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Procore

Ein Meeting erstellen

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Ziel

Erstellen eines Meetings mit dem Meetings-Tool des Projekts.

Hintergrund

Sie können das Meetings-Tool verwenden, um detaillierte Tagesordnungen für Ihre Projektmeetings zu erstellen. Der erste Schritt in diesem Prozess besteht darin, das Meeting zu erstellen. Mit diesem Vorgang können Sie Datum, Uhrzeit und Ort festlegen und die Teilnehmer einladen. Dieser Vorgang wird in den Schritten unten beschrieben. Nachdem das Meeting erstellt wurde, können Sie mit dem Erstellen von Kategorien fortfahren (siehe Erstellen einer Meeting-Kategorie), die zum Gruppieren von Tagesordnungspunkten in Themenbereiche verwendet werden. Anschließend können Sie die einzelnen Tagesordnungspunkte (siehe Hinzufügen eines Tagesordnungspunkts) zu Ihren Kategorien hinzufügen.

Wichtige Hinweise

  • Erforderliche Benutzerberechtigungen:
    • Um ein Meeting zu erstellen, sind „Admin“-Berechtigungen im Meetings-Tool des Projekts erforderlich.
    • Um der Liste „Geplante Teilnehmer“ einer Besprechung hinzugefügt zu werden, muss die Person über ein Profil im Projektverzeichnis verfügen.
      Hinweis: Wenn Sie die Benutzerberechtigungen mit einer Berechtigungsvorlage verwalten, müssen die Benutzer über die Berechtigung „Nur Lesen“ oder höher für das Besprechungstool verfügen. Siehe Vorlagen für die Verwaltung von Projektberechtigungen.
    • Um ein Meeting anzuzeigen, zu dem Sie eingeladen wurden, sind „Nur lesen“-Berechtigungen oder höher im Meetings-Tool erforderlich.
  • Zusätzliche Informationen:
    • Das Meeting muss sich im Tagesordnungsmodus befinden. Dies ist die Standardeinstellung, wenn Sie ein neues Meeting erstellen. Informationen zum Konvertieren eines Meetings in den Protokollmodus finden Sie unter Konvertieren eines Meetings in den Protokollmodus.

Video

 

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Schritte

  1. Navigieren Sie zum Meeting- Tool des Projekts.
  2. Wählen Sie aus diesen Optionen:
    • Um ein neues Meeting basierend auf einer Meetingvorlage zu erstellen, führen Sie die Schritte unter Erstellen eines Meetings aus einer Vorlage aus.
      ODER
    • Um ein neues Meeting zu erstellen, klicken Sie auf Meeting erstellen.

      create-meeting-button.png
       
  3. Füllen Sie unter Meeting-Informationen die entsprechenden Felder für das neue Meeting aus.

create-a-new-meeting.png

  • Besprechung #: Gibt die Nummer der Besprechung an. Wenn Sie eine Besprechung erstellen, weist Procore der ersten Besprechung einer Serie automatisch die Nummer eins (1) zu. Wenn Sie dann eine Folgebesprechung erstellen, weist Procore der nächsten Besprechung in der Reihe die Nummer zwei (2) zu usw. Hinweis: Dieses Feld unterstützt nicht die Eingabe von Buchstaben, Symbolen und führenden Nullen. 

  • Besprechungsname: Geben Sie einen Namen, einen Titel oder eine beschreibende Betreffzeile für die Besprechung ein.

  • Videokonferenz-Link: Kopieren Sie den Link zur Videokonferenz und fügen Sie ihn ein, damit Ihre Teilnehmer darauf zugreifen können.
    Hinweis: Die vollständige URL des Besprechungslinks (beginnend mit https://) muss angegeben werden, damit er als Hyperlink angezeigt wird.

  • Private Besprechung: Markieren Sie dieses Kontrollkästchen, damit die Besprechung nur für geplante Teilnehmer und Benutzer mit Berechtigungen der Stufe "Admin" für das Besprechungstool sichtbar ist. 

  • Meeting-Entwurf: Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um das neue Meeting als „Entwurf“ zu speichern.

  • Meeting-Datum: Verwenden Sie das Kalendersteuerelement, um das Datum für ein Meeting festzulegen.

  • Zeitzone: Wählen Sie eine Zeitzone für das Meeting aus.

  • Startzeit: Geben Sie eine Startzeit für das Meeting ein. Geben Sie die Endzeit im 24-Stunden-Format an.

  • Endzeit: Wählen Sie eine Endzeit für die Besprechung aus. Geben Sie morgens oder abends nach der Zielzeit an.

  • Besprechungsort: Der Ort, an dem die Besprechung stattfinden wird (z. B. Konferenzraum A, Konferenzraum B usw.). 

  • Übersicht: Geben Sie eine Zusammenfassung oder Beschreibung der Besprechung ein. Sie können die Steuerelemente in der Formatierungssymbolleiste verwenden, um Ihre Übersicht zu formatieren. 

  • Anhänge. Fügen Sie alle relevanten Dateien bei. Sie haben folgende Möglichkeiten:

    • Klicken Sie auf Attach File(s) und wählen Sie dann die entsprechende Option aus dem angezeigten Kontextmenü.
      OR
    • Verschieben Sie Dateien per Drag-and-Drop von Ihrem Computer in das graue Feld Drag and Drop File(s) .

  • Geplante Teilnehmer: Fügen Sie Besprechungsteilnehmer hinzu, indem Sie Personen aus dieser Dropdown-Liste auswählen. Um als Auswahl in dieser Liste zu erscheinen, muss eine Person ein Procore-Benutzerprofil im Projektverzeichnis haben. Wenn eine Berechtigungsvorlage auf die Person angewandt wird, müssen die Berechtigungen für das Besprechungstool außerdem mindestens "Nur lesen" enthalten. 

  1. Klicken Sie auf Erstellen Sie.
    Anmerkungen:
    • Ein Banner wird angezeigt, um zu bestätigen, dass das Meeting erstellt wurde, und der Seitentitel ändert sich in „Meeting-Tagesordnung für “
    • Wenn Sie Ihrem Meeting zusätzliche Kategorien hinzufügen möchten, lesen Sie Erstellen einer Meeting-Kategorie.
    • Wenn Sie Ihrem Meeting Tagesordnungspunkte hinzufügen möchten, lesen Sie Hinzufügen eines Tagesordnungspunkts.
    • Procore fügt dem Meeting automatisch eine (1) Kategorie namens „Nicht kategorisierte Elemente“ hinzu. Sie können diese Kategorie umbenennen, indem Sie den Namen überschreiben. Sie haben nun folgende Möglichkeiten: