Erstellen eines Ausschreibungspakets

Ziel

So erstellen Sie einen Ausschreibungspaket im Ausschreibungs-Tool eines Projekts.

Hintergrund

Das Ausschreibungs-Tool von Procore ermöglicht es Unternehmen, Angebotsunterlagen zu verteilen, Angebotslisten zu verwalten und Bieter per E-Mail einzuladen. Nach der Einladung können sich die Bieter bei Procore anmelden, um die Angebotsunterlagen abzurufen und ihr Angebot abzugeben.

Wichtige Hinweise

• Erforderliche Benutzerberechtigungen:
  • Berechtigungen der Stufe "Admin" für das Ausschreibungs-Tool des Projekts. 
     
• Zusätzliche Informationen:
  • Das Projekt muss sich nicht in der Ausschreibungsphase befinden, um eine Ausschreibungspaket zu erstellen.
  • Um als primärer Bieterkontakt zugewiesen zu werden, sind Admin-Berechtigungen erforderlich.

Voraussetzungen

• Bestätigen Sie die Standardeinstellungen für Angebotspakete im Tool Einstellungen konfigurieren. Siehe Erweiterte Einstellungen konfigurieren: Ausschreibung.

Video

Schritte

1. Navigieren Sie zum Bieten Werkzeug des Projekts.
2. Klicken Sie auf Ausschreibungspaket erstellen.
3. Geben Sie die folgenden Informationen ein:
   Hinweis: Pflichtfelder sind mit einem Sternchen (*) gekennzeichnet.
   • Allgemeine Informationen:
     • Titel des Pakets*: Geben Sie einen Titel für Ihre Ausschreibungspaket ein (z. B. Klempnerarbeiten). Dies wird auf der Listenseite des Ausschreibungs-Tools und in der E-Mail angezeigt, die Ihre Subunternehmer erhalten.
     • Nummer: Geben Sie eine Nummer für Ihren Ausschreibungspaket ein. Wenn Sie bereits Ausschreibungspakete haben, wird dieses Feld mit der nächsten Zahl in der Sequenz ausgefüllt.
     • Status: Wählen Sie "Offen", wenn die Ausschreibungspaket noch läuft. Wählen Sie "Geschlossen", wenn das Angebot vergeben und abgeschlossen wurde. Sobald ein Angebot "Geschlossen" ist, können die Bieter die Angebotsinformationen nicht mehr sehen.
     • Fälligkeitsdatum des Angebots*: Legen Sie das Datum und die Uhrzeit fest, zu der dieses Angebot fällig ist. Wenn Sie die Genehmigung erhalten, das Angebot zu verlängern, müssen Sie das Fälligkeitsdatum des Angebots entsprechend ändern. Andernfalls können Bieter ihre Beträge möglicherweise nicht eingeben, wenn sie versuchen, ihre Angebote nach dem Fälligkeitstermin des ursprünglichen Angebots einzugeben. Sie können die Option aktivieren, um Angebotsabgaben nach dem Fälligkeitstermin zuzulassen. Weitere Informationen finden Sie unter Erweiterte Einstellungen konfigurieren: Ausschreibung . Diese erscheint in der Einladungs-E-Mail, die Ihre Subunternehmer erhalten.
       Anmerkung: Sie können das Kontrollkästchen "Zu bestimmen" aktivieren, wenn der Fälligkeitstermin für das Angebot noch nicht festgelegt ist.

     •  Wichtig

       Für neue Projekte, die Bid Management Enhanced Experience verwenden, sind die Einstellungen „Bid Sheet Accounting Method“ und „Disable Itemized Bidding“ nicht mehr verfügbar.

       Anstatt für ein ganzes  Ausschreibungspaket auf einen Abrechnungsmethode beschränkt zu sein, haben Sie die Flexibilität, für jeden Einzelposition in der  Spalte "Feldantworttyp" auf Angebotsformularen einen Abrechnungsmethode auszuwählen. Weitere Informationen finden Sie unter Ausschreibung: Flexible Antworttypen.

