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Procore

Erste Schritte mit dem Korrespondenz-Tool

Einführung in das Korrespondenz-Tool

Das Korrespondenz-Tool ist so flexibel, dass Sie damit nahezu jede Kommunikation verwalten können, die Sie außerhalb Ihrer E-Mail auslagern möchten, um sie stattdessen in Ihrem formellen Procore-System zu verwalten.

Im Folgenden finden Sie einige Ideen, was Sie mit dem Korrespondenz-Tool tun können, je nachdem, wie unsere aktuellen Kunden es verwenden.

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Generalunternehmer
  • Zusätzliche Arbeitsberechtigung/Arbeitsberechtigung für das Baugelände
  • Änderungsanforderung/Benachrichtigung
  • Anweisung zur Freigabe/Ankündigung der Freigabe
  • Fortschrittsanspruch
  • Anforderung der Sicherheitsdokumentation
  • Risikominderungsplan für Subunternehmer
  • Umfrageanfrage
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Bauherr/Bauleiter
  • Richtlinie ändern, Benachrichtigung ändern
  • Konfliktlösung
  • Abweichungsbericht (NCR), Reaktion und Überprüfung
  • Benachrichtigung über Nachbelastung
  • Genehmigungsantrag
  • Wöchentliche Statusaktualisierung des Projekts
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Fachunternehmer
  • Einschränkungen
  • Änderungsanforderung/Benachrichtigung
  • Lieferanfrage / Benachrichtigung
  • Zusätzliche Arbeitsberechtigung/Arbeitsberechtigung für das Baugelände
  • Materialbestellung
  • Verspätungsmitteilung / Mitteilung über mögliche Verspätung
  • Änderungsanforderung auf Unterebene
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Alle Unternehmen

Einrichten

Um das Korrespondenz-Tool für Ihre Projekte nutzen zu können, muss ein Unternehmensadministrator zunächst eine oder mehrere Korrespondenztypen auf Unternehmensebene erstellen. 

Für diejenigen, die keine Administratorrechte auf Unternehmensebene haben: Wenn Sie das Korrespondenz-Tool verwenden möchten, wenden Sie sich an den Procore-Administrator Dateiname=""> Ihres Unternehmens <a class="F1" title=" " href.path="//procore-learning-paths/general-contractor/procore-administrator" href.und sehen Sie sich die obigen Listen an, um Ideen zu erhalten.

Schritte für Administratoren:

Das Korrespondenz-Tool unterscheidet sich von allen anderen Tools in Procore. Während die meisten Procore-Tools für einen bestimmten Geschäftsprozess gedacht sind, z.B. Rückfragen, und mit zugehörigen Feldsätzen vorgefertigt sind, so haben beispielsweise alle Rückfragen die Felder „Beauftragter“ und „Fälligkeitstermin“, steht Ihnen das Korrespondenz-Tool zur Konfiguration offen. Wenn Sie einen neuen Korrespondenztyp für Ihr Unternehmen einrichten, erstellen Sie im Wesentlichen ein „benutzerdefiniertes Procore-Tool“ von Grund auf, einschließlich der Entscheidung, welche Datenfelder damit verknüpft werden. Das bedeutet, dass einige anfängliche Einrichtungsschritte erforderlich sind.

Beachten Sie, dass Procore die folgenden vorgefertigten Vorlagen für Korrespondenztypen anbietet: 

  • Addendum
  • Bekanntmachung
  • Antrag auf Änderung
  • Kundenanweisung
  • Einschränkungen
  • Frühwarnmeldung
  • Fristverlängerung
  • Allgemeine Korrespondenz
  • Gelernte Lektionen
  • Briefe
  • Absichtserklärungen
  • Anforderung von Material
  • Plan zur Risikominderung
  • Ankündigung der Verzögerung
  • Ankündigung der Freigabe
  • Benachrichtigung über Nachberechnung
  • Antrag auf Erlaubnis
  • Projekt-Anfrage
  • Identifizierung von Risiken
  • Unterweisung

Sie finden die vorgefertigten Vorlagen im Verwaltungstool auf Unternehmensebene. Siehe Vorlagenkorrespondenzart hinzufügen. Diese Vorlagen sind ein einfacher Einstieg in die Arbeit mit dem Korrespondenz-Tool. Wenn Sie dann bereit sind, Ihre eigenen Korrespondenztypen zu erstellen, folgen Sie den unten stehenden Schritten.

Im Folgenden werden die empfohlenen Schritte zur Einrichtung neuer Korrespondenztypen für Ihre Teams erläutert. Sie können mehrere Korrespondenztypen für Ihr Unternehmen erstellen - die folgenden Anweisungen führen Sie durch die Einrichtung von einem Korrespondenztyp. 

