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Procore

Einen Primärvertrag per E-Mail senden

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Ziel

Um einen Primärvertrag per E-Mail an andere Procore-Benutzer zur Überprüfung und/oder Genehmigung zu senden.

Hintergrund

Nachdem Sie einen oder mehrere Primärverträge erstellt haben, müssen Sie diese Informationen möglicherweise mit anderen Personen teilen. Im Gegensatz zu anderen Procore-Tools, die automatische E-Mail-Benachrichtigungen an Mitglieder einer Verteilergruppe oder Liste senden, wenn Elemente erstellt, aktualisiert oder genehmigt werden, enthält ein Primärvertrag sensible Finanzdaten. Um diese Daten zu schützen, werden Primärverträge oft explizit an Einzelpersonen gesendet.

Wichtige Hinweise

  • Erforderliche Benutzerberechtigungen:
    • Um einen Primärvertrag per E-Mail zu senden, Berechtigungen der Stufe „Standard“ oder höhere Berechtigungen im Primärvertragstool des Projekts.
    • Um als Empfänger im Feld An oder CC genannt zu werden, müssen Sie ein Benutzerkonto im Projektadressbuch haben.
      Hinweis: Alle im Feld An oder CC genannten Empfänger können Ihre Primärvertragsdaten in der PDF-Datei anzeigen, die an die E-Mail-Nachricht angehängt ist.
    • Um Zugang zu einem Primärvertrag zu erhalten, klicken Sie in der E-Mail-Nachricht auf den Link „Diesen Vertrag anzeigen“ oder „Online anzeigen“:
      • Berechtigungen auf Administratorebene für das Primärvertrag-Tool des Projekts.
        ODER
      • Berechtigungen auf der Ebene „Nur lesen“ oder „Standard“ für das Primärvertrags-Tool des Projekts UND Ihr Name muss unter „Nur Administratoren und folgenden Benutzern sichtbar machen“ aufgeführt sein.
  • Beschränkungen:
    • Im Gegensatz zu anderen Procore-Tools, die automatisierte E-Mail-Benachrichtigungen an Verteilergruppen oder Listen senden, müssen Sie beim Primärvertrags-Tool die folgenden Schritte ausführen.

Voraussetzungen

Schritte

  1. Navigieren Sie zum Primärvertragstool des Projekts.
  2. Suchen Sie den Primärvertrag, mit dem Sie arbeiten möchten. Klicken Sie dann auf die Verknüpfung Nummer. 
  3. Klicken Sie auf Vertrag per E-Mail senden.
    email-prime-contract.png
  4. Füllen Sie die folgenden Felder aus:
    • An
      Beginnen Sie mit der Eingabe in dieses Feld, um Ihre Hauptempfänger aus einer Liste von Benutzern im Projektadressbuch auszuwählen. Siehe Hinzufügen eines Benutzerkontos zum Projektadressbuch.
       Achtung
      Enthält Ihr Debitorenvertrag Anhänge, die Ihre E-Mail-Empfänger nicht sehen sollen?Wenn Ihr Projektteam dem Debitorenvertrag, den Sie per E-Mail versenden, Anhänge hinzugefügt hat, sollten Sie alle diese Anhänge überprüfen, um sicherzustellen, dass Sie sie an Ihre Empfänger senden können. Ihre Empfänger haben die Möglichkeit, diese Anhänge herunterzuladen. Wie diese Anhänge hinzugefügt wurden, erfahren Sie unter Debitorenverträge erstellen und Debitorenvertrag bearbeiten. 
    • CC
      Beginnen Sie mit der Eingabe in dieses Feld, um Ihre sekundären Empfänger aus einer Liste von Benutzern im Projektadressbuch auszuwählen. Siehe Hinzufügen eines Benutzerkontos zum Projektadressbuch.
    • Privat
      Setzen Sie ein Häkchen in dieses Kontrollkästchen, wenn Sie den Zugriff auf den Debitorenvertrag in der Procore-Webanwendung für Empfänger einschränken möchten, die keine „Admin“-Berechtigung für das Debitorenvertrags-Tool haben. 
    • Gegenstand
      Dieses Feld wird automatisch basierend auf dem Namen des Primärvertrags ausgefüllt, Sie können jedoch weitere Änderungen an dem Feld vornehmen.
    • Anhänge
      Hängen Sie alle zugehörigen Dateien oder Dokumente an.
    • Nachricht
      Fügen Sie eine Nachricht an die Empfänger hinzu.
  5. Klicken Sie auf Senden.