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Procore

Über die verbesserte Ausschreibungsmanagementversion

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Neue Bid Management-Umgebung

Procore hat Ausschreibungsmanagementveröffentlicht, eine optimierte Umgebung für die Verwaltung von Angeboten im Ausschreibungs-Tool. Diese Erfahrung umfasst Funktionen wie Angebotsformulare, Angebotsabgleich und eine Integration mit dem Procore Construction Network.

 Hinweis
Einen Vergleich der Legacy- und der verbesserten Funktionen finden Sie unter Worin besteht der Unterschied zwischen der alten und der neuen Ausschreibungsmanagementversion im Ausschreibungstool?

Sie können die neue Erfahrung für jedes einzelne Projekt oder für alle Projekte in Ihrem Konto aktivieren. Siehe Wie aktualisiere ich auf die neue Ausschreibungsumgebung?

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Übersicht

Viele Aktionen und Prozesse innerhalb des Ausschreibungs-Tools bleiben zwischen der Legacy- und der Enhanced-Version gleich. Bevor Sie beispielsweise ein Angebotsformular erstellen, sollten Sie noch die Einstellungen für das Ausschreibungs-Tool bestätigen, Angebotsdokumente in das Projekt hochladen und eine Ausschreibungspaket erstellen. 

Nachfolgend finden Sie eine Liste der bemerkenswerten Funktionen, die in der Ausschreibungsmanagement enthalten sind:

 

Erstellen und Verwalten von benutzerdefinierten Angebotsformularen

Angebotsformulare erleichtern die Aufschlüsselung von Umfangs- und Kosteninformationen und tragen zur Standardisierung der von den Bietern eingehenden Antworten bei. Darüber hinaus ermöglicht die Verwendung von Angebotsformularen eine Angebotsabgleich der abgegebenen Angebote. Siehe Erstellen Sie ein Angebotsformular und Angebotsformulare importieren. 

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Details

  • Es können mehrere Angebotsformulare pro Ausschreibungspaket abgegeben werden.
  • Sie können das Angebotsformular vor dem Versenden in der Vorschau anzeigen.
  • Die Bieter können ihre eigenen Einschlüsse, Ausschlüsse, Kommentare und Anhänge zu ihren Angeboten hinzufügen.
  • Wenn Sie auf der Registerkarte „Bieter“ ein neues Unternehmen erstellen, wird der Kontakt zum Unternehmensadressbuch hinzugefügt.
  • Sie müssen nicht für alle Einzelpositionen Kostenschlüssel verwenden, sondern können stattdessen Nur-Text-Einzelpositionen erstellen. Siehe Muss ich Kostenschlüssel auf einem Angebotsformular verwenden?

Übersicht

Beim Erstellen eines neuen Angebotsformulars können Sie auf der Registerkarte Angebotsformular Positionen und Details zu den Abschnitten „Basisangebot“ und „Alternativen“ hinzufügen. Alle Positionen, die dem Basisangebot und den Alternativangeboten hinzugefügt wurden, werden allen Bietern, die zum Angebotsformular eingeladen wurden, zugesandt.
Hinweis: Sie können dem Basisangebot und den Alternativangeboten weitere Abschnitte hinzufügen.

Nachdem Sie die erforderlichen Informationen ausgefüllt haben, können Sie auf der Registerkarte Bieter Bieter hinzufügen. Siehe Bieter suchen und zu einem Angebotsformular einladen.

Die Unternehmen werden aus dem Adressbuch-Tool auf Unternehmensebene abgerufen. Wenn ein Unternehmen noch nicht im Adressbuch-Tool enthalten ist, können Sie auf der Registerkarte "Bieter" auf Unternehmen hinzufügen klicken, um es als neuen Kontakt hinzuzufügen. Siehe Fügen Sie dem Adressbuch ein neues Unternehmen aus dem Ausschreibungstool hinzu und Fügen Sie dem Adressbuch einen neuen Kontakt über das Ausschreibungs-Tool hinzu.

Wenn Sie bereit sind, die Bieter zum Bieten einzuladen, klicken Sie auf Einladen aus dem Dropdown-Menü oder auf das Banner „Ausstehende Bieter einladen“ klicken.

