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Procore

Erstellen eines Angebotspakets mit verbesserter Ausschreibungsmanagement

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 Hinweis
Im Folgenden werden die Funktionen beschrieben, die Teil der neuen verbesserten Ausschreibungsmanagement sind. Siehe Über die verbesserte Ausschreibungsmanagement.

Hintergrund

Die erweiterte Ausschreibungsverwaltung für die Erstellung eines Ausschreibungspakets wurde entwickelt, um Ihren Workflow zu optimieren. Es konzentriert sich auf die Vereinfachung der Erstellung des Ausschreibungspakets, bei dem es sich um einen umfassenden Satz von Dokumenten (einschließlich Plänen, Spezifikationen und Auftragsumfang) handelt. Dieses Paket enthält alle Informationen, die potenzielle Auftragnehmer benötigen, um ein genaues und wettbewerbsfähiges Angebot zu erstellen.

Wichtige Hinweise

  • Erforderliche Benutzerberechtigungen:
    • Berechtigungen der Stufe "Admin" für das Ausschreibungs-Tool des Projekts. 
  • Zusätzliche Informationen:
    • Das Projekt muss sich nicht in einer Ausschreibungsphase befinden, um ein Ausschreibungspaket zu erstellen.
    • Um als primärer Bieterkontakt zugewiesen zu werden, sind Admin-Berechtigungen erforderlich.

Schritte

  1. Navigieren Sie zum Ausschreibungs-Tool des Projekts.
  2. Klicken Sie auf + Angebotspaket erstellen.
  3. Geben Sie die folgenden Informationen ein:
    • Informationen:
      • Name*: Geben Sie einen Namen für Ihr Ausschreibungspaket ein. Dies wird auf der Listenseite des Ausschreibungs-Tools und in der E-Mail angezeigt, die Ihre Subunternehmer erhalten.
      • Nummer: Geben Sie eine Nummer für Ihr Ausschreibungspaket ein. Wenn Sie bereits Ausschreibungspakete haben, wird dieses Feld mit der nächsten Nummer in der Reihenfolge ausgefüllt.
      • Status: Wählen Sie "Offen", wenn das Ausschreibungspaket noch in Bearbeitung ist. Wählen Sie "Geschlossen", wenn das Angebot vergeben und geschlossen wurde. Sobald ein Angebot "geschlossen" ist, können die Bieter die Angebotsinformationen nicht mehr sehen.
      • Primärer Bieterkontakt*: Geben Sie einen Hauptansprechpartner an, von dessen Namen die Ausschreibung gesendet werden soll.
        • Der Hauptbieterkontakt wird in der gesamten Angebotskorrespondenz aufgeführt und erhält alle angebotsbezogenen E-Mails anstelle des Erstellers des Ausschreibungspakets.
      • Benachrichtigungen über die Angebotsabgabe: Fügen Sie dieser Liste Mitglieder hinzu, die benachrichtigt werden, wenn Angebote abgegeben werden.
        • Benutzer mit den Berechtigungen "Schreibgeschützt" oder "Standard" erhalten Zugriff auf das Ausschreibungspaket, wenn sie dem Feld "Angebotsabgabebenachrichtigungen " hinzugefügt werden.
    • Termine:
      • Fälligkeitsdatum des Angebots*: Legen Sie das Datum und die Uhrzeit fest, zu der dieses Angebot fällig ist. Wenn das Angebot verlängert wird, ändern Sie sofort das Datum, damit die Bieter Beträge eingeben können. 
        Hinweis: Sie können das Kontrollkästchen "Zu bestimmen" aktivieren, wenn der Fälligkeitstermin für das Angebot noch nicht festgelegt ist.
      • Rückfragen-Frist: Legen Sie einen Rückfrage-Stichtag fest.
      • Voraussichtliches Vergabedatum: Legen Sie ein voraussichtliches Vergabedatum fest.
      • Datum der Begehung der Website: Legen Sie das Datum der Begehung fest.
        • Exemplarische Vorgehensweise: Geben Sie alle relevanten Informationen zur Besprechung ein.
    • Einladung zur Angebotsabgabe:
      • Projektbeschreibung*: Geben Sie eine Beschreibung ein, die in der Einladungs-E-Mail erscheint, die an die eingeladenen Bieter geschickt wird.
      • Anweisungen zur Angebotsabgabe*: Geben Sie Angebotsanweisungen und einen Link zu Procores Angebotsunterstützungsseite ein, damit Bieter schnell eine Anleitung zum Herunterladen von Dokumenten finden können.
        • Legen Sie fest, dass die Felder "Projektbeschreibung" und " Ausschreibungsanweisungen" im Admin-Tool auf Unternehmensebene standardmäßig automatisch ausgefüllt werden, wenn Sie ein Ausschreibungspaket erstellen. Siehe Festlegen der Standardkonfiguration für Unternehmensangebote.
    • Allgemeine Einstellungen: 
      • Flexibles Fälligkeitsdatum für Angebote: Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, um Angebotsabgaben nach dem Fälligkeitstermin zu akzeptieren. 
      • Ausschreibungsunterlagen: Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, um Dokumente als herunterladbare Dateien in die E-Mail mit der Einladung zur Abgabe eines Angebots aufzunehmen.
      • E-Mails zur Angebotserinnerung: Geben Sie die Anzahl der Tage vor dem Fälligkeitstermin des Angebots ein, um mit dem Versand von Erinnerungs-E-Mails zu beginnen.
        • Angebotserinnerungs-E-Mails werden täglich um 11:30 Uhr UTC (3:30 Uhr PST) versendet.
        • Sie können auch Angebotserinnerungs-E-Mails für alle Projektangebotspakete aktivieren. Weitere Informationen finden Sie unter Erweiterte Einstellungen konfigurieren: Ausschreibung . 
      • Offline-Gebote: Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, um nur Offline-Angebotsabgaben zuzulassen.
        Hinweis: Bieter können in Procore keine Angebote abgeben, wenn diese Einstellung aktiviert ist.
      • Bestätigungsnachricht für die Angebotsabgabe: Geben Sie eine Nachricht ein, die an die Bieter gesendet wird, sobald sie ihr Angebot abgegeben haben.
        Hinweis: Legen Sie fest, dass dieses Feld im Admin-Tool auf Unternehmensebene standardmäßig automatisch ausgefüllt wird, wenn Sie ein Ausschreibungspaket erstellen. Siehe Festlegen der Standardkonfiguration für Unternehmensangebote.
    • Datenschutz- und Sichtbarkeitseinstellungen: 
      • Blindes Bieten: Aktivieren Sie das Kästchen, um Blind Bidding zu aktivieren. Blinde Gebote blenden alle Gebote aus, bis das Fälligkeitsdatum des Angebots verstreicht. Siehe Was ist Anonymes Bieten?
        • Nach der Aktivierung haben Sie die Möglichkeit, einen Manager auszuwählen. Durch die Zuweisung eines Managers wird das Fälligkeitsdatum für Angebote umgangen und der Manager kann die Angebote jederzeit offenlegen.
      • Geheimhaltungsvereinbarung (NDA): Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Geheimhaltungsvereinbarung anfordern. Die Bieter müssen eine Geheimhaltungsvereinbarung unterzeichnen, um den Projektnamen und die Details zu sehen. Weitere Informationen finden Sie unter Häufig gestellte Fragen zur Geheimhaltungsvereinbarung (NDA). 
        • Nach der Aktivierung haben Sie die Möglichkeit, das Kontrollkästchen neben Projektnamen anzeigen, bevor die Geheimhaltungsvereinbarung unterzeichnet wird zu aktivieren. Auf diese Weise können die Bieter den Projektnamen sehen, bevor sie die Geheimhaltungsvereinbarung unterzeichnen. Alle anderen Projektdetails werden ausgeblendet.
        • Klicken Sie auf Datei hochladen , um Ihre NDA-Datei hochzuladen. Diesem Abschnitt kann nur 1 Datei hinzugefügt werden.

