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Procore

Einrichten einer Budgetansicht für benutzerdefinierte Berichte

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Ziel

Um das Procore-Standardbudget (Benutzerdefinierte Berichtsansicht) einzurichten, um mit der benutzerdefinierten Berichtsfunktion im Berichtstool auf Unternehmens- und Projektebene zu arbeiten.

Hintergrund

Mit der Budgetansichtsfunktion im Unternehmensverwaltungs-Tool von Procore können Sie eine Budgetansicht erstellen, die dann als Quelle zum Erstellen benutzerdefinierter Budgetberichte mit dem Berichtstool verwendet werden kann. Mit diesem Ansatz können Sie aussagekräftige benutzerdefinierte Berichte erstellen, die Sie an die spezifischen Geschäftsanforderungen Ihres Unternehmens anpassen können.

Wichtige Hinweise

  • Erforderliche Benutzerberechtigung:
    • So erstellen Sie einen benutzerdefinierten Budgetbericht und greifen auf die Budgetdaten eines Projekts zu:
      • 'Admin' im Unternehmensverwaltungs-Tool
        UND
      • 'Standard' oder höher im Budget-Tool des Projekts.
    • So führen Sie einen benutzerdefinierten Budgetbericht aus und zeigen die Budgetdaten eines Projekts an:
      • 'Admin' im Unternehmensverwaltungs-Tool.
  • Zusätzliche Informationen:
    • Wie unten beschrieben, müssen Sie zunächst eine neue Budgetansicht einrichten, die mit benutzerdefinierten Berichten verwendet werden soll. Zur leichteren Erkennung wird empfohlen, dem Titel Ihrer Budgetansicht „Benutzerdefinierte Berichtsansicht“ hinzuzufügen.
    • Wenn Sie Ihre benutzerdefinierte Ansicht umbenennen, suchen Sie in der Liste Budgetansichten nach der QuickInfo neben dem Namen der Ansicht. Im Tooltip wird diese Meldung angezeigt, wenn Sie den Mauszeiger darüber bewegen: „Benutzerdefinierte Budgetberichte werden Spalten aus dieser Ansicht verwenden. Die Spalten können nach Bedarf konfiguriert werden“
    • Ihre benutzerdefinierte Berichtsansicht kann dann verwendet werden, um Ihre benutzerdefinierten Budgetberichte zu erstellen. Es wird empfohlen, Ihre benutzerdefinierte Ansicht anstelle des Berichts „Finanzeinzelpostenzusammenfassung“ zu verwenden.
  • Beschränkungen:
    • Sie können nur eine (1) benutzerdefinierte Berichtsansicht pro Procore-Unternehmenskonto erstellen.
    • Bei nicht ERP-integrierten Projekten ruft eine Direktkosten-Quellspalte Daten aus dem Direktkosten-Tool ab, wenn dieses Tool aktiviert wurde, und ruft Daten aus den inline bearbeitbaren Direktkosten ab, wenn das Direktkosten-Tool deaktiviert ist. Bitte beachten Sie, dass der Bericht nur Direktkostenwerte für ein Projekt basierend auf der aktuellen Direktkostenkonfiguration für dieses bestimmte Projekt einzieht.
    • Wenn die benutzerdefinierte Berichtsansicht das Format „Prozent“ für eine Spalte verwendet, werden diese Werte nicht im benutzerdefinierten Bericht zusammengefasst.
  • Für Unternehmen, die das ERP-Integrationstool verwenden:

Voraussetzungen

  • Bevor Sie die in diesem Tutorial gezeigten berechneten Spalten erstellen können, müssen Sie zunächst die ERP-Quellenspalten hinzufügen. Details finden Sie unter Quellspalte erstellen. 

Schritte

Einrichten einer neuen Budgetansicht zur Verwendung mit benutzerdefinierten Berichten

  1. Navigieren Sie zum Admin-Tool des Unternehmens. 
  2. Klicken Sie unter Werkzeugeinstellungen auf Budget .
  3. Klicken Sie auf Neue Budgetansicht einrichten.
  4. Wählen Sie unter Standardansichten das Procore Standardbudget (benutzerdefinierte Berichtsansicht) .
     Hinweise
    • Standardmäßig stimmen die verfügbaren Spalten in „Procore Standardbudget (benutzerdefinierte Berichtsansicht)“ genau mit denen in der Standardansicht "Procore Standard" überein.
    • Änderungen, die Sie in einer Ansicht vornehmen, werden NICHT automatisch in die andere übernommen. Wenn Sie beispielsweise das „„rocore-Standardbudget (benutzerdefinierte Berichtsansicht)“ bearbeiten, werden diese Änderungen NICHT automatisch in der Ansicht „Procore-Standardbudget“ berücksichtigt.
    set-up-budget-view.png
     
