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Procore

Erstellen eines Ausschreibungspakets

Ziel

So erstellen Sie ein Ausschreibungspaket mit dem Ausschreibungs-Tool des Projekts.

Hintergrund

Das Ausschreibungsmanagement-Tool von Procore ermöglicht es Unternehmen, Ausschreibungsdokumente zu verteilen, Angebotslisten zu verwalten und Bieter per E-Mail einzuladen. Einmal eingeladen, können sich Bieter bei Procore anmelden, um Ausschreibungsdokumente abzurufen und ihr Angebot einzureichen.

Wichtige Hinweise

  • Erforderliche Benutzerberechtigungen:
    • Berechtigungen auf Admin-Ebene für das Ausschreibungs-Tool des Projekts.
  • Zusätzliche Informationen:
    • Das Projekt kann sich in jeder Bauphase befinden, um ein Ausschreibungspaket zu erstellen und Ihre Subunternehmer auf ein Angebot reagieren können.
    • Benutzer können nur ein Angebot sehen, für das sie auf der Angebotsliste stehen und zu dem sie eingeladen wurden. 

Voraussetzungen

  • Führen Sie die Schritte unter Konfigurieren der erweiterten Einstellungen: Angebote aus.
  • Erstellen Sie in Ihrem Dokumenten-Tool einen Ordner für Ihre Ausschreibungsdokumente und Pläne (z.B. Ausschreibungsdokumente). Unterhalb dieses Ordners können Sie für jedes Ausschreibungspaket beliebig viele Unterordner anlegen und in jeden die entsprechenden Dokumente hochladen.
    • Nur Ordner und Unterordner, die Dateien enthalten, können über den Download-Link in der Einladungs-E-Mail heruntergeladen werden.
    • Informationen zum Erstellen eines Ordners mit Ihrem Dokumente-Tool finden Sie unter Erstellen eines Ordners.

