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Procore

Erste Schritte mit dem Korrespondenz-Tool

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Inhaltsverzeichnis

Übersicht

Einführung in das Korrespondenz-Tool

Das Korrespondenz-Tool ist so flexibel, dass Sie damit so gut wie jede Kommunikation verwalten können, die Sie außerhalb Ihrer E-Mail aufheben möchten, um sie stattdessen in Ihrem formellen Procore-System zu verwalten.

Im Folgenden finden Sie einige Ideen, was Sie mit dem Korrespondenz-Tool tun können, je nachdem, wie unsere aktuellen Kunden es verwenden.

gc-company.jpg
Generalunternehmer
  • Zusätzliche Arbeitsberechtigung/Arbeitsberechtigung für das Baugelände
  • Änderungsanforderung/Benachrichtigung
  • Anweisung zur Freigabe/Ankündigung der Freigabe
  • Fortschrittsanspruch
  • Anforderung der Sicherheitsdokumentation
  • Risikominderungsplan für Subunternehmer
  • Umfrageanfrage
gc-company.jpg
Bauherr/Bauleiter
  • Richtlinie ändern, Benachrichtigung ändern
  • Konfliktlösung
  • Abweichungsbericht (NCR), Reaktion und Überprüfung
  • Benachrichtigung über Nachbelastung
  • Genehmigungsantrag
  • Wöchentliche Statusaktualisierung des Projekts
gc-company.jpg
Fachunternehmer
  • Einschränkungen
  • Änderungsanforderung/Benachrichtigung
  • Lieferanfrage / Benachrichtigung
  • Zusätzliche Arbeitsberechtigung/Arbeitsberechtigung für das Baugelände
  • Materialbestellung
  • Verspätungsmitteilung / Mitteilung über mögliche Verspätung
  • Änderungsanforderung auf Unterebene
gc-company.jpg
Alle Unternehmen

Einrichten

Um das Korrespondenz-Tool für Ihre Projekte nutzen zu können, muss ein Unternehmensadministrator zunächst eine oder mehrere Korrespondenztypen auf Unternehmensebene erstellen. 

Für diejenigen, die keine Administratorrechte auf Unternehmensebene haben: Wenn Sie das Korrespondenz-Tool verwenden möchten, sprechen Sie mit dem Procore-Administrator Ihres Unternehmens und sehen Sie sich die obigen Listen an, um Ideen zu erhalten.

Schritte für Administratoren:

Das Korrespondenz-Tool unterscheidet sich von allen anderen Tools in Procore. Während die meisten Procore-Tools für einen bestimmten Geschäftsprozess gedacht sind, z.B. Rückfragen, und mit zugehörigen Feldsätzen vorgefertigt sind, so haben beispielsweise alle Rückfragen die Felder „Beauftragter“ und „Fälligkeitstermin“, steht Ihnen das Korrespondenz-Tool zur Konfiguration offen. Wenn Sie einen neuen Korrespondenztyp für Ihr Unternehmen einrichten, erstellen Sie im Wesentlichen ein „benutzerdefiniertes Procore-Tool“ von Grund auf, einschließlich der Entscheidung, welche Datenfelder damit verknüpft werden. Das bedeutet, dass einige anfängliche Einrichtungsschritte erforderlich sind.

Beachten Sie, dass Procore die folgenden vorgefertigten Vorlagen für Korrespondenztypen anbietet: 

  • Addendum
  • Bekanntmachung
  • Änderungsantrag
  • Kundenanweisung
  • Einschränkungen
  • Frühwarnhinweis
  • Fristverlängerung
  • Allgemeine Korrespondenz
  • Lehren
  • Briefe
  • Absichtserklärungen
  • Material-Anfrage
  • Plan zur Risikominderung
  • Benachrichtigung über Verspätung
  • Ankündigung der Freigabe
  • Benachrichtigung über Rückbelastung
  • Genehmigungsantrag
  • Projektanfrage
  • Identifizierung von Risiken
  • Unterweisung

Sie finden die vorgefertigten Vorlagen im Verwaltungstool auf Unternehmensebene. Siehe Vorlagenkorrespondenzart hinzufügen. Diese Vorlagen sind ein einfacher Einstieg in die Arbeit mit dem Korrespondenz-Tool. Wenn Sie dann bereit sind, Ihre eigenen Korrespondenztypen zu erstellen, folgen Sie den unten stehenden Schritten.

