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Procore

Erstellen und Verknüpfen einer Rückfrage, einer Änderung oder eines anderen Korrespondenzpostens mit einem vorhandenen Korrespondenzposten

Ziel

Eine Rückfrage, eine Änderung oder einen anderen Korrespondenzposten erstellen und mit einem bestehenden Korrespondenzposten verknüpfen.

Hintergrund 

Korrespondenzposten werden oft als Vorläufer-Geschäftsprozesse für eine Rückfrage, eine Änderung oder einen anderen Korrespondenztyp verwendet. Ein häufiges Beispiel hierfür ist die Genehmigung einer Mitteilung über Verzögerungen (Notification of Delay, NOD), die in eine Fristverlängerung (Extension of Time, EOT) umgewandelt wird, um die Projektdauer zu verlängern. Die Aktion Erstellen & Verknüpfen für Korrespondenzposten ermöglicht es den Benutzern, schnell neue Posten zu erstellen, alle wichtigen Informationen und Anhänge aus dem ursprünglichen Korrespondenzposten zu übernehmen und dann die Posten zu verknüpfen, so dass die Benutzer leicht auf das ursprüngliche Ereignis sowie auf andere Geschäftsprozesse verweisen können, die mit einem einzelnen Korrespondenzposten verknüpft sind.

Wichtige Hinweise 

  • Erforderliche Benutzerberechtigung:
    • Berechtigung auf der Ebene ‚Standard‘ oder ‚Admin‘ für das Korrespondenz-Tool des Projekts.

Schritte  

  1. Navigieren Sie zum Korrespondenz-Tool Ihres Projekts.
  2. In der Ansicht Posten finden Sie die Korrespondenz in der Liste.
  3. Öffnen Sie die Korrespondenz, indem Sie entweder auf die verlinkte Nummer oder den Betreff klicken. 
  4. Klicken Sie auf Erstellen & Verknüpfen und wählen Sie aus der Dropdown-Liste die Option Rückfrage, Änderungoder einen anderen Korrespondenzposten aus.
    create-and-link-correspondence.png
  5. Unter Allgemeine Informationen können Sie die vorab ausgefüllten Felder beibehalten oder nach Belieben hinzufügen/bearbeiten.
  6. Wenn Sie eine Rückfrage erstellt haben, wählen Sie eine dieser Optionen:
    • Wenn Sie die Rückfrage nicht einreichen möchten (wenn Sie NICHT bereit sind, sie per E-Mail an die Empfänger zu versenden), klicken Sie auf Als Entwurf erstellen. Dadurch wird die Rückfrage in der Listenanzeige im Status Entwurf gespeichert.
      ODER
      Wenn Sie die Rückfrage per E-Mail an die Empfänger versenden möchten, klicken Sie auf Als offen erstellen. Dadurch wird die Rückfrage in der Listenanzeige im Status Offen gespeichert.
    • Wenn Sie eine Änderung erstellt haben, klicken Sie auf Speichern. Dadurch wird die Änderung im Status Offen in der Listenansicht gespeichert.
    • Wenn Sie einen anderen Korrespondenztyp erstellt haben, wählen Sie eine dieser Optionen:
      • Wenn Sie den Korrespondenzposten nicht ausstellen möchten (also wenn Sie ihn NICHT per E-Mail an die Empfänger senden möchten), klicken Sie auf Als Entwurf speichern. Dadurch wird der Korrespondenzposten im Status Entwurf in der Listenansicht gespeichert.
        ODER
        Wenn Sie den Korrespondenzposten per E-Mail an die Empfänger verschicken möchten, klicken Sie auf Erstellen & ausgeben. Dadurch wird die Korrespondenzposition im Status Offen in der Listenansicht gespeichert.