Erstellen Sie einen Korrespondenztyp

Wichtige Hinweise

  • Der Name, den Sie dem Korrespondenztyp geben, sollte seinen Verwendungszweck eindeutig beschreiben (einige Beispiele sind in den obigen Listen aufgeführt). Der Typ ist das Erste, was die Projektteams sehen, wenn sie eine neue Korrespondenz innerhalb eines Projekts starten. Wählen Sie also einen Namen für den Typ, den man erkennt und versteht.
    • Empfohlen - Definieren Sie ein Präfix im Namen des Korrespondenztyps, das von den Projektteams leicht verstanden und erkannt werden kann. Dies erleichtert es den Projektteams, den Korrespondenztyp schnell zu erkennen, wenn er im Plan-Markup verwendet oder mit anderen Tools verknüpft wird.
  • Berechtigungen werden auf der Ebene des Typs vergeben und sind vorlagenbasiert (normalerweise nach Rolle, innerhalb des Berechtigungstools auf Unternehmensebene).Überlegen Sie also, wer diese Korrespondenzart anzeigen und verwenden muss, und erstellen Sie separate Arten, um die Kommunikation mit unterschiedlichen Zielgruppen zu ermöglichen (z. B. wäre eine allgemeine Mitteilung an einen Subunternehmer eine andere, separate Art als eine allgemeine Mitteilung an einen Auftraggeber).Siehe Korrespondenz: Genehmigungen, um weitere Informationen zu erhalten.
  • Empfohlen – Wählen Sie beim Erstellen des Korrespondenztyps „standardmäßig privat“ aus. Da Korrespondenzberechtigungen rollenbasiert sind, stellt dieser Schritt sicher, dass nur bestimmte Parteien (z.B. ein bestimmter Subunternehmer) die ihnen zugewiesenen oder verteilten Korrespondenzen sehen können (und nicht alle Subunternehmer). (Umgekehrt, wenn die Absicht des Korrespondenztyps ist, Informationen an alle Mitglieder einer bestimmten Projektrolle [z.B. alle Subunternehmer] zu senden, sollten Sie die Option „standardmäßig privat“ deaktivieren.)
  • Der Korrespondenztyp wird auch in einer eigenen Zeile im Diagramm Projekte im Überblick auf der Projekt-Startseite angezeigt. Auf diese Weise können Sie den Postenstatus innerhalb jedes Korrespondenztyps leicht verfolgen.
  • Wenn Ihr Unternehmen ein benutzerdefiniertes Tool verwendet (das vom Procore Custom Solutions Team erstellt wurde), können Sie keine Korrespondenztypen haben, die den Namen des benutzerdefinierten Tools entsprechen. Wenn Sie einen Korrespondenztyp verwenden möchten, der bereits mit einem benutzerdefinierten Tool verknüpft ist, empfehlen wir Ihnen, den Namen des benutzerdefinierten Tools zu ändern.

Schritte

Schritt 1: Einen Korrespondenztyp erstellen

Jede Korrespondenz erfordert einen zugehörigen Korrespondenztyp. Sie können einen neuen Korrespondenztyp anlegen, wenn noch kein passender vorhanden ist.

Klicken Sie hier um die Schritte anzuzeigen.  

  1. Navigieren Sie zum Admin-Tool auf Unternehmensebene. 
  2. Klicken Sie unter „Tool-Einstellungen“ auf Korrespondenz.
  3. Klicken Sie auf die Registerkarte Typen.
  4. Klicken Sie auf + Erstellen.
  5. Füllen Sie die folgenden Informationen für den neuen Korrespondenztyp aus:
    • Feldname: Geben Sie einen Namen für das Feld ein.
    • Nummernpräfix: Geben Sie ein dreistelliges Nummernpräfix ein.
    • Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Standardmäßig Privat, wenn Sie möchten, dass alle unter diesem Korrespondenztyp erstellten Posten standardmäßig privat sind.
  6. Klicken Sie auf Erstellen.
    create-new-correspondence-type.png
    Der neue Typ wird auf der Seite Typen und der zugehörige Feldsatz auf der Seite Feldsätze hinzugefügt. Sie haben die Möglichkeit, den Feldsatz zu bearbeiten.

Zurück zu den Schritten


Schritt 2 (Optional): Aktualisieren Sie die Feldsatz-Einstellungen

Wenn der Standard-Feldsatz für Ihre Korrespondenz nicht geeignet ist, können Sie den Feldsatz aktualisieren, um vorhandene Felder hinzuzufügen oder zu entfernen.

Klicken Sie hier um die Schritte anzuzeigen.  

Verwalten Sie die Einstellungen für den Feldsatz, indem Sie für jedes Feld eine der folgenden Optionen auswählen:

  • Schalten Sie auf EIN, icon-toggle-on.png, damit das Feld im Abschnitt sichtbar wird.
  • Klicken Sie, um auf AUS icon-toggle-off.png zu schalten und das Feld im Abschnitt auszublenden.
  • Klicken Sie in das Kontrollkästchen „Erforderlich“, um ein Feld als erforderlich oder optional zu kennzeichnen.
    Ein ausgewähltes Kontrollkästchen icon-checkbox-marked.png zeigt an, dass die Benutzer das Feld in dem Abschnitt ausfüllen müssen.
    Hinweis: Wenn Sie eine Option nicht anklicken können, bedeutet dies, dass das Feld ein Procore-Standardfeld ist, das nicht geändert werden kann.

