Erste Schritte mit dem Dokumentenmanagement - Upload-Anforderungen

Hintergrund

Wie in den vorherigen Lektionen erläutert, verwendet das Dokumentenmanagement-Tool Dokumentattribute, um Benutzerberechtigungen für einzelne Revisionen zu steuern, einen Benennungsstandard zu generieren und Ihre Dokumente für einen einfachen Abruf zu organisieren. Wenn hochgeladene Dokumente also nicht genügend Attribute haben, besteht ein großes Risiko, dass Sie sie später nicht leicht finden. Deshalb ist es unglaublich wichtig festzulegen, welche Felder erforderlich sind, bevor Dateien hochgeladen werden. Darüber hinaus können diese Upload-Anforderungen je nach Dokumenttyp angepasst werden und angeben, ob ein Benennungsstandard erzwungen werden muss.

So funktioniert's

Im Abschnitt "Upload-Anforderungen" auf der Seite "Einstellungen konfigurieren" des Tools können Sie eine Standardregel festlegen, die alle Dokumente befolgen müssen. Sie können auch bedingte Regeln erstellen, die Standardregeln außer Kraft setzen und nur für bestimmte Dokumenttypen gelten.

Diese Regeln legen fest, welche Metadatenfelder für hochgeladene Dokumente ausgefüllt werden müssen und ob Ihr Projektbenennungsstandard durchgesetzt wird . 
 

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Best Practices

Bevor Sie Upload-Anforderungen für das Dokumentenmanagement-Tool einrichten, sollten Sie Folgendes beachten:

• Welche Attribut- und Benennungsanforderungen sollten für jede Revision gelten, die in das System hochgeladen wird, unabhängig von ihrem Typ?
• Welche Anforderungen sollten je nach Dokumenttyp variieren?
  Anmerkung: Sie können nur einen Benennungsstandard für das gesamte Projekt festlegen, aber Sie können entscheiden, ob Sie ihn für jeden Dokumenttyp durchsetzen möchten oder nicht.
• Erlaubt Ihr Projekt doppelte Revisionskennungen? Standardmäßig ist das Feld "Revision" als bearbeitbares Feld festgelegt, während das Feld "Version" immer eine nicht bearbeitbare eindeutige Kennung ist. Die Möglichkeit, das Feld "Revision" manuell so zu bearbeiten , dass es mit der Revisionsnummer eines früheren Uploads übereinstimmt, ermöglicht es Benutzern, eine Datei mit geringfügigen Änderungen hochzuladen, ohne sie als eine ganz neue Revision zu betrachten.  Administratoren können jedoch festlegen, dass Revisionen für bestimmte Dokumenttypen eindeutig sind, wenn sie dies bevorzugen.  

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1. Bearbeiten Sie die Standardregel

Überprüfen Sie im Abschnitt "Upload-Anforderungen" auf der Seite "Einstellungen konfigurieren" die Standardregel und nehmen Sie bei Bedarf Änderungen vor. Sie können wählen, ob der Benennungsstandard erzwungen werden soll, die Felder auswählen, die für hochgeladene Dokumente erforderlich sind, und entscheiden, ob doppelte Revisionskennungen zulässig sind. 
Anmerkung: Die Felder Status, Typ, Revision und Name sind immer erforderlich, ebenso wie alle anderen Felder, die Sie im Feldsatz Ihres Unternehmens für das Dokumentenmanagement-Tool benötigen.

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2. Bedingte Regeln erstellen

Wenn für bestimmte Dokumenttypen andere Anforderungen als die Standardregel gelten, erstellen Sie eine oder mehrere bedingte Regeln im Abschnitt "Anforderungen hochladen" auf der Seite "Einstellungen konfigurieren". Wählen Sie z. B. andere erforderliche Felder aus, oder entscheiden Sie, ob der Benennungsstandard nicht erzwungen werden soll. 

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