Folgemeeting erstellen
Ziel
Ein Folge-Meeting auf Basis eines bestehenden Meetings erstellen, das bereits stattgefunden hat.
Hintergrund
In Procore können Sie Folge-Meetings erstellen, wenn Sie wiederkehrende Themen oder frühere Meeting-Themen besprechen möchten, die in einem früheren Meeting nicht abgeschlossen wurden. Wenn Sie ein Folge-Meeting erstellen, kopiert das System das Ursprungs-Meeting in das neue Folge-Meeting.
In folgenden Situationen ist es sinnvoll, ein Folge-Meeting zu erstellen:
- Wenn Sie wiederkehrende Meetings erstellen müssen. Zum Beispiel regelmäßig stattfindende Meetings mit jeweils festgelegten Tagesordnungspunkten (z.B. Meeting in der Vorbereitungsphase, tägliches Projekt-Meeting, wöchentliche Fortschritts-Meetings usw.).
- Wenn Sie Folge-Meetings erstellen müssen. Nehmen wir beispielsweise an, dass bei einem früheren Meeting die Zeit knapp wurde. Jetzt müssen Sie ein Folge-Meeting erstellen, damit die Teilnehmer die Diskussion fortsetzen und alle offenen Punkte klären können (z.B. ein OAC-Meeting, eine Sicherheitsbesprechung usw.).
Wichtige Hinweise
- Erforderliche Benutzerberechtigungen:
- „Admin“-Berechtigungen für das Meetings-Tool des Projekts.
- „Admin“-Berechtigungen für das Meetings-Tool des Projekts.
- Zusätzliche Informationen:
- Die Abschnitte Titel, Zeit, Standort und Übersicht des neuen Meetings werden standardmäßig aus den Informationen des Meetings übernommen, auf dem das Folge-Meeting basiert.
- Alle Felder können in einem Folge-Meeting bearbeitet werden, mit Ausnahme des Meeting-Titels.
- Für eine einzelne Besprechung können maximal 475 Folgebesprechungen erstellt werden. Wenn die maximale Anzahl von Folgebesprechungen erreicht ist, erhalten die Nutzer eine Aufforderung, eine neue Besprechung zu erstellen, um weitere Folgebesprechungen abzuhalten.
- Alle „offenen“ oder „zurückgestellten“ Tagesordnungspunkte des ursprünglichen Meetings werden in das neue Follow-Up-Meeting kopiert. Um zu verhindern, dass ein Tagesordnungspunkt in ein Follow-Up-Meeting übertragen wird, stellen Sie sicher, dass der Status des Elements auf „abgeschlossen“ eingestellt ist.
- Die „Meeting-Nummer“ kann bei Folge-Meetings nicht bearbeitet werden.
Voraussetzungen
- Um ein Folge-Meeting aus einem bestehenden Meeting zu erstellen, muss sich das vorhandene Meeting im Protokollmodus befinden. Siehe Konvertieren eines Meetings in den Protokollmodus.
Schritte
- Erstellen eines Folge-Meetings über die Ansichtsseite eines Meetings
ODER - Erstellen eines Folge-Meetings über die Seite „Meeting-Tagesordnung/-Protokoll"
Erstellen eines Folge-Meeting über die Ansichtsseite eines Meetings
- Navigieren Sie zum Meeting-Tool des Projekts.
Dadurch wird die Seite Meeting-Tagesordnung/-Protokoll angezeigt. - Suchen Sie das entsprechende Meeting. Klicken Sie dann auf Bearbeiten.
- Klicken Sie im rechten Fensterbereich auf Follow-up-Meeting.
Anmerkungen:- Die nächsten Schritte finden Sie unter Bearbeiten eines Meetings.
- Wenn Sie den Namen der Meeting-Sequenz ändern möchten, speichern Sie Ihre Änderungen im Folge-Meeting, navigieren Sie zurück zum Meeting-Protokoll und klicken Sie neben einer der Meetings auf Bearbeiten.
- Das Meeting muss sich im Protokollmodus befinden, um ein Folge-Meeting dafür zu erstellen.
Erstellen eines Folge-Meetings über die Seite „Meeting-Tagesordnung/-Protokoll"
- Navigieren Sie zum Meeting-Tool des Projekts.
Dadurch wird die Seite Meeting-Tagesordnung/-Protokoll angezeigt. - Suchen Sie das entsprechende Meeting in der Liste.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Folge-Meeting.
Hinweise:- Die Schaltfläche "Follow-up" ist nur verfügbar, wenn sich eine Besprechung im Modus „Protokoll“ befindet (siehe Abbildung unten). Siehe Eine Besprechung von der Tagesordnung in den Protokollmodus umwandeln.
- Wenn Sie mehrere Meetings mit demselben Namen haben (z. B. wöchentliche Baufortschritts-Meetings), wie unten abgebildet, beachten Sie Folgendes:
- Das Folge-Meeting ist nur verfügbar, wenn sich alle Meeting im Protokollmodus befinden. Wie unten gezeigt, wird keine Schaltfläche angezeigt, wenn sich ein oder mehrere Meetings NICHT im Protokollstatus befinden. Klicken Sie stattdessen auf Anzeigen neben dem entsprechenden Meeting. Befolgen Sie dann die Schritte unter Erstellen eines Folge-Meetings über eine Meeting-Ansichtsseite oben.
- Wenn sich alle Besprechungen im Modus „Protokoll“ befinden, wird durch Klicken auf die Schaltfläche eine Folgebesprechung für die letzte Besprechung der Serie erstellt.
- Das Folge-Meeting ist nur verfügbar, wenn sich alle Meeting im Protokollmodus befinden. Wie unten gezeigt, wird keine Schaltfläche angezeigt, wenn sich ein oder mehrere Meetings NICHT im Protokollstatus befinden. Klicken Sie stattdessen auf Anzeigen neben dem entsprechenden Meeting. Befolgen Sie dann die Schritte unter Erstellen eines Folge-Meetings über eine Meeting-Ansichtsseite oben.
- Die Schaltfläche "Follow-up" ist nur verfügbar, wenn sich eine Besprechung im Modus „Protokoll“ befindet (siehe Abbildung unten). Siehe Eine Besprechung von der Tagesordnung in den Protokollmodus umwandeln.
- Bearbeiten Sie das neue Folge-Meeting wie gewünscht. Die Optionen sind ähnlich wie beim Erstellen eines Meeting. Siehe Erstellen eines Meetings und Bearbeiten eines Meetings.
Tipp! Achten Sie immer darauf, das Meeting-Datum und die Fälligkeitsdaten im neuen Folge-Meeting zu aktualisieren. - Wenn Sie mit Ihren Bearbeitungen fertig sind, klicken Sie auf die Meeting-Registerkarte und dann auf Aktualisieren.
Das Banner „Meeting erfolgreich aktualisiert“ wird angezeigt.