  5. Bearbeiten Sie das „Procore-Standardbudget (benutzerdefinierte Berichtsansicht)“ nach Bedarf.
     Hinweise
    • Weitere Informationen zu den Optionen beim Bearbeiten einer Budgetansicht finden Sie unter Einrichten einer neuen Budgetansicht.
    • Alle Spalten, die einer Budgetansicht hinzugefügt wurden, stehen Ihnen beim Erstellen eines benutzerdefinierten Berichts zur Verfügung. Dazu gehören Spalten, die sowohl ausgeblendet sichtbar als auch ausgeblendet sind. Es ist üblich, dass Spalten ausgeblendet werden, wenn der der Spalte zugeordnete Wert erforderlich ist, um eine Operation auszuführen, die in einer sichtbaren berechneten Spalte definiert ist.
  6. Klicken Sie auf Fertig .
    Dadurch sind alle Änderungen, die Sie am „Procore Standardbudget (benutzerdefinierte Berichtsansicht)“ vorgenommen haben, sofort für die Verwendung im Berichtstool verfügbar.
    Beispiel

    Die folgende Abbildung zeigt Ihnen, wo Sie die Datenspalten für Ihr „Procore Standardbudget (benutzerdefinierte Berichtsansicht)“ im Berichtstool finden.

    custom-budget-report.png

Beta Festlegen einer Budgetspalte für Workflows

Die ausgewählte Spalte wird von benutzerdefinierten Workflows verwendet, um festzustellen, ob ein bedingter Schritt im Vergleich zum Budget wahr oder falsch ist. Siehe Was sind die verschiedenen Arten von Schritten in einem benutzerdefinierten Workflow?  

  1.  Navigieren Sie zur Budgetansicht für benutzerdefinierte Berichte.
  2.  Wählen Sie unter Spaltenkonfiguration eine Budgetspalte für Workflows.
    Hinweis: Eine Spalte muss der Budgetansicht für benutzerdefinierte Berichte hinzugefügt werden, bevor sie als Option angezeigt wird.
    budget-view-workflow-column.png

Neue Budgetansicht für benutzerdefiniertes Reporting mit ERP-Integrationen einrichten

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um eine neue Budgetansicht für benutzerdefinierte Berichte einzurichten, wenn das Procore-Konto Ihres Unternehmens das ERP-Integrationstool verwendet. Beachten Sie, dass die folgenden Schritte davon abhängen, ob alle oder einige Projekte im Portfolio Ihres Unternehmens das ERP-Integrationstool verwenden, um die Daten von Procore mit einem integrierten ERP-System zu synchronisieren .

Benutzerdefinierte Berichtsansicht mit allen ERP-Projekten

Verwenden Sie diese Schritte, wenn alle Bauprojekte im Procore-Konto Ihres Unternehmens mit einem integrierten ERP-System synchronisiert werden. Wenn Sie eine Mischung aus synchronisierten und nicht synchronisierten Projekten haben, lesen Sie stattdessen Benutzerdefinierte Berichtsansicht mit gemischten ERP-Projekten.

  1. Führen Sie die Schritte unter Einrichten einer benutzerdefinierten Berichtsbudgetansicht aus .
     Hinweis
    Bevor Sie die in diesem Tutorial gezeigten berechneten Spalten erstellen können, müssen Sie zunächst die ERP-Quellenspalten hinzufügen. Details finden Sie unter Quellspalte erstellen. 
  2. Konfigurieren Sie die folgenden Spalten:
ERP-Kosten bis zum aktuellen Zeitpunkt

Dadurch wird eine berechnete Spalte mit dem Namen 'ERP-Kosten bis zum aktuellen Zeitpunkt' hinzugefügt.

Schritte aus dem Fenster Spalten konfigurieren… Spalteneinstellungen
  1. Klicken Sie auf Berechnete Spalte erstellen .
  2. Gehen Sie unter Neue berechnete Spalte wie folgt vor:
    • Spaltenname . Geben Sie den Namen ein: ERP-Kosten bis zum aktuellen Zeitpunkt
    • Spaltenformat . Währung
    • Spaltenberechnung . Siehe Spalteneinstellungen.
  3. Setzen Sie ein Häkchen in das Feld ERP-Kosten bis zum aktuellen Zeitpunkt.
  4. Klicken Sie auf Erstellen.

ERP-Direktkostendetails
(+) Hinzufügen
Rechnungen von Subunternehmern
ERP-Sekundärvertrag in Rechnung gestellt

Dadurch wird eine Quellspalte namens 'ERP-Sekundärvertrag in Rechnung gestellt' hinzugefügt.