Im Folgenden werden die empfohlenen Schritte zur Einrichtung neuer Korrespondenztypen für Ihre Teams erläutert. Sie können mehrere Korrespondenztypen für Ihr Unternehmen erstellen - die folgenden Anweisungen führen Sie durch die Einrichtung von einem Korrespondenztyp. 

 

Erstellen Sie einen Korrespondenztyp

Wichtige Hinweise

  • Der Name, den Sie dem Korrespondenztyp geben, sollte seinen Verwendungszweck eindeutig beschreiben (einige Beispiele sind in den obigen Listen aufgeführt). Der Typ ist das Erste, was die Projektteams sehen, wenn sie eine neue Korrespondenz innerhalb eines Projekts starten. Wählen Sie also einen Namen für den Typ, den man erkennt und versteht.
    • Empfohlen - Definieren Sie ein Präfix im Namen des Korrespondenztyps, das von den Projektteams leicht verstanden und erkannt werden kann. Dies erleichtert es den Projektteams, den Korrespondenztyp schnell zu erkennen, wenn er im Plan-Markup verwendet oder mit anderen Tools verknüpft wird.
  • Berechtigungen werden auf der Ebene des Typs vergeben und sind vorlagenbasiert (normalerweise nach Rolle, innerhalb des Berechtigungstools auf Unternehmensebene). Überlegen Sie also, wer diesen Korrespondenztyp anzeigen und verwenden muss, und erstellen Sie separate Typen, um die Kommunikation mit unterschiedlichen Zielgruppen zu ermöglichen (z. B. wäre eine allgemeine Mitteilung an einen Subunternehmer ein anderer Typ als eine allgemeine Mitteilung an einen Eigentümer). Siehe Korrespondenz: Genehmigungen , um weitere Informationen zu erhalten.
  • Empfohlen – Wählen Sie beim Erstellen des Korrespondenztyps „standardmäßig privat“ aus. Da Korrespondenzberechtigungen rollenbasiert sind, stellt dieser Schritt sicher, dass nur bestimmte Parteien (z.B. ein bestimmter Subunternehmer) die ihnen zugewiesenen oder verteilten Korrespondenzen sehen können (und nicht alle Subunternehmer). (Umgekehrt, wenn die Absicht des Korrespondenztyps ist, Informationen an alle Mitglieder einer bestimmten Projektrolle [z.B. alle Subunternehmer] zu senden, sollten Sie die Option „standardmäßig privat“ deaktivieren.)
  • Der Korrespondenztyp wird auch in einer eigenen Zeile im Diagramm Projekte im Überblick auf der Projekt-Startseite angezeigt. Auf diese Weise können Sie den Postenstatus innerhalb jedes Korrespondenztyps leicht verfolgen.
  • Wenn Ihr Unternehmen ein benutzerdefiniertes Tool verwendet (das vom Procore Custom Solutions Team erstellt wurde), können Sie keine Korrespondenztypen haben, die den Namen des benutzerdefinierten Tools entsprechen. Wenn Sie einen Korrespondenztyp verwenden möchten, der bereits mit einem benutzerdefinierten Tool verknüpft ist, empfehlen wir Ihnen, den Namen des benutzerdefinierten Tools zu ändern.

Schritte

  1. Navigate to the Company level Admin tool. 
  2. Under 'Tool Settings', click Correspondence.
  3. Click the Types tab.
  4. Click + Create.
  5. In the 'Add Correspondence Type' window, select the Make New Custom Type button. 
    Note: See Add a Template Correspondence Type if you prefer to start from a template or your company's version of the Correspondence tool does not have the option to 'Make a New Custom Type'.
  6. Complete the following information for the new correspondence type:
    • Name: Enter a name for the correspondence type.
       Tip
      Based on the text you enter in the Name field, the system suggests similarly named template correspondence types that have not yet been added to your company's Procore account. You can select the button for a template correspondence type to finish populating the Name field and to automatically populate the Number Prefix field.
    • Number Prefix (Optional): Enter an alphanumeric prefix (up to 10 characters long) for the correspondence type.
    • Optional: Mark the Items are private by default checkbox if you want all items that are created under this correspondence type to be private by default.
    • Optional: Mark the Send Email Reminders for Overdue Items checkbox if you want Procore to send automatic email reminders to assignees when an item they are assigned to is overdue. Enabling or disabling this feature affects all projects that use this correspondence type. This is a global feature that cannot be configured for a single project.
  7. Click Add.
    The new correspondence type is created and a banner stating "The template was successfully added." appears. You are then redirected to the 'Edit Fieldset' page for the new correspondence type where you can update the fieldset and apply it to one or more projects (which will allow you to start creating and viewing correspondence items with the new correspondence type on those projects). See Create New Configurable Fieldsets.
     Tip

