Bearbeiten eines Korrespondenzposten

Navigieren Sie zum Korrespondenz-Tool des Projekts.

Klicken Sie auf Ansicht neben dem Element, das Sie bearbeiten möchten.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten .
Wenn Sie nach mehreren Dokumenten suchen, lesen Sie Tipps für die Mehrfachbearbeitung-.
Hinweis: Wenn es keine Schaltfläche "Bearbeiten" gibt, wurde Procore gebeten, die Einstellung "nicht bearbeitbar" auf Unternehmensebene zu aktivieren, um die Kommunikationsaufzeichnungen für alle "offenen" und "abgeschlossenen" Elemente im Korrespondenz-Tool zuverlässig zu halten. Erwägen Sie stattdessen , ein neues Element zu erstellen und zu verknüpfen.

(Optional) Ändern Sie den Korrespondenztyp:

• Um das Element in einen anderen Typ zu ändern, wählen Sie eine neue Option aus dem Dropdown-Menü Typ.
  Hinweis: Sie können direkt auf der Seite zwischen verschiedenen Korrespondenztypen wechseln, ohne Ihren Fortschritt zu verlieren oder den Bildschirm zu verlassen. Änderungen am Typ können die verfügbaren Felder aktualisieren, wenn der neue Typ eine andere Konfiguration hat.

   Wichtig

  Obwohl das Dropdown-Menü Typänderungen zulässt, verwenden Sie dies nicht, um eine Korrespondenzposition in eine Rückfrage umzuwandeln. Um die Integrität der Daten und den Zugriff auf Rückfragen-spezifische Funktionen zu gewährleisten, verwenden Sie immer das spezielle Rückfragen-Tool für Informationsanforderungs-Workflows.

Klicken Sie auf die Registerkarte Liste .

Klicken Sie auf die Nummer neben der Korrespondenzposition, die Sie bearbeiten möchten.

Klicken Sie auf Bearbeiten.
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Hinweis: Wenn es keine Schaltfläche "Bearbeiten" gibt, wurde Procore gebeten, die Einstellung "nicht bearbeitbar" auf Unternehmensebene zu aktivieren, um die Kommunikationsaufzeichnungen für alle "offenen" und "abgeschlossenen" Elemente im Korrespondenz-Tool zuverlässig zu halten. Erwägen Sie stattdessen , ein neues Element zu erstellen und zu verknüpfen.

Ändern Sie die allgemeinen Informationen der Aufgabe, indem Sie in die folgenden Felder klicken:
Hinweis: Ein Sternchen (*) kennzeichnet ein Pflichtfeld.

• Anzahl: Dies ist die eindeutige Nummer zur Identifizierung dieses Korrespondenzpostens. Das Präfix und die Nummer werden in der Korrespondenz in der Listenansicht angezeigt, wenn sie mit anderen Tools verknüpft sind, sowie an jedem anderen Standort, an dem der Korrespondenzposition aufgeführt ist.

• Status: Wählen Sie den entsprechenden Status für Ihre Korrespondenzposition:
  Hinweis: Wenn ein Workflow angewendet wird, wird der Status durch den Workflow bestimmt und kann nicht bearbeitet werden.

• Geschlossen: Die Korrespondenz wurde geschlossen.

• Geöffnet: Die Korrespondenz ist offen.

• Benutzerdefinierter Status: Benutzerdefinierte Status, die zuvor für den Korrespondenztyp erstellt wurden, können bei der Bearbeitung von Korrespondenzposten ausgewählt werden. Siehe Erweiterte Einstellungen konfigurieren: Korrespondenz.

• Betreff: Der Betreff ist ein Titel der Korrespondenzposition, der in der Korrespondenz in der Listenansicht angezeigt wird, wenn er mit anderen Tools verknüpft ist, sowie an jedem anderen Standort, an dem der Korrespondenzposition aufgeführt ist.

• Privat: Wählen Sie Privat , um die Korrespondenz privat zu halten. Private Korrespondenzen sind nur für die Ersteller der Korrespondenz, die unter "Empfangen von" aufgeführten Benutzer, die unter "Empfänger" aufgeführten Benutzer, die unter "Verteilung" aufgeführten Benutzer und Benutzer mit Unternehmen oder Projektebene 'Administration' Berechtigungen sichtbar.

   Hinweis

  • Benutzer, die denselben Unternehmen wie die im Posten aufgeführten Benutzer angehören, können auch private Posten anzeigen, wenn für den Typ Allgemeine Korrespondenz die granulare Berechtigung ‚Private Posten anzeigen, die für Benutzer innerhalb desselben Unternehmens zugänglich sind‘ aktiviert ist.
  • Wenden Sie sich an Ihren Procore-Ansprechpartner, wenn Sie möchten, dass private Korrespondenzposten von Benutzern mit ‚Admin'-Berechtigungen auf Unternehmens- oder Projektebene ausgeblendet werden, um zu gewährleisten, dass sie private Posten nur anzeigen oder beantworten können, wenn dies ausdrücklich im Korrespondenzposten enthalten. (Wenn Ihr Unternehmen in Australien oder Neuseeland ansässig ist, wird diese zusätzliche Datenschutzstufe standardmäßig aktiviert).
  • Über die Registerkarte ‚Berechtigungen‘ können Sie beim Anzeigen eines Korrespondenzpostens jederzeit sehen, wer Berechtigungen für private Posten hat.

