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Procore

Importieren direkter Kosten

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Ziel

So importieren Sie direkte Kosten in das Werkzeug für direkte Kosten in Ihrem Projekt, damit Sie mehrere direkte Kosten gleichzeitig hinzufügen können.

Wichtige Hinweise

  • Erforderliche Benutzerberechtigungen:
    • Berechtigungen der Stufe "Admin" für das Direkte Kosten-Tool des Projekts.
      ODER
    • Berechtigungen der Stufe "Standard" für das Direkte Kosten-Tool des Projekts mit der "Direkte Kosten erstellen" in Ihrer Berechtigungsvorlage aktiviert.
  • Anforderungen an die Importvorlage:
    • Allgemeine Überlegungen finden Sie unter Wie bereite ich meine Daten für den Import in Procore vor?
      • Geben Sie Daten in die ausgefüllte Vorlage im XLSX-Format ein. Speichern Sie dann die Datei im CSV-Format.
    • Erforderliche Spaltendaten:
      • Wichtig! Um Importfehler zu vermeiden, fügen Sie keine leeren Zeilen hinzu, fügen Sie KEINE leeren Spalten hinzu, fügen Sie keine neuen Datenspalten hinzu und löschen Sie die Kopfzeile nicht zur Importvorlage. 
      • Die erste Zeile der Tabelle muss die Überschrift enthalten, die die Felder in der Excel-Tabelle und der Datenbank in Procore definiert.
        • Die folgenden Überschriften sind erforderlich: Typ, Rechnungs#, Beschreibung, E-Mail-Adresse des Mitarbeiters, Status, Bedingungen, Datum, Empfangsdatum, Zahlungsdatum, Lieferant und Kostenschlüssel. 
      • Der Importvorgang schlägt fehl, wenn Sie Werte in Spaltenüberschriften ändern.
      • Der Importvorgang schlägt fehl, wenn Sie neue Spalten einfügen, Spalten verschieben oder Spalten aus der Vorlage entfernen.
      • Der Importvorgang schlägt fehl, wenn Sie die Reihenfolge der Spaltenüberschriften in der Vorlage ändern.
    • Erforderliche Zeilendaten:
       Wichtig
      Um eine Einzelkostenposition zu importieren, sind die folgenden Felder erforderlich: Typ, Status, Kostenschlüssel und Kostenart.
      • Die Anzahl der Zeilen, die Sie importieren können, ist unbegrenzt.
      • Sie MÜSSEN die entsprechende Kostenartenabkürzung eingeben . Geben Sie z. B. "L" für "Arbeit", "E" für "Ausrüstung", "M" für "Materialien", "S" für  "Verpflichtung", 'Auftraggeberkostenposition' für "Auftraggeberkosten",  "SVC" für "Beratungsleistungen" oder "O" für  "Sonstiges") für Kostenart ein. Bei diesem Eintrag muss zwischen Groß- und Kleinschreibung unterschieden werden.
      • Jede Zeile in der Tabelle entspricht eines Postens der Direkten Kosten. Jeder Datensatz erfordert mindestens einen Typwert. Wenn Sie 'Rechnung' in die Zelle Typ eingeben, sind die Werte für Kreditor und Rechnungsnummer erforderlich.
      • Andere Spalten und Zellen in einer einzelnen Zeile können leer bleiben.
    • Unterstützte Datumsformate:
  • Beschränkungen:
  • Zusätzliche Informationen:
    • Wenn Sie Hilfe beim Importvorgang benötigen, senden Sie eine E-Mail-Anfrage an: support@procore.com

Voraussetzungen

Schritte

Schritt 1: Laden Sie die Importvorlage für direkte Kosten herunter

  1. Navigieren Sie zum Tool für Direkte Kosten des Projekts.
  2. Klicken Sie auf eine der verfügbaren Registerkarten:
    • Zusammenfassung
    • Zusammenfassung nach Kostenschlüssel
  3. Klicken Sie auf Erstellen. Wählen Sie dann im Kontextmenü die Option Direkte Kosten importieren .
    create-import-direct-costs.png
  4. Wählen Sie im Fenster Direkte Kosten importieren das Trennzeichen für die Datei:

    import-dc-choose-delimiter.png
     Tipp
    Was ist ein Begrenzungszeichen? Ein Begrenzungszeichen ist ein Zeichen, das zum Trennen von Werten oder Textstrings verwendet wird.Es markiert sowohl den Anfang als auch das Ende einer Dateneinheit.
    • Komma. Trennt Daten durch ein Komma (,). Dies ist die Standardoption von Procore. 
    • Semikolon. Trennt Daten durch ein Semikolon (;). 
  5. Klicken Sie auf den Link Direkte Kosten Importvorlage herunterladen. 

