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Procore

Folgemeeting erstellen

Ziel

Ein Folge-Meeting auf Basis eines bestehenden Meetings erstellen, das bereits stattgefunden hat.

Hintergrund

In Procore können Sie Folge-Meetings erstellen, wenn Sie wiederkehrende Themen oder frühere Meeting-Themen besprechen möchten, die in einem früheren Meeting nicht abgeschlossen wurden. Wenn Sie ein Folge-Meeting erstellen, kopiert das System das Ursprungs-Meeting in das neue Folge-Meeting.

In folgenden Situationen ist es sinnvoll, ein Folge-Meeting zu erstellen:

  • Wenn Sie wiederkehrende Meetings erstellen müssen. Zum Beispiel regelmäßig stattfindende Meetings mit jeweils festgelegten Tagesordnungspunkten (z.B. Meeting in der Vorbereitungsphase, tägliches Projekt-Meeting, wöchentliche Fortschritts-Meetings usw.).
  • Wenn Sie Folge-Meetings erstellen müssen. Nehmen wir beispielsweise an, dass bei einem früheren Meeting die Zeit knapp wurde. Jetzt müssen Sie ein Folge-Meeting erstellen, damit die Teilnehmer die Diskussion fortsetzen und alle offenen Punkte klären können (z.B. ein OAC-Meeting, eine Sicherheitsbesprechung usw.).

Wichtige Hinweise

  • Erforderliche Benutzerberechtigungen:
    • „Admin“-Berechtigungen für das Meetings-Tool des Projekts.
  • Zusätzliche Informationen:
    • Die Abschnitte Titel, Zeit, Standort und Übersicht des neuen Meetings werden standardmäßig aus den Informationen des Meetings übernommen, auf dem das Folge-Meeting basiert.
    • Alle Felder können in einem Folge-Meeting bearbeitet werden, mit Ausnahme des Meeting-Titels.
    • Alle Geschäftsposten mit dem Status „Offen“ oder „In der Warteschleife“ des Ursprungs-Meetings werden in das neue Folge-Meeting kopiert. Um zu verhindern, dass ein Geschäftsposten in ein Folge-Meeting übertragen wird, stellen Sie sicher, dass der Status des Postens auf „Geschlossen“ gesetzt ist.
    • Die „Meeting-Nummer“ kann bei Folge-Meetings nicht bearbeitet werden. 

Voraussetzungen

Schritte

Erstellen eines Folge-Meeting über die Ansichtsseite eines Meetings

  1. Navigieren Sie zum Meeting-Tool des Projekts.
    Dadurch wird die Seite Meeting-Tagesordnung/-Protokoll angezeigt.
  2. Suchen Sie das entsprechende Meeting. Klicken Sie dann auf Bearbeiten
  3. Klicken Sie im rechten Bereich auf Folge-Meeting.
    create-follow-up-meeting-from-meeting-view-page.png
    Hinweise:
    • Die nächsten Schritte finden Sie unter Bearbeiten eines Meetings.
    • Wenn Sie den Namen der Meeting-Sequenz ändern möchten, speichern Sie Ihre Änderungen im Folge-Meeting, navigieren Sie zurück zum Meeting-Protokoll und klicken Sie neben einer der Meetings auf Bearbeiten.
    • Das Meeting muss sich im Protokollmodus befinden, um ein Folge-Meeting dafür zu erstellen.

Erstellen eines Folge-Meetings über die Seite „Meeting-Tagesordnung/-Protokoll"

  1. Navigieren Sie zum Meeting-Tool des Projekts.
    Dadurch wird die Seite Meeting-Tagesordnung/-Protokoll angezeigt.
  2. Suchen Sie das entsprechende Meeting in der Liste.
  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Folge-Meeting.
    Hinweise:
    • Die Schaltfläche Folge-Meeting ist nur verfügbar, wenn sich ein Meeting im Protokollmodus befindet, wie unten abgebildet. Siehe Konvertieren eines Meetings vom Tagesordnungs- in den Protokollmodus.
      meeting-in-minutes-mode.png
       
    • Wenn Sie mehrere Meetings mit demselben Namen haben (z. B. wöchentliche Baufortschritts-Meetings), wie unten abgebildet, beachten Sie Folgendes:
      • Das Folge-Meeting ist nur verfügbar, wenn sich alle Meeting im Protokollmodus befinden. Wie unten gezeigt, wird keine Schaltfläche angezeigt, wenn sich ein oder mehrere Meetings NICHT im Protokollstatus befinden. Klicken Sie stattdessen auf Anzeigen neben dem entsprechenden Meeting. Befolgen Sie dann die Schritte unter Erstellen eines Folge-Meetings über eine Meeting-Ansichtsseite oben.

        no-follow-up-agenda.png
         
      • Wenn sich alle Meetings im Protokollmodus befinden, wird durch Klicken auf die Schaltfläche ein Folge-Meeting für das letzte Meeting in der Reihe erstellt.
        create-follow-up-meeting.png
  4. Bearbeiten Sie das neue Folge-Meeting wie gewünscht. Die Optionen sind ähnlich wie beim Erstellen eines Meeting. Siehe Erstellen eines Meetings und Bearbeiten eines Meetings.
    Tipp! Achten Sie immer darauf, das Meeting-Datum und die Fälligkeitsdaten im neuen Folge-Meeting zu aktualisieren.
  5. Wenn Sie mit Ihren Bearbeitungen fertig sind, klicken Sie auf die Meeting-Registerkarte und dann auf Aktualisieren.
    Das Banner „Meeting erfolgreich aktualisiert“ wird angezeigt. 

Siehe auch