Zu Hauptinhalten wechseln
Procore

Erstellen und Verknüpfen einer Rückfrage, einer Änderung oder eines anderen Korrespondenzpostens mit einem vorhandenen Korrespondenzposten

  1. Zuletzt aktualisiert
  2. Als PDF speichern

Ziel

So erstellen und verknüpfen Sie eine Rückfrage, ein Änderungsereignis oder einen neuen Korrespondenzposten mit einem bestehenden Korrespondenzposten.

Hintergrund 

Korrespondenzposten werden häufig als Vorläufer-Geschäftsprozesse für eine Rückfrage, ein Änderungsereignis oder eine andere Korrespondenztyp verwendet. Ein häufiges Beispiel hierfür ist, dass eine NOD (Notification of Delay) genehmigt und in eine EOT ( Fristverlängerung ) umgewandelt wird, um die Projektdauer zu verlängern. Die Aktion "Neuen Posten erstellen und verknüpfen " für Korrespondenzposten ermöglicht es Benutzern, schnell neue Posten zu erstellen, alle wichtigen Informationen und Anhänge aus dem ursprünglichen Korrespondenzposten zu übernehmen und die Posten dann zu verknüpfen, so dass Benutzer leicht auf das Ursprungsereignis sowie auf alle anderen Geschäftsprozesse verweisen können, die mit einem einzelnen Korrespondenzposten verknüpft sind.

Wichtige Hinweise 

  • Erforderliche Benutzerberechtigungen:
    • Zum Erstellen und Verknüpfen eines Rückfrage-Entwurfs:
      • Berechtigungen der Stufe "Schreibgeschützt" oder höher für die Korrespondenztyp des Quellelements mit der granularen Berechtigung "Artikel erstellen" und Berechtigungen der Stufe "Standard" oder höher für das Rückfragen-Tool des Projekts.
    • So erstellen und verknüpfen Sie eine "offene" oder "geschlossene" Rückfrage:
      • Berechtigungen der Stufe "Schreibgeschützt" oder höher für die Korrespondenztyp des Quellelements mit der granularen Berechtigung "Element erstellen" und Berechtigungen der Stufe "Admin" für das Rückfragen-Tool des Projekts.
        ODER
      • Berechtigungen der Stufe "Schreibgeschützt" oder höher für das Korrespondenztyp des Quellelements mit der granularen Berechtigung "Element erstellen" und Berechtigungen der Stufe "Standard" für das Rückfragen-Tool des Projekts, wobei die granulare Berechtigung "Als Manager der Rückfrage handeln" in Ihrer Berechtigungsvorlage aktiviert ist.
      So erstellen und verknüpfen Sie ein Änderungsereignis:
      • Berechtigungen der Stufe "Schreibgeschützt" oder höher für die Korrespondenztyp des Quellelements und Berechtigungen der Stufe "Standard" oder höher für das Änderungsereignisse-Tool des Projekts.
    • So erstellen und verknüpfen Sie einen Korrespondenzposten:
      • Berechtigungen der Stufe "Schreibgeschützt" oder höher für die Korrespondenztyp des Quellelements und Berechtigungen der Stufe "Schreibgeschützt" für die Korrespondenztyp des neuen Elements, wobei die granulare Berechtigung "Element erstellen" in Ihrer Berechtigungsvorlage aktiviert ist.
        ODER
      • Berechtigungen der Stufe "Schreibgeschützt" oder höher für die Korrespondenztyp des Quellelements und Berechtigungen der Stufe "Standard" oder höher für die Korrespondenztyp des neuen Elements.
  • Sobald ein Posten mit einem Korrespondenzposten verknüpft ist, kann diese Aktion nicht mehr rückgängig gemacht werden. 

Schritte  

Rückfrage erstellen und verknüpfen

  1. Navigieren Sie zum Korrespondenz-Tool des Projekts.
  2. Klicken Sie auf die Registerkarte Liste.
  3. Klicken Sie auf die Nummer neben dem Korrespondenzposten, den Sie erstellen und mit dem Sie eine Rückfrage verknüpfen möchten.
  4. Klicken Sie auf den Link
  5. Wählen Sie Erstellen und neues Element verknüpfen
  6. Wählen Sie Rückfrage aus.
    Sie werden auf die Seite Neue Rückfrage weitergeleitet.
    Die folgenden Felder enthalten automatisch die folgenden Informationen:
    • Das Feld Standort stimmt mit dem Feld Standort des Ausgangskorrespondenzpostens überein.
    • Das Feld Frage stimmt mit dem Feld Beschreibung des Ausgangskorrespondenzpostens überein.
    • Anlagen enthält Anlagen, die in die Ausgangskorrespondenz hochgeladen wurden (ohne Anlagen, die zu Antworten im Abschnitt Aktivität des Korrespondenzpostens hinzugefügt wurden).
  7. Optional: Aktualisieren Sie die Informationen in den Feldern Standort, Frage und Anhänge nach Bedarf.
  8. Beenden Sie die Erstellung der Rückfrage. Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen einer Rückfrage .
    Nachdem die Rückfrage erstellt wurde, wird der  Abschnitt Links zur Quellkorrespondenz mit einem Link zur Rückfrage hinzugefügt.
    Hinweis: Sobald ein Posten mit einem Korrespondenzposten verknüpft ist, kann diese Aktion nicht mehr rückgängig gemacht werden. 