Schritte

  1. Navigieren Sie zum Ausschreibungs-Tool des Projekts.
  2. Klicken Sie auf Ausschreibungspaket erstellen.
  3. Geben Sie die folgenden Informationen ein:
    Hinweis: Pflichtfelder sind mit einem Sternchen (*) gekennzeichnet.
  • Allgemeine Informationen
    • *Titel des Pakets: Geben Sie einen Titel für Ihr Ausschreibungspaket ein (z.B. Sanitär). Dies wird auf der Listenseite des Ausschreibungs-Tools und in der E-Mail angezeigt, die Ihre Subunternehmer erhalten.
    • Nummer: Geben Sie eine Nummer für Ihr Ausschreibungspaket ein. Wenn Sie über vorhandene Ausschreibungspakete verfügen, wird dieses Feld mit der nächsten Zahl in der Reihenfolge ausgefüllt.
    • Status: Wählen Sie ‚Offen‘, wenn das Ausschreibungspaket noch in Bearbeitung ist. Wählen Sie ‚Geschlossen', wenn das Angebot vergeben und abgeschlossen wurde. Sobald ein Angebot „geschlossen“ ist, können Bieter die Angebotsinformationen nicht sehen.
    • *Angebotsfälligkeitstermin: Legen Sie das Datum und die Uhrzeit fest, zu der dieses Gebot fällig wird. Wenn Sie die Genehmigung zur Verlängerung des Gebots erhalten, müssen Sie den Fälligkeitstermin des Gebots ändern, um dies widerzuspiegeln. Andernfalls können die Bieter ihre Beträge möglicherweise nicht eingeben, wenn sie versuchen, ihre Angebote nach dem ursprünglichen Fälligkeitsdatum des Gebots einzugeben.
      Sie können die Option aktivieren, um Gebotseinreichungen nach dem Fälligkeitsdatum zuzulassen. Weitere Informationen finden Sie unter Konfigurieren erweiterter Einstellungen: Bieten. Dies wird in der Einladungs-E-Mail angezeigt, die Ihre Subunternehmer erhalten. 
      Hinweis: Sie können das Kontrollkästchen „Noch zu bestimmen“ aktivieren, wenn das Fälligkeitsdatum des Gebots unbestimmt ist.
    • *Angebotsblatt-Buchhaltungsmethode: Wählen Sie, ob Sie eine betragsbasierte oder einheiten-/mengenbasierte Abrechnungsmethode für Ihr Angebotsblatt haben möchten.
    • Einzelangebote deaktivieren: Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn Sie Bietern die Einreichung von Angeboten ohne Einzelangaben ermöglichen möchten, so dass die Einreichung von Angeboten, die sich spezifisch auf Einzelposten beziehen, auf eine Pauschale umgestellt wird.
      Hinweise:
      • Diese Option ist nur verfügbar, wenn Sie Betragsbasiert als Abrechnungsmethode für das Angebotsblatt ausgewählt haben. 
      • Falls aktiviert, werden Kostenschlüssel für das Ausschreibungspaket deaktiviert.
    • * Primärer Bieterkontakt: Wählen Sie, ob Sie Ausschreibungseinladungs-E-Mails von einem persönlichen Namen oder von „Procore Mailer“ senden möchten. In beiden Fällen erhalten Bieter Ausschreibungseinladungen von der automatisierten E-Mail-Adresse von Procore (notifications@procoretech.com). Um den ersten Teil der automatisierten E-Mail-Adresse (z.B. Benachrichtigungen) zu ändern, wenden Sie sich an Ihren Procore-Ansprechpartner.
      Hinweis: Wenn Sie sich entscheiden, von einem persönlichen Namen aus zu senden, wird der Name des primären Kontakts auf der Ausschreibungseinladung und der Korrespondenz angezeigt und es werden alle Ausschreibungs-E-Mails anstelle des Erstellers des Ausschreibungspakets empfangen.
    • Ausschreibungs-CC-Gruppe: Fügen Sie dieser Liste Mitglieder hinzu, die benachrichtigt werden, wenn Gebote abgegeben werden.
      Hinweis: Benutzer müssen der Ausschreibungs-CC-Gruppe hinzugefügt werden, um auf Ausschreibungsnotizen reagieren zu können. Siehe Hinzufügen von Notizen zur Angebotsliste.
    • Projektbeschreibung: Geben Sie eine Beschreibung ein, die in der Einladungs-E-Mail angezeigt wird, die an eingeladene Bieter gesendet wird.
      Hinweis: Sie können für dieses Feld im Unternehmens-Administrations-Tool einen Standardwert festlegen, damit es jedes Mal, wenn Sie ein Ausschreibungspaket erstellen, vorab ausgefüllt wird. Siehe Festlegen der Standardunternehmenskonfiguration für Ausschreibungen.
    • Anweisungen zur Angebotsabgabe: Geben Sie Anweisungen ein, die auf dem Ausschreibungsblatt angezeigt werden, und fügen Sie einen Link zur Ausschreibungs-Support-Seite von Procore hinzu, um Bietern einen schnellen Zugriff zum Herunterladen von Ausschreibungsdokumenten zu ermöglichen.
      Hinweis: Sie können für dieses Feld im Unternehmens-Administrations-Tool einen Standardwert festlegen, damit es jedes Mal, wenn Sie ein Ausschreibungspaket erstellen, vorab ausgefüllt wird. Siehe Festlegen der Standardunternehmenskonfiguration für Ausschreibungen.
  • Informationen vor dem Angebot
    • Rückfrage-Deadline: Klicken Sie hier, um eine Rückfrage-Deadline vor der Gebotsabgabe zu aktivieren. Stellen Sie ein Datum und eine Uhrzeit ein.
    • Standortbesichtigung: Klicken Sie hier, um eine Besichtigung vor der Angebotsabgabe zu aktivieren. Legen Sie ein Datum und eine Uhrzeit fest.
    • Hinweise zur exemplarischen Vorgehensweise: Geben Sie alle relevanten Informationen zur exemplarischen Vorgehensweise ein.
  • Erweiterte Einstellungen
    • Voraussichtliches Vergabedatum: Legen Sie ein voraussichtliches Vergabedatum für das Paket fest. Dieses Datum wird auf dem Angebotsblatt angezeigt.
    • Countdown-E-Mail(s): Klicken Sie hier, um den Versand von täglichen Countdown-E-Mails an alle Bieter zu aktivieren, die das Gebot nicht abgelehnt haben, beginnend mit der angegebenen Anzahl von Tagen vor dem Fälligkeitstermin.
    • Einreichungen nach Fälligkeitstermin akzeptieren: Klicken Sie auf diese Option, wenn Sie Benutzern erlauben möchten, Angebotsabgaben nach dem angegebenen Fälligkeitstermin einzureichen.
    • Blindes Bieten aktivieren: Klicken Sie auf diese Option, wenn Sie bis zum Fälligkeitstermin keine Angebotsbeträge sehen oder keine Benachrichtigungs-E-Mails erhalten möchten, wenn Angebote abgegeben werden. Siehe Was ist blindes Bieten?
    • Elektronische Angebotsabgabe deaktivieren: Klicken Sie auf für Projekte, bei denen Subunternehmer keine elektronische Angebotsabgabe zulassen.
    • Ausschreibungsdokumente einbeziehen: Klicken Sie auf diese Option, wenn Sie die Ausschreibungsdokumente als herunterladbare Dateien in die Einladungs-E-Mail zum Ausschreibungspaket einbeziehen möchten. 
    • Bestätigungsnachricht für die Angebotsabgabe: Geben Sie eine Nachricht ein, die an die Bieter gesendet wird, sobald sie ihr Angebot abgegeben haben.
      Hinweis: Sie können für dieses Feld im Administrations-Tool des Unternehmens einen Standardwert festlegen, damit es jedes Mal, wenn Sie ein Ausschreibungspaket erstellen, vorab ausgefüllt wird. Siehe Festlegen der Standardunternehmenskonfiguration für Ausschreibungen.
  1. Klicken Sie auf Ausschreibungspaket erstellen.