   • Paket-Kontakte:
     • Primärer Bieterkontakt*: Geben Sie eine Hauptansprechpartner an, von deren Namen die Ausschreibung gesendet werden soll.
       Hinweis: Der Name des Hauptansprechpartner erscheint auf der Ausschreibung und jeglicher Korrespondenz und erhält alle Angebots-E-Mails anstelle des Ausschreibungspaket Erstellers.
     • Bieter-CC-Gruppe: Fügen Sie dieser Liste Mitglieder hinzu, die benachrichtigt werden, wenn Angebote abgegeben werden.
   • Projektbeschreibung: Geben Sie eine Beschreibung ein, die in der Einladungs-E-Mail erscheint, die an die eingeladenen Bieter gesendet wird.
     Hinweis: Sie können eine Standardeinstellung für dieses Feld im Admin-Tool des Unternehmens festlegen, damit es bei jeder Erstellung eines Ausschreibungspaket ausgefüllt wird. Siehe Legen Sie die Standardkonfiguration für Unternehmensangebote fest.
   • Anweisungen zur Angebotsabgabe: Geben Sie Anweisungen ein, die auf dem Angebotsblatt angezeigt werden und einen Link zur Angebotsunterstützungsseite von Procore enthalten, um den Bietern einen schnellen Zugriff auf das Herunterladen der Angebotsunterlagen zu ermöglichen.
     Hinweis: Sie können eine Standardeinstellung für dieses Feld im Admin-Tool des Unternehmens festlegen, damit es bei jeder Erstellung eines Ausschreibungspaket ausgefüllt wird. Siehe Legen Sie die Standardkonfiguration für Unternehmensangebote fest.
   • Informationen vor der Ausschreibung:
     • Rückfrage-Frist: Klicken Sie hier, um eine vor dem Angebot Rückfrage-Frist zu aktivieren.
       • Legen Sie ein Datum und eine Uhrzeit fest.
     • Exemplarische Vorgehensweise für die Website: Klicken Sie hier, um vor dem Angebot exemplarische Vorgehensweise zu aktivieren.
       • Legen Sie ein Datum und eine Uhrzeit fest.
       • Hinweise zu exemplarischer Vorgehensweise: Geben Sie alle relevanten Informationen zum Besprechung ein.
   • Erweiterte Einstellungen:
     • Voraussichtliches Prämiendatum: Legen Sie ein voraussichtliches Prämiendatum für das Paket fest. Dieses Datum wird auf dem Angebotsblatt angezeigt.
     • Countdown-E-Mail(s): Aktivieren Sie den Umschalter und aktivieren Sie tägliche Countdown-E-Mails und geben Sie das Startdatum ein, das an alle Bieter gesendet wird, die das Gebot nicht abgelehnt haben, beginnend mit der angegebenen Anzahl von Tagen vor dem Fälligkeitstermin.
     • Einreichungen nach Fälligkeitsdatum akzeptieren: Klicken Sie hier, wenn Sie Benutzern erlauben möchten, Angebote nach dem angegebenen Fälligkeitstermin abzugeben.
     • Blinde Gebote aktivieren: Klicken Sie darauf, wenn Sie bis zum Fälligkeitstermin keine Gebotsbeträge sehen oder Benachrichtigungs-E-Mails erhalten möchten, wenn Gebote abgegeben werden. Siehe Was ist Blindes Bieten?
       • Optional:  Wenn die Option Blinde Ausschreibung aktiviert ist, kann ein Manager aus dem Projektverzeichnis als Benutzer zugewiesen werden, der für die Offenlegung der Angebote verantwortlich ist, sobald sie zur Überprüfung bereit sind. Siehe Einblenden oder Ausblenden von Blindgeboten in einem Ausschreibungspaket.  Der Blind Bidding Manager erhält eine E-Mail-Benachrichtigung, sobald der Ausschreibungspaket erstellt wurde. Wenn kein Manager zugewiesen wird, werden die abgegebenen Angebote am Fälligkeitsdatum des Angebots bekannt gegeben.
     • Elektronische Angebotsabgabe deaktivieren: Klicken Sie auf für Projekte, bei denen Subunternehmer keine Angebote elektronisch einreichen können.
     • Ausschreibungsunterlagen einschließen: Klicken Sie hier, wenn Sie die Ausschreibungsunterlagen als herunterladbare Dateien in die Einladungs-E-Mail zum Ausschreibungspaket aufnehmen möchten.
     • Erforderliche Geheimhaltungsvereinbarung: Führen Sie die Schritte aus, um eine Geheimhaltungsvereinbarung anzufordern, bevor der Empfänger den Inhalt des Ausschreibungspakets einsehen kann.  
       1. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen NDA erforderlich und markieren Sie erneut die Option Projektnamen anzeigen, bevor NDA unterzeichnet wird. 
       2. Klicken Sie auf Datei hochladen, um die Geheimhaltungsvereinbarung hochzuladen. 
       3. Wählen Sie die NDA-Datei am gewünschten Speicherort aus oder verwenden Sie die Option Drag & Drop , um die Datei auszuwählen.  
       4. Hinweis:  Geheimhaltungsvereinbarungen sind nur in der erweiterten Ausschreibungsmanagement-Versionverfügbar.
     • Bestätigungsnachricht für die Angebotsabgabe: Geben Sie eine Nachricht ein, die an die Bieter gesendet wird, sobald sie ihr Angebot abgegeben haben.
     • Anmerkung: Sie können in der Unternehmensverwaltung eine Voreinstellung für dieses Feld festlegen, damit es bei der Erstellung eines Ausschreibungspakets automatisch ausgefüllt wird. Siehe Festlegen der Standardkonfiguration für Unternehmensangebote.
4. Klicken Sie auf Angebotspaket erstellen.
5. Lesen Sie den Abschnitt "Angebotsunterlagen anhängen" unten, wenn Sie Dateien an das Ausschreibungspaket anhängen möchten.

Nächste Schritte

• Für Projekte mit Ausschreibungsmanagement, siehe Erstellen Sie ein Angebotsformular.
• Für Projekte mit der Legacy-Erfahrung siehe Bieter einladen.

Siehe auch

• Bearbeiten eines Gebotspakets
• Erstellen eines Angebotsformulars