    Dadurch wird eine CSV-Datei heruntergeladen, die Sie als Importvorlage verwenden müssen. 

Schritt 2: Füllen Sie die Importvorlage für Direkte Kosten aus

  1. Öffnen Sie die CSV-Datei in Microsoft Excel.
    direct-cost-import-headings.png
  2. Vervollständigen Sie die Dateneingabe wie folgt:
    Hinweis: Ein Sternchen (*) unten kennzeichnet ein erforderliches Feld.
    • Typ*
      Geben Sie „Rechnung“, „Ausgaben“ oder „Gehaltsabrechnung“ ein. Dies ist ein Pflichtfeld.
       Wichtig
      • Wenn Sie einen anderen Wert als „Rechnung“, „Ausgaben“ oder „Gehaltsabrechnung“ eingeben, schlägt der Import fehl.
      • Der Anfangsbuchstabe des Eintrags in der Zelle 'Typ' muss immer groß geschrieben werden.
      • Beim Eintrag in die Zelle 'Typ' muss die Groß-/Kleinschreibung beachtet werden.
    • Rechnung #
      Geben Sie die Rechnungsnummer ein.
       Hinweise
      • Wenn Sie 'Rechnung' in die Zelle Typ eingegeben haben, müssen Sie in dieser Zelle eine Rechnungsnummer eingeben.
      • Sie können eine beliebige Kombination alphanumerischer Zeichen eingeben.
      • Wenn Sie „Ausgaben“ oder „Gehaltsabrechnung“ eingeben, lassen Sie diese Zelle leer.
    • Beschreibung
      Geben Sie eine detaillierte Beschreibung der direkten Kosten ein. Sie können bis zu 255 alphanumerische Zeichen eingeben.
    • Mitarbeiter-E-Mail
      Geben Sie die vollständige E-Mail-Adresse der Person ein, von der Sie die Direkten Kosten erhalten haben.
       Hinweise
    • Status*
      Geben Sie „Entwurf“, „Ausstehend“, „Überarbeiten und erneut einreichen“ oder „Genehmigt“ ein. Dies ist ein Pflichtfeld.
       Hinweis
      Wenn Sie in der Zelle „Status“ etwas anderes als „Entwurf“ eingeben, wird der Wert der Kosten in der Spalte „Direkte Kosten“ im Budget-Tool angezeigt).
    • Bedingungen
      Geben Sie die Zahlungsbedingungen für den Kreditor ein. Sie müssen „Fällig bei Erhalt“, „Netto 10“, „Netto 15“, „Netto 30“, „Netto 45“, „Netto 60“, „Netto 90“ oder „Netto 120“ eingeben.
       Hinweise
      • Wenn Sie die Zelle „Begriffe“ leer lassen, wird kein Begriff angewendet.
      • Bei Einträgen in der Zelle 'Begriffe' muss die Groß-/Kleinschreibung beachtet werden.
    • Datum
      Geben Sie das Erstellungsdatum ein. Für Formatanforderungen.
    • Empfangsdatum
      Geben Sie das Erstellungsdatum ein. Für Formatanforderungen.
    • Bezahltes Datum
      Geben Sie das Erstellungsdatum ein. Für Formatanforderungen.
      Anmerkung:  Siehe Welche Datumsformate werden beim Import von direkten Kosten aus einer CSV-Datei unterstützt?
    • Verkäufer
      Geben Sie den Lieferanten-/Firmennamen genau so ein, wie er im Projektadressbuch erscheint.
       Hinweise
      Stellen Sie sicher, dass Sie den Lieferanten-/Unternehmensnamen genau so eingeben, wie er im Projektadressbuch angezeigt wird, da er später nicht geändert werden kann.
    • Optional. Teiljob
      Geben Sie die Beschreibung des Teilprojekts genau so ein, wie sie im Admin-Tool des Projekts angezeigt wird. Siehe Hinzufügen von Teilprojekt-Segmentelementen zu einem Procore-Projekt.
       Hinweis
      • Die Spalte "Teilprojekt" ist nur dann in der Vorlage enthalten, wenn die Funktion "Teilprojekt" in Procore aktiviert ist. Siehe Teilprojekte in Projekten für PSP aktivieren.
      • Teilaufträge können als Segmentelemente im optionalen Segment 'Teilauftrag' von Procore verwaltet werden. Siehe ProjektstrukturplanProjektstrukturplan.
    • Kostenschlüssel*
      Geben Sie den entsprechenden Kostenschlüssel für den Artikel ein. Zum Beispiel 01-510 . Dies ist ein Pflichtfeld.
       Hinweise
    • Kostenart*
      Geben Sie die entsprechende Abkürzung für die Kostenart ein. Dies ist ein Pflichtfeld.
       Hinweise
    • Positionsbeschreibung
      Geben Sie eine beschreibende Erklärung ein, die den Einzelposten zu Direkten Kosten detailliert beschreibt. Sie können bis zu 255 alphanumerische Zeichen eingeben.
    • Menge
      Geben Sie eine Gesamtanzahl von Einheiten als Mengenwert der Position ein. Geben Sie beispielsweise ein: 1 oder 100
    • Einheiten
      Geben Sie eine Maßeinheit für den Einzelposten ein.
       Wichtig
      Ihre Eingabe in der Zelle "Einheiten" muss genau mit dem "Anzeigenamen" für eine (1) der Maßeinheiten in der Masterliste Ihres Unternehmens übereinstimmen. Weitere Informationen finden Sie unter Welche Maßeinheiten sind in der Procore-Masterliste enthalten? und Aktualisieren einer Maßeinheit in der Maßeinheiten-Masterliste.
    • Kosten pro Einheit
      Geben Sie die Kosten pro Einheit ein (z.B. 160,00 oder 1600,00) und lassen Sie das Dollarzeichen ($) weg.
    • Betrag
      Geben Sie die Gesamtsumme für den Einzelposten ein.
  3. Speichern Sie die Datei im CSV-Dateiformat.
     Wichtig