 

Erstellen und Anwenden eines Feldsatzes

Wichtige Hinweise

  • In diesem Schritt entscheiden Sie, welche Informationen (oder Datenfelder) diesem Korrespondenztyp zugeordnet werden. Die Felder, die Sie hinzufügen, bestimmen, welche Informationen die Projektteams „draußen“ sammeln, wenn sie diesen Korrespondenztyp in einem tatsächlichen Projekt verwenden. Benötigt dieser Korrespondenztyp beispielsweise einen Fälligkeitstermin, ein Anhangsfeld oder einen Ort, um die Auswirkungen auf Kosten zu dokumentieren? 
  • Sie können Felder als „erforderlich“ oder „optional“ markieren oder ganz ausblenden.
  • Sie können benutzerdefinierte Felder hinzufügen, um den Feldsatz weiter anzupassen.
  • Sie können für einen bestimmte Korrespondenztyp mehrere verschiedene Feldsätze erstellen, um den unterschiedlichen Datenanforderungen für verschiedene Projektarten gerecht zu werden.

Schritte

Nachdem Sie den Korrespondenztyp erstellt haben, können Sie die Erstellung des Feldsatzes für den Korrespondenztyp abschließen.

Aktualisieren der Feldsatz-Einstellungen

Beginnen Sie bei Schritt 6 unten:

  1. Navigate to the Company level Admin tool. 
  2. Under 'Tool Settings', click the tool you want to create configurable fieldsets for.
  3. Click the Fieldsets tab.
    admin-fieldsets-tab.png
    Note: Tools without other settings in the Company level Admin tool will open to this page automatically.
  4. Click Create Fieldset and if required, select the fieldset type.
  5. Enter a name for the fieldset, then click Create.
  6. On the 'Edit Fieldset' page, each field name has the following options:
    • Click the toggle to the ON icon-toggle-on.png position to make the field visible in the section.
      OR
      Click the toggle to the OFF icon-toggle-off.png position to hide the field in the section.
      Note: A icon-toggle-on2.png icon indicates that the field is visible by default and cannot be changed to hidden.
    • Mark the 'Required' checkbox to designate the field as required.
      OR
      Clear the 'Required' checkbox to designate the field as optional.
      Notes:
      • Fields without a checkbox are optional by default and cannot be changed to required.
      • A gray marked checkbox icon-checkbox-marked-grayed-out.png indicates that the field is required by default and cannot be changed to optional.
  7. Optional: If available, click Create Section to create a new section. See Create Custom Sections.
  8. Click Save.
  9. In the 'Apply changes to [#] project(s)?' window, click Assign Projects to add the fieldset to projects.
    • In the 'Assign Projects' window, mark the checkbox next to each project you want to apply the fieldset to and click Update.
    • In the 'Apply changes to [#] project(s)?' window, click Confirm.
  10. Optional: To set a fieldset as the default for new projects, click the icon-ellipsis-options-menu.png icon at the end of its row on the 'Fieldsets' tab and select Set as New Project Default.
     Note
    Projects created from a project template that includes fieldsets will inherit the fieldsets from the project template instead of your company's default fieldsets. See Configure a Project Template.
Optional: Hinzufügen eines benutzerdefinierten Feldes zum Feldsatz

Beginnen Sie bei Schritt 3 unten:

  1. Click the Fieldsets tab.
  2. Click Edit next to the fieldset you want to add the custom fields to.
    OR
    Click Create New to create a new fieldset. See Create New Configurable Fieldsets.
  3. Optional: Add the field to a custom section. See Create Custom Sections and What are custom sections and which Procore tools support them?
  4. Scroll toward the bottom of the page and click Add Custom Field.
  5. Click Create New.
  6. Complete the following information for the new field:
    • Field Name: Enter a name for the field.
    • Field Type: Select the type of field you want to create.
      Note: Some field types may not be available for all tools.

