Dokumentenmanagement - Leitfaden für die ersten Schritte

Voraussetzungen für diesen Leitfaden

• Ihr Unternehmen ist Teil des Document Management Limited Release (Beta).
• Das Dokumentenmanagement-Tool ist für ein Projekt aktiviert.
• Die folgenden Berechtigungen sind in Procore aktiviert:
  • Berechtigungen für Unternehmensadministratoren:
    • Berechtigungen der Stufe "Admin" für das Adressbuch-Tool auf Unternehmensebene.
  • Berechtigungen für das Dokumentenmanagement-Tool:
    • Berechtigungen der Stufe "Admin" für das Dokumentenmanagement-Tool.
    • Hinzugefügt zu einer Berechtigungsgruppe mit aktivierten  Berechtigungen "Neue Dateien hochladen" und "Neue Dateien senden".
      Anmerkung: Procore bietet standardmäßig eine "Dokument-Controller"-Berechtigungsgruppe, der Sie sich selbst hinzufügen können. 
  • Optional: Berechtigungen für Workflows und Korrespondenz-Tools:
    • Um Workflows für Dokumente zu konfigurieren und zu starten, benötigen Sie Berechtigungen der Stufe "Admin" für das Workflows-Tool auf Unternehmensebene.
    • Zum Anhängen von Dokumenten an Korrespondenzposten im Korrespondenz-Tool eines Projekts:
      • Standard- oder Admin-Berechtigungen für die Korrespondenztyp des Artikels.
        ODER
        Berechtigungen der Stufe "Schreibgeschützt" für den Korrespondenztyp des Postens mit der  granularen Berechtigung "Posten erstellen", die in der Berechtigungsvorlage aktiviert ist.

Nächste Lektion: Einführung in das Dokumentenmanagement

Über das Tool

Allgemeiner Tool-Prozess

Sobald die Einstellungen konfiguriert sind (wie weiter unten in diesem Handbuch erläutert ), ist der allgemeine Prozess für die Verwendung des Dokumentenmanagement-Tools der folgende: 

• Hochladen, Überprüfen und Einreichen von Dokumenten
  • Hochladen von Dokumenten
  • Überprüfen und Vervollständigen von Dokumentattributen
  • Einreichen und Genehmigen von Dokumenten
  • Überprüfen von Dokumenten mit Workflows
• Anzeigen, Herunterladen und Freigeben von Dokumenten
  • Anzeigen von Dokumenten
  • Herunterladen von Dokumenten
  • Freigeben von Dokumenten

Hochladen, Überprüfen und Einreichen von Dokumenten

Anzeigen, Herunterladen und Freigeben von Dokumenten

Nachdem die Dokumente an das Projekt übermittelt wurden,  können Personen mit den entsprechenden Berechtigungen die benötigten Dokumente anzeigen, freigeben und herunterladen. 
Anmerkung: Dokumentberechtigungen werden weiter unten in diesem Handbuch eingerichtet.

Nächste Lektion: Dokumentfelder - Übersicht

Hintergrund

Im Bauwesen werden Fehler und Nacharbeiten oft durch veraltete Projektdateien verursacht, die über eine Reihe von Ordnern oder Tools hinweg dupliziert wurden . Um dieses Risiko zu minimieren, organisiert und steuert das Dokumentenmanagement-Tool von Procore automatisch den Zugriff auf Dateien automatisch auf der Grundlage der Attribute (Dokumentfelder) jeder Dokumentrevision. Aus diesem Grund ist es besonders wichtig, diese Feldwerte einzurichten, bevor Sie mit dem Tool beginnen. 

So funktioniert's

 LISTE DER FELDER ANZEIGEN

Anmerkung: Welche Felder für jedes Dokument je Dokumenttyp erforderlich sein sollen, legen Sie im Abschnitt "Upload-Anforderungen" dieses Handbuchs fest.

Best Practices

Bevor Sie Dokumentfelder für das Dokumentenmanagement-Tool einrichten, sollten Sie Folgendes beachten:

• Welche Felder sind für Ihr Dokumentenmanagement wichtig? 
• Sollten die Anforderungen an das Feld je nach Projekt variieren oder sind sie im gesamten Unternehmen einheitlich?
• Welche Werte  sollten für Pflichtfelder (wie "Status" und "Typ") verfügbar sein?
• Welche "Codes" sollten mit jedem Feldwert verknüpft werden (z. B. "DR" für Zeichnung), damit sie in Ihrem Dokumentbenennungsstandard erkennbar sind?

