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Procore

Bearbeiten eines Korrespondenzposten

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Ziel

So bearbeiten Sie einen Korrespondenzposten.

Wichtige Hinweise

  • Erforderliche Benutzerberechtigungen:
    • Um einen Korrespondenzposten zu bearbeiten:
      • Berechtigungen auf Administratorebene für die Korrespondenzart des Artikels.
    • So bearbeiten Sie einen von Ihnen erstellte 'Entwurfs'-Korrespondenzposten:
      • 'Standard'-Berechtigungen für die Korrespondenzart des Objekts.
        ODER
      • Berechtigungen der Stufe 'Nur Lesen' für den Korrespondenztyp des Artikels mit der granularen Berechtigung 'Artikel erstellen' in Ihrer Berechtigungsvorlage aktiviert.
    • So bearbeiten Sie einen von Ihnen erstellten "offenen" Korrespondenzposten: 
  • Zusätzliche Informationen:
    • Wenn Procore gebeten wurde, die  Einstellung "nicht bearbeitbar" auf Unternehmensebene zu aktivieren ,  sind nur "Entwurfs"-Korrespondenzposten bearbeitbar, unabhängig von den Benutzerberechtigungen. Erwägen Sie stattdessen , ein neues Element zu erstellen und zu verknüpfen. 
    • Wenn Sie einem Korrespondenzposten zugewiesen oder zugeordnet wurden und eine Antwort auf den Position hinzufügen möchten, siehe Antwort auf einen Korrespondenzposten.
    • Wenn ein Workflow auf den Posten angewendet wird und der Posten ausgegeben wird, gelten die folgenden Änderungen:
      • "Status":  Schreibgeschütztes Feld, das automatisch mit Informationen aus dem Workflow ausgefüllt wird.
      • "Fälligkeitsdatum":  Schreibgeschütztes Feld, das automatisch mit vom Workflow festgelegten Daten ausgefüllt wird und einen Namen in "Fälligkeitsdatum des aktuellen Schritts" hat .
      • "Beauftragte":  Schreibgeschütztes Feld, das automatisch mit dem Benutzer ausgefüllt wird, der dem aktuellen Schritt zugewiesen ist, wie vom Workflow festgelegt. Der Name des Feldes ändert sich in  "Beauftragter des aktuellen Schritts", aber das Feld "Beauftragte" bleibt ein berichtsfähiges, einzelnes Feld, in dem alle Beauftragten im gesamten Workflow aufgelistet sind. 
      • "Verteilungsmitglied":  Alle Verteilungsmitglieder in der Workflow-Vorlage werden hier automatisch ausgefüllt und können nicht mehr entfernt werden, sobald der Workflow eingeleitet wurde. Die manuelle Auswahl zusätzlicher Verteilungsmitglieder ist für den Korrespondenzposten zulässig, und diese können auf Wunsch entfernt werden. Benachrichtigungen werden nur an Mitglieder auf der workflow Verteilerlistegesendet, nicht an die Korrespondenzposition Verteilerliste.
      • ​​​​'Schaltfläche "Antwort posten und Status ändern": Nicht mehr verfügbar, es sei denn, "Antworten" sind im Feldsatz aktiviert. 
    • Informationen zur E-Mail-Benachrichtigung:  
      • Das Bearbeiten eines "offenen" Korrespondenzpostens führt zu einer E-Mail-Benachrichtigung an den Ersteller des Postens und alle Personen in den Feldern "Empfänger",  "Verteilungsmitglied" oder "Empfangen von", wenn ein Administrator die E-Mail-Benachrichtigungen "Aktualisierter Posten" für den Korrespondenztyp aktiviert hat. 
      • Für alle Korrespondenzposten werden E-Mail-Benachrichtigungen gesendet, bis ihr Status in "Geschlossen" geändert wird. 
      • Siehe Wer erhält Korrespondenz-E-Mails und Push-Benachrichtigungen? für weitere Einzelheiten. 

