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Procore

Einen Korrespondenzposten erstellen

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Ziel

Eine allgemeine Korrespondenz mit dem Korrespondenz-Tool erstellen.

Hintergrund

Mit dem Korrespondenz-Tool können Sie einen Korrespondenzposten erstellen, der auf einer bestimmten Korrespondenzart basiert, beispielsweise eine Allgemeine Korrespondenz. In diesem Artikel wird Allgemeine Korrespondenz als Korrespondenzart für das Tutorial zum Erstellen von Korrespondenzposten verwendet. Sie können jedoch den Namen ‚Allgemeine Korrespondenz‘ in diesem Tutorial durch jede andere Korrespondenzart ersetzen, die Sie erstellen, um zu erfahren, wie Sie einen Korrespondenzposten für diese Korrespondenzart erstellen. Darüber hinaus können Sie eine Korrespondenz auf privat setzen, um die Anzahl der Mitarbeiter zu begrenzen, die Zugriff auf eine Korrespondenz haben.

Wichtige Hinweise

  • Erforderliche Benutzerberechtigungen:
    • Berechtigungen der Stufe "Standard" oder höher für die Korrespondenzart des Objekts.
      ODER
    • Berechtigungen der Stufe 'Nur Lesen' für den Korrespondenztyp des Artikels mit der granularen Berechtigung 'Artikel erstellen' in Ihrer Berechtigungsvorlage aktiviert.