• Beauftragte: Weisen Sie die Verantwortung für die Beantwortung einer allgemeinen Korrespondenz einem oder mehreren Mitgliedern des Projektteams unter den Benutzern im Adressbuch zu. Fügen Sie der Verteilerliste Benutzer mit der Berechtigungsstufe "Schreibgeschützt" oder höher hinzu. Je nach Berechtigung des Benutzers kann er auf die Korrespondenz antworten.

  Hinweis: Wenn ein Workflow angewendet wird, wird dieses Feld durch "Beauftragter des aktuellen Schritts" ersetzt und ist schreibgeschützt.

• Fälligkeitsdatum: Geben Sie ein Datum ein oder wählen Sie ein Datum aus dem Kalender aus, an dem die Antwort fällig sein soll.
  Hinweis: Wenn ein Workflow auf das Element angewendet wird, ändert sich dieses Feld in "Fälligkeitsdatum des aktuellen Schritts" und ist schreibgeschützt.

• Empfangen von: Fügen Sie ähnlich wie bei 'CC' in E-Mails Personen hinzu, die nicht direkt verantwortlich sind, aber von dieser allgemeinen Korrespondenz Kenntnis haben sollten. Fügen Sie der Verteilerliste Benutzer mit der Berechtigungsstufe "Schreibgeschützt" oder höher hinzu. Je nach Berechtigung des Benutzers kann er auf die Korrespondenz antworten.

• Verteilungsmitglied: Fügen Sie der Verteilerliste Benutzer mit der Berechtigung "Schreibgeschützt" oder höher hinzu. Je nach Berechtigung des Benutzers kann er auf die Korrespondenz antworten.
  Hinweis: Wenn ein Workflow auf das Element angewendet wird, werden alle Verteiler-Mitglieder in der Workflow-Vorlage automatisch hier ausgefüllt und können nicht entfernt werden, sobald das Element ausgegeben wurde. Manuelles Hinzufügen (oder Entfernen) zusätzlicher Verteiler-Mitglieder für den Korrespondenzposition, um ihnen Zugriff auf das Element zu gewähren. Benachrichtigungen werden jedoch nur an Mitglieder des Workflow Verteilerlistegesendet, nicht an die Korrespondenzposition Verteilerliste.

• Auswirkungen auf den Zeitplan: Wählen Sie aus, ob der Betreff dieser Korrespondenzposition den Terminplan beeinflusst oder beeinflussen wird.

  • "Ja": Der Terminplan ist in bekannter Weise betroffen.

  • "Ja (unbekannt)": Ja, der Zeitplan ist betroffen, aber die Details oder das Ausmaß der Auswirkungen sind noch nicht bekannt.

  • "Nein": Der Terminplan ist nicht betroffen.

  • 'offen': Noch zu bestimmen. Sie sind sich nicht sicher, ob der Terminplan betroffen ist oder nicht.

  • "N/A": Der Terminplan ist für diese Korrespondenzposition nicht relevant.

• Teilprojekt: Wählen Sie eine untergeordnete Projekt aus, um eine Verbindung zum Korrespondenzposition herzustellen.

• Kostenschlüssel: Wählen Sie einen Kostenschlüssel aus, der der Korrespondenzposition zugewiesen werden soll.

• Gewerke: Wählen Sie ein oder mehrere Gewerke aus, die mit der Korrespondenzposition verknüpft werden sollen.

• Lage: Wählen Sie aus der Dropdown-Liste den Standort aus, der für die Korrespondenz relevant ist.
  Hinweis: Wenn Procore so konfiguriert ist, dass Benutzer Standorte erstellen können (siehe Benutzern das Erstellen von Standorten innerhalb eines Tools erlauben oder verbieten), können Sie auf die Schaltfläche Neuen Standort erstellen am unteren Ende der Liste klicken.

• Beschreibung: Geben Sie Einzelheiten zu der allgemeinen Korrespondenz an, die Sie übermitteln möchten.

• Anhänge: Fügen Sie die entsprechenden Dateien bei, die Sie Ihrer Mitteilung über diese allgemeine Korrespondenz beifügen möchten. Der Anhang pro Korrespondenzposition beträgt maximal 2.500 Dateien. Anhänge, die in den Antworten auf die Korrespondenzposition enthalten sind, werden nicht auf diesen Höchstbetrag angerechnet.

• Terminplan-Aufgaben: Suchen Sie nach einer oder mehreren Terminplanaufgaben aus dem Terminplan des Projekts und wählen Sie diese aus, um sie mit der Korrespondenzposition zu verknüpfen.

Fügen Sie der Verteilerliste Benutzer hinzu oder entfernen Sie sie aus der Verteilerliste, um die Verteilerliste zu verwalten.

Klicken Sie auf Speichern.