Erste Schritte mit dem Dokumentenmanagement - Einführung in das Tool

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Über das Tool

Das Dokumentenmanagement-Tool von Procore ist ein Dokumentenmanagementsystem, das Ihre Dokumente automatisch nach ihren Attributen organisiert. Finden Sie schnell die benötigten Dokumente mit der Gewissheit, dass Sie die letzte genehmigte Revision öffnen und dass nur die Personen, die sie sehen sollen, Zugriff haben.

Dieses Tool wurde für Unternehmen entwickelt, die eine einheitliche, konfigurierbare Lösung für die Verwaltung von Informationen und Genehmigungen in allen Phasen eines Bauprojekts benötigen.

Mit dem Dokumentenmanagement-Tool können Unternehmen:

  • Konfigurieren Sie Dokumentberechtigungen basierend auf den Attributen jeder Revision, z. B. Status, Typ oder Disziplin.

  • Helfen Sie Teammitgliedern, von einem zentralen System aus auf Dokumente zuzugreifen, sie zu überprüfen, zu genehmigen und zu verwalten.

  • Sie profitieren von den gleichen Vorteilen wie mit dem ursprünglichen Dokumente-Tool in Procore und fügen gleichzeitig Funktionen wie Workflows zur Dokumentengenehmigung mit Markup, präzisere Berechtigungen, Metadaten-Tagging und durchsetzbare Namenskonventionen hinzu.

Ansehen die Features  

Das Dokumentenmanagement-Tool bietet derzeit die folgenden Funktionen und Vorteile:

Allgemeiner Tool-Prozess

Sobald die Einstellungen konfiguriert sind (wie weiter unten in diesem Handbuch erläutert ), ist der allgemeine Prozess für die Verwendung des Dokumentenmanagement-Tools der folgende: 

 Hinweis
Weitere Themen wie Tool-Einstellungen und -Berechtigungen, gespeicherte Ansichten und Genehmigungsworkflows werden weiter unten in diesem Handbuch behandelt. 

Workflow-Diagramm

  

Hochladen, Überprüfen und Einreichen von Dokumenten

Video

           
 
           

Hochladen von Dokumenten

Das Dokumentenmanagement-Tool lädt Dokumente auf ähnliche Weise hoch wie das ursprüngliche Dokumente-Tool von Procore. Das Dokumentenmanagement-Tool verwendet jedoch maschinelles Lernen für den Inhalt des Dokuments und den Dateinamen, um Daten wie den Dokumenttyp, die Zeichnungsnummer und die Zeichnungsbeschreibung automatisch aufzufüllen.

Anmerkung: Im nächsten Abschnitt dieses Handbuchs legen Sie die Felder, Benennungsstandards und Upload-Anforderungen fest.

2024-07-18_uploads.png

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Überprüfen und Ausfüllen von Dokumentattributen

Sobald der Upload abgeschlossen ist, werden alle verbleibenden erforderlichen Felder überprüft und ausgefüllt, damit sie für einen breiteren Zugriff an das Projekt übermittelt werden können. Sie werden diese Anforderungen in einem späteren Abschnitt dieses Handbuchs einrichten.

2024-07-10_Uploads tab.png

 icon-external-link.png TUTORIAL ANSEHEN

Einreichen und Genehmigen von Dokumenten

Dokumente mit ausgefüllten Pflichtfeldern werden an das Projekt übermittelt , damit sie auf der Registerkarte "Dokumente" aufgerufen werden können. 

2024-07-19_Submit documents.png

icon-external-link.png TUTORIAL ANSEHEN

Überprüfen von Dokumenten mit Workflows

Wenn für Dokumente Genehmigungsworkflows mit dem Workflows-Tool eingerichtet wurden, können Benutzer in gespeicherten Ansichten wie "Mir zugewiesen"  darauf zugreifen, um  sie zu überprüfen, Kommentare abzugeben und mit einem Genehmigungsergebnis zu reagieren.

pdm-workflow-review-response.png

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Anzeigen, Herunterladen und Freigeben von Dokumenten

Nachdem die Dokumente an das Projekt übermittelt wurden,  können Personen mit den entsprechenden Berechtigungen die benötigten Dokumente anzeigen, freigeben und herunterladen. 
Anmerkung: Dokumentberechtigungen werden weiter unten in diesem Handbuch eingerichtet.

Video          

           
 
           

Anzeigen von Dokumenten

Der Zugriff auf die eingereichten Dokumente erfolgt über die Registerkarte "Dokumente". Dokumentinformationen können in der Tabelle angezeigt oder im Procore-Dokumenten-Viewer geöffnet werden. Je nachdem, wie der Administrator die Sammlungen des Projekts konfiguriert hat und welche gespeicherte Ansicht Sie gerade anzeigen, wird standardmäßig die neueste Revision in einem bestimmten Dokumentcontainer angezeigt, aber auch auf frühere Revisionen kann schnell zugegriffen werden. 

2024-07-19_Viewing docs.png

 icon-external-link.png TUTORIAL ANSEHEN

Dokumente sind auch in der mobilen Anwendung von Procore für iOS und Android leicht zugänglich und können angezeigt werden. 

2024-07-30_mobile doc list view.png

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   Video - Auf Mobilgerät ansehen

           
 
           

Herunterladen von Dokumenten

Die Dokumente können einzeln aus der Tabelle oder dem Viewer sowie in großen Mengen aus der Tabelle der Procore-Webanwendung heruntergeladen werden.  

2024-07-19_bulk download 85percent.png

 

icon-external-link.png TUTORIAL ANSEHEN

Freigeben von Dokumenten

Dokumente können als Anhänge für Posten (z. B. Übermittlungen) im Korrespondenz-Tool hinzugefügt werden.  

correspondence-pdm-files.png

icon-external-link.png TUTORIAL ANSEHEN

Die Dokumente können dann von den Empfängern der Korrespondenz, die über die Berechtigung zu diesen Dokumenten verfügen, im Dokumentenmanagement-Tool angezeigt und heruntergeladen werden.  

pdm-corro-attach-table.png

icon-external-link.png TUTORIAL ANSEHEN

 

Nächste Lektion: Dokumentfelder - Übersicht