Erste Schritte mit dem Dokumentenmanagement - Einführung in das Tool
Über das Tool
Das Dokumentenmanagement-Tool von Procore ist ein Dokumentenmanagementsystem, das Ihre Dokumente automatisch nach ihren Attributen organisiert. Finden Sie schnell die Dokumente, die Sie benötigen, mit der Gewissheit, dass Sie die letzte genehmigte Revision öffnen und dass nur Personen Zugriff darauf haben, die sie sehen sollten.
Dieses Tool wurde für Unternehmen entwickelt, die eine einheitliche, konfigurierbare Lösung für die Verwaltung von Informationen und Genehmigungen in allen Phasen eines Bauprojekts benötigen.
Mit dem Dokumentenmanagement-Tool können Unternehmen:
- Konfigurieren Sie Dokumentberechtigungen basierend auf den Attributen jeder Revision wie Status, Typ oder Disziplin.
- Helfen Sie Teammitgliedern , von einem zentralen System aus auf Dokumente zuzugreifen, sie zu überprüfen, zu genehmigen und zu verwalten.
- Sie profitieren von den gleichen Vorteilen wie mit dem ursprünglichen Dokumente-Tool in Procore und fügen gleichzeitig Funktionen wie Workflows für die Dokumentengenehmigung mit Markup, präzisere Berechtigungen, Metadaten-Tagging und durchsetzbare Namenskonventionen hinzu.
Tutorials, Videos und zusätzliche Ressourcen finden Sie unter Dokumentenmanagement (Web) | (iOS) | (Android).
Video
Ansehen die Features
Allgemeiner Tool-Prozess
Sobald die Einstellungen konfiguriert sind (wie weiter unten in diesem Handbuch erläutert ), ist der allgemeine Prozess für die Verwendung des Dokumentenmanagement-Tools der folgende:
- Hochladen, Überprüfen und Einreichen von Dokumenten
- Anzeigen, Herunterladen und Freigeben von Dokumenten
Hinweis
Weitere Themen wie Tool-Einstellungen und -Berechtigungen, gespeicherte Ansichten und Genehmigungsworkflows werden weiter unten in diesem Handbuch behandelt.Workflow-Diagramm
|
|
Hochladen, Überprüfen und Einreichen von Dokumenten
Video
Hochladen von Dokumenten
Das Dokumentenmanagement-Tool lädt Dokumente auf ähnliche Weise hoch wie das ursprüngliche Dokumente-Tool von Procore. Das Dokumentenmanagement-Tool verwendet jedoch maschinelles Lernen für den Inhalt des Dokuments und den Dateinamen, um Daten wie den Dokumenttyp, die Zeichnungsnummer und die Zeichnungsbeschreibung automatisch aufzufüllen.
Anmerkung: Im nächsten Abschnitt dieses Handbuchs legen Sie die Felder, Benennungsstandards und Upload-Anforderungen fest.
TUTORIAL ANSEHENÜberprüfen und Ausfüllen von Dokumentattributen
Sobald der Upload abgeschlossen ist, werden alle verbleibenden erforderlichen Felder überprüft und ausgefüllt, damit sie für einen breiteren Zugriff an das Projekt übermittelt werden können. Sie werden diese Anforderungen in einem späteren Abschnitt dieses Handbuchs einrichten.
Einreichen und Genehmigen von Dokumenten
Dokumente mit ausgefüllten Pflichtfeldern werden an das Projekt übermittelt , damit sie auf der Registerkarte "Dokumente" aufgerufen werden können.
Überprüfen von Dokumenten mit Workflows
Wenn für Dokumente Genehmigungsworkflows mit dem Workflows-Tool eingerichtet wurden, können Benutzer in gespeicherten Ansichten wie "Mir zugewiesen" darauf zugreifen, um sie zu überprüfen, Kommentare abzugeben und mit einem Genehmigungsergebnis zu reagieren.
Anzeigen, Herunterladen und Freigeben von Dokumenten
Nachdem die Dokumente an das Projekt übermittelt wurden, können Personen mit den entsprechenden Berechtigungen die benötigten Dokumente anzeigen, freigeben und herunterladen.
Anmerkung: Dokumentberechtigungen werden weiter unten in diesem Handbuch eingerichtet.
Video
Anzeigen von Dokumenten
Der Zugriff auf die eingereichten Dokumente erfolgt über die Registerkarte "Dokumente". Dokumentinformationen können in der Tabelle angezeigt oder im Procore-Dokumenten-Viewer geöffnet werden. Je nachdem, wie der Administrator die Sammlungen des Projekts konfiguriert hat und welche gespeicherte Ansicht Sie gerade anzeigen, wird standardmäßig die neueste Revision in einem bestimmten Dokumentcontainer angezeigt, aber auch auf frühere Revisionen kann schnell zugegriffen werden.
Dokumente sind auch in der mobilen Anwendung von Procore für iOS und Android leicht zugänglich und können angezeigt werden.
|
|
Video - Auf Mobilgerät ansehen |
Herunterladen von Dokumenten
Die Dokumente können einzeln aus der Tabelle oder dem Viewer sowie in großen Mengen aus der Tabelle der Procore-Webanwendung heruntergeladen werden.
Freigeben von Dokumenten
Dokumente können als Anhänge für Posten (z. B. Übermittlungen) im Korrespondenz-Tool hinzugefügt werden.
Die Dokumente können dann von den Empfängern der Korrespondenz, die über die Berechtigung zu diesen Dokumenten verfügen, im Dokumentenmanagement-Tool angezeigt und heruntergeladen werden.