Nächste Lektion: Dokumentfelder - Einrichten

Video

1. Benutzerdefinierte Felder erstellen

Erwägen Sie im Admin-Tool auf Unternehmensebene, benutzerdefinierte Felder für Ihr Projekt zu erstellen. Je nach ausgewähltem Feldtyp können Sie ein benutzerdefiniertes Feld zu Feldsätzen, dem Benennungsstandard, Upload-Anforderungen, Berechtigungsgruppen oder der Spaltenkonfiguration in Suchergebnissen und Datenexporten hinzufügen. 

 SEHEN SIE SICH DIE SCHRITTE AN

2. Konfigurierbare Feldsätze erstellen

Erstellen Sie im Admin-Tool auf Unternehmensebene einen neuen konfigurierbaren Feldsatz  für das Dokumentenmanagement-Tool, den Sie auf Ihr Projekt anwenden möchten . Auf diese Weise können Sie festlegen, welche Felder für Dokumente in all Ihren Projekten erforderlich sein sollen. 

Anmerkung: Sie können den Feldsätzen neue benutzerdefinierte Felder hinzufügen und Felder ausblenden , die Sie nicht verwenden möchten.

 SEHEN SIE SICH DIE SCHRITTE AN

3. Standardfelder bearbeiten

Entscheiden Sie im Admin-Tool auf Unternehmensebene, welche Werte für Dokumentfelder wie Status, Dokumenttyp und Dokumentdisziplin verfügbar sein sollen. Diese Feldoptionen gelten für alle Dateien im Dokumentenmanagement-Tool in den Projekten Ihres Unternehmens .

 SEHEN SIE SICH DIE SCHRITTE AN

4. Optional: Feldoptionen für ein Projekt überprüfen 

Administratoren des Dokumentenmanagement-Tools haben die Möglichkeit, bestimmte Feldwerte innerhalb einzelner Projekte auszublenden . Gehen Sie dazu in einem Projekt zum Konfigurieren von Einstellungen des Dokumentenmanagement-Tools, überprüfen Sie die Optionen für Felder und blenden Sie diejenigen aus, die nicht zur Auswahl stehen sollen.

 SEHEN SIE SICH DIE SCHRITTE AN

5. Zusätzliche Procore-Felder einrichten

Abhängig von den Anforderungen für Ihre Projekte gibt es möglicherweise einige zusätzliche Felder, die Sie einrichten möchten, bevor Sie beginnen. Wenn Sie beabsichtigen, einen Dokumentbenennungsstandard zu verwenden, sind der Projektcode und der Absendercode besonders wichtig.

• Projektcode
• Absendercode (Feld "Abgekürzter Name")
• Standortcode
• Etappen-Code

Nächste Lektion: Benennungsstandard - Übersicht

Hintergrund

Ihr Team wird den Autor und den Zweck jedes Dokuments aufgrund der einheitlichen Standards für die Benennung von Dokumenten in allen Ihren Projekten leicht kennen. Das Dokumentenmanagement-Tool von Procore verwendet die Attribute jeder Revision, um Benennungsstandards automatisch durchzusetzen und Metadaten (Attribute) automatisch auszufüllen  , was den Upload-Prozess vereinfacht. Sie legt fest, ob ein Upload mit früheren Revisionen verknüpft werden oder zu einem völlig neuen Dokument werden soll. 

So funktioniert's

Das Dokumentenmanagement-Tool kann Dokumentattributcodes verwenden , um einen Dokumentbenennungsstandard durchzusetzen. Wenn neue Revisionen mit einem identischen Namen und Format wie die bereits vorhandenen hochgeladen werden, stapelt das System diese Revisionen in einem einzigen Dokumentcontainer mit einem eindeutigen Namen. Dies reduziert das Risiko der Duplizierung von Dateien und sorgt dafür, dass alle mit den neuesten Informationen arbeiten.

Auf der Seite Einstellungen konfigurieren für das Dokumentenmanagement-Tool können Sie Felder hinzufügen oder entfernen und sie neu anordnen, um einen benutzerdefinierten Benennungsstandard zu erstellen, der für einige oder alle Dokumente in Ihrem Projekt verwendet werden kann. 