Angebotsdokumente anhängen

 Wichtig
Ausschreibungspakete mit mehr als 100.000 Dateien können zu einer Verschlechterung der Anwendungsleistung führen.

Hinweis: Wir empfehlen, im Dokumente-Tool des Projekts einen speziellen Ordner für das Hochladen von Angebotsdokumenten einzurichten. Siehe Erstellen eines Ordners. Sie können für jedes Ausschreibungspaket eine unbegrenzte Anzahl von Unterordnern erstellen und die relevanten Dokumente in jeden Bereich hochladen. Siehe Hochladen von Angebotsdokumenten oder Hochladen von Dateien oder Ordnern in das Dokumente-Tool auf Projektebene.

  1. Fügen Sie auf der Seite Dateien anhängen nach Bedarf Dateien aus den folgenden Tools hinzu.
    • Zeichnungen: 
      1. Klicken Sie auf Pläne.
      2. Wählen Sie Aktuell oder Plansätze aus .
      3. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben den Plänen, die Sie anhängen möchten.
        • Wenn Sie Zeichnungsbereiche aktiviert haben, können Sie immer nur Zeichnungen aus einem Zeichnungsbereich auswählen. Weitere Informationen finden Sie unter Aktivieren oder Deaktivieren von Planbereichen .
        • Sie können die Ansicht entweder in die Listenansicht oder in die Miniaturansicht ändern, wenn Sie Pläne auswählen. 
        • Sie können Pläne nach Satz, Disziplin oder Stichwortsuche filtern.
    • Dokumente: 
      1. Klicken Sie auf Dokumente.
      2. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben den Dateien und Ordnern, die Sie in das Ausschreibungspaket aufnehmen möchten.
    • Baubeschreibung: 
      1. Klicken Sie auf Baubeschreibung.
      2. Klicken Sie auf Aktuelle Baubeschreibungen oder Baubeschreibungssätze   .
      3. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben den Baubeschreibungs Ordnern oder einzelnen Leistungsbeschreibungen, die Sie anhängen möchten.
        Hinweis: Wenn das Baubeschreibung-Tool aktiviert ist, wird dieses Menü mit Leistungsbeschr.abschnitten gefüllt und beim Speichern als Link angezeigt. Wenn das Baubeschreibung-Tool deaktiviert ist, wird das Menü mit Werten aus dem Projektverwaltungs-Tool gefüllt.
  2. Klicken Sie auf Dateien anhängen.

Nächste Schritte