 

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Abgleichen und Vergleichen der abgegebenen Angebote

Mit der Funktion zum Angebotsabgleich für Angebotsformulare im Ausschreibungs-Tool können Sie Angebote nebeneinander vergleichen, so dass Sie leichter entscheiden können, wem Sie den Zuschlag erteilen. Siehe Level Bids for a Bid Form für weitere Informationen.

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Details

  • Sie können Angebote nach der Abgabe von Angeboten für ein Angebotsformular abgleichen und vergleichen.
  • Sie können Spalten konfigurieren (wählen Sie zwischen drei verschiedenen Zeilenhöhen und blenden Sie Spalten ein oder aus) und die Daten der Gebotsabgleiche in eine CSV-Datei exportieren.

Übersicht

Um mit dem Angebotsvergleich zu beginnen, klicken Sie auf die Registerkarte Angebotsabgleich für das entsprechende Angebotsformular.

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Die Angebote werden nebeneinander angezeigt, wobei die eingereichten Werte aggregiert werden. Je nach der Menge der Daten und der Größe Ihres Browserfensters müssen Sie möglicherweise nach rechts scrollen, um weitere Daten anzuzeigen.

Klicken Sie auf Spalten konfigurieren, um auszuwählen, welche Spalten Sie sehen möchten, und ggf. die Größe anzupassen.

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Bieter hinzufügen und einladen

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Unternehmen aus dem Adressbuch hinzufügen

Ähnlich wie bei der ursprünglichen Ausschreibungsverwaltung können Sie Unternehmen aus Ihrem Adressbuch-Tool auf Unternehmensebene hinzufügen und sie zur Angebotsabgabe einladen. Siehe Fügen Sie Bieter aus dem Adressbuch zu einem Angebotsformular hinzu. Sie können Bieter aus mehreren Bereichen des Ausschreibungs-Tools hinzufügen: 

  • Klicken Sie beim Erstellen oder Bearbeiten eines Angebotsformulars auf Speichern und Bieter hinzufügen. Siehe Erstellen Sie ein Angebotsformular.
  • Klicken Sie auf der Registerkarte „Bieter“ auf Bieter hinzufügen.
  • Klicken Sie auf der Registerkarte "Bieten" des Ausschreibungspaket auf das Symbol plus + auf der rechten Seite.

Wenn Sie ein neues Unternehmen zu Ihrem Adressbuch hinzufügen möchten, damit Sie es zur Angebotsabgabe einladen können, klicken Sie auf der Seite Bieter hinzufügen auf Unternehmen hinzufügen. Siehe Fügen Sie dem Adressbuch ein neues Unternehmen aus dem Ausschreibungstool hinzu und Fügen Sie dem Adressbuch einen neuen Kontakt über das Ausschreibungs-Tool hinzu.

Unternehmen aus dem Procore Construction Networkhinzufügen

 In Beta
Diese Funktion befindet sich derzeit in der Beta-Phase.

Im Rahmen des neuen Ausschreibungsmanagements können Bieter das Dateiname="">Procore Construction Network durchsuchen, um weitere Unternehmen zu finden, die <a target="_blank" title=" " href.path="//products/procore-construction-network" href.sie zur Abgabe eines Angebots für ein Projekt einladen können. Siehe Bieter aus dem Procore Construction Network hinzufügen.

Anstatt nur Kontakte, die bereits im Adressbuch Ihres Unternehmens in Procore vorhanden sind, zur Angebotsabgabe einzuladen, können Sie Tausende von Unternehmen im Procore Construction Network entdecken und auswählen.

Übersicht

  • Die folgenden Informationen werden für jedes Unternehmen basierend auf seinen Informationen im Construction Network angezeigt: Hauptadresse, Geschäftstätigkeit, Website und erbrachte Dienstleistungen.

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  • Sie können die Suchleiste verwenden, um bestimmte Unternehmen zu finden, und die Option Filter verwenden, um die Ergebnisse nach den folgenden Details zu filtern: Projektstandort, erbrachte Dienstleistungen, Unternehmenstyp und Bausektor.
  • Unternehmen aus dem Procore Construction Network, die Sie zur Angebotsabgabe einladen, werden dem Unternehmensadressbuch in Procore hinzugefügt. Sie können die Angebotskontakte bei Bedarf später im Adressbuch-Tool bearbeiten.