 TUTORIAL ANSEHEN
 

Best Practices

Es ist wichtig, die Struktur Ihres Dokumentbenennungsstandards so früh wie möglich für ein neues Projekt festzulegen. Dadurch werden Inkonsistenzen und spätere Refactorings vermieden.

Bevor Sie den Benennungsstandard für das Dokumentenmanagement-Tool einrichten, sollten Sie Folgendes beachten:

• Für welche Arten von Dokumenten muss ein Benennungsstandard durchgesetzt werden? 
• Welche Kombination und Reihenfolge der Informationen im Namen würde Ihrem Team helfen, den Zweck eines Dokuments am besten zu verstehen, insbesondere in Szenarien, in denen das Dokument ohne zusätzlichen Kontext gefunden wird?
• Welche Kombination von Informationen im Namen würde sicherstellen, dass einzelne Dokumente eindeutig identifiziert werden und sich nicht versehentlich überschneiden?
  • Sie können zum Beispiel festlegen, dass bei einem weniger komplexen Projekt nur Ihre Zeichnungen und technischen Einreichungen als Projekttyp-Disziplin-Nummer benannt werden müssen (z. B. ABC-DR-A-101 oder ABC-TS-C-202), während alle anderen Dokumente, wie Berichte oder Tracker, ihren ursprünglichen Dateinamen beibehalten können.

Nächste Lektion: Benennungsstandard - Einrichten

Benennungsstandard bearbeiten

Überprüfen Sie im Abschnitt "Upload-Anforderungen" auf der Seite Einstellungen konfigurieren den Benennungsstandard "Procore Default" und nehmen Sie bei Bedarf Änderungen vor.

 SEHEN SIE SICH DIE SCHRITTE AN

Video

Anmerkung: Im nächsten Abschnitt dieses Leitfadens entscheiden Sie, welche Dokumenttypen diesem Benennungsstandard zugeordnet werden sollen.

Nächste Lektion: Upload-Anforderungen - Übersicht

Hintergrund

Wie in den vorherigen Lektionen erläutert, verwendet das Dokumentenmanagement-Tool Dokumentattribute, um Benutzerberechtigungen für einzelne Revisionen zu steuern, einen Benennungsstandard zu generieren und Ihre Dokumente für einen einfachen Abruf zu organisieren. Wenn hochgeladene Dokumente also nicht genügend Attribute haben, besteht ein großes Risiko, dass Sie sie später nicht leicht finden. Deshalb ist es unglaublich wichtig festzulegen, welche Felder erforderlich sind, bevor Dateien hochgeladen werden. Darüber hinaus können diese Upload-Anforderungen je nach Dokumenttyp angepasst werden und angeben, ob ein Benennungsstandard erzwungen werden muss.

So funktioniert's

Im Abschnitt "Upload-Anforderungen" auf der Seite "Einstellungen konfigurieren" des Tools können Sie eine Standardregel festlegen, die alle Dokumente befolgen müssen. Sie können auch bedingte Regeln erstellen, die Standardregeln außer Kraft setzen und nur für bestimmte Dokumenttypen gelten.

Diese Regeln legen fest, welche Metadatenfelder für hochgeladene Dokumente ausgefüllt werden müssen und ob Ihr Projektbenennungsstandard durchgesetzt wird . 
 

 TUTORIAL ANSEHEN

Best Practices

Bevor Sie Upload-Anforderungen für das Dokumentenmanagement-Tool einrichten, sollten Sie Folgendes beachten:

• Welche Attribut- und Benennungsanforderungen sollten für jede Revision gelten, die in das System hochgeladen wird, unabhängig von ihrem Typ?
• Welche Anforderungen sollten je nach Dokumenttyp variieren?
  Anmerkung: Sie können nur einen Benennungsstandard für das gesamte Projekt festlegen, aber Sie können entscheiden, ob Sie ihn für jeden Dokumenttyp durchsetzen möchten oder nicht.
• Erlaubt Ihr Projekt doppelte Revisionskennungen? Standardmäßig ist das Feld "Revision" als bearbeitbares Feld festgelegt, während das Feld "Version" immer eine nicht bearbeitbare eindeutige Kennung ist. Die Möglichkeit, das Feld "Revision" manuell so zu bearbeiten , dass es mit der Revisionsnummer eines früheren Uploads übereinstimmt, ermöglicht es Benutzern, eine Datei mit geringfügigen Änderungen hochzuladen, ohne sie als eine ganz neue Revision zu betrachten.  Administratoren können jedoch festlegen, dass Revisionen für bestimmte Dokumenttypen eindeutig sind, wenn sie dies bevorzugen.  