Schritte aus dem Fenster Spalten konfigurieren… Einstellungen
  1. Klicken Sie auf Quellspalte erstellen .
  2. Gehen Sie unter Neue Quellspalte wie folgt vor:
    • Spaltenname . Geben Sie den Namen ein: ERP-Sekundärvertrag in Rechnung gestellt
    • Spalte Quelle . ERP-Projektkosten
  3. Setzen Sie ein Häkchen in das Feld ERP-Sekundärvertrag in Rechnung gestellt.
  4. Klicken Sie auf Erstellen.
 N/A
ERP Direkte Kosten

Dadurch wird eine berechnete Spalte mit dem Namen 'ERP Direkte Kosten' hinzugefügt.

Schritte aus dem Fenster Spalten konfigurieren… Einstellungen
  1. Klicken Sie auf Berechnete Spalte erstellen .
  2. Gehen Sie unter Neue berechnete Spalte wie folgt vor:
    • Spaltenname . Geben Sie den Namen ein: ERP-Direktkosten
    • Spaltenformat . Währung
    • Spaltenberechnung . Siehe Spalte Einstellungen.
  3. Klicken Sie auf Erstellen.
 ERP-Kosten bis zum aktuellen Zeitpunkt
(-) Minus
ERP-Sekundärvertrag in Rechnung gestellt
Projektierte Kosten

Dadurch wird eine berechnete Spalte mit dem Namen „Projektierte Kosten“ hinzugefügt.

Schritte aus dem Fenster Spalten konfigurieren… Einstellungen
  1. Klicken Sie auf Berechnete Spalte erstellen .
  2. Gehen Sie unter Neue berechnete Spalte wie folgt vor:
    • Spaltenname . Geben Sie den Namen ein: Geplante Kosten
    • Spaltenformat . Währung
    • Spaltenberechnung . Siehe Spalte Einstellungen.
  3. Klicken Sie auf Erstellen.
 Gebundene Kosten
(+) Hinzufügen
ERP-Direktkostendetails
(+) Hinzufügen
Ausstehende Kostenänderungen
Optional. Löschen Sie die Nicht-ERP-Spalten

Löschen Sie als Nächstes die Nicht-ERP-Spalten:

  • Wählen Sie in der Seitenleiste (Nicht-ERP-) Kosten bis zum aktuellen Zeitpunkt und klicken Sie auf Löschen .
  • Wählen Sie in der Seitenleiste (Nicht-ERP) Direktkosten aus und klicken Sie auf Löschen
    Hinweis: Wenn Sie diese Spalte zunächst nicht löschen können, schließen Sie zunächst die Budgetansicht, indem Sie auf Fertig klicken. Sobald Sie die benutzerdefinierte Berichtsansicht erneut öffnen und zu „Spalten konfigurieren“ wechseln, kann diese Spalte gelöscht werden.
  • Wählen Sie in der Seitenleiste (Nicht-ERP-) Subunternehmerrechnungen aus und klicken Sie auf Löschen .
Optional. Neuanordnen der Spalten der Budgetansicht

Anschließend können Sie die Spalten mithilfe einer Drag-and-Drop-Operation in den Spalten der Budgetansicht nach Belieben neu anordnen. Wenn Sie mit der Konfiguration Ihrer Budgetansicht fertig sind, klicken Sie auf Fertig.  Sie können jetzt Ihre neue „ERP-Budgetansicht (benutzerdefinierte Berichtsansicht)“ verwenden, wenn Sie einen benutzerdefinierten Bericht mit dem Budgettool als Datenquelle erstellen. Siehe  Erstellen eines benutzerdefinierten Unternehmensberichts.

Benutzerdefinierte Berichtsansicht mit gemischten ERP-Projekten

Wenn während der Laufzeit eines Projekts direkte Kosten in Procore erstellt wurden und dann beschlossen wurde, das Projekt zu integrieren und das Werkzeug für direkte Kosten deaktiviert wurde, können für das jeweilige Projekt immer noch Werte aus beiden Quellen angezeigt werden.

  1. Führen Sie die Schritte unter Einrichten einer benutzerdefinierten Berichtsbudgetansicht aus .
  2. Konfigurieren Sie die folgenden Spalten:
ERP-Kosten bis zum aktuellen Zeitpunkt

Dadurch wird eine berechnete Spalte mit dem Namen 'ERP-Kosten bis zum aktuellen Zeitpunkt' hinzugefügt.