      Expand or Collapse Field Type Options 

      • Checkbox: The field will be a checkbox that can be marked or cleared.
      • Company: The field will be a drop-down menu that allows users to select a Company from the Project Directory.
      • Date: The field will allow the user to select a calendar date.
      • File Uploads: The field will allow attachments to be added from supported tools in Procore or the user's computer.
      • Location: The field will be a drop-down menu that allows users to select an existing location.
      • Multi Select: The field will be a drop-down menu that allows users to select multiple values.
      • Number: The field will allow a number value to be entered.
        Note: When a user enters a number into a 'Number' custom field with no decimal value or with two zeroes after a decimal point, PDF exports with the field will show a decimal value of .0 for the number. For example, if a user enters 123 or 123.00, the PDF export will show the number as 123.0.
      • Plain Text (Short): The field will be a free text field.
      • Project Directory User (Multi Select): The field will be a drop-down menu that allows users to select one or more users from the Project Directory.
      • Project Directory User (Single Select): The field will be a drop-down menu that allows users to select a user from the Project Directory.
      • Read Only Entry: The field will allow you to type a message, such as instructions, in the text box, which will be visible on an item.
      • Rich Text (Long): The field will be a rich text field that supports paragraphs to allow longer responses and bold, italic, and underlined text.
      • Single Select (Dropdown): The field will be a drop-down menu that allows users to select one value.
      • Tool User (Single Select): The field will be a drop-down menu that allows users to select a user with 'Read Only' or higher permissions to the tool.
      • Date / Time: The field will be a combination of a calendar menu and a time of day entry.
  7. For Multi Select and Single Select field types, complete the following steps to add options:
    1. Click Add Options.
    2. Enter the option in the field. 
    3. For each additional option needed, click Add Option and enter the option.
    4. Click Save Options.
    5. Click Done. 
  8. Click Create and the field will automatically be added to the bottom of the fieldset.
  9. Click the toggle to the ON icon-toggle-on.png position to make the custom field visible in the section, or click to the OFF icon-toggle-off.png position to hide the custom field.
  10. If the custom field should be required, mark the 'Required' checkbox. Otherwise, the field will be optional.
  11. Click Save.
  12. If the fieldset is already applied to one or more projects, click Apply to Existing.
    OR
    If you have just created a new fieldset, click Assign Projects and begin at step 3 of the Apply a Fieldset with Custom Fields to Projects section below.
  13. Optional: Click and drag on the reorder grip icon-reorder-grip.png icon to rearrange the order that the custom fields will appear on a fieldset.
    Note: Procore Standard fields cannot be reordered.
Optional: Fügen Sie dem Feldsatz einen benutzerdefinierten Abschnitt hinzu, um benutzerdefinierte Felder zu organisieren.

Beginnen Sie bei Schritt 5 unten:

  1. Navigate to the Company level Admin tool.
  2. Under 'Tool Settings', click the tool you want to create a custom section for.
  3. Click Fieldsets.
  4. Click Edit next to the fieldset you want to add a custom section to.
    OR
    Click Create New to create a new fieldset. See Create New Configurable Fieldsets.
  5. Click +Add Section.
  6. In the 'Add Section' window, enter a name for the section and click Add.
  7. To add one or more custom fields to the new custom section, click Add Custom Field under the custom section's name.
  8. Click Choose from Existing to add an existing custom field.
    OR
    Click Create New to create and add a new custom field. See Create Custom Fields Within a Fieldset.
  9. Repeat steps 5-8 to add more custom sections.
  10. Optional: To rearrange custom sections, follow these steps:
    • Hover your cursor next to the custom section until the grip icon icon-reorder-grip.png displays.
    • Click on the grip icon and drag the custom section above or below another custom section.
  11. Optional: To move a custom field to a different custom section, follow these steps:
    • Hover your cursor next to the custom field until the grip icon icon-reorder-grip.png displays.
    • Click on the grip icon and drag the custom field above the Add Custom Field button in the custom section you want to move it to.
  12. Click Save.
Beenden Sie die Erstellung Ihres Feldsatzes und wenden Sie ihn auf Projekte an