Nächste Lektion: Upload-Anforderungen - Einrichten

Video

1. Bearbeiten Sie die Standardregel

Überprüfen Sie im Abschnitt "Upload-Anforderungen" auf der Seite "Einstellungen konfigurieren" die Standardregel und nehmen Sie bei Bedarf Änderungen vor. Sie können wählen, ob der Benennungsstandard erzwungen werden soll, die Felder auswählen, die für hochgeladene Dokumente erforderlich sind, und entscheiden, ob doppelte Revisionskennungen zulässig sind. 
Anmerkung: Die Felder Status, Typ, Revision und Name sind immer erforderlich, ebenso wie alle anderen Felder, die Sie im Feldsatz Ihres Unternehmens für das Dokumentenmanagement-Tool benötigen.

 SEHEN SIE SICH DIE SCHRITTE AN

2. Bedingte Regeln erstellen

Wenn für bestimmte Dokumenttypen andere Anforderungen als die Standardregel gelten, erstellen Sie eine oder mehrere bedingte Regeln im Abschnitt "Anforderungen hochladen" auf der Seite "Einstellungen konfigurieren". Wählen Sie z. B. andere erforderliche Felder aus, oder entscheiden Sie, ob der Benennungsstandard nicht erzwungen werden soll. 

 SEHEN SIE SICH DIE SCHRITTE AN

Nächste Lektion: Dokumentberechtigungen - Übersicht

Hintergrund

Ein einzelnes Konstruktionsdokument kann im Laufe seiner Lebensdauer Dutzende von Revisionen und Hunderte von Nebenversionsaktualisierungen haben. Jede dieser Überarbeitungen eignet sich für eine andere Phase, einen anderen Zweck und ein anderes Publikum bei der Arbeit. Bei vielen Projekten sind diese Revisionen über verschiedene Ordner verstreut, die eine manuelle Berechtigungsverwaltung erfordern. Mit dem Dokumentenmanagement-Tool von Procore können Sie jedoch automatisch die Berechtigungen für jede einzelne Dokumentrevision innerhalb eines "Containers" steuern. Das Tool kann die Attribute dieser Revision wie Status, Phase, Typ oder Disziplin verwenden , um Berechtigungen automatisch zu bestimmen. 

So funktioniert's

 WEITERE INFORMATIONEN ZU BERECHTIGUNGEN

Best Practices

Bevor Sie Berechtigungen für das Dokumentenmanagement-Tool einrichten, sollten Sie Folgendes beachten:

• Was sind die unterschiedlichen Benutzerrollen in Ihren Projekten, die unterschiedliche Zugriffsebenen auf Projektdokumente benötigen?
• Worauf sollen diese Gruppen zugreifen können und welche Dokumentfelder sind notwendig, um diesen Zugriff zu bestimmen?
  • Sie könnten z. B. in Erwägung ziehen, Ihren Projektmanagern und Dokumentenprüfern "Admin"-Zugriff auf jede Dokumentrevision im System zu gewähren, Ihrem Außendienstteam aber nur "Viewer" -Zugriff auf genehmigte Projektzeichnungen zu gewähren.
• Wer sollte in der Lage sein, die Einstellungen im Dokumentenmanagement-Tool selbst zu ändern?

Nächste Lektion: Dokumentberechtigungen - Einrichten

1. Allgemeine Tool-Berechtigungen vergeben

Weisen Sie dem Dokumentenmanagement-Tool Standard - oder Admin-Berechtigungen für Personen zu, die Zugriff auf das Tool benötigen. Sie können diese Berechtigung für Benutzer und Gruppen in einer Projektberechtigungsvorlage im Berechtigungstool zuweisen oder die Berechtigung für Benutzer im Adressbuch-Tool manuell bearbeiten.

 SEHEN SIE SICH DIE SCHRITTE AN

2. Berechtigungsgruppen erstellen

Erstellen Sie Berechtigungsgruppen für verschiedene Berechtigungstypen, die Sie benötigen, und fügen Sie ihnen Personen hinzu, um deren Zugriff auf Dokumente im Projekt automatisch zu steuern.