Zurück zu den Schritten


Schritt 3(Optional): Ein benutzerdefiniertes Feld zu einem Feldsatz hinzufügen

Wenn ein Feld, das Sie hinzufügen möchten, nicht in den Feldsatz-Einstellungen aufgeführt ist, können Sie dem Feldsatz ein benutzerdefiniertes Feld hinzufügen.

Klicken Sie hier um die Schritte anzuzeigen.  

  1. Optional: Um ein benutzerdefiniertes Feld hinzuzufügen, klicken Sie auf Benutzerdefiniertes Feld hinzufügen und wählen Sie eine der folgenden Optionen:

    correspondence-add-custom-field-dropdown.png

    • Klicken Sie auf Neu erstellen, um ein neues benutzerdefiniertes Feld zu erstellen. Siehe Neue benutzerdefinierte Felder erstellen.
    • Klicken Sie auf Aus vorhandenen wählen und im Dialogfeld Benutzerdefiniertes Feld hinzufügen auf Hinzufügen neben dem Feld, das Sie hinzufügen möchten.
      add-custom-correspondence-field.png
      Hinweis: Sie können bis zu 15 benutzerdefinierte Felder zu einem Feldsatz hinzufügen.
  2. Klicken Sie auf Speichern.
  3. Klicken Sie erneut auf Speichern, um den Feldsatz zu speichern, ohne ihn auf ein Projekt anzuwenden.
    ODER
    Wenn Sie den Feldsatz auf bestehende Projekte anwenden möchten, klicken Sie auf Projekte zuordnen und markieren Sie die Kontrollkästchen neben den Projekten, denen Sie die Feldsätze zuordnen möchten.

Zurück zu den Schritten


Erstellen und Anwenden eines Feldsatzes

Wichtige Hinweise

  • In diesem Schritt entscheiden Sie, welche Informationen (oder Datenfelder) diesem Korrespondenztyp zugeordnet werden. Die Felder, die Sie hinzufügen, bestimmen, welche Informationen die Projektteams „draußen“ sammeln, wenn sie diesen Korrespondenztyp in einem tatsächlichen Projekt verwenden. Benötigt dieser Korrespondenztyp beispielsweise einen Fälligkeitstermin, ein Anhangsfeld oder einen Ort, um die Auswirkungen auf Kosten zu dokumentieren? 
  • Sie können Felder als „erforderlich“ oder „optional“ markieren oder ganz ausblenden.
  • Sie können benutzerdefinierte Felder hinzufügen, um den Feldsatz weiter anzupassen.
  • Sie können für einen bestimmte Korrespondenztyp mehrere verschiedene Feldsätze erstellen, um den unterschiedlichen Datenanforderungen für verschiedene Projektarten gerecht zu werden.

Schritte

Nachdem Sie den Korrespondenztyp erstellt haben, können Sie die Erstellung des Feldsatzes für den Korrespondenztyp abschließen.

Aktualisieren der Feldsatz-Einstellungen

Beginnen Sie bei Schritt 6 unten:

  1. Navigieren Sie zum Administrations-Tool auf Unternehmensebene. 
  2. Klicken Sie unter „Tool-Einstellungen“ auf das Tool, für das Sie konfigurierbare Feldsätze erstellen möchten.
  3. Klicken Sie auf die Registerkarte Feldsätze.
    admin-fieldsets-tab.png
    Hinweis: Tools ohne andere Einstellungen im Administrations-Tool auf Unternehmensebene werden automatisch auf dieser Seite geöffnet.
  4. Klicken Sie gegenüber dem Abschnitt, für den Sie Feldsätze konfigurieren möchten, auf Neu erstellen.
  5. Geben Sie im Fenster „Feldsatz erstellen“ einen Namen für den Feldsatz ein und klicken Sie auf Erstellen.
  6. Auf der Seite „Feldsatz bearbeiten“ gibt es für jeden Feldnamen die folgenden Optionen:
    • Schalten Sie auf EIN icon-toggle-on.png, um das Feld im Abschnitt sichtbar zu machen.
      ODER
      Schalten Sie auf AUS icon-toggle-off.png, um das Feld im Abschnitt auszublenden.
      Hinweis: Ein icon-toggle-on2.png-Symbol zeigt an, dass das Feld standardmäßig sichtbar ist und nicht ausgeblendet werden kann.
    • Aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Erforderlich“, um das Feld als erforderlich zu kennzeichnen.
      ODER
      Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen „Erforderlich“, um das Feld als optional zu kennzeichnen.
      Hinweise:
      • Kontrollkästchen werden nur für sichtbare Felder angezeigt, die als erforderlich oder optional konfiguriert werden können. 
      • Ein grau markiertes Kontrollkästchen icon-checkbox-marked-grayed-out.png zeigt an, dass das Feld standardmäßig erforderlich ist und nicht auf optional geändert werden kann.
  7. Klicken Sie auf Speichern.
  8. Klicken Sie im Fenster „Änderungen auf [#] Projekt(e) anwenden?“ auf Projekte zuordnen, um den Feldsatz zu Projekten hinzuzufügen.
    • Markieren Sie im Fenster „Projekte zuordnen“ das Kontrollkästchen neben jedem Projekt, auf das Sie den Feldsatz anwenden möchten, und klicken Sie auf Aktualisieren.
    • Klicken Sie im Fenster „Änderungen auf [#] Projekt(e) anwenden?“ auf Bestätigen.
  9. Optional: Um einen Feldsatz als Standard für neue Projekte festzulegen, klicken Sie auf das Symbol icon-ellipsis-options-menu.png am Ende der entsprechenden Zeile auf der Registerkarte „Feldsätze“ und wählen Sie Als neuen Projektstandard festlegen.
     Hinweis
    Projekte, die aus einer Projektvorlage erstellt wurden, die Fieldsets enthält, erben die Fieldsets aus der Projektvorlage anstelle der Standard-Feldsätze Ihres Unternehmens. Siehe Konfigurieren einer Projektvorlage.
Optional: Hinzufügen eines benutzerdefinierten Feldes zum Feldsatz

