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Procore

Einen Korrespondenzposten erstellen

Ziel

Eine allgemeine Korrespondenz mit dem Korrespondenz-Tool erstellen.

Hintergrund

Mit dem Korrespondenz-Tool können Sie einen Korrespondenzposten erstellen, der auf einer bestimmten Korrespondenzart basiert, beispielsweise eine Allgemeine Korrespondenz. In diesem Artikel wird Allgemeine Korrespondenz als Korrespondenzart für das Tutorial zum Erstellen von Korrespondenzposten verwendet. Sie können jedoch den Namen ‚Allgemeine Korrespondenz‘ in diesem Tutorial durch jede andere Korrespondenzart ersetzen, die Sie erstellen, um zu erfahren, wie Sie einen Korrespondenzposten für diese Korrespondenzart erstellen. Darüber hinaus können Sie eine Korrespondenz auf privat setzen, um die Anzahl der Mitarbeiter zu begrenzen, die Zugriff auf eine Korrespondenz haben.

Wichtige Hinweise

  • Erforderliche Benutzerberechtigungen:
    • Berechtigung auf der Ebene ‚Standard‘ oder ‚Admin‘ für das Korrespondenz-Tool des Projekts.

Voraussetzungen

Schritte

  1. Navigieren Sie zum Korrespondenz-Tool des Projekts.
  2. Klicken Sie auf + Erstellen und wählen Sie in der Dropdown-Liste Allgemeine Korrespondenz aus.
    correspondence-create-general-correspondence.png
  3. Füllen Sie auf der Seite Neue allgemeine Korrespondenz das Formular mit den gewünschten Informationen aus.
    Hinweis: Ein Sternchen (*) kennzeichnet ein Pflichtfeld. 
    • Nummer: Dies ist die eindeutige Nummer zur Identifizierung dieses Korrespondenzposten. Präfix und Nummer werden in der Korrespondenz in der Listenansicht angezeigt, wenn sie mit anderen Tools verknüpft sind, sowie an jeder anderen Stelle, wo der Korrespondenzposten aufgeführt ist.

    • *Status: Wählen Sie eine der folgenden Optionen:

      • Geschlossen: Die Korrespondenz wurde geschlossen.

      • Offen: Die Korrespondenz ist offen.

      • Benutzerdefinierter Status: Sie können einen benutzerdefinierten Status auswählen. Siehe Erweiterte Einstellungen konfigurieren: Korrespondenz.
        Hinweis: Sie können keine Posten im Status Entwurf auswählen.

  • Betreff: Der Betreff ist ein Titel des Korrespondenzposten, der in der Korrespondenz in der Listenansicht angezeigt wird, wenn er mit anderen Tools verknüpft ist, sowie an jeder anderen Stelle, an der dieser Korrespondenzposten aufgeführt ist.

  • Beauftragte: Weisen einem oder mehreren Projektteammitgliedern der Benutzer im Adressbuch die Verantwortung für die Beantwortung einer allgemeinen Korrespondenz zu. Fügen Sie Benutzer mit ‚Nur Lesen‘-Berechtigungen oder höher zur Verteilerliste hinzu. Je nach Berechtigungsstufe des Benutzers kann dieser auf die Korrespondenz antworten.

  • Fälligkeitstermin:  Wählen Sie ein Datum aus dem Kalender aus, an dem eine Antwort fällig wird. Dieses Feld ist nur für Benutzer mit Berechtigungen auf ‚Admin‘-Ebene im Korrespondenz-Tool des Projekts sichtbar und verfügbar.

  • Standort: Wählen Sie den Standort der Korrespondenz aus der Dropdown-Liste aus. 
    Hinweis: Wenn Procore so konfiguriert ist, dass Benutzer Standorte erstellen können (siehe Benutzern das Erstellen von Standorten innerhalb eines Tools erlauben oder verbieten), können Sie unten in der Liste auf die Schaltfläche Neuen Standort erstellen klicken. 

  • Privat: Wählen Sie Privat, um die Korrespondenz auf privat zu stellen. Private Korrespondenzen sind nur für den Ersteller der Korrespondenz, den in Empfangen von aufgeführten Benutzer, die in Beauftragte aufgeführten Benutzer, die in Verteilung aufgeführten Benutzer und Benutzer mit ‚Admin'-Berechtigungen auf Unternehmens- oder Projektebene sichtbar.

     Hinweis
    • Benutzer, die denselben Unternehmen wie die im Posten aufgeführten Benutzer angehören, können auch private Posten anzeigen, wenn für den Typ Allgemeine Korrespondenz die granulare Berechtigung ‚Private Posten anzeigen, die für Benutzer innerhalb desselben Unternehmens zugänglich sind‘ aktiviert ist.
    • Wenden Sie sich an Ihren Procore-Ansprechpartner, wenn Sie möchten, dass private Korrespondenzposten von Benutzern mit ‚Admin'-Berechtigungen auf Unternehmens- oder Projektebene ausgeblendet werden, um zu gewährleisten, dass sie private Posten nur anzeigen oder beantworten können, wenn dies ausdrücklich im Korrespondenzposten enthalten. (Wenn Ihr Unternehmen in Australien oder Neuseeland ansässig ist, wird diese zusätzliche Datenschutzstufe standardmäßig aktiviert).
    • Über die Registerkarte ‚Berechtigungen‘ können Sie beim Anzeigen eines Korrespondenzpostens jederzeit sehen, wer Berechtigungen für private Posten hat.
  • Empfangen von: Fügen Sie diesem Feld die Person hinzu, von der dieser Korrespondenzposten stammt.

  • Verteilung: Fügen Sie der Verteilerliste Benutzer mit „Nur Lesen“-Berechtigungen oder höher hinzu. Je nach Berechtigungsstufe des Benutzers kann dieser auf die Korrespondenz antworten, ähnlich wie im „CC“-Feld einer E-Mail.

  • Beschreibung: Geben Sie Details zur allgemeinen Korrespondenz an, die Sie kommunizieren möchten.

  • Anhänge: Hängen Sie die entsprechenden Dateien an, die Sie in Ihre Mitteilung dieser Allgemeinen Korrespondenz aufnehmen möchten.

    Klicken Sie auf eine (1) dieser Schaltflächen:

    • Als Entwurf speichern. Wenn Sie Ihre Arbeit in einer Entwurfsversion speichern möchten, die zu einem späteren Zeitpunkt an die in der Allgemeinen Korrespondenz aufgeführten Benutzer ausgegeben werden kann, klicken Sie auf diese Schaltfläche.

      ODER

    • Erstellen und ausgeben. Wenn Sie diese Korrespondenz an die in der Allgemeinen Korrespondenz aufgeführten Benutzer senden möchten, die per E-Mail benachrichtigt werden, klicken Sie auf diese Schaltfläche.

 

Siehe auch