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Procore

Vergabe eines Angebots und Umwandlung in einen Unterauftrag oder eine Bestellung

Ziel

So wählen Sie das erfolgreiche Angebot aus und wandeln es in einen neuen Unterauftrag oder eine Bestellung um.

Hintergrund

Wenn Sie ein Angebot für den Zuschlag auswählen, haben Sie die Möglichkeit, es in einen Unterauftrag oder eine Bestellung umzuwandeln. Nach der Konvertierung können Sie den Vertrag auch per E-Mail an den Lieferanten senden, der den Zuschlag für die Auftragsumfang erhalten hat.

Wenn Sie noch keinen Vertrag erstellen möchten, können Sie ein Angebot auch "weich vergeben". Siehe Soft vergeben ein Gebot.

Wichtige Hinweise

  • Erforderliche Benutzerberechtigungen:
    • Berechtigungen auf Admin-Ebene für das Ausschreibungs-Tool des Projekts.
      UND
    • „Admin“-Berechtigungen für das Sekundärverträge-Tool des Projekts.
  • Für Unternehmen, die die icon-erp-synced2.png ERP-Integrationstool: Einblenden/Ausblenden  
    • Die Schaltflächen In Vertrag konvertieren und In Vertrag umwandeln werden unterstützt.
    • Wichtig! Um die Daten mit Ihrem integrierten ERP-System abzugleichen, müssen Sie die Kostenart des Kostenschlüssels (siehe Welche integrierten ERP-Systeme unterstützen das Konzept „Kostenart“?) auf den Verträgen wie folgt einstellen: 
      • Integration by Procore. Verwenden Sie den Standardkostenschlüssel Kostenart, der während des Implementierungsprozesses für Viewpoint® Spectrum® eingerichtet wurde. 
      • Integration by Ryvit. Navigieren Sie zum ERP-Integrationstool, klicken Sie auf Einstellungen konfigurieren icons-settings-gear.pngund wählen Sie dann manuell eine Kategorie des Standard-Kostenschlüssels für Viewpoint® Vista™. 
      • QuickBooks® Desktop. Die Kostenart für Unteraufträge sollte immer auf „Sonstige“ gesetzt sein. 
      • QuickBooks® Online. Navigieren Sie zum ERP-Integrationen-Tool , klicken Sie auf Einstellungen icons-settings-gear.png, und wählen Sie dann manuell eine Standardkostenart für den Kostenschlüssel für den Vertrag aus.
      • Sage 100 Contractor®. Navigieren Sie zum ERP-Integrationstool, klicken Sie auf Einstellungen konfigurieren icons-settings-gear.pngund wählen Sie dann manuell eine Kategorie des Standard-Kostenschlüssels für den Auftrag aus.
      • Sage 300 CRE®. Navigieren Sie zum ERP-Integrationstool, klicken Sie auf Einstellungen konfigurieren icons-settings-gear.pngund wählen Sie dann manuell eine Kategorie des Standard-Kostenschlüssels für den Auftrag aus.
      • Xero™. Navigieren Sie zum ERP-Integrationstool, klicken Sie auf Einstellungen konfigurieren icons-settings-gear.pngund wählen Sie dann manuell eine Kategorie des Standard-Kostenschlüssels für den Auftrag aus.

Voraussetzungen

  • Das Sekundärverträge-Tool muss aktiviert sein, um erfolgreiche Gebote umzuwandeln.
  • Von einem eingeladenen Bieter muss mindestens ein (1) Gebot abgegeben werden.

Schritte

  1. Navigieren Sie zum Bieten Werkzeug des Projekts.
  2. Klicken Sie auf Anzeigen für das Angebotspaket, für das Sie einen Zuschlag erteilen möchten.
  3. Klicken Sie auf das Caret-Symbol neben dem entsprechenden Angebotsformular, um die Informationen anzuzeigen.
  4. Klicken Sie in der Spalte "Bieter" auf den Namen des Unternehmens, das Sie als erfolgreiches Angebot auswählen möchten.
    Hinweis: Alternativ können Sie auch den Mauszeiger über den Firmennamen in der Tabellenansicht bewegen und auf die vertikale Ellipse icon-ellipsis-vertical.pngicon klicken.
    bidding-award-bidder-menu.png
  5. Klicken Sie auf das Menü An Bieter vergeben und wählen Sie In Bestellung umwandeln oder In Unterauftrag umwandeln aus.
  6. Klicken Sie auf Vergeben und unwandeln, um die Aktion zu bestätigen.
    Hinweis: Nachdem das Angebot erfolgreich umgewandelt wurde, öffnet sich die Registerkarte „Allgemein“ des neuen Vertrages. Die entsprechenden Informationen aus dem erfolgreichen Angebot werden automatisch in den neuen Vertrag übernommen.
  7. Klicken Sie auf der Registerkarte „Allgemein“ des Vertrags auf die Registerkarte Leistungsverzeichnis. Weitere Informationen finden Sie unter Leistungsverzeichnis.
  8. So informieren Sie das Unternehmen über den Zuschlag:
    1. Klicken Sie auf Vertrag per E-Mail senden.
    2. Geben Sie auf der Registerkarte E-Mails die folgenden Informationen ein:
      • An: Wählen Sie die Namen der Empfänger aus.
      • CC. Wählen Sie die Namen der Personen aus, die eine Kopie der E-Mail erhalten sollen.
      • Privat: Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, wenn nur die Empfänger und Benutzer mit der Berechtigung „Administrator“ für das Sekundärverträge-Tool die E-Mail sehen sollen. Dies ist die Standardeinstellung. 
      • Anhänge: Fügen Sie der E-Mail-Nachricht eine oder mehrere Dateien hinzu. Gegebenenfalls empfiehlt es sich, das offizielle Vertragsformular Ihres Unternehmens als Anlage beizufügen.
      • Nachricht. Geben Sie den Text Ihrer E-Mail-Nachricht ein. Es wird empfohlen, dass Sie Ihren Empfängern (d. h. Subunternehmern) immer klare Anweisungen zur Unterzeichnung von Verträgen und Dokumenten geben. Ihre Nachricht sollte auch eine Erinnerung an die Rücksendung des unterschriebenen Vertrages enthalten, die Sie bequem als Anhang in ihre E-Mail-Antwort einfügen können.
        Hinweis: Die E-Mail-Nachricht enthält automatisch die Vertragsdetails.
    3. Wenn Sie bereit sind, den Vertrag per E-Mail zu versenden, klicken Sie auf Senden.
      Das System sendet den Vertrag an die vorgesehenen Empfänger. 

Siehe auch