 SEHEN SIE SICH DIE SCHRITTE AN

3. Verwalten von Dokumentberechtigungsstufen

Kontrollieren Sie die Berechtigungen für Dokumente weiter, indem Sie festlegen, welche Aktionen auf drei verschiedenen Ebenen verfügbar sein sollen: Betrachter, Eigentümer und Administrator. 
Anmerkung: Diese Liste beschränkt sich derzeit auf die Steuerung, welche Ebenen in der Lage sein sollen, Dokumentattribute zu bearbeiten, aber in Zukunft werden weitere Anpassungen eingeführt. 

 SEHEN SIE SICH DIE SCHRITTE AN

Nächste Lektion: Dokumentengenehmigungen mit Workflows - Übersicht

Hintergrund

Es ist oft der Fall, dass Bauunternehmen Baudokumente manuell zwischen Ordnern und isolierten Systemen verschieben müssen, wenn ihr Status von "In Arbeit" über "In Prüfung" bis hin zu "Genehmigt" wechselt. Dies verursacht viel Overhead und führt zu Fehlern und Nacharbeiten. Mit Procore Dokumentenmanagement müssen Sie Dokumente nicht verschieben, wenn sich ihr Status ändert, und der Zugriff auf Revisionen wird automatisch geändert, sobald ein Genehmigungs-Workflow abgeschlossen ist. Darüber hinaus ist die in das Dokumentenmanagement-Tool integrierte Workflow-Engine unglaublich anpassbar und eignet sich für einfache und komplexe Genehmigungsszenarien für jede Art von Dokument.

So funktioniert's

Sie können benutzerdefinierte Workflow-Vorlagen erstellen, die dann Dokumenten zugewiesen werden, die in das Dokumentenmanagement-Tool hochgeladen werden. Sobald ein Workflow gestartet wurde, werden die Teilnehmer des Workflows benachrichtigt, um Dokumente zu überprüfen, sie optional mit Markups zu kommentieren und ein Genehmigungsergebnis bereitzustellen.

Wenn eine Dokumentenrevision überprüft und entweder genehmigt oder abgelehnt wird, wird der Status der Revision in Procore automatisch aktualisiert. Das bedeutet, dass Sie Berechtigungseinstellungen nicht manuell ändern oder Revisionen zwischen Ordnern oder Tools verschieben müssen, nachdem ein Dokument genehmigt wurde. Wenn ein Workflow für ein PDF-Dokument erstellt wird, können die Workflow-Beauftragten während ihres Schritts im Workflow direkt Markups in die PDF-Datei einfügen. Nach Abschluss des Workflows bleiben alle Workflowentscheidungen, Markups und zusätzlichen Dateianhänge erhalten, sodass später darauf verwiesen werden kann.

Best Practices

Bevor Sie Workflow-Vorlagen für das Dokumentenmanagement-Tool einrichten, sollten Sie Folgendes beachten:

• Welche Prozesse zur Prüfung und Genehmigung von Dokumenten möchten Sie durchsetzen und für welche Arten von Dokumenten?
• Wie unterscheidet sich der Genehmigungsablauf je nach Zweck, Typ oder Quelle des Dokuments?
• Welche Antwortmöglichkeiten benötigen Sie für jeden Schritt (z. B. Genehmigt, Genehmigt mit Kommentar, Abgelehnt)?
• Wer soll Dokumenten-Workflows erstellen und konfigurieren dürfen?
• Wer soll aktive Dokumenten-Workflows verwalten dürfen (z. Neustart oder Wechsel der Beauftragten mitten im Flow)?

Nächste Lektion: Dokumentengenehmigungen mit Workflows - Einrichten

1. Workflow-Berechtigungen zuweisen

Wenn Sie dies noch nicht getan haben, richten Sie Berechtigungen für Workflows ein.

2. Erstellen Sie eine Workflow-Vorlage für das Dokumentenmanagement

Als Nächstes sollten Sie Workflow-Vorlagen im Tool Workflows auf Unternehmensebene erstellen.

 SEHEN SIE SICH DIE SCHRITTE AN

3. Ordnen Sie den Workflow einem Projekt zu

Nachdem die  Workflow-Vorlage erstellt wurde, müssen Sie sie den Projekten zuweisen, für die Sie sie verwenden möchten. 