  1. Nachdem Sie dem Feldsatz ein oder mehrere benutzerdefinierte Felder hinzugefügt haben, klicken Sie auf Speichern.

  2. Im Fenster „Änderungen auf [#] Projekt(e) anwenden?“:
     Wichtig
    Das Korrespondenz-Tool wird erst dann in einem Projekt angezeigt, wenn mindestens ein Korrespondenztyp erstellt wurde und ein Feldsatz für mindestens einen Korrespondenztyp auf das Projekt angewendet wurde.
    • Klicken Sie auf Auf Bestehende anwenden, um Ihre Änderungen an dem Feldsatz bei Projekten zu speichern, auf die der Feldsatz bereits angewendet wird.
      ODER
    • Klicken Sie auf Projekte zuordnen, um den Feldsatz zu Projekten hinzuzufügen oder von Projekten zu entfernen.
      • Markieren Sie im Fenster „Projekte zuordnen“ das Kontrollkästchen neben jedem Projekt, auf das Sie den Feldsatz anwenden möchten, und klicken Sie auf Aktualisieren.
      • Klicken Sie im Fenster „Änderungen auf [#] Projekt(e) anwenden?“ auf Bestätigen.
  3. Wahlfrei: Um einen Feldsatz als Standard für neue Projekte festzulegen, klicken Sie auf das icon-ellipsis-options-menu.png Symbol am Ende der entsprechenden Zeile auf der Registerkarte "Feldsätze" und wählen Sie Als neuen Projektstandard festlegen.

Berechtigungen anpassen

Wichtige Hinweise

  • Die Berechtigungseinstellungen für die Korrespondenz sind vorlagenbasiert (in der Regel je nach Rolle) und werden im Tool Berechtigungen des Unternehmens verwaltet.
  • Jeder Korrespondenztyp erhält seine eigenen Berechtigungen, genau wie jedes andere Procore-Tool. Zu den Berechtigungseinstellungen gehören Keine, Nur Lesen, Standard, Admin und granulare Berechtigungen.

Schritte

  1. Rufen Sie das Tool Berechtigungen des Unternehmens auf.
  2. Klicken Sie auf die Registerkarte Vorlagen für Projektberechtigungen.
  3. Klicken Sie auf Aktionen neben der Vorlage, für die Sie granulare Berechtigungen erteilen möchten, und wählen Sie Vorlage bearbeiten.
  4. Scrollen Sie zum Abschnitt „Korrespondenztypen & Benutzerdefinierte Tools“.
  5. Wählen Sie die Schaltfläche in der Spalte Keine, Nur Lesen, Standard oder Administration in der Zeile für jeden Korrespondenztyp.
  6. Klicken Sie auf das Symbol mit der spitzen Klammer >, um das Menü mit den granularen Berechtigungen für jeden Korrespondenztyp zu öffnen oder zu schließen.
    Hinweis: Dieses Symbol wird nur angezeigt, wenn die Schaltfläche für Nur Lesen oder Standard ausgewählt ist.
  7. Markieren Sie das Kontrollkästchen „ALLE EINSCHALTEN“, um alle granularen Berechtigungen des Korrespondenz-Tools in der Berechtigungsvorlage zu aktivieren.
    Hinweis: Der Name dieses Kontrollkästchens ändert sich in „ALLE AUSSCHALTEN“, wenn alle granularen Berechtigungen des Korrespondenz-Tools aktiviert sind.
    ODER
    Markieren Sie das Kontrollkästchen für jede granulare Berechtigung, die Sie in der Berechtigungsvorlage aktivieren möchten.
 Important
Granular permissions for the project's Correspondence tool can be granted for each of your company's correspondence types individually, rather than a tool-wide basis. For information about creating correspondence types, see Create a New Correspondence Type.
Granular Permission Name Granular Permission Description
Create Item Grants users the privilege to create a correspondence item.
Note: Since users with 'Standard' level permissions on a correspondence type can create correspondence items, the 'Create Item' granular permission cannot be unchecked while 'Standard' is selected for the correspondence type on the permissions template.
Respond to Items They Are On Grants users the privilege to respond to correspondence items that they are added to the item's 'Assignee' field, 'Received From' field, or 'Distribution' list.
Note: Since users with 'Standard' level permissions on a correspondence type can respond to correspondence items they are on, the 'Respond to Items They Are On' granular permission cannot be unchecked while 'Standard' is selected for the correspondence type on the permissions template.