    Das einzige Format, das den Import unterstützt, ist Comma Separated Values (CSV). Das CSV-Dateiformat muss immer das Komma als Trennzeichen und KEIN Semikolon verwenden. Wählen Sie in Microsoft Excel Datei > Speichern unter aus .

Schritt 3: Direkte Kosten importieren

  1. Navigieren Sie zum Tool für Direkte Kosten des Projekts.
  2. Klicken Sie auf Zusammenfassung oder Zusammenfassung nach Kostencode .
  3. Klicken Sie auf Erstellen. Wählen Sie dann Direktkosten importieren aus dem Dropdown-Menü.
  4. Klicken Sie im Fenster Direkte Kosten importieren auf Datei anhängen.
    Daran hängt Sie Ihre ausgefüllte Vorlage für den Importvorgang an, wie unten gezeigt. 

    import-direct-costs.png
  5. Klicken Sie auf Importieren.
     Hinweis
    Wenn die Kombination aus Teilprojekt, Kostenschlüssel und Kostenart für einen Einzelposition nicht budgetiert ist, wird diese Einzelposition direkt zum Budget hinzugefügt, wobei neben dem Einzelposition ein "?" angezeigt wird. Siehe Fügen Sie eine Budgeteinzelposition hinzu. 
  6. Nachdem das System Ihre Daten validiert hat, bietet Ihnen Procore diese Optionen:
    • Fehler . Wenn ein oder mehrere Datensätze einen Datenfehler enthalten, werden sie in der Spalte Fehler aufgelistet. Sie beheben diese Probleme in der Importvorlage und laden dann die korrigierte Importdatei hoch. Die Schaltfläche Importieren in der oberen rechten Ecke der Seite bleibt ausgegraut und ist nicht verfügbar.
      Oder
    • Importieren . Wenn keine Fehler gefunden werden, ist die Schaltfläche Importieren aktiviert. Wenn Sie mit dem Importvorgang fortfahren möchten, klicken Sie auf Importieren .