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Procore

Einen Korrespondenzposten erstellen

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Ziel

Eine allgemeine Korrespondenz mit dem Korrespondenz-Tool erstellen.

Hintergrund

Mit dem Korrespondenz-Tool können Sie einen Korrespondenzposten erstellen, der auf einer bestimmten Korrespondenzart basiert, beispielsweise eine Allgemeine Korrespondenz. In diesem Artikel wird Allgemeine Korrespondenz als Korrespondenzart für das Tutorial zum Erstellen von Korrespondenzposten verwendet. Sie können jedoch den Namen ‚Allgemeine Korrespondenz‘ in diesem Tutorial durch jede andere Korrespondenzart ersetzen, die Sie erstellen, um zu erfahren, wie Sie einen Korrespondenzposten für diese Korrespondenzart erstellen. Darüber hinaus können Sie eine Korrespondenz auf privat setzen, um die Anzahl der Mitarbeiter zu begrenzen, die Zugriff auf eine Korrespondenz haben.

Wichtige Hinweise

  • Erforderliche Benutzerberechtigungen:
    • Berechtigungen der Stufe "Standard" oder höher für die Korrespondenzart des Objekts.
      ODER
    • Berechtigungen der Stufe 'Nur Lesen' für den Korrespondenztyp des Artikels mit der granularen Berechtigung 'Artikel erstellen' in Ihrer Berechtigungsvorlage aktiviert.
  • Unterschiede für Elemente, auf die ein Workflow angewendet wurde, sobald sie erstellt und ausgegeben wurden:
    • "Status":  Schreibgeschütztes Feld, das automatisch mit Informationen aus dem Workflow ausgefüllt wird.
    • "Fälligkeitsdatum":  Schreibgeschütztes Feld, das automatisch mit vom Workflow festgelegten Daten ausgefüllt wird und einen Namen in "Fälligkeitsdatum des aktuellen Schritts" hat .
    • "Beauftragte":  Schreibgeschütztes Feld, das automatisch mit dem Benutzer ausgefüllt wird, der dem aktuellen Schritt zugewiesen ist, wie vom Workflow festgelegt. Der Name des Feldes ändert sich in  "Beauftragter des aktuellen Schritts", aber das Feld "Beauftragte" bleibt ein berichtsfähiges, einzelnes Feld, in dem alle Beauftragten im gesamten Workflow aufgelistet sind. 
    • "Verteilungsmitglied":  Alle Verteilungsmitglieder in der Workflow-Vorlage werden hier automatisch ausgefüllt und können nicht mehr entfernt werden, sobald der Workflow eingeleitet wurde. Die manuelle Auswahl zusätzlicher Verteilungsmitglieder ist für den Korrespondenzposten zulässig , und diese können auf Wunsch entfernt werden. Benachrichtigungen werden nur an Mitglieder auf der workflow Verteilerlistegesendet, nicht an den Korrespondenzposten Verteilerliste.

