützt" oder höher für das Meetings-Tool verfügen, um hier angezeigt zu werden).
    Hinweis: Die Auswahl von "Ja" im  Feld "Protokollgenehmigung angefordert " löst einen Antwort-Workflow für den Teilnehmer aus.

7. Klicken Sie auf Erstellen und fahren Sie  mit Agenda fort.

 Hinweis

  • Ein Banner wird angezeigt, um zu bestätigen, dass die Besprechung erstellt wurde, und der Seitentitel ändert sich in "Besprechungsagenda für "

  • Wenn Sie Ihrer Besprechung weitere Kategorien hinzufügen möchten, siehe Eine Besprechungskategorie erstellen.

  • Wenn Sie Besprechungselemente (auch bekannt als Tagesordnungspunkte) zu Ihrer Besprechung hinzufügen möchten, siehe Besprechungselement hinzufügen.

  • Procore fügt dem Meeting automatisch eine (1) Kategorie mit dem Namen "Nicht kategorisierte Elemente" hinzu. Sie können diese Kategorie umbenennen, indem Sie den Namen überschreiben.