Erste Schritte mit dem Korrespondenz-Tool

Schritte für Administratoren:

Das Korrespondenz-Tool unterscheidet sich von allen anderen Tools in Procore. Während die meisten Procore-Tools für einen bestimmten Geschäftsprozess gedacht sind, z.B. Rückfragen, und mit zugehörigen Feldsätzen vorgefertigt sind, so haben beispielsweise alle Rückfragen die Felder „Beauftragter“ und „Fälligkeitstermin“, steht Ihnen das Korrespondenz-Tool zur Konfiguration offen. Wenn Sie einen neuen Korrespondenztyp für Ihr Unternehmen einrichten, erstellen Sie im Wesentlichen ein „benutzerdefiniertes Procore-Tool“ von Grund auf, einschließlich der Entscheidung, welche Datenfelder damit verknüpft werden. Das bedeutet, dass einige anfängliche Einrichtungsschritte erforderlich sind.

Beachten Sie, dass Procore die folgenden vorgefertigten Vorlagen für Korrespondenztypen anbietet: 

• Addendum
• Bekanntmachung
• Antrag auf Änderung
• Kundenanweisung
• Einschränkungen
• Frühwarnmeldung
• Fristverlängerung
• Allgemeine Korrespondenz
• Gelernte Lektionen
• Briefe
• Absichtserklärungen
• Anforderung von Material
• Plan zur Risikominderung
• Ankündigung der Verzögerung
• Ankündigung der Freigabe
• Benachrichtigung über Nachberechnung
• Antrag auf Erlaubnis
• Projekt-Anfrage
• Identifizierung von Risiken
• Unterweisung

Sie finden die vorgefertigten Vorlagen im Verwaltungstool auf Unternehmensebene. Siehe Vorlagenkorrespondenzart hinzufügen. Diese Vorlagen sind ein einfacher Einstieg in die Arbeit mit dem Korrespondenz-Tool. Wenn Sie dann bereit sind, Ihre eigenen Korrespondenztypen zu erstellen, folgen Sie den unten stehenden Schritten.

Im Folgenden werden die empfohlenen Schritte zur Einrichtung neuer Korrespondenztypen für Ihre Teams erläutert. Sie können mehrere Korrespondenztypen für Ihr Unternehmen erstellen - die folgenden Anweisungen führen Sie durch die Einrichtung von einem Korrespondenztyp. 

• Erstellen Sie einen Korrespondenztyp
• Erstellen und Anwenden eines Feldsatzes
• Berechtigungen anpassen
• Konfigurieren Sie die erweiterten Einstellungen in Project

Wichtige Hinweise

• Der Name, den Sie dem Korrespondenztyp geben, sollte seinen Verwendungszweck eindeutig beschreiben (einige Beispiele sind in den obigen Listen aufgeführt). Der Typ ist das Erste, was die Projektteams sehen, wenn sie eine neue Korrespondenz innerhalb eines Projekts starten. Wählen Sie also einen Namen für den Typ, den man erkennt und versteht.
  • Empfohlen - Definieren Sie ein Präfix im Namen des Korrespondenztyps, das von den Projektteams leicht verstanden und erkannt werden kann. Dies erleichtert es den Projektteams, den Korrespondenztyp schnell zu erkennen, wenn er im Plan-Markup verwendet oder mit anderen Tools verknüpft wird.
• Berechtigungen werden auf der Ebene des Typs vergeben und sind vorlagenbasiert (normalerweise nach Rolle, innerhalb des Berechtigungstools auf Unternehmensebene).Überlegen Sie also, wer diese Korrespondenzart anzeigen und verwenden muss, und erstellen Sie separate Arten, um die Kommunikation mit unterschiedlichen Zielgruppen zu ermöglichen (z. B. wäre eine allgemeine Mitteilung an einen Subunternehmer eine andere, separate Art als eine allgemeine Mitteilung an einen Auftraggeber).Siehe Korrespondenz: Genehmigungen, um weitere Informationen zu erhalten.
• Empfohlen – Wählen Sie beim Erstellen des Korrespondenztyps „standardmäßig privat“ aus. Da Korrespondenzberechtigungen rollenbasiert sind, stellt dieser Schritt sicher, dass nur bestimmte Parteien (z.B. ein bestimmter Subunternehmer) die ihnen zugewiesenen oder verteilten Korrespondenzen sehen können (und nicht alle Subunternehmer). (Umgekehrt, wenn die Absicht des Korrespondenztyps ist, Informationen an alle Mitglieder einer bestimmten Projektrolle [z.B. alle Subunternehmer] zu senden, sollten Sie die Option „standardmäßig privat“ deaktivieren.)
• Der Korrespondenztyp wird auch in einer eigenen Zeile im Diagramm Projekte im Überblick auf der Projekt-Startseite angezeigt. Auf diese Weise können Sie den Postenstatus innerhalb jedes Korrespondenztyps leicht verfolgen.
• Wenn Ihr Unternehmen ein benutzerdefiniertes Tool verwendet (das vom Procore Custom Solutions Team erstellt wurde), können Sie keine Korrespondenztypen haben, die den Namen des benutzerdefinierten Tools entsprechen. Wenn Sie einen Korrespondenztyp verwenden möchten, der bereits mit einem benutzerdefinierten Tool verknüpft ist, empfehlen wir Ihnen, den Namen des benutzerdefinierten Tools zu ändern.