 SEHEN SIE SICH DIE SCHRITTE AN

4. Konfigurieren eines Workflows für das Projekt

Bevor Sie Workflows im Dokumentenmanagement-Tool verwenden können, müssen Sie den Workflow für das Projekt konfigurieren, was die Zuweisung von Prüfern zu einzelnen Schritten beinhaltet. Sie können auch festlegen, ob Sie eine dieser Vorlagen als Standard für neu hochgeladene Dokumente verwenden möchten oder nicht.

 SEHEN SIE SICH DIE SCHRITTE AN

5. Starten Sie einen Workflow für Dokumente

Wenn Dokumente in das Projekt hochgeladen werden, kann den Dokumenten in der Spalte "Zugewiesener Workflow" ein Workflow zugewiesen werden. Nachdem ein Dokument eingereicht wurde, beginnt der zugewiesene Workflow im ersten Schritt, und die Prüfer werden benachrichtigt.

Anmerkung: Wenn Sie Dokumente in großen Mengen einreichen, erhalten die Prüfer eine einzige E-Mail mit allen Dokumenten, die ihre Aufmerksamkeit erfordern, und nicht separate E-Mails für einzeln eingereichte Dokumente.

 SEHEN SIE SICH DIE SCHRITTE AN

Nächste Lektion: Dokumentenorganisation mit gespeicherten Ansichten - Übersicht

Hintergrund

Die meisten Dokumentenmanagement-Tools verwenden Ordner, um Dokumente zu organisieren und zugänglich zu halten. Ordner können problematisch sein, da jede Dokumentrevision innerhalb des Ordners vorhanden sein muss und nicht in zwei oder mehr Ordnern gleichzeitig vorhanden sein kann. Dies kann zwar für in Arbeit befindliche Dokumente mit eingeschränktem Zugriff funktionieren, wird jedoch zu einem Problem, sobald Dokumente zur Überprüfung eingereicht und dann entweder abgelehnt oder für ein breiteres Publikum veröffentlicht werden. Im Bauwesen ist es wichtig, eine einzige, nachvollziehbare Historie der Revisionen eines Baudokuments und deren Statusänderungen im Laufe der Zeit zu führen. Wenn Sie Revisionen manuell zwischen Ordnern kopieren oder verschieben müssen, die für verschiedene Zwecke oder Zielgruppen bestimmt sind, verlieren Sie diese Rückverfolgbarkeit und riskieren, dass Teams mit veralteten Informationen arbeiten.  

Mit dem Dokumentenmanagement-Tool  von Procore werden Dokumentrevisionen mit Attributen versehen, die sie beschreiben, und Suchfilter können verwendet werden, um sie schnell zu finden. Sie können beispielsweise Filter verwenden,  um die neuesten genehmigten Architekturzeichnungen zu finden oder abgelehnte Dokumente anzuzeigen,  die von Ihrem Unternehmen stammen. Sie können diese Suchfilter als "gespeicherte Ansichten" speichern, um Dokumente für Sie und Ihr Team leichter auffindbar zu machen, was den Vorteil einer standardisierten Projektordnerstruktur ohne die Risiken und Nachteile der Dateiduplizierung bietet. 

So funktioniert's

Nächste Lektion: Dokumentenorganisation mit gespeicherten Ansichten - Einrichten

Gespeicherte Ansichten erstellen

Für Kategorien , auf die ein Administrator schnellen Zugriff haben soll, kann er den Zugriff auf die gespeicherte Ansicht auf "Jeder im Projekt" einstellen.  Darüber hinaus kann jeder Benutzer seine eigenen personalisierten Ansichten erstellen.

Anmerkung: Derzeit müssen gespeicherte Projektansichten in jedem Projekt einzeln erstellt werden, aber in Zukunft werden Sie in der Lage sein, gespeicherte Ansichten über mehrere Projekte in Ihrem Unternehmen hinweg zu standardisieren. 

 SEHEN SIE SICH DIE SCHRITTE AN

Nächste Lektion: Dokumentenverteilung mit Korrespondenz - Übersicht

Hintergrund

Bei so vielen Möglichkeiten, Dokumente und Kommunikation digital auszutauschen , kann es schwierig sein, eine klare Aufzeichnung der Kommunikation für ein Projekt zu führen. Das manuelle Anhängen und Versenden von Dokumenten außerhalb von Procore per E-Mail erhöht das Risiko, auf veraltete Revisionen zu verweisen, und macht es schwierig, Mitteilungen zu finden und bei Bedarf darauf zurückzugreifen.

