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Senden von Zuweisungsalarmen in Workforce Planning

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Ziel

So senden Sie Warnugnen für Arbeitskräftezuweisungen in Workforce Planning.

Hintergrund

Mit Zuweisungen können Sie Ihre Arbeitskräfte verwalten, indem Sie den Projekten Ressourcen zuweisen.

Sie können Zuweisungswarnungen versenden, um die Empfänger zu benachrichtigen und ihnen wichtige Informationen über ihre Zuweisung mitzuteilen, z. B. wenn sie eine neue Zuweisung haben oder wenn es Aktualisierungen von Daten, Zeiten, Projekten oder Standorten gibt.  Siehe Was ist eine Zuweisungswarnung in Workforce Planning? 

In diesem Tutorial wird gezeigt, wie Sie Warnungen sofort versenden, Entwürfe erstellen oder sie für einen späteren Zeitpunkt planen können.

Wichtige Hinweise

Schritte

Sie können in Workforce Planning an drei (3) Stellen Warnungen für Arbeitskräftezuweisungen bearbeiten:

  • Zuweisungsliste    
    • Senden Sie Warnungen an einzelne oder mehrere Empfänger.
  • Zuweisungstafeln
    • Senden Sie Warnungen an alle Beauftragten für ein Projekt für ein bestimmtes Datum oder innerhalb eines Datumsbereichs.
  • Zuweisungs-Gantt
    • Senden Sie Warnungen an alle Beauftragten für ein Projekt für ein bestimmtes Datum oder innerhalb eines Datumsbereichs.

Senden von Zuweisungswarnungen aus der Zuweisungsliste

Von der Zuweisungsliste aus können Sie Zuweisungswarnungen für einzelne oder mehrere Zuweisungen senden.

  1. Navigieren Sie zum Workforce Planning-Tool auf Unternehmensebene.
  2. Klicken Sie auf Zuweisungen und wählen Sie Zuweisungsliste.
  3. Markieren Sie die Kontrollkästchen für die Zuweisungen, für die Sie die Zuweisungswarnung senden möchten.
  4. Klicken Sie auf Mehrfachaktionen.
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  5. Klicken Sie auf Warnungen senden und wählen Sie Folgendes aus:
    • Sofort senden. Wählen Sie diese Option, um die Warnung sofort zu senden, und klicken Sie dann auf Senden.
      Hinweis: Dadurch wird die Warnung sofort auf der Grundlage der Standard- oder Projektzuweisungs-Warneinstellungen gesendet.
    • Terminplan. Wählen Sie diese Option, um den Versand der Warnung für die Zukunft zu planen.
      Hinweis: Sie können die geplante Warnung zu einem späteren Zeitpunkt bearbeiten oder senden. Siehe Geplante Zuweisungswarnungen verwalten.
      1. Wählen Sie Datum und Uhrzeit, um die Warnung zu senden.
      2. Klicken Sie auf Speichern.
    • Entwurf speichern. Wählen Sie diese Option, um die Warnung als Entwurf zu speichern. Klicken Sie dann auf Speichern.
      Hinweis: Sie können den Entwurf zu einem späteren Zeitpunkt bearbeiten oder versenden. Siehe Warnungen für Zuweisungsentwürfe verwalten.

Zuweisungswarnungen von den Zuweisungstafeln aus senden

Von den Zuweisungstafeln aus können Sie Zuweisungswarnungen für alle Zuweisungen für ein Projekt an einem bestimmten Datum oder innerhalb eines bestimmten Datumsbereichs senden.