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Vergabe eines Angebots und Umwandlung in einen Unterauftrag oder eine Bestellung

Ähnlich wie bei der ursprünglichen Angebotsverwaltung können Sie ein Angebot vergeben und es im Kreditorenvertrags-Tool des Projekts in einen Vertrag umwandeln. Siehe Vergeben Sie ein Angebot und wandeln Sie es in einen Unterauftrag oder eine Bestellung um. Nachdem Sie die Vertragsart ausgewählt haben, in die Sie das Angebot umwandeln möchten, werden Sie auf die Registerkarte "Leistungsverzeichnis" im Kreditorenvertrags-Tool des Projekts weitergeleitet, wo Sie dann den Vertrag per E-Mail versenden können.

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Soft Vergabe eines Angebots

Wenn Sie noch keinen Vertrag erstellen möchten, können Sie ein Angebot auch "weich vergeben", indem Sie den Angebotsstatus auf "Vergeben" ändern. Siehe Soft vergeben ein Gebot.

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Wie kann ich mich für die neue Ausschreibungsmanagementversion entscheiden?

Siehe Wie melde ich mich für die neue Ausschreibungsmanagementversion an?

 

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FAQ

Warum Angebotsformulare verwenden?

Angebotsformulare erleichtern die Aufschlüsselung von Umfangs- und Kosteninformationen und tragen zur Standardisierung der von den Bietern eingehenden Antworten bei. Darüber hinaus ermöglicht die Verwendung von Angebotsformularen eine Angebotsabgleich der abgegebenen Angebote. Siehe Level-Angebote für ein Angebotsformular.

Was ist, wenn ich nicht vorhabe, den Umfang zu definieren?

Bei Angebotsformularen geht es nicht nur um den Umfang. Sie können Ihnen helfen, die Reichweite besser einzuschätzen, indem Sie die Organisation Ihrer Bieter anpassen können. Wenn Sie ein Angebotsformular pro Branche erstellen und Bieter haben, die auf mehrere Angebotsformulare bieten, können Sie jetzt Gebotsstatus, Notizen und Aktivität separat verfolgen. In der alten Version war dies nicht möglich, da die Bieter nach Unternehmen und nicht nach Branche erfasst wurden.

Beispiel
Ein Generalunternehmer fordert Acme Construction auf, zwei Angebote abzugeben: eines für Elektro und eines für die HLK. Entscheidet sich das Unternehmen für ein Gebot für den Bereich Elektro, aber nicht für den Bereich HLK, werden beide Zustände trotzdem erfasst. Notizen und Aktivitäten werden auch pro Angebotsformular und nicht pro Unternehmen verfolgt.

Welche Berechtigungen sind für die Anzeige eines Angebotsformulars erforderlich?

Die Benutzer müssen über die Berechtigung "Schreibgeschützt" oder höher für das Ausschreibungs-Tool des Projekts verfügen und der "Ausschreibungs-CC-Gruppe" hinzugefügt werden.

Wo füge ich Bieter hinzu?

In der neuen Version können Sie Bieter hinzufügen, nachdem Sie ein Angebotsformular erstellt haben. Siehe Bieter zu einem Angebotsformular hinzufügen.

Es gibt drei (3) verschiedene Bereiche, in denen Sie Bieter hinzufügen können:

  • Klicken Sie beim Erstellen oder Bearbeiten eines Angebotsformulars auf Speichern und Bieter hinzufügen. Siehe Erstellen Sie ein Angebotsformular.
  • Klicken Sie auf der Registerkarte „Bieter“ auf Bieter hinzufügen.
  • Klicken Sie auf der Registerkarte „Bieten“ des Angebotspakets auf das Plus-Symbol + auf der rechten Seite.

Kann ich die Spalten eines Angebotsformulars ändern?

Ja. Sie können auf das Symbol vertikale Ellipse icon-ellipsis-vertical.png auf einer Spalte klicken, um die Größe der Spalten anzupassen oder sie an eine bestimmte Seite zu heften. 

Kann ich zur alten Ausschreibungsumgebung zurückkehren?

Nein. Sobald Sie ein Projekt auf die neue Erfahrung aktualisiert haben, kann es nicht mehr zurückgeschaltet werden.

Werden weitere Funktionen hinzugefügt?

Ja. Weitere Funktionen, wie z. B. Vorlagen, sind für die Entwicklung geplant.

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