Voraussetzungen

Schritte

  1. Navigieren Sie zum Korrespondenz-Tool des Projekts.
  2. Klicken Sie auf + Erstellen und wählen Sie aus der Dropdown-Liste Allgemeine Korrespondenz.
  3. Füllen Sie auf der Seite Neue allgemeine Korrespondenz das Formular mit den gewünschten Informationen aus.
    Hinweis: Ein Sternchen (*) kennzeichnet ein Pflichtfeld. 
    • Nummer: Dies ist die eindeutige Nummer zur Identifizierung dieses Korrespondenzpostens. Das Präfix und die Nummer werden in der Korrespondenz in der Listenansicht angezeigt, wenn sie mit anderen Tools verknüpft sind, sowie an jedem anderen Ort, an dem der Korrespondenzposten aufgeführt ist.
    • *Status: Wählen Sie eine der folgenden Optionen:
      Anmerkung: Wenn ein Workflow auf den Korrespondenzposten angewendet wird, steuert die Workflow-Vorlage den Status,  sobald der Posten erstellt und ausgestellt wurde. 
      • Offen: Die Korrespondenz ist offen.
      • Geschlossen Erfolgreich: Die Korrespondenz ist abgeschlossen und war erfolgreich. 
      • Geschlossen erfolglos: Die Korrespondenz ist geschlossen und war nicht erfolgreich oder wurde nicht genehmigt. 
      • Benutzerdefinierter Status: Sie können einen benutzerdefinierten Status auswählen, falls ein solcher erstellt wurde. Siehe Benutzerdefinierte Status für Korrespondenztypen verwalten.
    • Betreff: Der Betreff ist ein Titel des Korrespondenzpostens, der in der Korrespondenz in der Listenansicht angezeigt wird, wenn sie mit anderen Tools verknüpft ist, sowie an jedem anderen Ort, an dem der Korrespondenzposten aufgeführt ist. 
    • Privat: Wählen Sie Privat, um die Korrespondenz privat zu halten. Private Korrespondenzen sind nur für den Ersteller der Korrespondenz, den unter Empfangen von aufgelisteten Benutzer, die unter Empfänger aufgelisteten Benutzer, die unter Verteilung aufgelisteten Benutzer und Benutzer mit Berechtigungen auf Administratorebene auf Unternehmens- oder Projektebene sichtbar.
       Hinweis
      • Benutzer, die denselben Unternehmen wie die im Posten aufgeführten Benutzer angehören, können auch private Posten anzeigen, wenn für den Typ Allgemeine Korrespondenz die granulare Berechtigung ‚Private Posten anzeigen, die für Benutzer innerhalb desselben Unternehmens zugänglich sind‘ aktiviert ist.
      • Wenden Sie sich an Ihren Procore-Ansprechpartner, wenn Sie möchten, dass private Korrespondenzposten von Benutzern mit ‚Admin'-Berechtigungen auf Unternehmens- oder Projektebene ausgeblendet werden, um zu gewährleisten, dass sie private Posten nur anzeigen oder beantworten können, wenn dies ausdrücklich im Korrespondenzposten enthalten. (Wenn Ihr Unternehmen in Australien oder Neuseeland ansässig ist, wird diese zusätzliche Datenschutzstufe standardmäßig aktiviert).
      • Über die Registerkarte ‚Berechtigungen‘ können Sie beim Anzeigen eines Korrespondenzpostens jederzeit sehen, wer Berechtigungen für private Posten hat.
    • Erfüllungsgehilfen: Weisen Sie die Verantwortung für die Beantwortung einer allgemeinen Korrespondenz einem oder mehreren Mitgliedern des Projektteams unter den Benutzern im Adressbuch zu. Fügen Sie der Verteilerliste Benutzer mit der Berechtigungsstufe "Schreibgeschützt" oder höher hinzu. Je nach Berechtigungsstufe des Benutzers kann dieser auf die Korrespondenz antworten.
      Anmerkung: Wenn ein Workflow auf den Korrespondenzposten angewendet wird, wird dieses Feld durch "Beauftragter des aktuellen Schritts" ersetzt und ist schreibgeschützt. 
    • Es ist an der Zeit Datum:  Geben Sie ein Datum ein oder wählen Sie ein Datum aus dem Kalender aus, an dem die Antwort fällig sein soll.
      Anmerkung: Wenn ein Workflow auf den Korrespondenzposten angewendet wird, ändert sich dieses Feld in 'Fälligkeitsdatum des aktuellen Schritts' und ist  schreibgeschützt.
    • Erhalten von: Fügen Sie die Person hinzu, von der der Korrespondenzposten stammt.  
    • Verteilungsmitglied: Fügen Sie der Verteilerliste Benutzer mit der Berechtigung "Nur Lesen" oder höher hinzu. Je nach Berechtigungsstufe des Benutzers kann dieser auf die Korrespondenz antworten, ähnlich wie im CC-Feld einer E-Mail.
      Anmerkung: Wenn ein Workflow angewendet wird, werden alle Verteilungsmitglieder in der Workflow-Vorlage automatisch hier ausgefüllt und können nicht entfernt werden, sobald der Korrespondenzposten ausgestellt wurde. Manuelles Hinzufügen (oder Entfernen) zusätzlicher Verteilungsmitglieder für den Korrespondenzposten , um ihnen den Zugriff auf Posten zu ermöglichen. Benachrichtigungen werden jedoch nur an Mitglieder auf der workflow Verteilerlistegesendet, nicht an die Verteilerliste der Korrespondenzposten.
    • *Auswirkungen auf den Zeitplan: Wählen Sie aus, ob der Betreff dieser Korrespondenz den Zeitplan beeinflusst oder beeinflussen soll.
      • "Ja": Der Zeitplan wird in bekannter Weise beeinflusst. 
      • "Ja (unbekannt)": Ja, der Zeitplan ist betroffen, aber die Details oder das Ausmaß der Auswirkungen sind noch nicht bekannt. 
      • "Nein": Der Zeitplan ist davon nicht betroffen.
      • "TBD": Noch zu bestimmen. Sie sind sich nicht sicher, ob der Zeitplan betroffen sein wird oder nicht. 
      • 'N/A': Der Zeitplan ist für diese Korrespondenzposition nicht relevant. 
    • Teiljob: Wählen Sie einen Teilauftrag aus, der mit dem Korrespondenzposten verbunden werden soll. 
    • Kostenschlüssel: Wählen Sie einen Kostenschlüssel aus, der dem Korrespondenzposten zugewiesen werden soll. 
    • Trades: Wählen Sie einen oder mehrere Gewerke aus, die mit dem Korrespondenzposten verknüpft werden sollen.
    • Ort: Wählen Sie aus der Dropdown-Liste den Ort aus, der sich auf die Korrespondenz bezieht. 
      Anmerkung: Wenn Procore so konfiguriert ist, dass Benutzer Standorte erstellen können (siehe Benutzern das Erstellen von Standorten innerhalb eines Tools erlauben oder verbieten), können Sie am Ende der Liste auf Neuen Standort hinzufügen klicken . 
    • Beschreibung: Geben Sie Einzelheiten über die allgemeine Korrespondenz an, die Sie übermitteln möchten.
    • Anlagen: Fügen Sie die entsprechenden Dateien bei, die Sie Ihrer Mitteilung über diese Allgemeine Korrespondenz beifügen möchten. Der Anhang für jeden Korrespondenzposten beträgt maximal 2.500 Dateien. Anlagen, die in den Antworten auf die Korrespondenz enthalten sind, werden nicht auf diesen Höchstbetrag angerechnet. Siehe Welche Dateitypen und -formate werden vom Unified Attachment Viewer unterstützt?
  4. Klicken Sie auf eine dieser Schaltflächen:
    • Als Entwurf speichern: Wenn Sie Ihre Arbeit in einer Entwurfsversion speichern möchten, die zu einem späteren Zeitpunkt an die in der allgemeinen Korrespondenz aufgeführten Benutzer ausgegeben werden kann, klicken Sie auf diese Schaltfläche.
      ODER
    • Erstellen und Ausstellen: Wenn Sie diese Korrespondenz an die in der Allgemeinen Korrespondenz aufgeführten Benutzer ausgeben möchten, die per E-Mail benachrichtigt werden sollen, klicken Sie auf diese Schaltfläche.
      Anmerkung: Wenn ein Workflow auf den Korrespondenzposten angewendet wird, werden Sie aufgefordert, das Verständnis zu bestätigen,  dass das Anlegen des Postens automatisch den Start des zugewiesenen Workflows auslöst.