  1. Navigieren Sie zum Workforce Planning-Tool auf Unternehmensebene.
  2. Klicken Sie auf Zuweisungen und wählen Sie Zuweisungstafeln.
  3. Klicken Sie auf die Ellipse icon-ellipsis-wfp.png für das Projekt, für das Sie die Zuweisungswarnung senden möchten.
  4. Wählen Sie Zuweisungswarnungen senden.
  5. Wählen Sie Aktuell angezeigter Tag, um die Warnung an alle Beauftragten zu senden, die an dem ausgewählten Datum eine Zuweisung haben.
    ODER
    Wählen Sie Datumsbereich, um die Warnung an alle Beauftragten mit einer Zuweisung innerhalb des ausgewählten Datumsbereichs zu senden.
    1. Startdatum. Wählen Sie das Startdatum des Datumsbereichs.
    2. Ende. Wählen Sie das Enddatum für den Datumsbereich.
      • Wählen Sie Datum und wählen Sie Enddatum, um ein bestimmtes Enddatum für den Bereich auszuwählen.
        ODER 
      • Wählen Sie Wochen und geben Sie die Anzahl der Wochen für den Datumsbereich ein.
  6. Wählen Sie aus, wann die Warnung gesendet werden soll:
    • Sofort senden. Wählen Sie diese Option, um die Warnung sofort zu senden, und klicken Sie dann auf Senden.
      Hinweis: Dadurch wird die Warnung sofort auf der Grundlage der Standard- oder Projektzuweisungs-Warneinstellungen gesendet.
    • Terminplan. Wählen Sie diese Option, um den Versand der Warnung für die Zukunft zu planen.
      Hinweis: Sie können die geplante Warnung zu einem späteren Zeitpunkt bearbeiten oder senden. Siehe Geplante Zuweisungswarnungen verwalten.
      1. Wählen Sie Datum und Uhrzeit, um die Warnung zu senden.
      2. Klicken Sie auf Speichern.
    • Entwurf speichern. Wählen Sie diese Option, um die Warnung als Entwurf zu speichern. Klicken Sie dann auf Speichern.
      Hinweis: Sie können den Entwurf zu einem späteren Zeitpunkt bearbeiten oder versenden. Siehe Warnungen für Zuweisungsentwürfe verwalten.
    Klicken Sie auf Warnungsvorlage bearbeiten, um die Zuweisungswarnung zu bearbeiten.
    1. Geben Sie für die von Ihnen gewählte Warnmeldung die Informationen ein, die Sie in den Betreff und die Nachricht aufnehmen möchten.
    2. Fügen Sie die dynamischen Token hinzu, die in Ihren Warnungen erscheinen sollen, um die Informationen für die Person, die die Warnung erhält, anzupassen:
      • Name des Beauftragten. Vor- und Nachname des Beauftragten.
      • E-Mail des Beauftragten. Die E-Mail-Adresse des Beauftragten.
      • Telefon des Beauftragten. Die Telefonnummer des Beauftragten.
      • Position des Beauftragten. Die Position des Beauftragten.
      • Startdatum der Zuweisung. Das Startdatum der Zuweisung.
      • Enddatum der Zuweisung. Das Enddatum der Zuweisung.
      • Startzeit der Zuweisung. Die Startzeit der Zuweisung.
      • Endzeit der Zuweisung. Die Endzeit der Zuweisung.
      • Zuweisung Arbeitstage. Die Arbeitstage der Zuweisung.
      • Projektname. Der Name des Projekts.
      • Projektadresse. Die Adresse des Projekts.
      • Projektstadt. Die Stadt des Projekts.
      • Projektbundesland. Das Bundesland des Projekts.
      • Projekt-Postleitzahl. Die Postleitzahl des Projekts.
      • Projektland. Das Land des Projekts.
      • Projektnummer. Die Projektnummer.
      • Projektstatus. Der Status des Projekts.
    3. Wählen Sie den Nachrichtentyp.
  7. Klicken Sie auf Empfänger überprüfen.
  8. Klicken Sie auf Senden.

Senden von Zuweisungswarnungen aus dem Zuweisungs-Gantt

Aus dem für Zuweisungs-Gantt können Sie Warnungen für alle Zuweisungen für ein Projekt an einem bestimmten Datum oder innerhalb eines bestimmten Datumsbereichs senden.