Schritte aus dem Fenster Spalten konfigurieren… Spalteneinstellungen
  1. Klicken Sie auf Berechnete Spalte erstellen .
  2. Gehen Sie unter Neue berechnete Spalte wie folgt vor:
    • Spaltenname . Geben Sie den Namen ein: ERP-Kosten bis zum aktuellen Zeitpunkt
    • Spaltenformat . Währung
    • Spaltenberechnung . Siehe Spalteneinstellungen.
  3. Setzen Sie ein Häkchen in das Feld ERP-Kosten bis zum aktuellen Zeitpunkt.
  4. Klicken Sie auf Erstellen.

ERP-Direktkostendetails
(+) Hinzufügen
Rechnungen von Subunternehmern
ERP-Sekundärvertrag in Rechnung gestellt

Dadurch wird eine Quellspalte namens 'ERP Sekundärvertrag in Rechnung gestellt' hinzugefügt. Wenn Sie der Benennung der Nicht-ERP-Version dieser Spalte entsprechen möchten, nennen Sie sie ERP-Rechnung des Subunternehmers.

Schritte aus dem Fenster Spalten konfigurieren… Einstellungen
  1. Klicken Sie auf Quellspalte erstellen .
  2. Gehen Sie unter Neue Quellspalte wie folgt vor:
    • Spaltenname . Geben Sie den Namen ein: ERP-Sekundärvertrag in Rechnung gestellt
    • Spalte Quelle . ERP-Projektkosten
  3. Setzen Sie ein Häkchen in das Feld ERP-Sekundärvertrag in Rechnung gestellt.
  4. Klicken Sie auf Erstellen.
 N/A
ERP Direkte Kosten

Dadurch wird eine berechnete Spalte mit dem Namen 'ERP Direkte Kosten' hinzugefügt.

Schritte aus dem Fenster Spalten konfigurieren… Einstellungen
  1. Klicken Sie auf Berechnete Spalte erstellen .
  2. Gehen Sie unter Neue berechnete Spalte wie folgt vor:
    • Spaltenname . Geben Sie den Namen ein: ERP-Direktkosten
    • Spaltenformat . Währung
    • Spaltenberechnung . Siehe Spalte Einstellungen.
  3. Klicken Sie auf Erstellen.
 ERP-Kosten bis zum aktuellen Zeitpunkt
(-) Minus
ERP-Sekundärvertrag in Rechnung gestellt
Projektierte Kosten

Dadurch wird eine berechnete Spalte mit dem Namen „Projektierte Kosten“ hinzugefügt.

Schritte aus dem Fenster Spalten konfigurieren… Einstellungen
  1. Klicken Sie auf Berechnete Spalte erstellen .
  2. Gehen Sie unter Neue berechnete Spalte wie folgt vor:
    • Spaltenname . Geben Sie den Namen ein: Geplante Kosten
    • Spaltenformat . Währung
    • Spaltenberechnung . Siehe Spalte Einstellungen.
  3. Klicken Sie auf Erstellen.
 Zugesagte Kosten
(+) Hinzufügen
ERP-Direktkosten
(+) Hinzufügen
Ausstehende Kostenänderungen
Optional. Benennen Sie die Nicht-ERP-Spalten um

Wenn Sie die Nicht-ERP-Spalten weiter von den ähnlichen ERP-Versionen unterscheiden möchten, benennen Sie die Nicht-ERP-Spalten um:

  • Wählen Sie in der Seitenleiste (Nicht-ERP) Kosten bis zum aktuellen Zeitpunkt, klicken Sie auf Bearbeiten, benennen Sie sie in Non-ERP Kosten bis zum aktuellen Zeitpunkt und klicken Sie auf Aktualisieren .
  • Wählen Sie in der Seitenleiste (Nicht-ERP-) Direkte Kosten, klicken Sie auf Bearbeiten, benennen Sie sie in Nicht-ERP-Direkte Kosten um und klicken Sie auf Aktualisieren .
  • Wählen Sie in der Seitenleiste (Nicht-ERP) Rechnungen des Subunternehmers, klicken Sie auf Bearbeiten, benennen Sie sie in Nicht-ERP Rechnungen des Subunternehmersum und klicken Sie auf Aktualisieren .
Optional. Neuanordnen der Spalten der Budgetansicht

Anschließend können Sie die Spalten mithilfe einer Drag-and-Drop-Operation in den Spalten der Budgetansicht nach Belieben neu anordnen. Wenn Sie mit der Konfiguration Ihrer Budgetansicht fertig sind, klicken Sie auf Fertig.  Sie können jetzt Ihre neue „ERP-Budgetansicht (benutzerdefinierte Berichtsansicht)“ verwenden, wenn Sie einen benutzerdefinierten Bericht mit dem Budgettool als Datenquelle erstellen. Siehe  Erstellen eines benutzerdefinierten Unternehmensberichts.