Edit Open Items They Created

 

 Grants users the privilege to edit 'Open' correspondence items that they created.
Note: Since users with 'Standard' level permissions on a correspondence type can edit 'Open' correspondence items they created, the 'Edit Open Items They Created' granular permission cannot be unchecked while 'Standard' is selected for the correspondence type on the permissions template.

Important: This granular permission is not available for accounts with the 'non-editable" setting turned on at the company level. 
Respond to Items Accessible to Users within Same Company Grants users the privilege to respond to correspondence items that are accessible to another user within their same company. Users with this granular permission cannot view 'Private' correspondence items unless they have also been granted the 'View Private Items Accessible to Users within Same Company' granular permission.
View Private Items Accessible to Users within Same Company Grants users the privilege to view 'Private' correspondence items that are accessible to another user within their same company.
  1. Klicken Sie auf Speichern.

Advan konfigurieren

Konfigurieren erweiterter Einstellungen in einem Projekt

Es gibt zusätzliche Einstellungen, die Sie für jeden Korrespondenztyp auf Projektebene konfigurieren können. Sie können diese Einstellungen verwenden, um:

  • E-Mail-Erinnerungen für überfällige Posten zu aktivieren
  • Eine Standard-Verteilerliste zu definieren
  • Fälligkeitstermine für automatisierte Antworten festzulegen
  • Eine Standardbeschreibung hinzuzufügen

Schritte

Tab Settings

  1. Navigate to the project's Correspondence tool.
  2. Click the Configure Settings icons-settings-gear.png icon and select the correspondence type you want to configure settings for.
  3. Click Tab Settings in the sidebar.
  4. Complete the following as necessary for your project:
    Note: Users who create or edit a correspondence item using this correspondence type can change the Distribution, Due Date, and Description fields for individual items.
    • Default Distribution: Select one or more users or distribution groups from the drop-down menu. Click the icon-delete-x.png icon next to a user's name if you want to remove them from this list.
      Note: Users must have 'Read Only' level permissions or higher on the correspondence type to be added to this list. See Grant Granular Permissions in a Project Permissions Template.
    • Responses will be due: Enter a number for the default working days after which a response will be due.
    • Default Description: Enter a default description to add to items created using this correspondence type.
    • Email Settings: Mark or clear the checkboxes under each user role to determine who will receive the email notifications for each Email Event. See Who receives correspondence item emails and push notifications? for more information.
      Note: Some email settings are configured on the Company level and affect all projects. For example, the checkbox 'Send Email Reminders for Overdue Items' is described in Create a New Correspondence Type.
       Important
      If a custom Correspondence self-serve workflow is used on a project, correspondence item email notifications for that project are managed through the workflow configuration settings instead. See What email notifications are sent from workflows? 
  5. Click Update to save your changes.

Project level Correspondence tool settings WITHOUT Workflow settings section.png

Permissions Table 

  1. Navigate to the project's Correspondence tool.
  2. Click the Configure Settings icons-settings-gear.png icon and select the correspondence type you want to view user permissions for.
  3. Click Permissions Table in the sidebar.
    The User Permissions table displays for the correspondence type.
    • The green checkmark green-check.png icon indicates the permission level the user has been granted on the correspondence type: 'None', 'Read Only', 'Standard', or 'Admin'.
    • The red red-x.png icon indicates which permission levels are not assigned to the user.
    • The gray icon-permissions-admin-x.png icon indicates which permission levels are not assigned to the user and cannot currently be changed since the user has been assigned a project permissions template. To change their permissions in the Project level Directory tool, see Change a User's Permissions in the Project Directory.
       Tip
      See User Permissions Matrix - Web and User Permission Matrix - Mobile for more information about the different actions that can be performed by users with the permission level you select.
  4. To change a user's permission level on the correspondence type when they do not have a project permissions template assigned, click the red red-x.png icon for the permission level you want to grant to the user.
    The red red-x.png icon is replaced with green checkmark green-check.png icon and the user's permission level to the correspondence type is automatically saved.