Schritte

  1. Navigieren Sie zum Korrespondenz-Tool des Projekts. 
  2. Klicken Sie auf Bearbeiten neben dem Korrespondenzposten , den Sie ändern möchten.
    Anmerkung: Wenn es keine Schaltfläche "Bearbeiten" gibt, wurde Procore gebeten, die Einstellung "nicht bearbeitbar" auf   Unternehmensebene zu aktivieren , um die Kommunikationsaufzeichnungen für alle "offenen" und "abgeschlossenen" Elemente im Korrespondenz-Tool zuverlässig zu halten. Erwägen Sie stattdessen , ein neues Element zu erstellen und zu verknüpfen. 
  3. Ändern Sie die allgemeinen Informationen der Aufgabe, indem Sie in die folgenden Felder klicken:
    Hinweis: Ein Sternchen (*) kennzeichnet ein Pflichtfeld. 
    • Nummer: Dies ist die eindeutige Nummer zur Identifizierung dieses Korrespondenzpostens. Das Präfix und die Nummer werden in der Korrespondenz in der Listenansicht angezeigt, wenn sie mit anderen Tools verknüpft sind, sowie an jedem anderen Ort, an dem der Korrespondenzposten aufgeführt ist.
    • *Status: Wählen Sie den entsprechenden Status für Ihren Korrespondenzposten:
      Notizen: Sie können den Status "Entwurf" nicht auswählen, wenn Sie einen Korrespondenzposten bearbeiten, und wenn ein Workflow angewendet wird, können Sie den Status des Postens überhaupt nicht bearbeiten. 
      • Abgeschlossen: Die Korrespondenz wurde abgeschlossen.
      • Offen: Die Korrespondenz ist offen.
      • Benutzerdefinierter Status: Benutzerdefinierte Status, die zuvor für die Korrespondenzart erstellt wurden, können bei der Bearbeitung von Korrespondenzpositionen ausgewählt werden. Siehe Erweiterte Einstellungen konfigurieren: Korrespondenz.
    • Betreff: Der Betreff ist ein Titel des Korrespondenzpostens, der in der Korrespondenz in der Listenansicht angezeigt wird, wenn er mit anderen Tools verknüpft ist, sowie an jedem anderen Ort, an dem der Korrespondenzposten aufgeführt ist.
    • Privat: Wählen Sie Privat , um die Korrespondenz privat zu halten. Private Korrespondenzen sind nur für den Ersteller der Korrespondenz, den unter "Empfangen von" aufgeführten Benutzer, die unter "Empfänger" aufgeführten Benutzer, die unter "Verteilung" aufgeführten Benutzer und Benutzer mit Berechtigungen auf "Administratorebene" auf Unternehmens- oder Projektebene sichtbar.
       Hinweis
      • Benutzer, die denselben Unternehmen wie die im Posten aufgeführten Benutzer angehören, können auch private Posten anzeigen, wenn für den Typ Allgemeine Korrespondenz die granulare Berechtigung ‚Private Posten anzeigen, die für Benutzer innerhalb desselben Unternehmens zugänglich sind‘ aktiviert ist.
      • Wenden Sie sich an Ihren Procore-Ansprechpartner, wenn Sie möchten, dass private Korrespondenzposten von Benutzern mit ‚Admin'-Berechtigungen auf Unternehmens- oder Projektebene ausgeblendet werden, um zu gewährleisten, dass sie private Posten nur anzeigen oder beantworten können, wenn dies ausdrücklich im Korrespondenzposten enthalten. (Wenn Ihr Unternehmen in Australien oder Neuseeland ansässig ist, wird diese zusätzliche Datenschutzstufe standardmäßig aktiviert).
      • Über die Registerkarte ‚Berechtigungen‘ können Sie beim Anzeigen eines Korrespondenzpostens jederzeit sehen, wer Berechtigungen für private Posten hat.
    • Erfüllungsgehilfen: Weisen Sie die Verantwortung für die Beantwortung einer allgemeinen Korrespondenz einem oder mehreren Mitgliedern des Projektteams unter den Benutzern im Adressbuch zu. Fügen Sie der Verteilerliste Benutzer mit der Berechtigungsstufe "Schreibgeschützt" oder höher hinzu. Je nach Berechtigungsstufe des Benutzers kann dieser auf die Korrespondenz antworten.