Beginnen Sie bei Schritt 3 unten:

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte Feldsatz.
  2. Klicken Sie neben dem Feldsatz, dem Sie die benutzerdefinierten Felder hinzufügen möchten, auf Bearbeiten.
    ODER
    Klicken Sie auf Neu erstellen, um einen neuen Feldsatz zu erstellen. Siehe Neue konfigurierbare Fieldsets erstellen.
  3. Jeder Feldname hat die folgenden Optionen:
    Hinweis: Wenn Sie auf eine Option nicht klicken können, weist dies darauf hin, dass es sich um eine Procore-Standardeinstellung handelt, die nicht geändert werden kann.
    • Klicken Sie auf den Kippschalter auf ON icon-toggle-on.png positionieren, um das Feld im Abschnitt sichtbar zu machen.
    • Klicken Sie, um auf AUS icon-toggle-off.png zu schalten und das Feld im Abschnitt auszublenden.
    • Markieren Sie das Kontrollkästchen „Erforderlich“, um ein Feld als erforderlich oder optional zu kennzeichnen.
      Ein markiertes Kontrollkästchen icon-checkbox-marked.png gibt an, dass Benutzer das Feld im Abschnitt ausfüllen müssen.
  4. Scrollen Sie zum Ende der Seite und klicken Sie auf Benutzerdefiniertes Feld hinzufügen.
  5. Klicken Sie auf Neu erstellen.
  6. Geben Sie die folgenden Informationen für das neue Feld ein:
    • Feldname: Geben Sie einen Namen für das Feld ein.
    • Feldtyp: Wählen Sie den Feldtyp aus, den Sie erstellen möchten.
      Hinweis: Einige Feldtypen sind möglicherweise nicht für alle Tools verfügbar.
      • Kontrollkästchen: Das Feld ist ein Kontrollkästchen, das markiert oder gelöscht werden kann.
      • Unternehmen: Das Feld ist ein Dropdown-Menü, in dem Benutzer ein Unternehmen aus dem Projektadressbuch auswählen können.
      • Datum: Das Feld ermöglicht es dem Benutzer, ein Kalenderdatum auszuwählen.
      • Mehrfachauswahl: Das Feld ist ein Dropdown-Menü, in dem Benutzer mehrere Werte auswählen können.
      • Zahl: Das Feld ermöglicht die Eingabe eines Zahlenwerts.
      • Nur-Text (kurz): Das Feld ist ein Freitextfeld.
      • Projektadressbuchbenutzer (Mehrfachauswahl): Das Feld ist ein Dropdown-Menü, mit dem Benutzer einen oder mehrere Benutzer aus dem Projektadressbuch auswählen können.
      • Projektadressbuchbenutzer (Einzelauswahl): Das Feld ist ein Dropdown-Menü, mit dem Benutzer einen Benutzer aus dem Projektadressbuch auswählen können.
      • Nur Lesener Eintrag: In das Feld können Sie eine Nachricht, z.B. Anweisungen, in das Textfeld eingeben, die auf einem Posten angezeigt wird.
      • Rich Text (Long): Das Feld ist ein Rich-Text-Feld, das Absätze unterstützt, um längere Antworten sowie fetten, kursiven und unterstrichenen Text zu ermöglichen.
      • Einzelauswahl (Dropdown): Das Feld ist ein Dropdown-Menü, in dem Benutzer einen Wert auswählen können.
      • Werkzeugbenutzer (Einzelauswahl): Das Feld ist ein Dropdown-Menü, das es Benutzern ermöglicht, einen Benutzer mit 'Nur Lesen' oder höheren Berechtigungen für das Tool auszuwählen.
  7. Klicken Sie auf Erstellen.
    Hinweis: Das Feld wird automatisch am Ende des Feldsatzes hinzugefügt.
  8. Klicken Sie auf Speichern, um die Änderungen am Feldsatz zu bestätigen.
  9. Wenn der Feldsatz bereits auf ein oder mehrere Projekte angewendet wird, klicken Sie auf Auf vorhandenes anwenden.
    ODER
    Wenn Sie gerade einen neuen Feldsatz erstellt haben, klicken Sie auf Projekte zuweisen und beginnen Sie mit Schritt 3 des Abschnitts Anwenden eines Feldsatzes mit benutzerdefinierten Feldern auf Projekte unten.
  10. Optional: Klicken und ziehen Sie auf den Neuanordnungsgriff icon-reorder-grip.png Symbol, um die Reihenfolge zu ändern, in der die benutzerdefinierten Felder in einem Feldsatz angezeigt werden.
    Hinweis: Procore Standard-Felder können nicht neu angeordnet werden.
Optional: Fügen Sie dem Feldsatz einen benutzerdefinierten Abschnitt hinzu, um benutzerdefinierte Felder zu organisieren.