 

 

Best Practices

Planung

Da die Korrespondenz so flexibel ist, ist es wichtig, im Voraus einen umfassenden Plan zu haben, damit Sie sicherstellen können, dass Sie diese auf effiziente Weise verwenden, um den Anforderungen Ihres Teams am besten zu entsprechen.

Wichtige Hinweise
  1. Befragung interner Stakeholder. Sie können mehrere Korrespondenztypen erstellen - stellen Sie sicher, dass Sie die Meinung der Teams dazu eingeholt haben, welche für ihre Projekte am wichtigsten oder nützlichsten sind.
  2. Identifizieren passgenauer Prozesse. Wenn Sie für einen bestimmten Prozess die folgenden Fragen mit „Ja“ beantworten, passt die Korrespondenz wahrscheinlich gut. 
    • Basiert dieser Prozess auf dem Austausch von Informationen und der Kommunikation mit anderen Stakeholdern? Müssen Stakeholder dafür verantwortlich sein, diese Informationen zu erhalten oder darauf zu reagieren?
    • Wird dieser Prozess derzeit per E-Mail oder sogar Telefon/SMS abgewickelt?
    • Würde es Ihrem Unternehmen nützen, die Kommunikation rund um diesen Prozess zu formalisieren und zu zentralisieren? 
    • Besteht das Risiko von Zeit- oder Geldverlust, wenn dieser Vorgang nicht ordnungsgemäß verfolgt oder aufgezeichnet wird? 
    • Verfügen Sie über vorhandene Vorlagen, die Sie für diesen Prozess verwenden?
    • Führen Sie diesen Prozess derzeit außerhalb von Procore oder in einem der benutzerdefinierten Tools von Procore durch? 
    • Muss dieser Prozess mit Rückfragen und Änderungen verknüpft werden, um eine vollständige Nachverfolgung und Durchführung zu ermöglichen?
    • Würde dieser Prozess von einer Verknüpfung mit einem Plan-Markup profitieren?
  3. Bewerten Sie das große Ganze. Entwerfen Sie Ihren Plan für Korrespondenztypen und die zugehörigen Daten, um zu gewährleisten, dass Sie die Korrespondenz effizient, ohne Redundanz und auf eine Weise nutzen, die für Ihre Teams und Prozesse sinnvoll ist.

Einführung

Für eine erfolgreiche Einführung und Übernahme müssen die Teams bereit sein und mit der Nutzung der neuen Funktionen beginnen. Das bedeutet, dass die Leute sich der Funktionalität, ihrer Nutzungserwartungen und der Anlaufstelle für Hilfe und Feedback bewusst sein müssen!

Wichtige Hinweise
  • Sozialisieren. Stellen Sie sicher, dass die Projektteams die von Ihnen eingerichteten Korrespondenztypen kennen, und klären Sie die Erwartungen an die Verwendung der Korrespondenz. Machen Sie breit angelegte Ankündigungen und bieten Sie Gelegenheiten für Fragen und Antworten (idealerweise mehr als einmal). Aktualisieren Sie die Verfahrenshandbücher des Unternehmens entsprechend.
  • Zug. Wenn Ihre Teams eine Schulung zum Thema Korrespondenz benötigen, verweisen Sie sie auf die Procore-Support-Site Korrespondenz oder das In-App-Hilfesymbol oderdie Webinar-Seite oder wenden Sie sich an Ihren Procore-Ansprechpartner , um eine individuelle Schulung anzufordern.
  • Sammeln Sie Feedback. Halten Sie eine offene Kommunikation mit den Projektteams aufrecht, damit Sie direkten Input dazu erhalten, was gut funktioniert oder wo Sie Anpassungen vornehmen sollten.
  • Verwenden Sie Berichte und Dashboards. Überwachen Sie die Anzahl und den Status von Korrespondenzen projektübergreifend, damit Sie Bereiche identifizieren können, um die Akzeptanz zu verbessern, Erwartungen zu klären oder Änderungen an Ihren Vorlagen vorzunehmen.