Erste Schritte mit dem Dokumentenmanagement - Benennungsstandard

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Übersicht

Hintergrund

Ihr Team wird den Autor und den Zweck jedes Dokuments aufgrund der einheitlichen Standards für die Benennung von Dokumenten in allen Ihren Projekten leicht kennen. Das Dokumentenmanagement-Tool von Procore verwendet die Attribute jeder Revision, um Benennungsstandards automatisch durchzusetzen und Metadaten (Attribute) automatisch auszufüllen  , was den Upload-Prozess vereinfacht. Sie legt fest, ob ein Upload mit früheren Revisionen verknüpft werden oder zu einem völlig neuen Dokument werden soll. 

So funktioniert's

Das Dokumentenmanagement-Tool kann Dokumentattributcodes verwenden , um einen Dokumentbenennungsstandard durchzusetzen. Wenn neue Revisionen mit einem identischen Namen und Format wie die bereits vorhandenen hochgeladen werden, stapelt das System diese Revisionen in einem einzigen Dokumentcontainer mit einem eindeutigen Namen. Dies reduziert das Risiko der Duplizierung von Dateien und sorgt dafür, dass alle mit den neuesten Informationen arbeiten.

pdm-naming-standard.png

Auf der Seite Einstellungen konfigurieren für das Dokumentenmanagement-Tool können Sie Felder hinzufügen oder entfernen und sie neu anordnen, um einen benutzerdefinierten Benennungsstandard zu erstellen, der für einige oder alle Dokumente in Ihrem Projekt verwendet werden kann. 

icon-external-link.png TUTORIAL ANSEHEN
 

 Wichtig

Da das Dokumentenmanagement-Tool den Dokumentnamen und das Format (z. B. PDF) Um nachfolgende Revisionen automatisch zu identifizieren, ist es wichtig, dass Ihre Benennungsstandards den vollständigen Satz von Feldern enthalten, die einen Dokumentcontainer eindeutig identifizieren, aber nicht jede unabhängige Revision innerhalb des Containers. 

Wenn Sie möchten, dass Revisionen desselben Dokuments innerhalb eines einzigen Dokumentcontainers nachverfolgt werden, sollte Ihr Benennungsstandard KEINE revisionsspezifischen Felder wie Status, Revisionscode, Autor oder Datumsangaben jeglicher Art enthalten.

Best Practices

Es ist wichtig, die Struktur Ihres Dokumentbenennungsstandards so früh wie möglich für ein neues Projekt festzulegen. Dadurch werden Inkonsistenzen und spätere Refactorings vermieden.

Bevor Sie den Benennungsstandard für das Dokumentenmanagement-Tool einrichten, sollten Sie Folgendes beachten:

  • Für welche Arten von Dokumenten muss ein Benennungsstandard durchgesetzt werden? 
  • Welche Kombination und Reihenfolge der Informationen im Namen würde Ihrem Team helfen, den Zweck eines Dokuments am besten zu verstehen, insbesondere in Szenarien, in denen das Dokument ohne zusätzlichen Kontext gefunden wird?
  • Welche Kombination von Informationen im Namen würde sicherstellen, dass einzelne Dokumente eindeutig identifiziert werden und sich nicht versehentlich überschneiden?
    • Sie können zum Beispiel festlegen, dass bei einem weniger komplexen Projekt nur Ihre Zeichnungen und technischen Einreichungen als Projekttyp-Disziplin-Nummer benannt werden müssen (z. B. ABC-DR-A-101 oder ABC-TS-C-202), während alle anderen Dokumente, wie Berichte oder Tracker, ihren ursprünglichen Dateinamen beibehalten können.
Beispiel

Stellen Sie sich vor, Sie leiten ein Projekt namens "Duke Hospital (DH)" in London, Großbritannien, und Ihr Projekt entspricht den ISO 19650-Standards. Sie haben diese strukturierte Namenskonvention für Ihre Pläne festgelegt:

Projekt - Urheber - Band/System - Ort - Typ - Disziplin - Nummer.

Betrachten wir eine Architekturzeichnung für das vierte Obergeschoss mit der Volumen-/Systembezeichnung "ZZ" und der Nummer "401". Diese Zeichnung wurde von John Moore & Associates (JMA), dem Architekten des Projekts, erstellt.

In Übereinstimmung mit Ihrer Namenskonvention würde die Datei für diese Zeichnung wie folgt beschriftet werden: DH-JMA-ZZ-04-DR-A-401

Wenn Sie diesen Benennungsstandard im Dokumentenmanagement-Tool eingerichtet hätten, würde das System jedes dieser Felder beim Hochladen anfordern und dann den Namen des Dokuments für Sie generieren. Wenn dieses Dokument mit diesem Namen bereits intakt in das System hochgeladen würde, würden alle diese Dokumentfelder automatisch und ohne manuellen Aufwand mit der Revision versehen.

Dieser systematische Benennungsansatz sorgt für Klarheit und Konsistenz und erleichtert die Identifizierung und Organisation von Projektdokumenten, selbst bei komplexen Projekten wie dem Duke Hospital.

 

Einrichten

Nachdem Sie sich nun mit den Benennungsstandards im Dokumentenmanagement-Tool vertraut gemacht haben, können Sie die folgenden Aktionen in Procore durchführen:

 AUFGABENPUNKTE

Benennungsstandard bearbeiten

Überprüfen Sie im Abschnitt "Upload-Anforderungen" auf der Seite Einstellungen konfigurieren den Benennungsstandard "Procore Default" und nehmen Sie bei Bedarf Änderungen vor.

pdm-naming-standard.png

icon-external-link.png SEHEN SIE SICH DIE SCHRITTE AN

Video

           
           

 

Anmerkung: Im nächsten Abschnitt dieses Leitfadens entscheiden Sie, welche Dokumenttypen diesem Benennungsstandard zugeordnet werden sollen.