Beginnen Sie bei Schritt 5 unten:

  1. Navigieren Sie zum Administrations-Tool auf Unternehmensebene.
  2. Klicken Sie unter „Tool-Einstellungen“ auf das Tool, für das Sie einen eigenen Abschnitt erstellen möchten.
  3. Klicken Sie auf Fieldset.
  4. Klicken Sie neben dem Feldsatz, dem Sie einen benutzerdefinierten Abschnitt hinzufügen möchten, auf Bearbeiten.
    ODER
    Klicken Sie auf Neu erstellen, um einen neuen Feldsatz zu erstellen. Siehe Neue konfigurierbare Fieldsets erstellen .
  5. Klicken Sie auf +Abschnitt hinzufügen.
  6. Geben Sie im Fenster 'Abschnitt hinzufügen' einen Namen für den Abschnitt ein und klicken Sie auf Hinzufügen.
  7. Um dem neuen benutzerdefinierten Abschnitt ein oder mehrere benutzerdefinierte Felder hinzuzufügen, klicken Sie unter dem Namen des benutzerdefinierten Abschnitts auf Benutzerdefiniertes Feld hinzufügen.
  8. Klicken Sie auf Aus Vorhandenem auswählen, um ein vorhandenes benutzerdefiniertes Feld hinzuzufügen.
    ODER
    Klicken Sie auf Neu erstellen, um ein neues benutzerdefiniertes Feld zu erstellen und hinzuzufügen. Siehe Erstellen von benutzerdefinierten Feldern innerhalb eines Feldsatzes .
  9. Wiederholen Sie die Schritte 5–8, um weitere benutzerdefinierte Abschnitte hinzuzufügen.
  10. Optional: Gehen Sie folgendermaßen vor, um benutzerdefinierte Abschnitte neu anzuordnen:
    • Bewegen Sie den Cursor neben dem benutzerdefinierten Abschnitt, bis das Griffsymbol icon-reorder-grip.png zeigt.
    • Klicken Sie auf das Griffsymbol und ziehen Sie den benutzerdefinierten Abschnitt über oder unter einen anderen benutzerdefinierten Abschnitt.
  11. Optional: Um ein benutzerdefiniertes Feld in einen anderen benutzerdefinierten Abschnitt zu verschieben, gehen Sie folgendermaßen vor:
    • Bewegen Sie den Cursor neben das benutzerdefinierte Feld, bis das Griffsymbol icon-reorder-grip.png zeigt.
    • Klicken Sie auf das Griffsymbol und ziehen Sie das benutzerdefinierte Feld über die Schaltfläche Benutzerdefiniertes Feld hinzufügen in dem benutzerdefinierten Abschnitt, in den Sie es verschieben möchten.
  12. Klicken Sie auf Speichern.
Beenden Sie die Erstellung Ihres Feldsatzes und wenden Sie ihn auf Projekte an
  1. Nachdem Sie dem Feldsatz ein oder mehrere benutzerdefinierte Felder hinzugefügt haben, klicken Sie auf Speichern.

  2. Im Fenster „Änderungen auf [#] Projekt(e) anwenden?“:
     Wichtig
    Das Korrespondenz-Tool wird erst dann in einem Projekt angezeigt, wenn mindestens ein Korrespondenztyp erstellt wurde und ein Feldsatz für mindestens einen Korrespondenztyp auf das Projekt angewendet wurde.
    • Klicken Sie auf Auf Bestehende anwenden, um Ihre Änderungen an dem Feldsatz bei Projekten zu speichern, auf die der Feldsatz bereits angewendet wird.
      ODER
    • Klicken Sie auf Projekte zuordnen, um den Feldsatz zu Projekten hinzuzufügen oder von Projekten zu entfernen.
      • Markieren Sie im Fenster „Projekte zuordnen“ das Kontrollkästchen neben jedem Projekt, auf das Sie den Feldsatz anwenden möchten, und klicken Sie auf Aktualisieren.
      • Klicken Sie im Fenster „Änderungen auf [#] Projekt(e) anwenden?“ auf Bestätigen.
  3. Optional: Um einen Feldsatz als Standard für neue Projekte festzulegen, klicken Sie auf das Symbol icon-ellipsis-options-menu.png am Ende der entsprechenden Zeile auf der Registerkarte "Feldsätze" und wählen Sie Als Standard für neue Projekte festlegen.

