Weiterleiten einer Rückfrage per E-Mail

Ziel

Um eine Rückfrage (als E-Mail-Benachrichtigung) vom Rückfragen-Tool auf Projektebene weiterzuleiten.

Hintergrund

Die integrierte E-Mail-Funktion im Rückfragen-Tool bietet Ihnen die Möglichkeit, eine Rückfrage per E-Mail an andere Projektbenutzer weiterzuleiten. Dies gibt diesen Benutzern die Möglichkeit, die Rückfrage anzuzeigen. 
Wichtig! Wenn Sie eine Rückfrage an einen anderen Benutzer weiterleiten möchten, um diese zu prüfen und eine Antwort an die Rückfrage zu senden, lesen Sie Weiterleiten einer Rückfrage zur Prüfung.

Wenn beispielsweise eine Rückfrage geschlossen ist, müssen Sie möglicherweise weitere Parteien benachrichtigen, z.B. den zuständigen Auftragnehmer (der möglicherweise nicht benachrichtigt wurde, als die Rückfrage geschlossen wurde), um sie über die offizielle Antwort/Antwort auf die Rückfrage zu informieren. Die Möglichkeit, eine Rückfrage per E-Mail zu senden, ist eine manuelle On-Demand-Aktion, die Sie nach eigenem Ermessen durchführen können. Sie möchten beispielsweise nicht, dass der zuständige Unterauftragnehmer eine automatisierte E-Mail-Benachrichtigung erhält, sobald eine Rückfrage geschlossen wird, weil Sie nicht möchten, dass sie die falsche Annahme treffen, dass die „Antwort“ auf die Rückfrage oder die Änderung des Umfangs bereits erfolgt ist zugelassen.

Wichtige Hinweise

• Erforderliche Benutzerberechtigungen:
  • „Standard“- oder „Admin“-Berechtigungen für das Rückfragen-Tool auf Projektebene.
• Zusätzliche Informationen:
  • Wichtig! Wenn Sie eine Rückfrage an einen anderen Benutzer weiterleiten möchten, um eine Rückfrage zu prüfen und eine Antwort an sie zu senden, lesen Sie Weiterleiten einer Rückfrage zur Prüfung.

Schritte

1. Navigieren Sie zum Rückfragen-Tool des Projekts.
2. Suchen Sie die gewünschte Rückfrage in der Liste. Klicken Sie dann auf Ansicht.
   
3. Klicken Sie auf E-Mail.
   
4. Fügen Sie die gewünschten Empfänger in die Felder An und/oder CC ein.
   Hinweis: Als Absender wird die E-Mail-Adresse Ihres Profils automatisch zum CC-Feld hinzugefügt.
5. Legen Sie den Benutzerzugriff auf die Nachricht wie folgt fest:
   • Um den Zugriff auf diese Nachricht einzuschränken, markieren Sie das Kontrollkästchen Privat.
     ODER
   • Um Benutzern mit 'Nur Lesen'- und 'Standard'-Berechtigungen das Anzeigen der Nachricht zu erlauben (das heisst über die Unterregisterkarte 'E-Mail' der Rückfrage), entfernen Sie das Häkchen aus dem Kontrollkästchen Privat.
6. Akzeptieren Sie im Feld Betreff die Standardbetreffzeile oder schreiben Sie Ihre eigene.
7. Hängen Sie im Bereich Anhänge alle relevanten Dateien an die Nachricht an.
8. Geben Sie im Feld Nachricht die gewünschte Nachricht ein. Dieses Feld entspricht dem Text der E-Mail-Nachricht.
9. Klicken Sie auf Senden.
   Das System sendet den angegebenen Empfängern eine E-Mail, die unten abgebildet ist. Die Betreffzeile der E-Mail sollte wie folgt lauten: FW: Rückfrage: #{#}: {Subject}