Schritte

Wichtige Hinweise

• In diesem Schritt entscheiden Sie, welche Informationen (oder Datenfelder) diesem Korrespondenztyp zugeordnet werden. Die Felder, die Sie hinzufügen, bestimmen, welche Informationen die Projektteams „draußen“ sammeln, wenn sie diesen Korrespondenztyp in einem tatsächlichen Projekt verwenden. Benötigt dieser Korrespondenztyp beispielsweise einen Fälligkeitstermin, ein Anhangsfeld oder einen Ort, um die Auswirkungen auf Kosten zu dokumentieren? 
• Sie können Felder als „erforderlich“ oder „optional“ markieren oder ganz ausblenden.
• Sie können benutzerdefinierte Felder hinzufügen, um den Feldsatz weiter anzupassen.
• Sie können für einen bestimmte Korrespondenztyp mehrere verschiedene Feldsätze erstellen, um den unterschiedlichen Datenanforderungen für verschiedene Projektarten gerecht zu werden.

Schritte

Nachdem Sie den Korrespondenztyp erstellt haben, können Sie die Erstellung des Feldsatzes für den Korrespondenztyp abschließen.

Wichtige Hinweise

• Die Berechtigungseinstellungen für die Korrespondenz sind vorlagenbasiert (in der Regel je nach Rolle) und werden im Tool Berechtigungen des Unternehmens verwaltet.
• Jeder Korrespondenztyp erhält seine eigenen Berechtigungen, genau wie jedes andere Procore-Tool. Zu den Berechtigungseinstellungen gehören Keine, Nur Lesen, Standard, Admin und granulare Berechtigungen.

Schritte

1. Rufen Sie das Tool Berechtigungen des Unternehmens auf.
2. Klicken Sie auf die Registerkarte Vorlagen für Projektberechtigungen.
3. Klicken Sie auf Aktionen neben der Vorlage, für die Sie granulare Berechtigungen erteilen möchten, und wählen Sie Vorlage bearbeiten.
4. Scrollen Sie zum Abschnitt „Korrespondenztypen & Benutzerdefinierte Tools“.
5. Wählen Sie die Schaltfläche in der Spalte Keine, Nur Lesen, Standard oder Administration in der Zeile für jeden Korrespondenztyp.
6. Klicken Sie auf das Symbol mit der spitzen Klammer >, um das Menü mit den granularen Berechtigungen für jeden Korrespondenztyp zu öffnen oder zu schließen.
   Hinweis: Dieses Symbol wird nur angezeigt, wenn die Schaltfläche für Nur Lesen oder Standard ausgewählt ist.
7. Markieren Sie das Kontrollkästchen „ALLE EINSCHALTEN“, um alle granularen Berechtigungen des Korrespondenz-Tools in der Berechtigungsvorlage zu aktivieren.
   Hinweis: Der Name dieses Kontrollkästchens ändert sich in „ALLE AUSSCHALTEN“, wenn alle granularen Berechtigungen des Korrespondenz-Tools aktiviert sind.
   ODER
   Markieren Sie das Kontrollkästchen für jede granulare Berechtigung, die Sie in der Berechtigungsvorlage aktivieren möchten.

8. Klicken Sie auf Speichern.

Schritte

Planung

Da die Korrespondenz so flexibel ist, ist es wichtig, im Voraus einen umfassenden Plan zu haben, damit Sie sicherstellen können, dass Sie diese auf effiziente Weise verwenden, um den Anforderungen Ihres Teams am besten zu entsprechen.

Einführung

Für eine erfolgreiche Einführung und Übernahme müssen die Teams bereit sein und mit der Nutzung der neuen Funktionen beginnen. Das bedeutet, dass die Leute sich der Funktionalität, ihrer Nutzungserwartungen und der Anlaufstelle für Hilfe und Feedback bewusst sein müssen!