Voraussetzungen

Schritte

  1. Navigieren Sie zum Korrespondenz-Tool des Projekts.
  2. Klicken Sie auf + Erstellen und wählen Sie aus der Dropdown-Liste Allgemeine Korrespondenz.
  3. Füllen Sie auf der Seite Neue allgemeine Korrespondenz das Formular mit den gewünschten Informationen aus.
    Hinweis: Ein Sternchen (*) kennzeichnet ein Pflichtfeld. 
    • Nummer: Dies ist die eindeutige Nummer zur Identifizierung dieses Korrespondenzpostens. Das Präfix und die Nummer werden in der Korrespondenz in der Listenansicht angezeigt, wenn sie mit anderen Tools verknüpft sind, sowie an jedem anderen Ort, an dem der Korrespondenzposten aufgeführt ist.
    • *Status: Wählen Sie eine der folgenden Optionen:
      • Abgeschlossen: Die Korrespondenz wurde abgeschlossen.
      • Offen: Die Korrespondenz ist offen.
      • Benutzerdefinierter Status: Sie können einen benutzerdefinierten Status auswählen. Siehe Erweiterte Einstellungen konfigurieren: Korrespondenz.
        Hinweis: Sie können keine Elemente im Status Entwurf auswählen.
    • Betreff: Der Betreff ist ein Titel des Korrespondenzpostens, der in der Korrespondenz in der Listenansicht angezeigt wird, wenn sie mit anderen Tools verknüpft ist, sowie an jedem anderen Ort, an dem der Korrespondenzposten aufgeführt ist. 
    • Privat: Wählen Sie Privat, um die Korrespondenz privat zu halten. Private Korrespondenzen sind nur für den Ersteller der Korrespondenz, den unter Empfangen von aufgelisteten Benutzer, die unter Empfänger aufgelisteten Benutzer, die unter Verteilung aufgelisteten Benutzer und Benutzer mit Berechtigungen auf Administratorebene auf Unternehmens- oder Projektebene sichtbar.
       Hinweis
      • Benutzer, die denselben Unternehmen wie die im Posten aufgeführten Benutzer angehören, können auch private Posten anzeigen, wenn für den Typ Allgemeine Korrespondenz die granulare Berechtigung ‚Private Posten anzeigen, die für Benutzer innerhalb desselben Unternehmens zugänglich sind‘ aktiviert ist.
      • Wenden Sie sich an Ihren Procore-Ansprechpartner, wenn Sie möchten, dass private Korrespondenzposten von Benutzern mit ‚Admin'-Berechtigungen auf Unternehmens- oder Projektebene ausgeblendet werden, um zu gewährleisten, dass sie private Posten nur anzeigen oder beantworten können, wenn dies ausdrücklich im Korrespondenzposten enthalten. (Wenn Ihr Unternehmen in Australien oder Neuseeland ansässig ist, wird diese zusätzliche Datenschutzstufe standardmäßig aktiviert).
      • Über die Registerkarte ‚Berechtigungen‘ können Sie beim Anzeigen eines Korrespondenzpostens jederzeit sehen, wer Berechtigungen für private Posten hat.
    • Empfänger: Weisen Sie die Verantwortung für die Beantwortung einer allgemeinen Korrespondenz einem oder mehreren Projektteammitgliedern unter den Benutzern im Adressbuch zu. Fügen Sie der Verteilerliste Benutzer mit der Berechtigungsstufe 'Nur Lesen' oder höher hinzu. Je nach der Berechtigungsstufe des Benutzers kann dieser auf die Korrespondenz antworten.
    • Fälligkeitsdatum: Geben Sie ein Datum ein oder wählen Sie ein Datum aus dem Kalender aus, an dem die Antwort fällig sein soll.
    • Empfangen von: Fügen Sie in diesem Feld die Person ein, von der die Korrespondenz stammt.
    • Vertriebsmitglied: Fügen Sie der Verteilerliste Benutzer mit der Berechtigung "Nur Lesen" oder höher hinzu. Abhängig von der Berechtigungsstufe des Benutzers kann dieser auf die Korrespondenz antworten, ähnlich wie im CC-Feld einer E-Mail.
    • *Auswirkungen auf den Zeitplan: Wählen Sie aus, ob der Betreff dieser Korrespondenz den Zeitplan beeinflusst oder beeinflussen soll.
      • "Ja": Der Zeitplan wird in bekannter Weise beeinflusst. 
      • "Ja (unbekannt)": Ja, der Zeitplan ist betroffen, aber die Details oder das Ausmaß der Auswirkungen sind noch nicht bekannt. 
      • "Nein": Der Zeitplan ist davon nicht betroffen.
      • "TBD": Noch zu bestimmen. Sie sind sich nicht sicher, ob der Zeitplan betroffen sein wird oder nicht. 
      • 'N/A': Der Zeitplan ist für diese Korrespondenzposition nicht relevant. 
    • Teiljob: Wählen Sie einen Teilauftrag aus, der mit dem Korrespondenzposten verbunden werden soll. 
    • Kostenschlüssel: Wählen Sie einen Kostenschlüssel aus, der dem Korrespondenzposten zugewiesen werden soll. 
    • Trades: Wählen Sie einen oder mehrere Gewerke aus, die mit dem Korrespondenzposten verknüpft werden sollen.
    • Lage: Wählen Sie den Speicherort der Korrespondenz aus der Dropdown-Liste aus. 
      Hinweis: Wenn Procore so konfiguriert ist, dass Benutzer Standorte erstellen können (siehe Benutzern das Erstellen von Standorten innerhalb eines Tools erlauben oder verbieten), können Sie unten in der Liste auf Neuen Standort hinzufügen  klicken. 
    • Ursprungskorrespondenz: Wählen Sie einen bestehenden Korrespondenzposten aus, der mit diesem neuen Korrespondenzposten verknüpft werden soll. Die Abschnitte Links auf beiden Korrespondenzposten enthalten Links zueinander, nachdem dieser Korrespondenzposten erstellt wurde.
    • Ursprungs-Rückfrage: Wählen Sie eine bestehende Rückfrage aus, die mit diesem neuen Korrespondenzposten verknüpft werden soll. Der Abschnitt Links zu diesem Korrespondenzposten wird einen Link zur Rückfrage enthalten, nachdem dieser Korrespondenzposten erstellt wurde.
    • Beschreibung: Geben Sie Einzelheiten über die allgemeine Korrespondenz an, die Sie übermitteln möchten.
    • Anlagen: Fügen Sie die entsprechenden Dateien bei, die Sie Ihrer Mitteilung über diese Allgemeine Korrespondenz beifügen möchten. Der Anhang für jeden Korrespondenzposten beträgt maximal 2.500 Dateien. Anlagen, die in den Antworten auf die Korrespondenz enthalten sind, werden nicht auf diesen Höchstbetrag angerechnet. 
  4. Klicken Sie auf eine dieser Schaltflächen:
    • Als Entwurf speichern: Wenn Sie Ihre Arbeit in einer Entwurfsversion speichern möchten, die zu einem späteren Zeitpunkt an die in der allgemeinen Korrespondenz aufgeführten Benutzer ausgegeben werden kann, klicken Sie auf diese Schaltfläche.
      ODER
    • Erstellen und Ausgeben: Wenn Sie diese Korrespondenz an die in der Allgemeinen Korrespondenz aufgeführten Benutzer ausgeben möchten, die per E-Mail benachrichtigt werden sollen, klicken Sie auf diese Schaltfläche.