Berechtigungen anpassen

Wichtige Hinweise

  • Die Berechtigungseinstellungen für die Korrespondenz sind vorlagenbasiert (in der Regel je nach Rolle) und werden im Tool Berechtigungen des Unternehmens verwaltet.
  • Jeder Korrespondenztyp erhält seine eigenen Berechtigungen, genau wie jedes andere Procore-Tool. Zu den Berechtigungseinstellungen gehören Keine, Nur Lesen, Standard, Admin und granulare Berechtigungen.

Schritte

  1. Rufen Sie das Tool Berechtigungen des Unternehmens auf.
  2. Klicken Sie auf die Registerkarte Vorlagen für Projektberechtigungen.
  3. Klicken Sie auf Aktionen neben der Vorlage, für die Sie granulare Berechtigungen erteilen möchten, und wählen Sie Vorlage bearbeiten.
  4. Scrollen Sie zum Abschnitt „Korrespondenztypen & Benutzerdefinierte Tools“.
  5. Wählen Sie die Schaltfläche in der Spalte Keine, Nur Lesen, Standard oder Administration in der Zeile für jeden Korrespondenztyp.
  6. Klicken Sie auf das Symbol mit der spitzen Klammer >, um das Menü mit den granularen Berechtigungen für jeden Korrespondenztyp zu öffnen oder zu schließen.
    Hinweis: Dieses Symbol wird nur angezeigt, wenn die Schaltfläche für Nur Lesen oder Standard ausgewählt ist.
  7. Markieren Sie das Kontrollkästchen „ALLE EINSCHALTEN“, um alle granularen Berechtigungen des Korrespondenz-Tools in der Berechtigungsvorlage zu aktivieren.
    Hinweis: Der Name dieses Kontrollkästchens ändert sich in „ALLE AUSSCHALTEN“, wenn alle granularen Berechtigungen des Korrespondenz-Tools aktiviert sind.
    ODER
    Markieren Sie das Kontrollkästchen für jede granulare Berechtigung, die Sie in der Berechtigungsvorlage aktivieren möchten.
 Wichtig
Granulare Berechtigungen für das Korrespondenz-Tool des Projekts können für jeden Korrespondenztyp Ihres Unternehmens einzeln erteilt werden, anstatt auf einer toolweiten Basis.Informationen zum Erstellen von Korrespondenztypen finden Sie unter Neuen Korrespondenztyp erstellen.
Name der granularen Berechtigungen Beschreibung der granularen Berechtigung
Posten erstellen Erteilt Benutzern die Berechtigung, eine Korrespondenzposition zu erstellen.
Hinweis: Da Benutzer mit der „Standard“-Berechtigungsebene für einen Korrespondenztypen Korrespondenzpositionen erstellen können, kann die granulare Berechtigung „Element erstellen“ nicht deaktiviert werden, wenn in der Berechtigungsvorlage für den Korrespondenztypen „Standard“ ausgewählt ist.
Auf Posten antworten, auf denen sie sich befinden Gewährt Benutzern die Berechtigung, auf Korrespondenzpositionen zu antworten, die sie dem Feld „Beauftragter, „Empfangen von“ bzw. „Verteilerliste“ des Elements hinzugefügt haben.
Hinweis: Da Benutzer mit der „Standard“-Berechtigungsebene für einen Korrespondenztypen Korrespondenzpositionen bearbeiten können, kann die granulare Berechtigung „Auf Elemente antworten, sie sind aktiviert“ nicht deaktiviert werden, wenn in der Berechtigungsvorlage für der Korrespondenztyp „Standard“ ausgewählt ist.
Offene Posten bearbeiten, die sie erstellt haben Gewährt Benutzern die Berechtigung, von ihnen erstellte „offene“ Korrespondenzpositionen zu bearbeiten.
Hinweis: Da Benutzer mit der „Standard“-Berechtigungsebene für einen Korrespondenztypen Korrespondenzpositionen bearbeiten können, kann die granulare Berechtigung „Offene Elemente bearbeiten“ nicht deaktiviert werden, wenn in der Berechtigungsvorlage für den Korrespondenztypen „Standard“ ausgewählt ist.
Auf Posten antworten, auf die Benutzer innerhalb desselben Unternehmens Zugriff haben Gewährt Benutzern die Berechtigung, auf Korrespondenzpositionen zu antworten, die für einen anderen Benutzer innerhalb desselben Unternehmens zugänglich sind. Benutzer mit dieser granularen Berechtigung können keine „privaten“ Korrespondenzpositionen anzeigen, es sei denn, sie haben auch die granulare Berechtigung „Private Elemente anzeigen, auf die Benutzer innerhalb desselben Unternehmens zugreifen können“.
Private Posten anzeigen, auf die Benutzer innerhalb desselben Unternehmens Zugriff haben Gewährt Benutzern das Recht, „private“ Korrespondenzpositionen einzusehen, die für einen anderen Benutzer innerhalb desselben Unternehmens zugänglich sind.
  1. Klicken Sie auf Speichern.