Erstellen und Verknüpfen eines Änderungsereignisses 

  1. Navigieren Sie zum Korrespondenz-Tool des Projekts.
  2. Klicken Sie auf die Registerkarte Liste.
  3. Klicken Sie auf die Nummer neben dem Korrespondenzposten, den Sie erstellen und mit dem Sie ein Änderungsereignis verknüpfen möchten.
  4. Klicken Sie auf den Link
  5. Wählen Sie Erstellen und neues Element verknüpfen
  6. Wählen Sie Änderungsereignis aus.
    Sie werden auf die Seite Neues Änderungsereignis weitergeleitet.
    Die folgenden Felder enthalten automatisch die folgenden Informationen:
    • Das Feld Herkunft enthält die Nummer und den Betreff des Ausgangskorrespondenzpostens.
    • Das Feld Titel stimmt mit dem Feld Betreff des Ausgangskorrespondenzpostens überein.
    • Das Feld Beschreibung stimmt mit dem Feld Beschreibung des Ausgangskorrespondenzpostens überein.
    • Anlagen enthält Anlagen, die in die Ausgangskorrespondenz hochgeladen wurden (ohne Anlagen, die zu Antworten im Abschnitt Aktivität des Korrespondenzpostens hinzugefügt wurden).
  7. Optional: Aktualisieren Sie die Informationen in den Feldern Herkunft, Titel, Beschreibung und Anhänge nach Bedarf.
  8. Beenden Sie die Erstellung des Änderungsereignisses. Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen eines Änderungsereignisses .
    Nachdem das Änderungsereignis erstellt wurde,  wird der  Abschnitt Links zur Quellkorrespondenz mit einem Link zum Änderungsereignis hinzugefügt.
    Hinweis: Sobald ein Posten mit einem Korrespondenzposten verknüpft ist, kann diese Aktion nicht mehr rückgängig gemacht werden. 

Erstellen und Verknüpfen eines Korrespondenzpostens

  1. Navigieren Sie zum Korrespondenz-Tool des Projekts.
  2. Klicken Sie auf die Registerkarte Liste.
  3. Klicken Sie auf die Nummer neben dem Korrespondenzposten, den Sie erstellen und mit einem anderen Korrespondenzposten verknüpfen möchten.
  4. Klicken Sie auf den Link
  5. Wählen Sie Erstellen und neues Element verknüpfen
  6. Wählen Sie die Korrespondenztyp aus, die Sie verwenden möchten.
    Sie werden auf die Seite Neu [Korrespondenztyp] weitergeleitet.
    Die folgenden Felder enthalten automatisch die folgenden Informationen:
    • Das Feld Betreff stimmt mit dem Feld Betreff des Ausgangskorrespondenzpostens überein.
    • Das Feld Empfänger stimmt mit dem Feld Empfänger des Ausgangskorrespondenzpostens überein.
    • Das Feld Standort stimmt mit dem Feld Standort des Ausgangskorrespondenzpostens überein.
    • Das Feld Empfangen von stimmt mit dem Feld Empfangen von des Ausgangskorrespondenzpostens überein.
    • Das Feld Verteilung stimmt mit dem Feld Verteilung aus dem Ausgangskorrespondenzposten überein.
    • Das Feld Beschreibung stimmt mit dem Feld Beschreibung des Ausgangskorrespondenzpostens überein.
       Hinweis
      Wenn die Korrespondenzart, die für den neuen Korrespondenzposten verwendet wird, eine Standardbeschreibung konfiguriert hat (siehe Erweiterte Einstellungen konfigurieren: Korrespondenz), wird die Beschreibung des neuen Korrespondenzpostens mit der Standardbeschreibung der Korrespondenzart übereinstimmen und nicht mit der Beschreibung des Ausgangskorrespondenzpostens.
    • Anlagen, die in der Ausgangskorrespondenz hochgeladen wurden, werden als Anhänge zu dieser neuen Korrespondenz hinzugefügt. Anhänge, die zu Antworten im Abschnitt Aktivität des Ausgangskorrespondenzpostens hinzugefügt werden, sind jedoch nicht enthalten. Die maximale Anzahl von Anhängen für jeden Korrespondenzposten beträgt 2.500 angehängte Dateien. 
       Hinweis
      Wenn den konfigurierbaren Feldsätzen für die Korrespondenztypen, die für die AusgangsKorrespondenzposten und den neuen Korrespondenzposten verwendet werden, dieselben benutzerdefinierten Felder hinzugefügt wurden (oder wenn die Korrespondenzposten desnselben konfigurierbaren Feldsatz mit benutzerdefinierten Feldern verwenden), werden die benutzerdefinierten Felder und ihre Daten aus den Ausgangskorrespondenzposten in den neuen Korrespondenzposten übernommen.
  7. Optional: Aktualisieren Sie die Informationen in den Feldern Betreff, Empfänger, Standort, Empfangen von, Verteilung, Beschreibung, und Anhänge nach Bedarf.
  8. Beenden Sie die Erstellung des Korrespondenzpostens. Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen eines Korrespondenzpostens .
    Nachdem der neue Korrespondenzposten erstellt wurde, wird der  Abschnitt Links der Ursprungskorrespondenz (Quellkorrespondenz) mit einem Link zum neuen Korrespondenzposten hinzugefügt. Der Abschnitt Links wird ebenfalls zum neuen Korrespondenzposten mit einem Link zur Ursprungskorrespondenz hinzugefügt.
    Hinweis: Sobald ein Posten mit einem Korrespondenzposten verknüpft ist, kann diese Aktion nicht mehr rückgängig gemacht werden.