Das Korrespondenz-Tool von Procore dient als zentraler Ort für den Austausch von Projektdokumenten und die formelle Aufzeichnung der Kommunikation. Dokumentenmanagement-Dateien können direkt angehängt und in einem Korrespondenzelement aus dem Web oder dem Handy verknüpft werden, was einen einfachen Zugriff auf die Dokumente zusammen mit einem klaren Kommunikationsverlauf ermöglicht. 

So funktioniert's

Wenn Sie irgendetwas im Zusammenhang mit Ihren Dokumenten verteilen oder besprechen müssen, können Sie das Korrespondenz-Tool von Procore verwenden, um Dokumente aus dem Dokumentenmanagement-Tool anzuhängen und zu teilen. Sie können z. B. einen Korrespondenztyp für Übermittlungen erstellen, um genehmigte Zeichnungspakete freizugeben. 

Die gemeinsame Nutzung von Dokumenten über einen Korrespondenzposten trägt dazu bei, dass ein formelles Aufzeichnungssystem über Procore geführt wird. Angehängte Dateien (keine Kopien) werden direkt aus dem Dokumentenmanagement-Tool verknüpft, was bedeutet, dass der vollständige Verlauf, der Kontext und die Berechtigungen für Dokumente erhalten bleiben. 

  TUTORIAL ANSEHEN

Best Practices

Bevor Sie Korrespondenzvorlagen für Ihr Projekt konfigurieren, sollten Sie Folgendes beachten:

• Welche Arten von formeller Kommunikation über Bauunterlagen benötigt Ihr Projektteam und wann muss es diese möglicherweise herausgeben?
• Sind Sie mit dem Korrespondenz-Tool vertraut? Wenn ja, wie nutzen Sie es heute und wie könnte sich das ändern, wenn Sie mit dem Dokumentenmanagement-Tool beginnen?
• Wer sollte die Mitteilungen senden und verwalten?
• Beachten Sie die Berechtigungen, die für das Korrespondenz-Tool erforderlich sind: Berechtigungen der Stufe "Standard" oder höher für den Korrespondenztyp des Objekts. ODER Berechtigungen der Stufe "Nur Lesen" für den Korrespondenztyp des Objekts, wobei die granulare Berechtigung "Artikel erstellen" in Ihrer Berechtigungsvorlage aktiviert ist.

Nächste Lektion: Dokumentenverteilung mit Korrespondenz - Einrichten

1. Erstellen Sie einen Korrespondenztyp

Erstellen Sie auf der Seite Korrespondenz des Admin-Tools auf Unternehmensebene (unter Tool-Einstellungen) einen Korrespondenztyp. 

 SEHEN SIE SICH DIE SCHRITTE AN

2. Erstellen und Anwenden eines Korrespondenz-Feldsatzes  auf ein Projekt

Erstellen Sie auf der Registerkarte "Feldsätze" der Seite "Korrespondenz" im Admin-Tool auf Unternehmensebene einen neuen  Feldsatz oder bearbeiten Sie einen vorhandenen. Wählen Sie unter dem Link "Zugewiesene Projekte" für den Feldsatz die Projekte aus, auf die Sie den Korrespondenz-Feldsatz anwenden möchten. 

 SEHEN SIE SICH DIE SCHRITTE AN

3. Erstellen Sie einen Korrespondenzposten

Erstellen Sie im Korrespondenz-Tool für das Projekt einen oder mehrere Korrespondenzposten, die Sie zum Freigeben von Dateien aus dem Dokumentenmanagement-Tool verwenden. 

 SEHEN SIE SICH DIE SCHRITTE AN

Nächste Lektion: Schlussfolgerung

 Sie haben den Leitfaden abgeschlossen! 

Wir hoffen, dass dieser Leitfaden Ihnen geholfen hat, ein besseres Verständnis dafür zu bekommen, wie das Dokumentenmanagement-Tool funktioniert und wie Sie es für Ihre Projekte einsetzen können.

Eine vollständige Liste der Tutorials, FAQs, Videos und mehr zum Dokumentenmanagement finden Sie auf der LandingpageDokumentenmanagement .