Konfigurieren erweiterter Einstellungen in einem Projekt

Es gibt zusätzliche Einstellungen, die Sie für jeden Korrespondenztyp auf Projektebene konfigurieren können. Sie können diese Einstellungen verwenden, um:

  • E-Mail-Erinnerungen für überfällige Posten zu aktivieren
  • Eine Standard-Verteilerliste zu definieren
  • Fälligkeitstermine für automatisierte Antworten festzulegen
  • Eine Standardbeschreibung hinzuzufügen

Schritte

Registerkarteneinstellungen

  1. Rufen Sie das Korrespondenz-Tool des Projekts auf.
  2. Klicken Sie auf das Symbol Einstellungen konfigurieren icons-settings-gear.png und wählen Sie den Korrespondenztyp aus, für den Sie Einstellungen konfigurieren möchten.
  3. Klicken Sie in der Seitenleiste auf Registerkarteneinstellungen.
  4. Füllen Sie die folgenden Felder nach Bedarf für Ihr Projekt aus:
    Hinweis: Benutzer, die einen Korrespondenzposten mit diesem Korrespondenztyp erstellen oder bearbeiten, können die Felder Verteilung, Fälligkeitstermin und Beschreibung für einzelne Posten ändern.
    • Standardverteilung: Wählen Sie einen oder mehrere Benutzer oder Verteilergruppen aus dem Dropdown-Menü aus. Klicken Sie auf das Symbol icon-delete-x.png neben dem Namen eines Benutzers, wenn Sie ihn aus dieser Liste entfernen möchten.
      Hinweis: Benutzer müssen für die Korrespondenzart die Berechtigung 'Nur Lesen' oder höher haben, um zu dieser Liste hinzugefügt zu werden. Siehe Erteilen granularer Berechtigungen in einer Projektberechtigungsvorlage.
    • Antworten werden fällig: Geben Sie eine Zahl für die Standardarbeitstage an, nach denen eine Antwort fällig wird.
    • Standardbeschreibung: Geben Sie eine Standardbeschreibung ein, die den mit dieser Korrespondenzart erstellten Elementen hinzugefügt wird.
    • E-Mail-Einstellungen: Aktivieren oder deaktivieren Sie die Kontrollkästchen unter jeder Benutzerrolle, um festzulegen, wer die E-Mail-Benachrichtigungen für jedes E-Mail-Ereignis erhalten soll. Weitere Informationen finden Sie unter Wer erhält Korrespondenz-E-Mails und Push-Benachrichtigungen? 
      Hinweis: Einige E-Mail-Einstellungen werden auf Unternehmensebene konfiguriert und wirken sich auf alle Projekte aus. Das Kontrollkästchen "E-Mail-Erinnerungen für überfällige Artikel senden" wird beispielsweise unter Neuen Korrespondenztyp erstellen beschrieben.
       Wichtig
      Wenn für ein Projekt ein benutzerdefinierter Self-Service-Workflow für Korrespondenz verwendet wird, werden die E-Mail-Benachrichtigungen für dieses Projekt stattdessen über die Konfigurationseinstellungen des Workflows verwaltet. Siehe (Beta) Wann werden E-Mail-Benachrichtigungen für benutzerdefinierte Self-Serve-Workflows gesendet? Weitere Informationen
  5. Klicken Sie auf Aktualisieren, um Ihre Änderungen zu speichern.

Project level Correspondence tool settings WITHOUT Workflow settings section.png

Berechtigungstabelle 

  1. Rufen Sie das Korrespondenz-Tool des Projekts auf.
  2. Klicken Sie auf das Symbol Einstellungen konfigurieren icons-settings-gear.png und wählen Sie den Korrespondenztyp aus, für den Sie die Benutzerberechtigungen anzeigen möchten.
  3. Klicken Sie in der Seitenleiste auf Berechtigungstabelle.
    Die Tabelle der Benutzerberechtigungen wird für den Korrespondenztyp angezeigt.
    • Das grüne Häkchen green-check.png zeigt die Berechtigungsstufe an, die der Benutzer für den Korrespondenztyp erhalten hat: 'Keine', 'Nur Lesen', 'Standard' oder 'Admin'.
    • Das rote Symbol red-x.png zeigt an, welche Berechtigungsstufen dem Benutzer nicht zugewiesen sind.
    • Das graue Symbol icon-permissions-admin-x.png zeigt an, welche Berechtigungsstufen dem Benutzer nicht zugewiesen sind und derzeit nicht geändert werden können, da dem Benutzer eine Vorlage für Projektberechtigungen zugewiesen wurde. Um die Berechtigungen des Benutzers im Adressbuch-Tool auf Projektebene zu ändern, siehe Ändern der Berechtigungen eines Benutzers im Projektadressbuch.
       Tipp
      Unter Benutzerberechtigungsmatrix – Web und Benutzerberechtigungsmatrix – Mobile finden Sie weitere Informationen zu den verschiedenen Aktionen, die von Benutzern mit der von Ihnen gewählten Berechtigungsstufe durchgeführt werden können.
  4. Um die Berechtigungsstufe eines Benutzers für den Korrespondenztyp zu ändern, dem keine Projektberechtigungsvorlage zugewiesen ist, klicken Sie auf das rote red-x.pngSymbol für die Berechtigungsstufe, die Sie dem Benutzer zuweisen möchten.
    Das rote Symbol red-x.png wird durch ein grünes Häkchen green-check.png ersetzt und die Berechtigungsstufe des Benutzers für den Korrespondenztyp wird automatisch gespeichert.