      Anmerkung: Wenn ein Workflow angewendet wird, wird dieses Feld durch "Beauftragter des aktuellen Schritts" ersetzt und ist schreibgeschützt. 
    • Es ist an der Zeit Datum:  Geben Sie ein Datum ein oder wählen Sie ein Datum aus dem Kalender aus, an dem die Antwort fällig sein soll.
      Anmerkung: Wenn ein Workflow auf das Element angewendet wird, ändert sich dieses Feld in "Fälligkeitsdatum des aktuellen Schritts" und ist  schreibgeschützt.
    • Empfangen von: Fügen Sie ähnlich wie bei 'CC' in E-Mails Personen hinzu, die nicht direkt verantwortlich sind, aber von dieser allgemeinen Korrespondenz Kenntnis haben sollten. Fügen Sie der Verteilerliste Benutzer mit der Berechtigungsstufe 'Nur Lesen' oder höher hinzu.Je nach der Berechtigungsstufe des Benutzers kann dieser auf die Korrespondenz antworten.
    • Verteilungsmitglied: Fügen Sie der Verteilerliste Benutzer mit der Berechtigungsstufe "Schreibgeschützt" oder höher hinzu. Je nach Berechtigungsstufe des Benutzers kann dieser auf die Korrespondenz antworten.
      Anmerkung: Wenn ein Workflow auf das Element angewendet wird, werden alle Verteilungsmitglieder in der Workflow-Vorlage automatisch hier ausgefüllt und können nicht entfernt werden, sobald das Element ausgestellt wurde. Manuelles Hinzufügen (oder Entfernen) zusätzlicher Verteilungsmitglieder für den Korrespondenzposten , um ihnen den Zugriff auf Posten zu ermöglichen. Benachrichtigungen werden jedoch nur an Mitglieder auf der workflow Verteilerlistegesendet, nicht an die Verteilerliste der Korrespondenzposten.
    • *Auswirkungen auf den Zeitplan: Wählen Sie aus, ob der Betreff dieser Korrespondenz den Zeitplan beeinflusst oder beeinflussen soll.
      • "Ja": Der Zeitplan wird in bekannter Weise beeinflusst. 
      • "Ja (unbekannt)": Ja, der Zeitplan ist betroffen, aber die Details oder das Ausmaß der Auswirkungen sind noch nicht bekannt. 
      • "Nein": Der Zeitplan ist davon nicht betroffen.
      • "TBD": Noch zu bestimmen. Sie sind sich nicht sicher, ob der Zeitplan betroffen sein wird oder nicht. 
      • 'N/A': Der Zeitplan ist für diese Korrespondenzposition nicht relevant. 
    • Teiljob: Wählen Sie einen Teilauftrag aus, der mit dem Korrespondenzposten verbunden werden soll. 
    • Kostenschlüssel: Wählen Sie einen Kostenschlüssel aus, der dem Korrespondenzposten zugewiesen werden soll. 
    • Trades: Wählen Sie einen oder mehrere Gewerke aus, die mit dem Korrespondenzposten verknüpft werden sollen.
    • Ort: Wählen Sie aus der Dropdown-Liste den Ort aus, der sich auf die Korrespondenz bezieht. 
      Anmerkung: Wenn Procore so konfiguriert ist, dass Benutzer Standorte erstellen können (siehe Benutzern das Erstellen von Standorten innerhalb eines Tools erlauben oder verbieten), können Sie auf die  Schaltfläche Neuen Standort erstellen am unteren Ende der Liste klicken. 
    • Beschreibung: Geben Sie Einzelheiten über die allgemeine Korrespondenz an, die Sie übermitteln möchten.
    • Anlagen: Fügen Sie die entsprechenden Dateien bei, die Sie Ihrer Mitteilung über diese Allgemeine Korrespondenz beifügen möchten. Der Anhang für jeden Korrespondenzposten beträgt maximal 2.500 Dateien. Anlagen, die in den Antworten auf die Korrespondenz enthalten sind, werden nicht auf diesen Höchstbetrag angerechnet. 
    • Terminplanaufgaben: Suchen Sie nach einer oder mehreren Terminplanaufgaben aus dem Projektzeitplan und wählen Sie diese aus, um sie mit dem Korrespondenzposten zu verknüpfen.
  4. Klicken Sie auf Speichern.