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Procore

Vergabe eines Angebots und Umwandlung in einen Unterauftrag oder eine Bestellung

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 Note
The content below describes functionality that is part of the new Bid Management Enhanced Experience. See About Bid Management Enhanced Experience.

 

Ziel

So wählen Sie das erfolgreiche Angebot aus und wandeln es in einen neuen Unterauftrag oder eine Bestellung um.

Hintergrund

Mit Procore haben Sie nun die Flexibilität zu wählen, ob Sie das ursprüngliche Angebot oder die abgeglichene Angebotsversion in einen Unterauftrag oder eine Bestellung umwandeln möchten. Sobald ein Angebot (einschließlich eines abgeglichenen Angebots) den Zuschlag erhalten und umgewandelt wurde, können Sie den resultierenden Vertrag sofort per E-Mail an den Lieferanten senden.

Wenn Sie noch keinen Vertrag erstellen möchten, können Sie ein Angebot auch "weich vergeben". Siehe Soft vergeben ein Gebot.

Wichtige Hinweise

  • Erforderliche Benutzerberechtigungen:
    • Berechtigungen auf Admin-Ebene für das Ausschreibungs-Tool des Projekts.
      UND
    • „Admin“-Berechtigungen für das Sekundärverträge-Tool des Projekts.
  • Für Unternehmen, die die icon-erp-synced2.png ERP-Integrationen-Tool: Einblenden/Ausblenden  
    • Die Schaltflächen In Vertrag konvertieren und In Vertrag umwandeln werden nur bei der Konvertierung eines Originalangebots unterstützt.
      • Abgeglichene Angebote können nicht in einen Vertrag umgewandelt werden, wenn das Projekt mit ERP synchronisiert ist.
    • Wichtig! Um die Daten mit Ihrem integrierten ERP-System abzugleichen, müssen Sie die Kostenart des Kostenschlüssels (siehe Welche integrierten ERP-Systeme unterstützen das Konzept „Kostenart“?) auf den Verträgen wie folgt einstellen: 
      • Integration durch Procore. Verwenden Sie die Standard-Kostenart Kostenschlüssel, die während des Implementierungsprozesses für Viewpoint® Spectrum® eingerichtet wurde. 
      • Integration durch Procore. Navigieren Sie zum Tool ERP-Integrationen, klicken Sie auf Einstellungen icons-settings-gear.pngkonfigurieren und wählen Sie dann manuell eine Standardkostenart für Kostenschlüssel für Vista aus. 
      • QuickBooks® Desktop. Die Kostenart für Unteraufträge sollte immer auf Sonstige "O" gesetzt werden. 
      • QuickBooks® Online. Navigieren Sie zum Tool ERP-Integrationen, klicken Sie auf Einstellungen icons-settings-gear.pngkonfigurieren und wählen Sie dann manuell eine Standardkostenart für den Kostenschlüssel für den Vertrag aus.
      • Sage 100 Auftragnehmer®. Navigieren Sie zum Tool ERP-Integrationen , klicken Sie auf Einstellungen icons-settings-gear.pngkonfigurieren und wählen Sie dann manuell eine Standardkostenart für den Kostenschlüssel für den Vertrag aus
      • Salbei 300 CRE.® Navigieren Sie zum Tool ERP-Integrationen , klicken Sie auf Einstellungen icons-settings-gear.pngkonfigurieren und wählen Sie dann manuell eine Standardkostenart für den Kostenschlüssel für den Vertrag aus.
      • Xero™. Navigieren Sie zum Tool ERP-Integrationen , klicken Sie auf Einstellungen icons-settings-gear.pngkonfigurieren und wählen Sie dann manuell eine Standardkostenart für den Kostenschlüssel für den Vertrag aus.

Voraussetzungen

  • Das Sekundärverträge-Tool muss aktiviert sein, um erfolgreiche Gebote umzuwandeln.
  • Von einem eingeladenen Bieter muss mindestens ein (1) Gebot abgegeben werden.