Ausschreibungsdokumente anhängen
Hinweis: Sie können einen Schritt überspringen oder zurückgehen.

  1. Wählen Sie aus den folgenden Einzeldateien und/oder Ordnern aus, die Sie dem Ausschreibungspaket hinzufügen möchten:
  • Pläne: Wählen Sie im Modul Pläne aus. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben dem/n Ordner(n) und/oder einzelnen Plänen, die Sie anhängen möchten.
    Hinweise:
    • Wenn Sie Planbereiche aktiviert haben, können Sie jeweils nur Pläne aus einem Planbereich auswählen. Weitere Informationen finden Sie unter Aktivieren oder Deaktivieren von Planbereichen.
    • Sie können Pläne nach Satz, Disziplin oder Stichwortsuche filtern.
    • Sie können die Ansicht bei der Auswahl von Plänen entweder in Baumansicht oder Miniaturansicht ändern (thumbnail or tree view.jpg).
  • Dokumente: Wählen Sie im Modul Dokumente und markieren Sie das Kontrollkästchen neben den Ordnern und/oder einzelnen Dokumenten, die Sie in das Ausschreibungspaket aufnehmen möchten.
  • Leistungsbeschreibung: Wählen Sie im Modul Leistungsbeschreibung und markieren Sie das Kontrollkästchen neben den Ordnern Leistungsbeschreibung und/oder individuellen Leistungsbeschreibungen, die Sie anhängen möchten.
    Hinweis: Wenn das Leistungsbeschreibungs-Tool für das Projekt aktiviert ist, werden die Auswahlen in diesem Menü mit den Leistungsbeschreibungsabschnitten aus diesem Tool ausgefüllt und beim Speichern des Ausschreibungspakets als Link angezeigt. Wenn das Leistungsbeschreibungs-Tool für das Projekt deaktiviert ist, werden die Auswahlen in diesem Menü mit Werten aus dem Administrations-Tool des Projekts ausgefüllt.
  1. Klicken Sie auf Dateien anhängen.

Bieter hinzufügen
Hinweis: Sie können einen Schritt überspringen oder zurückgehen.

  1. Wählen Sie Ihre Bieter aus den folgenden Möglichkeiten aus:
  2. Klicken Sie auf Bieter hinzufügen.
    Sie werden zur Bieter-Registerkarte des Ausschreibungspakets weitergeleitet.

Nächste Schritte


Sobald Sie Benutzer einladen, für Ihr Projekt zu bieten, werden die hier ausgefüllten Informationen per E-Mail an diese Benutzer gesendet. Die Informationen werden wie folgt angezeigt: 

 

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