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Procore

Ein Meeting erstellen

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Hintergrund

You can use the Meetings tool to create detailed agendas for your project meetings. The first step in the process is to create the meeting. This process lets you set the date, time, location, and attendees. This process is described in the Steps below. Once the meeting is created, you can move on to create categories, which are used to group agenda items into subjects. Then, you can add the individual agenda items to your categories.

Wichtige Hinweise

Schritte

  1. Navigieren Sie zum Meeting- Tool des Projekts.
  2. Klicken Sie auf + Meeting erstellen.
  3. Wählen Sie + Neu oder wählen Sie eine Meeting-Vorlage aus der Liste aus.
  4. Füllen Sie unter Meeting-Informationen die entsprechenden Felder für das neue Meeting aus.

  • Besprechung #: Gibt die Nummer der Besprechung an. Wenn Sie eine Besprechung erstellen, weist Procore der ersten Besprechung einer Serie automatisch die Nummer eins (1) zu. Wenn Sie dann eine Folgebesprechung erstellen, weist Procore der nächsten Besprechung in der Reihe die Nummer zwei (2) zu usw. Hinweis: Dieses Feld unterstützt nicht die Eingabe von Buchstaben, Symbolen und führenden Nullen. 

  • Besprechungsname: Geben Sie einen Namen, einen Titel oder eine beschreibende Betreffzeile für die Besprechung ein.

  • Meeting Link: Copy and paste the video conferencing link for your attendees to access.
    Note: The full URL of the meeting link (starting with https://) must be included in order for it to display as a hyperlink.

  • Private Besprechung: Markieren Sie dieses Kontrollkästchen, damit die Besprechung nur für geplante Teilnehmer und Benutzer mit Berechtigungen der Stufe "Admin" für das Besprechungstool sichtbar ist. 

  • Meeting-Entwurf: Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um das neue Meeting als „Entwurf“ zu speichern.

  • Meeting-Datum: Verwenden Sie das Kalendersteuerelement, um das Datum für ein Meeting festzulegen.

  • Zeitzone: Wählen Sie eine Zeitzone für das Meeting aus.

  • Startzeit: Geben Sie eine Startzeit für das Meeting ein. Geben Sie die Endzeit im 24-Stunden-Format an.

  • Endzeit: Wählen Sie eine Endzeit für die Besprechung aus. Geben Sie morgens oder abends nach der Zielzeit an.

Note: If no Start Time or End Time is selected, Procore will automatically set these to 12:00 AM.

  • Besprechungsort: Der Ort, an dem die Besprechung stattfinden wird (z. B. Konferenzraum A, Konferenzraum B usw.). 

  • Übersicht: Geben Sie eine Zusammenfassung oder Beschreibung der Besprechung ein. Sie können die Steuerelemente in der Formatierungssymbolleiste verwenden, um Ihre Übersicht zu formatieren. 

  • Anhänge. Fügen Sie alle relevanten Dateien bei. Sie haben folgende Möglichkeiten:

    • Klicken Sie auf Attach File(s) und wählen Sie dann die entsprechende Option aus dem angezeigten Kontextmenü.
      OR
    • Verschieben Sie Dateien per Drag-and-Drop von Ihrem Computer in das graue Feld Drag and Drop File(s) .

  • Teilnehmer hinzufügen: Fügen Sie Besprechungsteilnehmer hinzu,  indem Sie Personen aus dieser Dropdown-Liste auswählen. Um als Auswahl in dieser Liste zu erscheinen, muss eine Person ein Procore-Benutzerprofil im Projektadressbuch haben. Wenn eine Berechtigungsvorlage auf die Person angewendet wird, müssen die Berechtigungen außerdem "Schreibgeschützt" oder höher im Meetings-Tool enthalten. 

5. Add Attachments: Click Attach File(s) to open the upload modal. You can source files from the following locations:

  • My Computer: Upload files directly or use the Drag & Drop area.

  • Photos: Attach images directly from the project’s Photos tool.

  • Drawings: Link specific sheets from the Drawings tool.

  • Forms: Attach filled-out forms from the Forms tool.

  • Documents: Select files already stored in the project's Documents tool.

  • Document Management: Attach files from the Document Management tool.

    meeting-attachments

6. Add Attendees:

  • Select users from the drop-down list. (Users must have 'Read Only' or higher permissions on the Meetings tool to appear here).
    Note: Selecting 'Yes' in the Minutes Approval Requested field triggers a response workflow for the attendee.

7. Click Create and Proceed to Agenda.

 Hinweis

  • A banner appears to confirm that the meeting was created and the page title changes to 'Meeting Agenda for '

  • If you want to add additional categories to your meeting, see Create a Meeting Category.

  • If you want to add meeting items (a.k.a., agenda items) to your meeting, see Add a Meeting Item.

  • Procore automatically adds one (1) category, name 'Uncategorized Items,' to the meeting. You can rename this category by typing over the name.