 

Best Practices

Planung

Da die Korrespondenz so flexibel ist, ist es wichtig, im Voraus einen umfassenden Plan zu haben, damit Sie sicherstellen können, dass Sie diese auf effiziente Weise verwenden, um den Anforderungen Ihres Teams am besten zu entsprechen.

Wichtige Hinweise
  1. Befragung interner Stakeholder. Sie können mehrere Korrespondenztypen erstellen - stellen Sie sicher, dass Sie die Meinung der Teams dazu eingeholt haben, welche für ihre Projekte am wichtigsten oder nützlichsten sind.
  2. Identifizieren passgenauer Prozesse. Wenn Sie für einen bestimmten Prozess die folgenden Fragen mit „Ja“ beantworten, passt die Korrespondenz wahrscheinlich gut. 
    • Basiert dieser Prozess auf dem Austausch von Informationen und der Kommunikation mit anderen Stakeholdern? Müssen Stakeholder dafür verantwortlich sein, diese Informationen zu erhalten oder darauf zu reagieren?
    • Wird dieser Prozess derzeit per E-Mail oder sogar Telefon/SMS abgewickelt?
    • Würde es Ihrem Unternehmen nützen, die Kommunikation rund um diesen Prozess zu formalisieren und zu zentralisieren? 
    • Besteht das Risiko von Zeit- oder Geldverlust, wenn dieser Vorgang nicht ordnungsgemäß verfolgt oder aufgezeichnet wird? 
    • Verfügen Sie über vorhandene Vorlagen, die Sie für diesen Prozess verwenden?
    • Führen Sie diesen Prozess derzeit außerhalb von Procore oder in einem der benutzerdefinierten Tools von Procore durch? 
    • Muss dieser Prozess mit Rückfragen und Änderungen verknüpft werden, um eine vollständige Nachverfolgung und Durchführung zu ermöglichen?
    • Würde dieser Prozess von einer Verknüpfung mit einem Plan-Markup profitieren?
  3. Bewerten Sie das große Ganze. Entwerfen Sie Ihren Plan für Korrespondenztypen und die zugehörigen Daten, um zu gewährleisten, dass Sie die Korrespondenz effizient, ohne Redundanz und auf eine Weise nutzen, die für Ihre Teams und Prozesse sinnvoll ist.

Einführung

Für eine erfolgreiche Einführung und Übernahme müssen die Teams bereit sein und mit der Nutzung der neuen Funktionen beginnen. Das bedeutet, dass die Leute sich der Funktionalität, ihrer Nutzungserwartungen und der Anlaufstelle für Hilfe und Feedback bewusst sein müssen!

Wichtige Hinweise
  • Sozialisieren. Stellen Sie sicher, dass die Projektteams die von Ihnen eingerichteten Korrespondenztypen kennen, und klären Sie die Erwartungen an die Verwendung der Korrespondenz. Machen Sie breit angelegte Ankündigungen und bieten Sie Gelegenheiten für Fragen und Antworten (idealerweise mehr als einmal). Aktualisieren Sie die Verfahrenshandbücher des Unternehmens entsprechend.
  • Schulung:Wenn Ihre Teams Schulungen zur Korrespondenz benötigen, verweisen Sie sie auf die Procore Support-Seite oder das In-App-Hilfesymbol, die Webinar-Seite oder wenden Sie sich an Ihren Procore-Ansprechpartner, um individuelle Schulungen anzufordern.
  • Sammeln Sie Feedback. Halten Sie eine offene Kommunikation mit den Projektteams aufrecht, damit Sie direkten Input dazu erhalten, was gut funktioniert oder wo Sie Anpassungen vornehmen sollten.
  • Verwenden Sie Berichte und Dashboards. Überwachen Sie die Anzahl und den Status von Korrespondenzen projektübergreifend, damit Sie Bereiche identifizieren können, um die Akzeptanz zu verbessern, Erwartungen zu klären oder Änderungen an Ihren Vorlagen vorzunehmen.