  1. Navigieren Sie zum Workforce Planning-Tool auf Unternehmensebene.
  2. Klicken Sie auf Zuweisungen und wählen Sie Zuweisungs-Gantt.
  3. Wählen Sie Projekte.
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  4. Klicken Sie auf die Ellipse icon-ellipsis-wfp.png für das Projekt, für das Sie die Zuweisungswarnung senden möchten.
  5. Wählen Sie Zuweisungswarnungen senden.
  6. Wählen Sie Aktuell angezeigter Tag, um die Warnung an alle Beauftragten zu senden, die an dem ausgewählten Datum eine Zuweisung haben.
    ODER
    Wählen Sie Datumsbereich, um die Warnung an alle Beauftragten mit einer Zuweisung innerhalb des ausgewählten Datumsbereichs zu senden.
    1. Startdatum. Wählen Sie das Startdatum des Datumsbereichs.
    2. Ende. Wählen Sie das Enddatum für den Datumsbereich.
      • Wählen Sie Datum und wählen Sie Enddatum, um ein bestimmtes Enddatum für den Bereich auszuwählen.
        ODER 
      • Wählen Sie Wochen und geben Sie die Anzahl der Wochen für den Datumsbereich ein.
  7. Wählen Sie aus, wann die Warnung gesendet werden soll:
    • Sofort senden. Wählen Sie diese Option, um die Warnung sofort zu senden, und klicken Sie dann auf Senden.
      Hinweis: Dadurch wird die Warnung sofort auf der Grundlage der Standard- oder Projektzuweisungs-Warneinstellungen gesendet.
    • Terminplan. Wählen Sie diese Option, um den Versand der Warnung für die Zukunft zu planen.
      Hinweis: Sie können die geplante Warnung zu einem späteren Zeitpunkt bearbeiten oder senden. Siehe Geplante Zuweisungswarnungen verwalten.
      1. Wählen Sie Datum und Uhrzeit, um die Warnung zu senden.
      2. Klicken Sie auf Speichern.
    • Entwurf speichern. Wählen Sie diese Option, um die Warnung als Entwurf zu speichern. Klicken Sie dann auf Speichern.
      Hinweis: Sie können den Entwurf zu einem späteren Zeitpunkt bearbeiten oder versenden. Siehe Warnungen für Zuweisungsentwürfe verwalten.
  8. Klicken Sie auf Warnungsvorlage bearbeiten, um die Zuweisungswarnung zu bearbeiten.
    1. Geben Sie für die von Ihnen gewählte Warnmeldung die Informationen ein, die Sie in den Betreff und die Nachricht aufnehmen möchten.
    2. Fügen Sie die dynamischen Token hinzu, die in Ihren Warnungen erscheinen sollen, um die Informationen für die Person, die die Warnung erhält, anzupassen:
      • Name des Beauftragten. Vor- und Nachname des Beauftragten.
      • E-Mail des Beauftragten. Die E-Mail-Adresse des Beauftragten.
      • Telefon des Beauftragten. Die Telefonnummer des Beauftragten.
      • Position des Beauftragten. Die Position des Beauftragten.
      • Startdatum der Zuweisung. Das Startdatum der Zuweisung.
      • Enddatum der Zuweisung. Das Enddatum der Zuweisung.
      • Startzeit der Zuweisung. Die Startzeit der Zuweisung.
      • Endzeit der Zuweisung. Die Endzeit der Zuweisung.
      • Zuweisung Arbeitstage. Die Arbeitstage der Zuweisung.
      • Projektname. Der Name des Projekts.
      • Projektadresse. Die Adresse des Projekts.
      • Projektstadt. Die Stadt des Projekts.
      • Projektbundesland. Das Bundesland des Projekts.
      • Projekt-Postleitzahl. Die Postleitzahl des Projekts.
      • Projektland. Das Land des Projekts.
      • Projektnummer. Die Projektnummer.
      • Projektstatus. Der Status des Projekts.
  9. Klicken Sie auf Empfänger überprüfen.
  10. Klicken Sie auf Senden.