Schritte

Ein ursprüngliches Angebot in einen Kreditorenvertrag umwandeln

  1. Navigieren Sie zum Bieten Werkzeug des Projekts.
  2. Klicken Sie auf Anzeigen für das Angebotspaket, für das Sie einen Zuschlag erteilen möchten.
  3. Klicken Sie auf den Namen des Unternehmens, das Sie als Angebot, das den Zuschlag erhalten hat, auswählen möchten.
    ODER
    Klicken Sie auf das Symbol mit der vertikalen Ellipse icon-ellipsis-vertical.pngneben dem ausgewählten Unternehmen.
    Hinweis: Das ausgewählte Unternehmen muss sich im Status "Ausgezeichnet" befinden.
  4. Klicken Sie auf das Menü An Bieter vergeben und wählen Sie In Bestellung umwandeln oder In Unterauftrag umwandeln aus.
  5. Klicken Sie auf Vergeben und Konvertieren.
    Hinweis: Nachdem das Angebot erfolgreich umgewandelt wurde, öffnet sich die Registerkarte "Allgemein" des neuen Vertrages. Die entsprechenden Informationen aus dem erfolgreichen Angebot werden automatisch in den neuen Vertrag übernommen.
  6. Fahren Sie mit dem Ausfüllen der Verpflichtungsdetails unten fort.

Ein abgeglichenes Angebot in einen Kreditorenvertrag umwandeln

  1. Navigieren Sie zum Bieten Werkzeug des Projekts.
  2. Klicken Sie auf Ansicht oder den Namen des entsprechenden Ausschreibungspakets.
    Hinweis: Sie können auch auf den Namen des Ausschreibungspakets klicken.
  3. Klicken Sie auf den Namen des Angebotsformulars.
  4. Klicken Sie auf die Registerkarte Angebotsabgleich.
  5. Klicken Sie auf die Ansicht Abgleiche Angebote .
  6. Klicken Sie auf die vertikale Ellipse icon-ellipsis-vertical.pngneben dem Namen des Unternehmens, das Sie als Angebot, das den Zuschlag erhalten hat, auswählen möchten.
  7. Wählen Sie In Unterauftrag umwandeln
    ODER
    Wählen Sie In Bestellung umwandelnaus
  8. Wenn das Fenster "Angebot vergeben und Vertrag umwandeln" geöffnet wird, wählen Sie eine der folgenden Optionen:
    • Abgleichtes Angebot: Enthält nur die neuesten Angebotsanpassungen, private Einzelpositionen und Alternativen.
    • Abgegebenes Angebot: Enthält das ursprüngliche Angebot, das von oder im Namen Ihrer Bieter abgegeben wurde.
  9. Klicken Sie auf Vergeben und Konvertieren.
    Hinweis: Nachdem das Angebot erfolgreich umgewandelt wurde, öffnet sich die Registerkarte "Allgemein" des neuen Vertrages. Die entsprechenden Informationen aus dem erfolgreichen Angebot werden automatisch in den neuen Vertrag übernommen.

Vervollständigen der Details zum Kreditorenvertrag

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte „Allgemein“ des Vertrags auf die Registerkarte Leistungsverzeichnis. Weitere Informationen finden Sie unter Leistungsverzeichnis.
  2. So informieren Sie das Unternehmen über den Zuschlag:
    1. Klicken Sie auf Vertrag per E-Mail senden.
    2. Geben Sie auf der Registerkarte E-Mails die folgenden Informationen ein:
      • An: Wählen Sie die Namen der Empfänger aus.
      • CC. Wählen Sie die Namen der Personen aus, die eine Kopie der E-Mail erhalten sollen.
      • Privat: Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, wenn nur die Empfänger und Benutzer mit der Berechtigung „Administrator“ für das Sekundärverträge-Tool die E-Mail sehen sollen. Dies ist die Standardeinstellung. 
      • Anhänge: Fügen Sie der E-Mail-Nachricht eine oder mehrere Dateien hinzu. Gegebenenfalls empfiehlt es sich, das offizielle Vertragsformular Ihres Unternehmens als Anlage beizufügen.
      • Nachricht. Geben Sie den Text Ihrer E-Mail-Nachricht ein. Es wird empfohlen, dass Sie Ihren Empfängern (d. h. Subunternehmern) immer klare Anweisungen zur Unterzeichnung von Verträgen und Dokumenten geben. Ihre Nachricht sollte auch eine Erinnerung an die Rücksendung des unterschriebenen Vertrages enthalten, die Sie bequem als Anhang in ihre E-Mail-Antwort einfügen können.
        Hinweis: Die E-Mail-Nachricht enthält automatisch die Vertragsdetails.
    3. Wenn Sie bereit sind, den Vertrag per E-Mail zu versenden, klicken Sie auf Senden.
      Das System sendet den Vertrag an die vorgesehenen Empfänger. 

Siehe auch